¿Cómo encontrar las mejores herramientas y equipos para un trabajo a distancia eficaz?
Aunque siempre ha habido empresas con empleados que trabajan a distancia, antes de la pandemia no se consideraba una forma de trabajar especialmente "corriente". Con Covid-19 arrasando el mundo, los gobiernos bloquearon los países y la gente fue enviada a casa desde la oficina. En la medida de lo posible, las empresas trasladaron a sus empleados al trabajo a distancia. Y en muchos casos, las empresas tuvieron que idear formas de realizar trabajos a distancia que antes se hubieran considerado imposibles.
Esto significó que, con el tiempo, todos nos vimos obligados a adaptarnos a una nueva forma de vida, y también tuvimos que adaptarnos a nuevas formas de trabajar. Al final, cuando limamos asperezas, resultó que no era tan difícil ni tan improductivo como cabía esperar. Y ahora que la pandemia ha remitido y ya no estamos en un escenario de bloqueo, el trabajo a distancia e híbrido se ha convertido en algo que muchos empleados desean y esperan. Las empresas, en cambio, no siempre son tan partidarias.
No todos los sectores son ideales para el trabajo a distancia. No todos los trabajos pueden realizarse a distancia. Sin embargo, en los casos en los que el trabajo a distancia es posible, los empresarios deberían subirse al carro. Si las organizaciones desean seguir siendo relevantes y continuar atrayendo a los mejores talentos, hacer del trabajo remoto o híbrido una opción es algo que debería considerarse seriamente. Todo lo que necesita son las herramientas y el equipo de colaboración adecuados para asegurarse de que está sacando el máximo partido de sus empleados, y de que sus empleados están sacando el máximo partido de sus puestos de trabajo.
¿Cómo determinó la pandemia la necesidad de una colaboración a distancia sin fisuras?
Con la pandemia llegó el trabajo a distancia a gran escala. Y también llegaron muchos nuevos requisitos para que más personas trabajaran a distancia. Necesitábamos celebrar reuniones y trabajar en equipo aunque estuviéramos separados. Necesitábamos trabajar juntos virtualmente y encontrar formas de conectar de manera significativa con nuestros compañeros de trabajo.
En general, estábamos acostumbrados a ver a nuestros colegas todos los días y a poder preguntar y responder rápidamente. Los comentarios podían ser inmediatos y nos daban la oportunidad de modificar nuestra forma de pensar o de trabajar.
Por lo general, teníamos una sensación de conexión social y pertenencia en nuestros espacios de trabajo, y un equipo de personas a nuestro alrededor en las que podíamos confiar. Así que necesitábamos opciones que reprodujeran todas estas cosas para mantenernos conectados y productivos.
Ahora que la pandemia ha terminado, el mundo ha cambiado. Aunque muchas cosas han vuelto a la "normalidad", no estamos en el mismo lugar en el que estábamos antes de Covid. El trabajo a distancia está más extendido, ya que muchos empleados decidieron que querían un cambio de ritmo o un nuevo enfoque. No todos han vuelto a la oficina y algunos nunca lo harán.
Sin embargo, seguimos necesitando hacer nuestro trabajo, sentirnos conectados y seguir siendo productivos. Las empresas se enfrentan a nuevas expectativas de sus empleados y necesitan sacar el máximo partido del trabajo híbrido y de los trabajadores remotos. Las herramientas de colaboración adecuadas son de vital importancia para que el trabajo remoto sea el activo que debería ser.
¿Qué herramientas y tecnologías de colaboración necesitan las empresas y los trabajadores a distancia?
Los trabajadores a distancia necesitan diversas herramientas que les permitan comunicarse y colaborar eficazmente con su equipo, así como gestionar sus tareas laborales. Éstas pueden desglosarse en varias áreas, aunque todas suelen estar interrelacionadas. Algunas herramientas pueden servir para varios propósitos y las más útiles, como pizarras virtualestienen múltiples funciones que satisfacen muchos de los requisitos que necesitan los empresarios y empleados remotos.
Herramientas de comunicación
Los trabajadores remotos necesitan estar conectados con sus compañeros, jefes y clientes. Unas herramientas de comunicación fiables son vitales para garantizar una interacción fluida con los demás. Ya utilicen el correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea o herramientas de videoconferencia, los trabajadores remotos necesitan poder ponerse en contacto con los demás de forma inmediata y cuando sea necesario para mantenerse al día y en contacto.
Los empresarios y los empleados necesitan cosas que reproduzcan las interacciones en persona para que puedan sentir que forman parte de un equipo que trabaja en equipo de forma eficiente y eficaz. El trabajo en equipo no tiene por qué resentirse si se dispone de las herramientas de comunicación adecuadas.
Herramientas de colaboración
Las herramientas que permiten la colaboración están diseñadas para ayudar a los trabajadores remotos a trabajar juntos en proyectos, compartir documentos y coordinar tareas, idealmente de forma similar a como lo harían si estuvieran trabajando juntos en persona. Puede tratarse de una aplicación para compartir y almacenar archivos en la nube, una herramienta diseñada para la gestión de proyectos o una herramienta de edición y colaboración de documentos en línea, por ejemplo.
Un espacio de comunicación centralizado que cuente con funciones como mensajería en tiempo real, foros de debate y comentarios puede permitir a los miembros del equipo comunicarse y colaborar más fácilmente. Ayudará a los equipos remotos a mantenerse conectados y comprometidos, garantizando que todos estén en la misma sintonía.
Las herramientas de seguimiento de tareas y proyectos ayudarán a los equipos a crear y asignar tareas, fijar plazos y controlar el progreso. Esto ayuda a los miembros del equipo a entender sus responsabilidades, lo que se les pide y cuándo tienen que cumplir. Las personas pueden actualizar su progreso para que los jefes de equipo y otros miembros del equipo puedan supervisar fácilmente el estado de las tareas y los proyectos. La responsabilidad y la transparencia son fundamentales para un buen trabajo en equipo.
Las funciones para compartir documentos permiten a los equipos remotos cargar, compartir y colaborar en documentos de forma segura. Las funciones de control de versiones garantizan que todo el mundo trabaje con la última versión de los documentos. Esto es mucho más difícil si se envían versiones por correo electrónico o se tienen varios documentos en diferentes lugares. Puede dar lugar a confusiones e incoherencias.
Herramientas para reuniones virtuales, seminarios y workshops
¿Recuerdas cuando los webinarios se llamaban seminarios y eran presenciales? Una plataforma de videoconferencia es un requisito vital para los trabajadores a distancia. La mayoría de la gente piensa en Skype cuando piensa en los inicios de las videollamadas, pero en realidad el primer sistema comercial de videoconferencia se lanzó en 1982. El hardware ocupaba una sala entera y las llamadas costaban 1.000 dólares la hora.
Con la pandemia del virus Covid-19, el trabajo en equipo se convirtió de repente en sinónimo de videollamadas para reunirse, hacer ejercicio, estudiar y socializar. Vivíamos virtualmente.
Desde el comienzo de la pandemia, nos hemos acostumbrado a programar, acoger, gestionar y asistir a todo tipo de eventos virtuales. Ahora vivimos en un mundo en el que las videollamadas no se limitan a las reuniones , formacióny desarrollo. Forman parte de la vida cotidiana de una manera que no podíamos imaginar antes de la pandemia. Y permiten a los trabajadores remotos permanecer conectados y trabajar juntos de forma significativa. El trabajo en equipo es mucho más fácil cuando puedes contactar y ver a las personas con las que necesitas colaborar, siempre que lo necesites.
Herramientas de gestión del tiempo y las tareas
Una de las principales preocupaciones que parecen tener las organizaciones en relación con el trabajo a distancia e híbrido es cómo organizarán y gestionarán eficazmente su tiempo los trabajadores para completar las tareas que se espera de ellos. Les preocupa que los empleados se aprovechen de la falta de supervisión directa. Muchas empresas han dicho a sus empleados que quieren que vuelvan a la oficina, aparentemente por motivos de trabajo en equipo y conexión. Los empleados, por su parte, quieren más autonomía y el derecho a trabajar a distancia si así lo desean.
Las herramientas de gestión del tiempo y de las tareas permiten hacer un seguimiento de la carga de trabajo, fijar plazos y gestionar tareas y proyectos de forma más eficiente. Estas herramientas no solo dan más tranquilidad a la dirección, sino que también pueden ayudar a los empleados a sentirse más seguros de que tienen todas las bases cubiertas. Los equipos pueden incluso hacer uso de estas funciones para gestionar presupuestos y asignar recursos.
Productividad
Las herramientas de productividad van de la mano de las de gestión del tiempo. Todo lo que pueda ayudar a los empleados que trabajan a distancia a racionalizar su trabajo y mantenerse organizados puede ser útil. Por ejemplo, hay aplicaciones para tomar notas que pueden ayudar a los trabajadores a mantener todas las notas que toman para determinados proyectos en un mismo lugar de fácil acceso.
Los informes y análisis pueden ofrecer información sobre el rendimiento del equipo, el progreso del proyecto y otras métricas. Esta información puede ayudar a mejorar el trabajo en equipo y la productividad al identificar los cuellos de botella y dar a las personas la oportunidad de tomar decisiones basadas en datos.
Herramientas de seguridad
La protección de datos y la seguridad frente a los ciberdelincuentes es una grave preocupación para las empresas con trabajadores a distancia. Tienen el deber de garantizar la seguridad de los datos de sus clientes, además de necesitar que sus propios datos y comunicaciones permanezcan seguros. Por ejemplo, entre las herramientas de seguridad y redes privadas virtuales (VPN) se incluyen software antivirus, cortafuegos, gestores de contraseñas y servicios VPN.
Hardware adecuado
Huelga decir que los trabajadores a distancia necesitan equipos fiables si quieren hacer bien su trabajo. Las empresas tienen que proporcionarles ordenadores u ordenadores portátiles y otros equipos adecuados. Tendrán que asegurarse de que los empleados tengan la mejor configuración posible para el trabajo a distancia. De lo contrario, es probable que descubran que sus empleados son menos productivos de lo que desearían.
Las herramientas específicas que necesitan los trabajadores remotos dependerán del trabajo que realicen, de los requisitos de la organización y de las propias necesidades y preferencias de sus empleados. Es vital que los trabajadores remotos tengan acceso a las herramientas que necesitan para comunicarse, colaborar, gestionar sus tareas y seguir siendo productivos mientras trabajan a distancia.
Trabajo en equipo y colaboración a distancia
Siempre que se disponga de las herramientas adecuadas, el trabajo en equipo no tiene por qué resentirse cuando hay empleados que trabajan a distancia o de forma híbrida. Las pizarras online son una valiosa herramienta de colaboración para los equipos, independientemente de la industria o el sector al que pertenezcan. Pueden mejorar la colaboración, la creatividad y el trabajo en equipo dentro de los equipos y entre ellos, y también pueden utilizarse con los clientes.
Una de las principales ventajas de las pizarras en línea es la posibilidad de colaborar en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo. Esto es especialmente útil para los trabajadores remotos o híbridos. Las personas pueden trabajar juntas como si estuvieran en la misma sala, lo que fomenta un mayor trabajo en equipo y mejora la productividad.
Las funciones de gestión visual pueden ayudar a los equipos a agilizar los procesos de trabajo y gestionar los proyectos. Las pizarras en línea pueden utilizarse para seguir el progreso de un proyecto y todos sus componentes individuales. A menudo es más fácil hacerlo visualmente, sobre todo si se trata de conceptos o flujos de trabajo complejos. Las pizarras virtuales pueden ayudar a la comprensión y la toma de decisiones, así como a promover una comunicación clara y la alineación dentro del equipo. Si se reducen los malentendidos, es más probable que se consigan mejores resultados y se acelere el proceso.
Los equipos pueden utilizar pizarras en línea para las sesiones debrainstorming , en las que los miembros pueden aportar ideas, dibujar diagramas o añadir notas adhesivas para despertar la creatividad y el pensamiento innovador.
Estas herramientas también son especialmente útiles para el procesodesign thinking , ya que permiten a los equipos colaborar en la creación de prototipos, la ideación y la retroalimentación, y pueden dar lugar a mejores soluciones para sus empleados y clientes. Hay muchas plantillas de pizarra que pueden utilizarse en todas las fases de los distintos proyectos para que el trabajo en equipo sea más eficaz y eficiente.
Las pizarras online son una gran herramienta para la creación de equipos y icebreaker y actividades en equipo. Con la pandemia, los equipos se fragmentaron y muchas personas tuvieron problemas de conexión y confianza. Es importante que la reconstruyamos, sobre todo con los trabajadores remotos e híbridos.
Los juegos o actividades interactivos de icebreaker pueden ayudar a crear compenetración, establecer conexiones y fomentar una cultura de equipo positiva. Algunas de ellas incluyen temporizadores, por lo que las pizarras online también pueden ayudar a los equipos a mantener la concentración durante las reuniones o en workshops y a gestionar su tiempo de forma más eficiente.
Utilizar una pizarra en línea con sus equipos
Los trabajadores remotos que utilizan una pizarra virtual obtienen muchas ventajas. En Klaxoon tenemos herramientas y Templates para ayudar a tus equipos a ser más eficientes cuando trabajan a distancia.
Nuestras herramientas ayudan a fomentar el trabajo en equipo y una colaboración más eficaz, independientemente del sector, la industria o los requisitos empresariales. Eche un vistazo a nuestra página de recursos para ver cómo podemos ayudar a su empresa a trabajar mejor.