JIRA: ¿qué es y cómo lo utilizan los equipos de agile ?

JIRA: una visión general

Antes de que pienses que nos hemos inventado una especie de concepto de ciencia ficción para demostrar nuestro punto de vista, JIRA es definitivamente muy real y es utilizado por diferentes empresas en una variedad de industrias. JIRA es un software propietario desarrollado por Atlassian, una empresa de software con sede en Australia, que se concibió inicialmente como un eficaz gestor de errores y registro de incidencias para otros desarrolladores. Desde su creación, ha evolucionado hasta convertirse en uno de los programas más versátiles y agile software de gestión del trabajo disponible en el mercado. JIRA va más allá de centrarse en el desarrollo de software y ha empezado a influir en los flujos de trabajo y procesos que se encuentran en finanzas, RRHH, operaciones e incluso marketing. 

La propia Atlassian es una potencia de software centrada en mejorar los diferentes procesos y tareas que se integran mucho más en los espacios virtuales. Como tal, han ampliado su lista de productos más allá de JIRA para incluir otros productos de software que se sincronizan bien con otras plataformas que suelen encontrarse en el entorno de trabajo remoto actual. 

Pero JIRA sigue siendo el centro neurálgico y el software estrella de Atlassian, concebido hoy en día no sólo para hacer un seguimiento de los problemas a lo largo del desarrollo, sino para ayudarte a planificar el propio proceso, así como para supervisar su lanzamiento en tiempo real con opciones para automatizar flujos de trabajo específicos para mejorar la eficiencia. 

Diferentes paquetes de JIRA

JIRA es de uso gratuito para una cantidad limitada de usuarios colaboradores que utilicen la misma cuenta, con un máximo de unos 10 usuarios. En la actualidad, JIRA se ha convertido en cuatro programas de software independientes que se centran en diferentes aspectos de la gestión del trabajo de los proyectos.

JIRA Software (núcleo)

El primer software de JIRA, y naturalmente el más extendido, es su línea de productos principal, titulada epónimamente JIRA Software. Esta versión fundacional de JIRA es la más versátil de la iteración actual de JIRA, que pueden utilizar los gestores, los jefes de proyecto, los diseñadores e incluso los propietarios de productos. En el paquete de JIRA se incluyen las funciones estándar de seguimiento de errores y notificación de problemas que pueden utilizar los equipos de agile , así como diferentes herramientas de gestión de tareas que pueden ayudarte a gestionar mejor tu desarrollo de software, la hoja de ruta del producto, etc. 

Gestión del trabajo en JIRA

Junto con el software principal de JIRA (y otros módulos de JIRA) se incluye el segundo programa de JIRA, conocido como JIRA Work Management. Este módulo de software se centra en los diferentes procesos no técnicos que los usuarios operativos más generales encontrarán útiles, como la gestión de tareas abstractas y las aprobaciones de flujos de trabajo. Al ser el menos técnico de los dos primeros módulos de JIRA, JIRA Work Management suele ser utilizado por analistas empresariales, expertos jurídicos, directores de RRHH e incluso directores de marketing. 

La gestión del trabajo abarca gran parte de los aspectos administrativos de una empresa, desde el seguimiento de los documentos, el resumen de los proyectos de las campañas de marketing, la aprobación de los presupuestos, etc. 

Gestión de servicios JIRA

Más allá de la gestión general del trabajo, está el módulo de gestión de servicios de JIRA, que es un software especializado que puede desarrollar mejor la gestión de servicios en las organizaciones. Es de esperar que esta versión de JIRA la utilicen diferentes responsables de la gestión de los servicios, desde DevOps, TI, Atención al Cliente, Servicios, etc. 

El objetivo principal de la gestión de servicios de JIRA es permitir que se ejecuten servicios más eficientes en toda tu organización, dando a tus clientes una forma más fácil de llegar a tu empresa y a tus agentes de asistencia un método más eficaz de atender sus necesidades. 

JIRA Align

Probablemente el módulo de JIRA más específico para la empresa, el sistema JIRA Align se encarga de conectar las diferentes dimensiones de cualquier estrategia a nivel empresarial, como el producto, la cartera, el programa, etc., en un sistema de software para una mejor alineación organizativa. 

JIRA Align es un módulo de software avanzado que se utiliza para una empresa concreta, y que está esencialmente orientado a ejecutar transformaciones en toda la organización agile y a ampliar estos procesos agile a medida que la empresa evoluciona. JIRA Align también tiene en cuenta los contextos situacionales específicos en los que se utiliza la herramienta, incorporando los aprendizajes de las iteraciones exitosas del proceso, tal y como se observa en su uso del Modelo Spotify, que Atlassian describe como un "marco autónomo impulsado por las personas para escalar agile al tiempo que enfatiza la importancia de la cultura y la red".

Sumergirse en el software JIRA

El uso de JIRA puede suponer una pequeña curva de aprendizaje si decides empezar a utilizarlo sin ningún contexto previo sobre su funcionalidad y uso. Si se utiliza correctamente, JIRA puede ayudar a los gestores a identificar y contextualizar el panorama general hacia los aspectos individuales de cualquier tarea concreta. No sólo eso, sino que la hoja de ruta que actúa como salida principal de JIRA puede ayudar a los usuarios a encontrar una solución flexible que les ofrezca una visión de los diversos puntos de contacto destacados de su proyecto, como el progreso del equipo, el seguimiento de las dependencias, el historial y la gestión de las iteraciones, así como la colaboración compartida entre las partes interesadas internas y externas. 

El uso de JIRA también puede enriquecerse si se comprenden algunos de los términos clave que se incluyen en el propio software, que son las Incidencias, los Proyectos, los Flujos de Trabajo y Boards. 

Las incidencias son lo que ha convertido a JIRA en lo que es hoy, ya que representan un único "elemento de trabajo" del que tú y/o tu equipo haréis un seguimiento desde su creación hasta su cumplimiento. Al contrario de lo que inicialmente podrías pensar que son las incidencias (como los tickets de atención al cliente y similares), las incidencias también pueden entenderse como las tareas generales que deben abordarse en relación con el proyecto o iniciativa que se está abordando. Según la página de producto de Atlassian, éstas pueden ir desde "la[s] característica[s] que está[n] desarrollando un equipo de software, una tarea pendiente para un equipo de marketing o un contrato que debe redactar un equipo jurídico".

Una combinación de diferentes asuntos que comparten una relación común (como un objetivo general o un tipo de asunto) se conoce como proyecto. Estos proyectos te permiten organizar las diferentes incidencias que estás gestionando en flujos de trabajo visualmente eficientes, de modo que puedas identificar fácilmente su estado general. Boards son otro término que denota los cuadros de mando visuales generados por JIRA para tener una mejor idea del flujo de trabajo que se adjunta a un proyecto determinado (no confundir con Klaxoon Boardcon el que también se integra JIRA). 

Por último, los flujos de trabajo son lo que diferencia a esta versión de JIRA de su iteración original. Estos flujos de trabajo "representan el camino secuencial que sigue una incidencia desde su creación hasta su finalización". Disponer de flujos de trabajo bien definidos puede estandarizar mejor la forma en que cada miembro del equipo debe cumplir con una cuestión concreta, además de permitirte ver de dónde surgen los posibles errores e ineficiencias. 

Crear y gestionar incidencias con JIRA

Las incidencias siguen siendo el núcleo de JIRA a pesar de su evolución a lo largo de sus dos décadas de existencia, y sus componentes adicionales amplían la funcionalidad y el alcance de lo que pueden representar estas incidencias. 

Define tu proyecto

Lo primero que querrás hacer como propietario de un flujo de trabajo de JIRA es establecer qué es el proyecto en primer lugar. Esto influirá en el tipo de problemas que vas a gestionar, así como en la forma en que decidas abordar cada uno de ellos con la mentalidad deagile . En general, hay dos tipos de proyectos que vas a gestionar: Los gestionados por el equipo y los gestionados por la empresa. 

Los proyectos gestionados por equipos se reservan para equipos que trabajan de forma autónoma y que requieren un proceso de trabajo específico y único para el grupo. Este tipo de procesos suelen ser limitados y contenidos, lo que requerirá una definición adicional del flujo de trabajo más adelante. 

Los proyectos gestionados por la empresa se utilizan para equipos que siguen un flujo de trabajo estándar establecido que suele asignarse desde arriba, y que luego es gestionado por los propietarios de JIRA. Esto reduce el desarrollo del flujo de trabajo, ya que es probable que ya esté establecido, aunque limita la cantidad de control que tiene tu equipo a la hora de abordar problemas específicos. 

Organiza tu Boards

Lo siguiente que querrás hacer es decidir cómo quieres organizar tu proyecto (y otros proyectos que se ejecuten simultáneamente) en el panel de control de tu equipo. Hay diferentes plantillas que puedes elegir, pero JIRA ofrece tres opciones principales para empezar.

La primera template que puedes utilizar es la Sprint template que es una metodologíaagile más adecuada para los equipos que trabajan a partir de un conjunto establecido de tareas conocido como "sprint backlogs". Este template hace hincapié en el tipo de trabajo que se realiza en intervalos regulares con un tiempo casi estandarizado desde el inicio hasta el final de una tarea de desarrollo concreta. 

El segundo template que puedes utilizar es el Kanban template, otra metodología de agile que hace hincapié en la organización visual de las tareas bajo epígrafes específicos para comprender mejor su estado de un vistazo rápido. En comparación con Sprint, Kanban es más adecuado para los equipos que buscan gestionar mejor el trabajo en curso, identificar el tiempo necesario para el trabajo que queda por hacer, así como revisar las tareas terminadas para mejorar la excelencia de la ejecución en el futuro. 

Por último, puedes optar por el seguimiento de errores original de JIRA para utilizar una lista más sencilla basada en tareas que ilustre claramente el tipo de problemas que tú y tu equipo debéis abordar. El tipo de template que utilices dependerá en gran medida del contexto específico de tu equipo y de la naturaleza de la tarea que queráis completar.

Crea tu primer número

Ahora puedes crear tu primera incidencia en JIRA, que es esencialmente una tarea que debe ser supervisada de principio a fin. Sólo tienes que describir el tipo de tareas que hay que hacer y asignar la etiqueta de flujo de trabajo adecuada que elijas. Estas etiquetas las defines tú como propietario de JIRA y pueden seguir estados sencillos como "En curso" y "En revisión". Las etiquetas clave que hay que incluir aquí son "Abierto" y "Cerrado" para ilustrar si una tarea acaba de abrirse o se ha completado recientemente. 

Cada nueva cuestión se añadirá al backlog de tu proyecto, que luego puede introducirse visualmente en una hoja de ruta más amplia que actúa como un diagrama de Gantt simplificado para comprender mejor los plazos entre las diferentes tareas (así como su contribución al proyecto en su conjunto). 

Con JIRA, también puedes empezar a automatizar las incidencias para que realicen una acción específica una vez que cumplan ciertos criterios. El tipo de automatización aquí es increíblemente flexible y puede ir desde la autoasignación de una determinada tarea hasta la autocompletación, y mucho más. 

Utilizar JIRA en todas las plataformas

El alcance y la amplitud de JIRA pueden ser desalentadores para mucha gente, especialmente si estás navegando por las aguas de gestión de proyectos por primera vez. También puede ser especialmente complicado empezar a utilizar este software mientras se está utilizando otro completamente distinto. 

Por ello, es bueno tener en cuenta que JIRA se integra fácilmente con diversas plataformas de colaboración, como Klaxoon, para unir la información y los procesos que ya has establecido con el conjunto de funcionalidades de JIRA. 

La lista completa de funcionalidades de JIRA también es demasiado amplia como para abarcarla por completo en un solo artículo, y por ello, una de las mejores formas de aprender es empezar a utilizarlo por ti mismo en tareas más pequeñas. Así que dale una vuelta al programa de software y comprueba cómo puede ayudarte a poner orden en tu barco mientras navegas hacia tu destino final.