Implantar una plataforma todo en uno: 5 escollos que debe evitar para maximizar sus ahorros

Implantar una plataforma "todo en uno" es algo complejo, sobre todo a gran escala. Es innegable que tiene sus ventajas. 

Por ejemplo, las empresas con plataformas "todo en uno" pueden alcanzar resultados empresariales considerables y maximizar el ahorro. A pesar de estas ventajas, el camino no siempre es fácil. 

Ocultas como prácticas aparentemente beneficiosas, ciertas trampas pueden socavar su rendimiento y sus resultados.

Es crucial que los directores generales y ejecutivos no sólo identifiquen estas prácticas engañosas, sino que también aprendan estrategias para eludirlas.

En este artículo presentaremos cinco de estas prácticas y su posible efecto en la estructura y los procesos de una empresa, si se aplican.

¿Por qué es crucial implantar una plataforma "todo en uno"?

Ya tenemos un post entero dedicado a las ventajas de implantar una plataforma todo en uno. Comprenda que hoy en día la adopción digital ya no es opcional, sinoimperativa. 

Además del hecho de que muchos altos ejecutivos de todo el mundo han empezado a aplicar estas estrategias desde finales de 2021, también debe comprender por qué debería unirse a ellas. 

Por lo tanto, he aquí una lista que muestra las razones por las que no puede saltarse en absoluto esta adopción digital, independientemente de los retos:

1. Es una decisión que conduce a mejores resultados y eficiencia.
2. Ayuda a los ejecutivos a maximizar el ahorro y reducir los riesgos.
3. Facilita la colaboración entre equiposlo que, a la larga, impulsa el feedback y el compromiso del equipo en la empresa.
4. Mejora el trabajo asíncrono y ahorra tiempo.
5. Evita otros costes innecesarios en la empresa. 

Las plataformas "todo en uno" también ofrecen ventajas adicionales, pero puede explorarlas con más detalle en nuestro exhaustivo artículo mencionado anteriormente.

Comprender la importancia de la plataforma es sólo el principio. Ahora, profundicemos en los retos ocultos que puede encontrar como ejecutivo durante su viaje de implantación de la plataforma todo en uno.

5 escollos que hay que evitar al implantar una plataforma todo en uno

Navegar sin contratiempos hoy no garantiza aguas tranquilas mañana. Pero a veces, incluso un pequeño descuido puede convertirse en un gran contratiempo.

Ejecutivos experimentados de nivel C han navegado por estas aguas traicioneras antes, ofreciendo valiosas ideas para ayudarle a mantenerse alejado de trampas similares. Aunque hay muchos otros retos, he aquí los cinco más comunes con las consecuencias más duras:

1. Excluir opiniones diversas

En una gran empresa, la gestión de cientos o incluso miles de empleados puede ser una tarea difícil.

No tener en cuenta la opinión de los empleados de distintos niveles y departamentos es un error crítico a la hora de implantar una plataforma integral. Aunque puede resultar tentador consultar solo a los altos directivos, recuerda que la plataforma que elijas será utilizada por empleados de muy diversos niveles.

Al limitar las aportaciones a los altos directivos, corre el riesgo de perderse ideas valiosas que podrían haber ampliado su perspectiva sobre diversos aspectos.

Si no incorpora los comentarios del equipo en la adopción de la estrategia, corre el riesgo de que se reduzca la aceptación, de que surja una posible resistencia y de que la plataforma no se ajuste a las necesidades reales de la organización.

¿Qué debe hacer en su lugar? 

Aprenda a recoger fácilmente las opiniones de su equipo, independientemente del tamaño de su empresa. Si no sabes por dónde empezar, busca plantillas digitales que puedas adoptar para agilizar y facilitar el proceso de recogida de opiniones del equipo. Afortunadamente, existen más de 30 formas diferentes de estas plantillas en la plataforma visual Klaxoon , listas para usar.

2. Priorizar el coste sobre la eficiencia

Investopedia publicó una vez una encuesta sobre qué es mejor para las empresas reducir costes o aumentar ingresos. 

¿Adivina qué ganó? La calidad y la eficacia. 

Es comprensible que los ejecutivos quieran reducir costes en determinadas áreas, por lo que buscan el método más barato, o mejor dicho, "el más rentable" para alcanzar sus objetivos. 

Elegir la plataforma más barata sin evaluar su eficacia y adecuación a las necesidades específicas de su empresa puede dar lugar a ineficiencias operativas.

Puede que al principio se ahorre dinero, pero pueden surgir costes ocultos en forma de pérdida de productividad, costosas soluciones provisionales o incluso la necesidad de sustituir toda la plataforma.

En lugar de eso, lo que debe hacer es analizar sus opciones y decidir en función de la eficacia y la calidad. Hágase estas preguntas:

• ¿Ayudará esta herramienta a mi empresa a alcanzar sus objetivos?
• ¿Hasta qué punto es segura la implantación de esta solución?
• ¿Qué opinan los críticos de confianza sobre esta herramienta?
• ¿Puede mi equipo integrarlo perfectamente en su flujo de trabajo?
• ¿Ofrece la solución escalabilidad e interoperabilidad sin fisuras?

3. Realización de una fase de pruebas limitada

Otro escollo es desplegar la plataforma sólo en unos pocos equipos para realizar pruebas. La razón más habitual es ahorrar costes. La mayoría de los ejecutivos pretenden maximizar el ahorro desplegando la plataforma en unos pocos equipos aislados para las pruebas. 

En una frase, es un intento arriesgado. 

Puede que piense que está ahorrando tiempo y dinero, pero, a fin de cuentas, está sometiendo las estrategias elegidas a pruebas inadecuadas. 

Unas pruebas inadecuadas pueden dar lugar a problemas imprevistos, flujos de trabajo ineficaces y frustración del equipo. Además, el impacto negativo puede extenderse por toda la organización y ralentizar los procesos. Además, podría erosionar la confianza en el nuevo sistema, lo que es aún más destructivo. 

Entonces, ¿cuál es el enfoque más inteligente?

Priorice la calidad y la eficiencia: estasinversiones producen dividendos a largo plazo. En lugar de precipitar la evaluación implicando sólo a unos pocos equipos, asegúrese de que la plataforma se somete a pruebas exhaustivas. Por supuesto, puede implantar progresivamente la plataforma en un equipo tras otro, pero asegúrese de que, al final, todos prueben adecuadamente la plataforma para que el flujo de trabajo sea más fluido y la adopción digital más sencilla. 

4. Descuidar la gestión del cambio

Curiosamente, es posible que las pequeñas empresas no se enfrenten a este problema con tanta frecuencia como sus homólogas de mayor tamaño, principalmente porque tienen menos empleados que gestionar.

En una gran empresa, los directivos se enfrentan a la desalentadora tarea de tomar decisiones rápidas e impactantes mientras supervisan una plantilla diversa repartida en múltiples departamentos. De hecho, ya hemos abordado la necesidad de solicitar la opinión del equipo antes de incorporar una herramienta, pero otro escollo es adoptar la herramienta acordada sin una gestión eficaz del cambio. 

Debe asegurarse de que todo el personal de su empresa completa el proceso de preparación , formacióny equipamiento para adoptar con éxito el cambio dentro de su organización.

Pasar por alto, subestimar o no invertir en estrategias integrales de gestión del cambio puede ser perjudicial. 

Un error relativamente pequeño puede tener consecuencias de gran alcance, como:

• Resistencia del equipo que provoca la interrupción de las rutinas establecidas. 
• Reducción de la productividad y retraso en el retorno de las tareas.
• Aumento de los errores y de la frustración de los empleados. 
• Aumento de la rotación de empleados, lo que en última instancia genera más costes laborales, tensiones en la empresa, etc.

¿Cuál es la respuesta? La clave está en una comunicación de equipo fluida.

Es muy importante que desarrolle y aplique una estrategia de gestión del cambio que ayude a todos sus empleados a incorporarse a los últimos avances, de forma mucho más fluida y con las mínimas interrupciones.  

5. Subestimar la seguridad de los datos

El último escollo se produce sobre todo en caliente, cuando los ejecutivos tienen prisa por implantar definitivamente la plataforma, aunque la seguridad de los datos debe ser una de las principales prioridades que guíen su elección a la hora de seleccionar la plataforma todo en uno adecuada para su empresa.

Descuidar los protocolos de seguridad de datos puede tener consecuencias desastrosas, como violaciones de datos y de la normativa, exponiendo a su empresa a riesgos para su reputación, reveses financieros y repercusiones legales.

Entonces, ¿cuál es la mejor forma de actuar?

Es posible que haya comprobado la plataforma como se indica en el segundo escollo anterior. No obstante, es fundamental que los ejecutivos contraten a un equipo de expertos para comprobar si la plataforma todo en uno presenta algún problema de seguridad. 

En general, cuando evita todos estos escollos, se garantiza a sí mismo, a su empresa y a su personal una implantación más fluida de su plataforma todo en uno. También avanzará hacia una mejor colaboración en equipo, una mayor eficiencia y mejores resultados generales.

Pero antes de terminar, debes saber que evitar estos escollos no significa que el trabajo esté totalmente hecho. Todavía hay algunos retos que te encontrarás por el camino. 

Sin embargo, estos retos no significan que la plataforma elegida no funcione bien. Solo significan que se enfrenta a algunos retos que deben abordarse mediante un ajuste, un seguimiento y una evaluación continuos. 

¿Qué otros retos puede encontrar?

A continuación se exponen algunas dificultades a las que podría enfrentarse durante la adopción digital, junto con consejos para superarlas.

Resistencia del equipo

Puede que haya hecho lo necesario para implantar una sólida gestión del cambio. Pero eso no significa que todo su personal esté dispuesto a acompañarle en este nuevo viaje. Las personas funcionan a diferentes velocidades y sus empleados también. 

De nuevo, si ha evitado el escollo y sigue enfrentándose a esta dificultad, no hay motivo para alarmarse. Sólo tienes que ayudar a tus empleados a comprender mejor la necesidad de esta adopción. Con algunas de las herramientas de la plataforma visual Klaxoon, deberías poder superar este reto con bastante facilidad. 

Resultados retrasados

Otro reto podría surgir cuando hay un retraso en los beneficios antes mencionados. Los ejecutivos suelen anticipar ROI inmediatos, especialmente en lo que respecta a la maximización del ahorro. 

Pero lo cierto es que los resultados nunca llegan de golpe. Optar por subirse a otro barco o detener el proceso será un gran error, así que es mejor tener paciencia y seguir rastreando los resultados. 

No obstante, también debe asegurarse de que el retraso no se debe a otro motivo. Siempre hay señales que muestran que su estrategia de transformación digital va bienasí que utilice estas señales como guía. 

Aplicación a largo plazo

Por último, la característica común de las plataformas todo en uno también puede convertirse en un obstáculo en sí misma. Lleva mucho tiempo implantar una plataforma todo en uno y, para muchas empresas, el viaje nunca termina.

Pero, si además se tarda mucho en ver los resultados, ¿no se convierten las pruebas en un reto?

Es importante que pruebes todas las plataformas antes de adoptarlas plenamente en tu estrategia empresarial. Pero, al mismo tiempo, los resultados pueden tardar meses o incluso un año en hacerse visibles.

Entonces, ¿significa eso que tienes que sacrificar todos estos meses mientras pruebas diferentes plataformas "todo en uno"? 

La respuesta es no. El tiempo es dinero y es esencial que los ejecutivos dominen el arte de ahorrar tiempo en una empresa.

Por eso se recomienda acertar desde el principio. Tómese su tiempo para investigar adecuadamente antes de adoptar cualquier nueva plataforma "todo en uno". Haz las preguntas adecuadas y, lo que es más importante, pide opiniones al equipo.  

De este modo, ahorrará tiempo y dinero y superará este obstáculo. 

Entre las muchas plataformas todo en uno para la colaboración en equipo y la maximización del ahorro, no dude en echar un vistazo a Klaxoon Visual Platform. Con muchas reseñas, testimonios y funciones digitalmente innovadoras, esta herramienta se erige como una de las mejores plataformas colaborativas todo en uno para ayudarte a trabajar de forma fluida y eficiente.