¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (EDT)?

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo y en qué consiste?

Una estructura de desglose del trabajo es una descripción del trabajo que se realizará en un proyecto.

Es una forma sencilla y metódica de organizar y comprender el alcance del proyecto. El enfoque permite a las empresas ver un proyecto de arriba abajo y desglosarlo en tareas y subtareas más pequeñas que ayudarán a completar el proyecto.

Por definición, los proyectos son tareas globales que distan mucho de ser rutinarias, que siempre implican riesgos y que, además, están envueltas en un corsé de tiempo y costes ajustados. Como gestor de proyectos, recibes una orden de proyecto que contiene el título del proyecto, los objetivos, las fechas de inicio y fin y los costes especificados. Nada más. Y a menudo ni siquiera es eso, sino simplemente una instrucción:"¡Hazlo!".

Por tanto, es un instrumento que el director de proyecto tiene a su disposición para llevar el proyecto a buen puerto.

De hecho, para un director de proyecto, el primer gran reto es obtener una visión general de la tarea global. ¿Qué hay que hacer exactamente para alcanzar los objetivos? ¿Cuándo hay que hacer exactamente lo que hay que hacer para cumplir los plazos? ¿Cuáles son las prioridades? ¿Y qué expertos necesito como apoyo? La respuesta a estas preguntas se apoya en el método de gestión de proyectos"Estructura de desglose del trabajo".

¿Cuáles son los objetivos de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?

Una EDT tiene tres objetivos principales:

1. Describe la división o desglose del trabajo en tareas.
2. Planifica el trabajo a realizar para el proyecto.
3. Calcula el coste de cada tarea.

El grado de detalle de una estructura de desglose del trabajo depende del nivel de precisión requerido en las estimaciones y del nivel de seguimiento requerido con respecto a esas estimaciones. Los proyectos que tienen una tolerancia muy baja a las desviaciones de tiempo o coste suelen requerir una estructura de desglose del trabajo más detallada, y un seguimiento diligente del progreso del trabajo y del coste con respecto a la estructura de desglose del trabajo. Este tipo de proyecto es habitual en los sectores de la construcción y la ingeniería.

Por el contrario, los proyectos de sectores como los medios de comunicación y la publicidad, el software y la infraestructura informática suelen ser únicos, y la productividad depende de la experiencia y la cualificación de la persona que realiza la tarea. Por lo tanto, estas industrias utilizan una Estructura de Desglose del Trabajo para aproximar el tamaño de un proyecto, no para seguir el progreso de ese proyecto en detalle.

La creación de una EDT es un proceso intensivo que suele tener lugar durante un largo periodo de tiempo y que requiere la colaboración y las aportaciones de una gran variedad de personas. Este artículo describe cómo puedes utilizar las mejoras de la EDT para satisfacer tus necesidades de estimación y seguimiento.

Pero antes de pensar en crear tu estructura de desglose del trabajo, tienes que definir el tipo.

¿Cuáles son los tipos de estructuras de desglose del trabajo?

Hay dos tipos:

1. Estructura de desglose del trabajo basada en los entregables

Como su nombre indica, esta EDT se centrará principalmente en los resultados del proyecto. Puede tratarse de un producto físico, un contenido digital o un servicio en línea (sitio web/aplicación móvil). Vincula fácilmente el alcance del proyecto con cada entregable. Los gestores de proyectos suelen utilizar esta EDT template para crear presupuestos de proyectos, estimaciones de recursos, etc.

Un ejemplo real sería una hoja de la EDT para la fabricación de automóviles. El interior, la carrocería y la electrónica forman los primeros elementos de la jerarquía. A continuación, puedes vincular los componentes adecuados que necesitas fabricar para cada una de estas cabezas.

2. La estructura de desglose del trabajo basada en procesos

Este tipo de herramienta EDT definirá tu proyecto en términos de fases de trabajo, funciones y pasos. Puedes asignar fácilmente diferentes pasos a diferentes habilidades y disciplinas. Esto ayuda a identificar el tipo de herramientas que necesitas, las habilidades necesarias, etc.

Un ejemplo de ello es el borrador de la EDT de un proyecto de desarrollo de una aplicación móvil. Aquí, las fases de desarrollo de la aplicación, como la configuración, las pruebas del sistema, la revisión de los sistemas críticos y los sistemas del usuario, forman la jerarquía de nivel superior. Ahora puedes vincular otras fases a las cabeceras correspondientes.

Sea cual sea el tipo de estructura de desglose del trabajo que adopte el director del proyecto, deberá seguir al menos seis pasos.

Los 6 pasos de la Estructura de Desglose del Trabajo en detalle:

1 - Enumerar todas las tareas

El primer paso para crear una estructura de desglose del trabajo es crear una lista exhaustiva de todas las tareas que se van a realizar en el proyecto en forma de paquetes de trabajo. Esta tarea no debe hacerla una sola persona (por ejemplo, el director del proyecto) en una sala tranquila, sino un equipo. En la práctica, el método brainstorming o método de los mapas mentales es adecuado para este fin.

2 - Crear grupos de tareas

Las tareas definidas se agrupan por áreas o por plazos. El mejor método de clasificación depende del contenido del proyecto y debe definirse caso por caso.

3 - Definir paquetes de trabajo

Tras la agrupación, las tareas identificadas se resumen en paquetes de trabajo. Desde el principio, es importante especificar la granularidad que se desea utilizar para no perderse en los detalles. La estructura de desglose del trabajo puede ser detallada, pero en este caso debe utilizarse el mismo nivel de detalle en todas las fases del proyecto.

4 - Asignar responsabilidades a los paquetes de trabajo

Si los paquetes de trabajo están definidos en términos de rúbricas y su lugar en la jerarquía, es hora de ponerse manos a la obra: ¿Quién hace qué? La asignación de responsabilidades a los paquetes de trabajo se hace en el equipo con los expertos técnicos. Cada responsable debe estar comprometido con su tarea. Y, sobre todo, deben tener el tiempo y los conocimientos necesarios. Si no es así, hay que plantearse el nombramiento de otro empleado.

5 - Definir las fechas de inicio y fin de los paquetes de trabajo

Una vez definidas las responsabilidades, se planifican los paquetes de trabajo definiendo las fechas de inicio y fin. Es importante considerar dónde están las prioridades y qué paquetes de trabajo son interdependientes. ¿Qué actividades deben llevarse a cabo una tras otra, cuáles pueden ir en paralelo y cuáles pueden no ser tan importantes y, por tanto, pueden posponerse?

6 - Documentar la estructura de desglose del trabajo creada y asignar números únicos para los paquetes de trabajo

El último paso es la documentación de la estructura de desglose del trabajo creada. En este paso, cada subtarea recibe también un nombre en clave: el número del paquete de trabajo. Esto garantiza un lugar fijo en la estructura de desglose del trabajo, e identifica claramente los paquetes de trabajo.

Hay muchas posibilidades de mapeo. Ya sea en forma de lista de Excel, de un gráfico bellamente preparado o de una simple nota adhesiva en una pizarra, cada uno puede decidir por sí mismo qué método de presentación es el más adecuado. No hay que ignorar la necesidad de mantenimiento, que es necesaria en cualquier proyecto.

Es importante que cada revisión de la estructura de desglose del trabajo esté versionada para evitar la molestia de tener varios planes de proyecto diferentes desde el principio.