Cómo escribir objetivos SMART y por qué es bueno para ti (y para tu equipo)

La importancia del marco de los objetivos SMART

Los Objetivos SMART son una herramienta de gestión relativamente popular que puede ayudarte a distinguir adecuadamente los diferentes elementos clave de un proyecto que pueden darte una mejor perspectiva sobre la totalidad de la tarea en cuestión. A través de esta herramienta de cinco pasos, puedes alinearte mejor a ti mismo y a tu equipo sobre lo que puedes esperar de tu proyecto, y cómo realizar su seguimiento, así como identificar los elementos que mejor mantienen tu proyecto en el buen camino.

Para los fines de este artículo, podemos ilustrar mejor los conceptos del marco de los Objetivos SMART mediante un escenario de caso empresarial real. En este caso, imagina que trabajas en una empresa farmacéutica especializada en medicamentos de atención primaria. Te has incorporado recientemente a la empresa como uno de los responsables de ventas y marketing. Como parte de tu lista de tareas, te han puesto en un equipo al que se le ha asignado la planificación y ejecución de la introducción de un nuevo medicamento en el mercado.

Aunque la tarea puede parecer desalentadora, es definitivamente manejable, siempre y cuando se esbocen adecuadamente los diferentes factores en el marco de los Objetivos SMART, empezando por la S hasta llegar a la T. Además, una vez que te familiarices con los objetivos SMART, puedes empezar a utilizarlos para casi cualquier proyecto o tarea que tengas entre manos.

Los objetivos SMART esenciales

Los Objetivos SMART son extremadamente útiles por lo intuitivo que resulta el marco una vez que empiezas a utilizarlo. Esencialmente un acrónimo para todos los pasos que pueden ayudar a completar tu proyecto, los objetivos SMART significan Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el tiempo.

Como parte de nuestra guía sobre este marco, utilizaremos el caso de negocio introducido en la sección anterior para dar un mejor ejemplo realista de cómo los objetivos SMART pueden ayudarte a ti y a tu equipo a gestionar mejor la tarea.

1 - Específico

El primer paso del objetivo SMART, y posiblemente el más importante, comienza con la primera letra del marco, la S, que significa Específico. En este paso, es importante entender bien lo que se pide para comprender mejor la totalidad del alcance del trabajo que se te pide.

Ser específico en un objetivo es absolutamente clave para perfeccionar no sólo tu enfoque y el de tu equipo en cuanto a las prioridades, sino también para saber a qué deben destinarse tus limitados recursos. Ser específico en el objetivo de tu proyecto también te ayuda a mantener la responsabilidad de lo que te has propuesto hacer y a evitar dividir tus energías en aspectos del proyecto que podrían ser tangenciales pero no necesarios para los fines principales de la tarea.

En el caso del lanzamiento de un nuevo fármaco que acabamos de mencionar, es importante describir exactamente lo que se pide. Aunque "gestionar el lanzamiento de un nuevo fármaco" puede sonar bastante específico para los nuevos gestores, es increíblemente útil especificar qué aspectos del lanzamiento vas a gestionar. En el sector farmacéutico, los lanzamientos de nuevos productos suelen seguir muchos pasos diferentes, desde los ensayos clínicos hasta la presentación de la información a la junta reguladora local específica.

Al perfilar adecuadamente este proyecto hacia el marco de los objetivos SMART, podrás hacerte una idea más clara de en qué fase debes participar activamente, así como de si ya hubo algún avance previo en el desarrollo del producto. 

Con respecto al caso empresarial que hemos establecido, para los pasos siguientes, supondremos que el aspecto "específico" de nuestro objetivo es que tenemos que garantizar la entrada en el mercado presentando la documentación adecuada del ensayo clínico del fármaco a las respectivas juntas reguladoras sanitarias para conseguir la indicación del fármaco para uso médico (un paso habitual en la industria farmacéutica en su conjunto).

2 - Medible

El siguiente punto de SMART que debes tener en cuenta al utilizar el marco es el aspecto de la "mensurabilidad" de tu tarea. Con cualquier proyecto que vayas a emprender, comprender las métricas adecuadas para medir el progreso y el éxito puede ayudarte a encontrar formas no sólo de ver si los pasos que das son eficaces, sino también de encontrar áreas en las que tú y tu equipo podéis corregir el rumbo.

En nuestro ejemplo de la introducción de un medicamento farmacéutico en el mercado, dado que nos centramos en la tarea específica de conseguir que se envíe la documentación adecuada a las juntas reguladoras que lo aprueban, es importante establecer las métricas e hitos adecuados que puedan indicar mejor si tu tarea va por buen camino.

Dado que esto entra en el proceso de aprobación del desarrollo de medicamentos, la mejor "medida" para esto sería simplemente el tiempo que se tarda en obtener la aprobación. Muchas empresas farmacéuticas aspiran a que el fármaco salga al mercado en 6 meses, una vez que obtienen lo que se conoce como "Aviso de Conformidad" o NOC, que indica que el fármaco de su empresa está aprobado para su uso en base a la documentación de su ensayo clínico.

Otras métricas para esto incluirían la rapidez con la que puedes responder a cualquier comentario que el consejo regulador pueda tener respecto a tu presentación, así como la rapidez con la que puedes presentar los documentos iniciales en primer lugar. Sin unas métricas adecuadas, no podrás controlar de forma ideal tu progreso y puedes acabar con tiempos de espera y retrasos innecesarios.

De forma similar a lo que hicimos en la sección "Específica", la parte "Medible" de nuestro marco en lo que respecta a este caso será un listado de 6 meses al mercado una vez que tú y tu equipo recibáis la notificación de cumplimiento, así como no más de una semana para volver al consejo regulador para cualquier comentario y edición necesarios.

3 - Alcanzable/Accesible

Después de asegurarte de que tu tarea es específica y medible, puede que te preguntes qué más necesitas para asegurarte de que tu proyecto tiene un marco de objetivos adecuado. Aquí es importante tener en cuenta que tienes que cubrir las 5 letras del marco antes incluso de ponerte a hacer la tarea para evitar cualquier gasto innecesario de energía.

La "A" del marco SMART es un gran ejemplo del enfoque casi no lineal que debes adoptar con esta herramienta de planificación. La "A" significa Attainable (o alcanzable) y sigue siendo una de las comprobaciones más habituales que deberás hacer para asegurarte de que no pierdes tu tiempo ni el de tu equipo.

Antes de emprender cualquier proyecto, debes estudiar adecuadamente el entorno actual para ver si hay algún obstáculo que pueda dificultar tu progreso, de modo que puedas establecer adecuadamente los objetivos que puedes alcanzar. 

En la sección mencionada anteriormente de "medibles", hemos dicho que uno de nuestros objetivos medibles es tener la introducción en el mercado en un plazo de 6 meses a partir de la Notificación de Conformidad. Como gestor y propietario de un proyecto empresarial, tienes que asegurarte de que el objetivo medible de 6 meses que has establecido está dentro de lo razonable y es factible teniendo en cuenta tus recursos actuales.

Si estableces el objetivo de introducir el medicamento en el mercado en un plazo de 6 meses, una vez que recibas la notificación de conformidad, tienes que asegurarte de que no hay otros pasos, tanto internos como externos, que puedan superar tu objetivo de 6 meses. Se espera que haya maniobras de procedimiento estándar, pero si tienes una revisión posterior al cumplimiento que dure más de 5 meses, entonces tu objetivo de 6 meses empieza a parecer un poco "inalcanzable".

Para nuestro ejemplo, una vez más, si no hay reglas duras que obstaculicen tu progreso hacia tu objetivo de 6 meses (u otros objetivos medibles, como tu proceso de revisión de 1 semana), entonces puedes comprobar que el objetivo de tu proyecto es alcanzable/realizable.

4 - Relevante

De forma similar a nuestro paso del marco Alcanzable, es importante revisar las diferentes dimensiones y resultados de tu proyecto para garantizar que sigue siendo relevante para todas las partes interesadas. Ahí es donde entra la "R" del marco SMART. Como ocurre con cualquier empresa importante, puede parecer obvio que los directores de proyecto y los propietarios de los procesos deben asegurarse siempre de que la tarea/objetivo que persiguen es relevante para ellos, para el equipo, para la organización o para todo lo anterior.

Sin embargo, la mayoría de las veces, la gente tiende a aceptar trabajos que, en última instancia, significan poco para la tarea en general. En parte, esto puede atribuirse a los individuos que pretenden abarcar todo el terreno que pueden, pero teniendo en cuenta los plazos ajustados y los recursos limitados, es importante asegurarse de que las tareas y los objetivos que te propones son relevantes para la empresa en general.

Partiendo de nuestro caso, en el que hemos establecido objetivos específicos, medibles y alcanzables, es importante revisar si todo lo que estamos haciendo es relevante para los objetivos empresariales. Hasta ahora, parece que todos los aspectos son relevantes para garantizar la ejecución rápida y eficaz de un nuevo producto en el mercado.

Pero si se incluyó un objetivo adicional, como la frecuencia con la que los revisores de las revistas especializadas hacen referencia a tu ensayo clínico, tendrás que revisar si este objetivo está en última instancia alineado con tus objetivos empresariales. Aunque tener un ensayo clínico reputado es bueno, la cantidad de referencias hacia el trabajo en general no se correlaciona necesariamente con su precisión. Las empresas farmacéuticas pueden utilizar sus propios ensayos clínicos financiados internamente que no obtendrán un reconocimiento generalizado, pero que seguirán siendo lo suficientemente relevantes para las indicaciones del mercado de medicamentos.

Por ello, es importante establecer el conjunto de objetivos actuales como algo que, en última instancia, es relevante para el "panorama general". Esto puede parecer vago al principio, pero también te permite ser flexible en cuanto a la forma en que tu proyecto específico puede contribuir a los objetivos del plan de empresa en general.

5 - Con límite de tiempo

Por último, una de las piezas más olvidadas y a menudo incumplidas de las métricas de planificación es el aspecto de estar limitado por el tiempo, nuestra última "T" en el marco SMART. Puede que tengas todos los demás aspectos de tu proyecto establecidos de la S a la R, pero sin un calendario adecuado, corres el riesgo de no tener un calendario organizado para gestionar todas las diferentes tareas que se requieren para completarlo.

Algunos proyectos pueden necesitar una simple programación, como una fecha de inicio y de finalización, pero en la mayoría de los casos necesitarás un gráfico adecuado para determinar cuándo se deben gestionar ciertas cosas y cuándo se deben esperar los resultados.

Pero como ya has establecido el resto del marco de trabajo anteriormente, es probable que el establecimiento de un calendario realista y alcanzable haya caído en paralelo al trazar los diferentes aspectos de tu proyecto. El consejo más útil para cualquier proyecto de duración determinada es presupuestar un tiempo adicional de "holgura" para los ajustes necesarios en cualquier tarea compleja y multifacética.

Para nuestro caso empresarial, el último paso es establecer las fechas de finalización del proyecto. Aunque puedes pensar que la introducción en el mercado de 6 meses después de nuestro aviso de cumplimiento cuenta, también puedes establecer la finalización completa del proyecto hacia el final del año para tener más en cuenta cualquier cambio en el calendario, así como el análisis posterior al proyecto para ver dónde podríais mejorar tú y tu equipo.

Conclusión:

El marco SMART puede ser una herramienta increíble para ayudarte a planificar tu proyecto sin agobiarte con demasiada planificación. Asegúrate de que tienes los fundamentos adecuados a través de esta herramienta y probablemente tendrás una mejor trayectoria hacia adelante.