Todo lo que necesita saber sobre gestión de proyectos

Los proyectos pueden definirse en función del producto, el resultado o los beneficios obtenidos. Pueden medirse en función de objetivos fijados de antemano. Debe haber un calendario y un presupuesto acordados. El tiempo, el coste y la calidad son factores fundamentales de un proyecto, y hay que vigilarlos de cerca para que todo salga bien.

Si gestiona proyectos en su empresa, debe asegurarse de que saca el máximo partido de sus equipos de proyecto. La calidad de su gestión de proyectos y las herramientas y técnicas que utilice contribuirán a determinar el éxito de su proyecto. 

La pérdida de tiempo en reuniones de equipo sin un orden del día claro ni una gestión adecuada del tiempo, un trabajo en equipo deficiente o la falta de comunicación y coordinación eficaces pondrán en peligro tus proyectos. Si tienes una oportunidad de negocio y eres capaz de afrontarla, necesitas encontrar los métodos que mejor se adapten a ti para una buena gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es, como su nombre indica, el proceso de gestionar un proyecto. Un proyecto, como sabemos, es una obra distinta y debe establecerse con la intención de alcanzar un objetivo específico. Será necesaria una planificación y organización exhaustivas para garantizar que cualquier proyecto se lleve a cabo con el objetivo establecido en mente. Los proyectos también se establecerán con un calendario y un presupuesto definidos a los que habrá que atenerse. La gestión de proyectos proporciona un marco que implica la gestión de personas, recursos y tiempo.

Antes de empezar un proyecto, hay que identificar sus objetivos, definir las tareas que serán necesarias y determinar qué recursos se necesitarán para llevarlo a cabo. Deberá existir un plan sobre cómo se ejecutarán y supervisarán las tareas del proyecto. Los gestores de proyectos también tendrán que saber cómo identificar y gestionar los riesgos durante la vida del proyecto, para garantizar que se completará dentro del plazo establecido sin salirse del presupuesto.

Una gestión eficaz de los proyectos requiere un liderazgo fuerte, buenas dotes de comunicación y colaboración, y los recursos adecuados. Los miembros del equipo del proyecto tienen que saber exactamente cuáles son sus funciones y responsabilidades y que el equipo del que forman parte está trabajando conjuntamente hacia un objetivo común. Los jefes de proyecto deberán asegurarse de que los miembros del equipo disponen de los recursos y el apoyo necesarios para completar sus tareas con eficacia, a tiempo y dentro de las limitaciones acordadas.

¿Quién necesita la gestión de proyectos?

Si dirige equipos y proyectos, necesita una forma de garantizar que tanto los equipos como los proyectos rinden al máximo de su potencial. No tiene sentido crear un proyecto esperando un resultado asombroso si no hay forma de gestionarlo y supervisarlo. Si no dispone de un plan o de los recursos necesarios para impulsarlo de forma que saque lo mejor de su equipo de proyecto, es poco probable que consiga todo lo que podría.

¿Por qué ha cambiado la gestión de proyectos a lo largo de los años?

Si lo pensamos bien, siempre hemos "gestionado proyectos" hasta cierto punto. Las maravillas del mundo, como la Gran Muralla China o las pirámides egipcias, no se construyeron solas. Sin embargo, los principios y prácticas de la gestión de proyectos han evolucionado con el tiempo, a medida que cambiaban las cosas en el mundo. 

Con el tiempo, la industrialización y la necesidad de trabajar a mayor escala, así como los avances tecnológicos, han contribuido a cambiar nuestra forma de pensar y trabajar. La gestión de proyectos es ahora una disciplina esencial, incluso en las empresas más pequeñas. Puede aplicarse a muchas situaciones y se ha hecho cada vez más popular y relevante.

Los proyectos son cada vez más grandes y complejos. El mundo está cada vez más conectado. Desde la pandemia nos hemos acostumbrado a reunirnos y trabajar virtualmente. Los proyectos pueden convertirse fácilmente en multinacionales, abarcando zonas horarias e idiomas. 

Con un número cada vez mayor de proyectos complicados e interdisciplinares surgen múltiples equipos, departamentos u organizaciones que trabajan cada uno en su parte del conjunto. El aumento de la competencia en el mundo empresarial, junto con las condiciones económicas, hacen que sea primordial fijar y cumplir los plazos y garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

Los recursos deben gestionarse de forma más eficaz para minimizar el despilfarro. Ya no vivimos en un mundo en el que las empresas puedan "permitirse" despilfarrar dinero o no sean conscientes de cuánto les cuestan realmente las cosas. La gestión de proyectos ofrece una forma sistemática de gestionar recursos como el tiempo, el dinero y el personal, y de controlar la eficiencia y eficacia con que se utilizan. Las empresas se están volviendo mucho más proactivas que reactivas, y cada céntimo cuenta.

¿En qué casos puede ayudar la gestión de proyectos a afrontar los retos empresariales actuales?

Los principios de la gestión de proyectos no sólo benefician a las grandes empresas multinacionales que ejecutan proyectos de gran envergadura. La pandemia de Covid-19 hizo que pasáramos rápidamente a una nueva estructura empresarial de trabajo remoto e híbrido, y está aquí para quedarse. 

Es posible que los miembros del equipo del proyecto nunca trabajen juntos en persona, e incluso si lo hacen, pueden estar trabajando de forma asíncrona. Las metodologías de gestión de proyectos pueden aplicarse a las reuniones cotidianas y al trabajo en equipo, así como a proyectos únicos, para garantizar que todo el mundo está en sintonía y trabaja con los mismos objetivos y plazos.

Existe una enorme necesidad de que tanto las organizaciones como los empleados sean mucho más flexibles y adaptables. Existen varias metodologías de gestión de proyectos que hacen hincapié en la flexibilidad y la adaptabilidad, y que son cada vez más importantes en el panorama empresarial actual, en rápida evolución. Estas metodologías permiten a los equipos ajustarse rápidamente a los cambios en los requisitos del proyecto y garantizar que están aportando valor al cliente.

¿Cuáles son algunos ejemplos de metodologías de gestión de proyectos?

Hay varias formas de enfocar la gestión de proyectos y el modelo más adecuado dependerá de las necesidades y circunstancias de cada proyecto. Entre ellas figuran metodologías como: 

• Agile
• Lean
• Seis Sigma
• Cascada, etc. 

También existen diferentes formas de abordar aspectos de los proyectos con nombres como Scrum, Camino crítico y Kanban. Puede sonar a otro idioma, pero son técnicas de gestión de proyectos de eficacia probada que pueden ayudar a los equipos y gestores de proyectos.

Agile gestión de proyectos

Agile La gestión de proyectos utiliza diversas herramientas y enfoques y es un método iterativo. Se originó en el desarrollo de software cuando se hizo evidente que los desarrolladores necesitaban producir y lanzar cosas más rápidamente, para que no estuvieran ya obsoletas cuando aparecieran en el mercado.

Agile La gestión de proyectos se centra en tres conceptos principales: 

• Desarrollo iterativo
• Comunicación eficaz
• Focus sobre la calidad

El desarrollo iterativo permite a los equipos dividir su trabajo en trozos pequeños y manejables. Con ello se pretende minimizar el riesgo y flexibilizar el proceso de desarrollo.

Agile Los gestores de proyectos se comunican directamente con el equipo del proyecto, lo que significa que están más al tanto de cómo avanza el trabajo en relación con los plazos, los costes, etcétera. Pueden utilizar sus habilidades para que los equipos sean más eficientes y eficaces y minimizar cualquier obstáculo que pueda reducir su capacidad para cumplir el proyecto. 

La calidad es también una parte importante de la metodología de gestión de proyectos de Agile , y los gestores de proyectos identificarán las herramientas y técnicas adecuadas que su equipo de proyecto necesitará para lograr el máximo éxito.

Gestión ajustada de proyectos

La gestión ajustada de proyectos se desarrolló originalmente para optimizar los procesos de fabricación. Los gestores de proyectos Lean utilizan varias herramientas diseñadas para ayudarles a priorizar y gestionar el trabajo, como:

• Mapeo del flujo de valor
• Pensamiento A3
• Kanban, etc.

El mapeo del flujo de valor es una herramienta desarrollada por Toyota para definir y optimizar los distintos pasos necesarios para llevar los proyectos desde el principio hasta el final. Puede ayudar a identificar ineficiencias y ofrece visualización de procesos y reducción de plazos. 

El pensamiento A3 es un enfoque estructurado de resolución de problemas que persigue la mejora continua, y Kanban ayuda a los equipos a visualizar, priorizar y mejorar su trabajo utilizando información visual.  

¿Dónde están los mejores recursos para la gestión de proyectos? 

Hay muchas herramientas en línea valiosas que los equipos pueden utilizar para la gestión de proyectos. Pueden ayudar en el trabajo en equipo y la colaboración, así como en el control del tiempo, la gestión visual, la toma de notas y la resolución de problemas, entre otras cosas.

Las pizarras en línea son el centro neurálgico perfecto para un proyecto. Puedes guardar todos los documentos relacionados con un proyecto en un solo lugar, asignar y gestionar tareas, trabajar de forma sincrónica o asincrónica y utilizar las herramientas en línea para planificar y gestionar, así como para despertar la creatividad.

La pizarra virtual adecuada le proporcionará una ubicación centralizada para toda la información relativa a su proyecto. Puede servir como centro de información, gestión de tareas y comunicación, así como para hacer un seguimiento del progreso, controlar los presupuestos e identificar posibles problemas. Parte integrante del proceso Kanban, así como de otras metodologías de gestión de proyectos, una pizarra en línea puede utilizarse en el lugar de trabajo y en reuniones para ayudar a los gestores de proyectos y a sus equipos.

Los miembros del equipo pueden contribuir en igualdad de condiciones y colaborar tanto si están en la misma sala como si se encuentran todos a distancia, o una combinación de ambos. Las pizarras virtuales funcionan con otras herramientas utilizadas en la gestión de proyectos y el design thinking proceso, y esto puede ayudar a las personas a abordar los problemas de forma estructurada e iterativa.

Existen plantillas, técnicas y otras herramientas visuales que pueden ayudar a los equipos a comprender las necesidades, motivaciones y puntos débiles. Pueden utilizarse para recabar información e identificar áreas de mejora.

Brainstorming fomenta la creatividad y la colaboración y puede ayudar a generar soluciones innovadoras. La planificación, la resolución de problemas y el uso de técnicas de gestión de proyectos como Kanban, A3, matrices, etc., de una forma que implique a los líderes y miembros del equipo, animará a todos a trabajar mejor juntos y mejorará las posibilidades de éxito del proyecto.

Herramientas cotidianas de colaboración para la gestión de proyectos

Tanto si quieres brainstorm ideas para tu último proyecto o utilizar una icebreaker una pizarra visual puede serle de gran ayuda. Utilizar una pizarra ya preparada en template para cualquiera de las técnicas, métodos y procesos de la gestión de proyectos te ahorrará tiempo y esfuerzo, además de permitirte repetir el proceso siempre que lo necesites. 

Ayudar a sus equipos a trabajar dentro de los plazos y de forma más centrada y proactiva mediante el uso de las funcionalidades de gestión del tiempo y asignación de tareas contribuirá a garantizar que todos estén en la misma sintonía. Identificar los riesgos y las oportunidades en una fase temprana es una parte fundamental de la gestión eficaz de proyectos.

¿Cómo pueden los jefes de proyecto ayudar a sus equipos en la gestión de proyectos?

No siempre es necesario un proyecto formal y extenso para adoptar un enfoque estructurado: también puedes aplicar técnicas y software de gestión de proyectos a otros aspectos de tu trabajo. Tanto si estás en workshop como en una reunión, el trabajo en equipo y la colaboración pueden mejorar con una pizarra online y todas sus herramientas asociadas. Aumente la eficacia de su equipo de gestión de proyectos proporcionándole las herramientas que necesita. ¿Por qué no echas un vistazo a nuestros recursos?

Como proveedor especializado de herramientas visuales diseñadas para facilitar y optimizar el trabajo en equipo moderno, ofrecemos recursos para ayudar a sus equipos de proyecto a pensar, colaborar e impulsar proyectos de forma sencilla pero altamente productiva. Una buena gestión de proyectos no tiene por qué ser complicada, pero un trabajo en equipo eficaz y eficiente es clave.