Cómo organizar sesiones de formación eficaces para grandes equipos

Los estudios demuestran que el 40% de los empleados abandonan la empresa en su primer año debido a una mala formación laboral. A menudo se considera que formar a un equipo pequeño es pan comido.

Sin embargo, no puede decirse lo mismo de un equipo grande.

La formación de grandes equipos de más de 15 personas suele plantear problemas debido a muchos factores, como la diversidad de los alumnos, la dispersión de la plantilla y los problemas tecnológicos. En este artículo, analizaremos en profundidad estos factores y explicaremos cómo pueden garantizar las organizaciones que, en tales situaciones, todos participen.

Por qué entrenar a grandes equipos es un reto

Como ya se ha dicho, la formación de grandes equipos suele ser un gran reto para los facilitadores. Aquí profundizaremos en las razones por las que esto es tan difícil y ofreceremos posibles soluciones que las organizaciones pueden aplicar para garantizar el máximo compromiso y participación.

1. Mano de obra global, diferencias culturales

Las grandes organizaciones suelen tener empleados de diferentes culturas y grupos étnicos. La diversidad de perspectivas culturales puede fomentar la creatividad e impulsar la innovación. Sin embargo, también puede crear retos para los responsables de formación, ya que el equipo a formar es cada vez mayor.

Los facilitadores y los responsables de formación tienen que tener en cuenta no sólo las cuestiones culturales, sino también el idioma. Además, las distintas regiones tienen estilos de aprendizaje diferentes, y lo que en un país puede considerarse una sesión de formación satisfactoria, puede fracasar en otro.

Los responsables de formación deben tener en cuenta su público potencial de aprendizaje y desarrollar recursos que no sólo sean multiculturales, sino también multilingües.

También es importante considerar el método de impartición. Verás que algunas culturas favorecen un enfoque individual , mientras que otras prefieren la colaboración en grupo.

2. Diferentes generaciones en la misma fuerza de trabajo

En una gran organización, es probable que estén representadas todas las cohortes generacionales, desde los baby boomers y la Generación X hasta los millennials y la Generación Z.

Contar con una plantilla multigeneracional produce una mayor cantera de talento. También impulsa soluciones creativas a los problemas. Sin embargo, esto también crea retos de formación para los responsables y facilitadores de grandes equipos.

De hecho, cada generación aporta un gusto y unas preferencias únicas para el aprendizaje. Esto hace que sea difícil para los formadores desarrollar un programa de formación que se adapte a las preferencias formativas de todos. Por ejemplo, tu formación será probablemente menos eficaz si das por sentado que todos los empleados tienen los mismos conocimientos tecnológicos.

Los baby boomers, por ejemplo, preferirían más aprendizaje e interacciones en persona. Los de la Generación Z, en cambio, son nativos tecnológicos y optarían por el e-learning o las sesiones de formación en directo a través de herramientas de teleconferencia.

Por tanto, lo que tienes que hacer es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades que se centre en identificar las preferencias de formación de tus alumnos. Utiliza tus conclusiones para orientar tu estilo de formación.

Además, incorpora distintos formatos de contenido, como vídeos, podcasts, gráficos y notas escritas, para atender a las distintas preferencias de aprendizaje.

3. Mano de obra dispersa

Muchas organizaciones, sobre todo las que tienen más de 20 empleados, adoptan cada vez más modelos de trabajo híbridos.

El modelo de trabajo híbrido combina el trabajo a distancia con el trabajo presencial y da a los empleados la libertad de elegir dónde y cuándo quieren trabajar. Este modelo de trabajo proporciona satisfacción laboral al tiempo que ofrece a los empleados el equilibrio entre vida laboral y personal que tanto aprecian.

Sin embargo, una plantilla dispersa suele plantear retos a los formadores, ya que puede ser difícil facilitar la formación cuando algunos empleados están a distancia y otros en la oficina.

Sobre todo con trabajadores a distancia, la formación puede ser complicada. Pueden surgir malentendidos, las diferencias culturales pueden interponerse y la concentración puede ser un problema.

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Luego, si tienes la oportunidad, comunica la formación durante las reuniones en persona y aclara tus objetivos de formación. Todos los empleados deben saber exactamente qué se espera de ellos durante la formación y cómo afectará ésta a sus puestos de trabajo.

Podrías pedir a todos los miembros que estuvieran físicamente presentes ese día concreto para tener una clase única y unificada. Otra posibilidad es utilizar herramientas de colaboración para unificar a tu equipo disperso y darles la posibilidad de obtener información de forma asíncrona. 

4. Falta de compromiso

El compromiso de los empleados es importante a tres niveles: emocional, cognitivo y conductual. Sin los tres, habrá dificultades en el aprendizaje.

Con una plantilla dispersa en las grandes organizaciones, puede ser difícil fomentar el aprendizaje conductual. Los alumnos pueden aprender mucho de los movimientos corporales de sus formadores.

Y cuando la formación les parece aburrida e irrelevante, la mayoría de los alumnos "se retiran" emocional y mentalmente y se resisten a participar.

Los formadores pueden implementar en su formación actividades prácticas de aprendizaje como rompehielos, juegos de rol, escenarios y estudios de casos. Estas actividades pueden implicar a los empleados, tanto in situ como a distancia, en la resolución activa de problemas, evitando que pierdan la concentración y fomentando el compromiso.

5. Los costes de formación pueden ser prohibitivos

Para una pequeña empresa con menos de diez empleados, los costes de formación suelen ser más manejables. Pero para las grandes organizaciones con algunos empleados en el extranjero, los costes de formación pueden ser prohibitivos.

La facilitación, el alquiler del local, el equipo y el coste del tiempo de los empleados pueden encarecer la formación. En muchos casos, el presupuesto de formación suele ser reducido. Añadir los gastos de viaje y alojamiento de los empleados en el extranjero puede tensar aún más el presupuesto.

Pásate a la formación online. La formación online elimina la necesidad de viajes y alojamiento que se comen el presupuesto de formación. Asegúrate de utilizar una plataforma o sistema rentable y de alto rendimiento si vas a formar a muchos empleados.

Cómo prepararse para formar a un gran equipo como facilitador

Formar a un grupo numeroso de empleados (de 15 a 50) puede resultar difícil, ya que es probable que te encuentres con uno o varios de los retos comentados anteriormente. Sin embargo, puedes remediar algunos de estos retos preparándote adecuadamente.

Aquí tienes algunos consejos de preparación que te ayudarán a clavar tu entrenamiento con menos o ningún reto.

1. Adecuar las distintas opciones y preferencias de aprendizaje

Uno de los mayores errores que cometen los formadores es suponer que todos los empleados tienen las mismas preferencias de aprendizaje. Como ya se ha dicho, la mano de obra actual está formada por 4 cohortes generacionales: Boomers, Gen X, millennials y Gen Z.

Mientras que los millennials pueden ser expertos en tecnología o capaces de navegar por varias plataformas online, a los boomers puede que no les guste la formación impartida a través de plataformas de videoconferencia. Y la tecnología no es lo único que separa las preferencias de los alumnos.

Algunas personas se sienten abrumadas por demasiado vídeo o texto. Estas personas preferirían la formación en persona a una sesión de formación en directo.

Como facilitador, lo primero que debes hacer en tu preparación es identificar las preferencias de aprendizaje de tus alumnos. A continuación, utiliza una combinación de métodos de formación que los satisfaga. También puedes diseñar programas que combinen elementos de texto y vídeo para satisfacer las distintas preferencias de aprendizaje.

2. Utiliza herramientas que sirvan a los trabajadores a distancia

Como ya se ha dicho, las grandes organizaciones suelen tener problemas para formar a una plantilla dispersa, sobre todo a los que trabajan a distancia.

El entorno de trabajo híbrido actual exige una formación diseñada para servir a los trabajadores remotos y a los que trabajan en la oficina. Para conseguirlo, necesitarás un entorno colaborativo de calidad y alto rendimiento para la formación continua de tu plantilla dispersa.

3. Gamificar el aprendizaje para aumentar el compromiso 

Los formadores se enfrentan a menudo a problemas de compromiso, especialmente cuando dirigen sesiones en directo.

Gamificar tu formación puede ayudar a atraer la atención de tus alumnos y hacer que participen plenamente en la formación. Podrías incluir premios, crear un entorno de compañeros, cambiar el formato de las lecciones complejas o incluso añadir funciones de inicio de sesión con avatares.

Las sesiones de aprendizaje gamificadas pueden aportar excelentes resultados al desarrollo de tus alumnos. ¿Por qué no incorporarlas a tu programa de formación para mantener el interés de tus alumnos durante mucho tiempo? Cuando el aprendizaje se convierte en un juego, pasa de ser una tarea a una actividad divertida.

4. Hacer el aprendizaje más flexible y accesible

Los empleados de hoy están más ocupados que nunca. Dedicar tiempo al aprendizaje puede resultar difícil cuando hay que hacer malabarismos entre las tareas de la oficina y el mantenimiento del equilibrio entre la vida laboral y personal.

Afortunadamente, las plataformas de e-learning se han convertido en una opción viable para los empleados ocupados. Pueden ahorrar confusiones a los alumnos, al tiempo que les permiten acceder a los materiales de formación en cualquier momento y lugar, de forma asíncrona.

Una plataforma accesible desde cualquier dispositivo (ordenador de sobremesa, móvil o tableta) también permitirá a tus empleados acceder a los materiales de aprendizaje en el autobús, mientras esperan en la cola del banco y en cualquier otro lugar fuera de las instalaciones de la empresa.

¿Cómo hacer que los empleados participen al 100% en la formación de tu gran equipo?

Que los empleados participen o no depende de lo bien que prepares las sesiones y estructures la formación. He aquí algunos consejos para fomentar la máxima participación.

1. Establece expectativas

Es más probable que los empleados participen si conocen las expectativas.

¿Qué se espera de ellos después de la formación? ¿Habrá pruebas, exámenes o ascensos laborales? Tener un objetivo concreto en mente puede ayudarles a mantener la concentración durante la formación.

Para fomentar la participación, también puedes pedirles que se fijen ellos mismos objetivos para su formación. Luego, al final de la formación, incluye una sesión de feedback preguntando si se cumplieron esos objetivos, con varias posibilidades disponibles para ayudar al alumno si no se cumplieron.

2. Ofrece una variedad de actividades interactivas (cuestionarios, encuestas, pruebas, etc.)

Incluye actividades atractivas que mantengan sus ojos y mentes pegados al curso.

Evita las aburridas conferencias. Dale sabor a tu formación con actividades interactivas como cuestionarios, encuestas, pruebas, juegos y mucho más. También puedes utilizar vídeos divertidos y escenarios interactivos para inspirar a tus alumnos a pensar de forma crítica y hacer preguntas.

Las oportunidades de aprendizaje interactivo, como los podcasts, los retos y los juegos de e-learning, también pueden servir. De este modo, tus empleados se involucrarán más porque participan activamente y obtienen algo de la formación online.

3. Ofrece retroalimentación periódica y premios

¿Quieres motivar a tus empleados para que completen la formación? Dales feedback con regularidad.

¿Por qué funciona el feedback? La retroalimentación ayuda a los alumnos a calibrar lo bien que lo están haciendo y qué áreas podrían necesitar revisar para mejorar su comprensión de la materia. Para obtener mejores resultados, incorpora premios rápidos. Por ejemplo, puedes premiar a los que aprueben con insignias o permitirles pasar al siguiente capítulo o nivel del curso.

4. Utiliza una herramienta de colaboración compatible con dispositivos móviles

¿Te preguntas cómo motivar a los empleados ocupados?

Haz que el aprendizaje sea cómodo y de fácil acceso para ellos. Hay dos formas de hacerlo: en primer lugar, invierte en una plataforma móvil o LMS (Sistema de Gestión del Aprendizaje) compatible tanto con Android como con iOS. Esto permitirá a tus alumnos acceder al material del curso desde cualquier lugar y dispositivo.

En segundo lugar, emplea mejores prácticas de microaprendizaje al diseñar tu material de formación. Puede ser una forma eficaz de motivar a los empleados para que sigan el curso, porque hace que la formación sea rápida. Con este enfoque, los alumnos consumen trozos de información del tamaño de un bocado cuando los necesitan. Menos molestias, más compromiso.

5. Proporcionar flexibilidad

En el pasado, la formación se realizaba invitando a los alumnos a un lugar determinado donde podían asistir a las sesiones en persona.

Esto se hacía según el horario del formador; cualquiera que quisiera asistir sólo podía acceder a los materiales del curso en ese momento. Esto se denomina modelo "push" de aprendizaje, en contraposición al modelo "pull" empleado en el aprendizaje actual.

En el modelo pull, la información está fácilmente disponible para que los alumnos accedan a ella en cualquier momento y lugar. Este modelo de aprendizaje permite a los empleados aprender a su propio ritmo, lo que elimina la excusa de no tener tiempo para aprender. Puede conseguirse mediante las herramientas digitales adecuadas.

Conclusión

No es ningún secreto que formar a un gran equipo supone un reto para los facilitadores. Esto puede deberse a varias razones, como las diferencias culturales, las distintas generaciones en una misma plantilla, la dispersión de la plantilla y la falta de compromiso.

Los responsables de formación pueden superar estos retos utilizando herramientas que sirvan a los trabajadores remotos, gamificando la formación, flexibilizando el aprendizaje y adaptando las distintas opciones y preferencias de aprendizaje.