Wie man ein digitales Whiteboard nutzt, um die Agilität des Teams zu verbessern
Agilität ist das A und O in der heutigen Unternehmenslandschaft. Vom jüngsten Start-up bis hin zu einigen der etabliertesten und traditionsreichsten Unternehmen ist Agilität zu einer Priorität geworden, nicht nur, um sich besser an schnelle Markttrendänderungen anzupassen, sondern auch, um gegenüber den wichtigsten Konkurrenten im gleichen Bereich wettbewerbsfähig zu bleiben.
Da Agilität für die meisten Unternehmen, die im Geschäft bleiben wollen, eine hohe Priorität hat, ist die Suche nach allen möglichen Werkzeugen, die diesen Wandel hin zu einer schnelleren Anpassung erleichtern, zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal zwischen den Unternehmen geworden, die gut abschneiden, und denen, die es nicht tun.
Es gibt zwar strategische Rahmenwerke und operative Methoden, die dir helfen können, eine wirklich agile Einrichtung zu erreichen, aber vielleicht suchst du noch nicht nach etwas so Weitreichendem. Aber es gibt einen Weg, um mit deinem Team Agilität zu erreichen, und zwar mit einem relativ einfachen, aber modernen Werkzeug: dem digitalen Whiteboard.
Digitale Whiteboards und moderne Arbeitsumgebungen
Das Whiteboard gibt es schon seit geraumer Zeit. Es begann als eine etwas weiter entwickelte Alternative zur noch traditionelleren Kreidetafel. Das Konzept war einfach: Mit löschbaren Markern und einer weißen Tafel konnten Arbeitsplätze, Klassenzimmer und sogar Restaurants flexibel gestalten, wie sie Informationen darstellen wollten.
Es hat nicht lange gedauert, bis die Technik versucht hat, das Whiteboard über seine glatte Oberfläche und die Trockenlöschmarker hinaus weiterzuentwickeln. Xerox und Smart Technologies begannen in den 1980er Jahren mit der Entwicklung einiger der ersten Versionen einer digital erweiterten Version eines Whiteboards. Diese waren noch relativ rudimentär, aber im Wesentlichen zielten diese "Smart Boards" darauf ab, die Interaktivität auf dem Whiteboard zu erhöhen. Dazu gehörten animierte Grafiken, dynamische Aktionen und sogar Multimedia-Wiedergabe.
Es war nur natürlich, dass diese verbesserte Version des Whiteboards ein virtuelles Upgrade erhielt, als die Internetverbindungen immer schneller und die Software viel leichter zugänglich wurde. Das digitale Whiteboard wurde dann entwickelt, zum Teil als natürliche Weiterentwicklung der Art und Weise, wie wir dieses Instrument der Zusammenarbeit nutzten, aber auch aufgrund der langsamen (und dann ganz plötzlich auftretenden) Zunahme der Fernarbeit in unserem beruflichen Umfeld. Heute sind einige Versionen des digitalen Whiteboards Teil eines größeren Pakets von Tools für die Zusammenarbeit, die dieselbe Flexibilität bieten, mit der diejenigen vertraut sind, die mit dem Trockenlöschmarker arbeiten.
Best Practices für Agile Whiteboard-Nutzung
Es ist leicht, das Whiteboard als ein weitgehend intuitives Werkzeug abzutun, unabhängig davon, ob es digital ist oder nicht. Du hast einfach eine leere weiße Fläche, die du nutzen kannst, um Notizen zu einer Diskussion zu machen, einen Punkt zu illustrieren oder sogar eine Aktivität durchzuführen. Aber wenn du mit einer so großen Fläche beginnst und keinen genauen Bezugsrahmen hast, wie du anfangen sollst, kann das für manche Moderatoren, die zum ersten Mal ein Meeting leiten, entmutigend sein.
Da Agilität heute in fast jeder Branche an der Spitze der Strategie steht, sollten effektive Manager nicht unvorbereitet in Meetings gehen und erwarten, dass die Dinge reibungslos und, wenn überhaupt, effizient ablaufen. Das Whiteboard ist zweifellos ein nützliches Werkzeug, aber seine Fähigkeit, die Effizienz deines Teams zu steigern, kann mit den folgenden Praktiken noch viel besser werden.
Behalte ein konsistentes Referenz-Whiteboard
Einer der wichtigsten Grundsätze eines guten und agile Teams wird oft übergangen: Transparenz. In einem Arbeitsumfeld wirklich agile zu sein, bedeutet, offen und klar mit Projektfortschritten, Aufgabenverantwortlichkeiten, Hürden und sogar Unzulänglichkeiten umzugehen, die das Projekt als Ganzes beeinträchtigen können. Wenn du oder ein Mitglied deines Teams Dinge zu sehr für sich behältst, können dem Rest des Teams wichtige Informationen entgehen, die dazu beitragen können, dass ihre Aufgaben schneller vorankommen, oder, schlimmer noch, sie übersehen wichtige Fakten, die den Fortschritt komplett behindern können.
Eine Möglichkeit, die Transparenz innerhalb deines Teams (und auch mit anderen Beteiligten) zu gewährleisten, ist die Entwicklung eines guten Referenz-Whiteboards, das durchgängig konsistent ist und regelmäßig in Zusammenarbeit mit und von jedem Teammitglied individuell aktualisiert wird. Dies stellt nicht nur sicher, dass jedes Teammitglied über den aktuellen Stand des Projekts Bescheid weiß, sondern trägt auch dazu bei, dass sich jedes Teammitglied engagiert und beteiligt, da es für jede Aufgabe, die ihm zugewiesen wird, verantwortlich ist.
Es gibt zwei Hauptkonzepte, die dir den Einstieg in die Verwendung eines Referenz-Whiteboards erleichtern können. Das erste ist die populäre Kanban-Methode, die eine eher visuelle Methode verwendet, um anzuzeigen, welche Projekte zu erledigen, in Arbeit, in Prüfung und abgeschlossen sind. Je nach Projekt kannst du weitere Statusstufen hinzufügen, aber im Wesentlichen markierst du Aufgaben unter jedem einzelnen Segment, um anzuzeigen, wie weit die aktuelle Aufgabe im Prozess fortgeschritten ist.
Ein weiterer beliebter Rahmen ist die Kaizen-Methode, bei der es darum geht, jede Aufgabe Schritt für Schritt aufzuschlüsseln und zu beschreiben, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen. Dies ist besonders nützlich für Aufgaben, die einen bestimmten Prozess zur Erledigung haben, da du im Wesentlichen jeden Schritt auflisten musst, und zwar in einer aufgeschlüsselten und hierarchisierten Weise. Manager/innen und Teammitglieder können sich dann die richtigen Fragen stellen, um herauszufinden, was bei jedem Schritt des Prozesses einen Mehrwert bringt.
Je nach Kontext und aktuellem Bedarf gibt es mit Sicherheit noch andere Frameworks, die dir zur Verfügung stehen. Genau wie das Whiteboard selbst kannst du so flexibel sein, wie du bestimmte Dinge angehen und bestimmte Frameworks einsetzen willst.
Multimedia-Funktionen nutzen
Früher waren Whiteboards die einzige Möglichkeit für den Schreiber, wichtige Diskussionspunkte zu illustrieren und aufzuschreiben. Schnelle Schreiber und gute Zeichner waren oft die erste Wahl für die Besprechungsnotizen, aber das schränkt deine Möglichkeiten ein, diese Aufgabe mit dem Rest des Teams zu teilen. Wenn nur eine Person alles auf die Tafel kritzelt, muss sich der Rest des Teams darauf beschränken, seine Gedanken mündlich mitzuteilen, während er darauf wartet, dass der Schreiber den Stand der Diskussion aufgreift.
Es ist also durchaus sinnvoll, dass digitale Whiteboards heute nicht nur die Geschwindigkeit des Schreibens nutzen können, sondern auch die Bearbeitungsmöglichkeiten und andere Medienfunktionen, die eine vollständig virtuelle Umgebung bieten kann. Es ist allgemein bekannt, dass Bilder mehr sagen als tausend Worte, aber stell dir vor, du könntest die erzählerischen Fähigkeiten von Audio, Video und sogar all diesen Medienformaten zusammen nutzen.
Je nach Plattform können digitale Whiteboards verschiedene eingebettete Medien nutzen, um die Erfahrung des Whiteboards für alle zu verbessern. Dabei geht es nicht nur darum, ein zusätzliches Bild hinzuzufügen, um das Whiteboard visuell aufzuwerten, sondern zusätzliche Medien können dabei helfen, Punkte mit unterstützenden Informationen zu versehen, Links zu verweisen, eine Überleitung zu workshops zu schaffen und sogar nicht anwesenden Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, die wichtigsten Punkte asynchron zu vermitteln. Vernachlässige aber nicht den visuellen Aspekt der Multimedia-Nutzung, denn ein gut gestaltetes Whiteboard kann den Unterschied ausmachen, wie dein Team es angeht und nutzt.
Planen und definieren Sie regelmäßige Updates
Konsistenz ist der Schlüssel zu jeder agile Strategie, die du in deinem Team einführen willst. Wenn du einheitliche Referenz-Whiteboards verwendest, musst du sicherstellen, dass jeder sie nach einem vorher festgelegten Rhythmus benutzt. Das Letzte, was du willst, ist ein Synchronisierungsfehler, bei dem der Fortschritt einer Person durch die Bearbeitung desselben Whiteboards durch eine andere Person beeinträchtigt wird.
Das lässt sich vermeiden, wenn du genau festlegst, wann und wie die Teammitglieder mit dem Board interagieren und es bearbeiten sollen. Die Aufgabenhygiene, wie wir sie gerne nennen, stellt sicher, dass die Teammitglieder nicht versehentlich das Aussehen der Pinnwand verändern oder die Präsentation von Informationen für den Rest des Teams stören. Lege regelmäßig rituelle Check-Ins fest, damit alle wissen, wann größere Änderungen am Whiteboard vorgenommen werden sollten.
Kleinere Änderungen oder Änderungen an einzelnen Projekten werden wahrscheinlich aus diesem Zeitplan herausfallen, also musst du hier festlegen, wie du bestimmte Teile des Whiteboards am besten aktualisieren kannst. Ähnlich wie bei der Entwicklung einer Nomenklatur für die Benennung von Dateien kann eine festgelegte Aktualisierungsmethode dazu beitragen, Verwirrung im Team zu vermeiden. Die zuvor besprochenen Kanban- und Kaizen-Methoden eignen sich gut, um grob zu zeigen, wie Aktualisierungen und Einträge aussehen sollten. Und idealerweise kannst du auch Funktionen einrichten, mit denen das Team sehen kann, wann ein Element von jemand anderem auf dem Whiteboard geteilt wurde.
Ordnungsgemäße Sicherung und Archivierung
Jeder, der schon einmal in einem Büro gearbeitet hat, in dem regelmäßig Whiteboards verwendet wurden, kennt das: Oft werden Statusboards, die wichtige Informationen enthalten, versehentlich oder aus Versehen von jemandem gelöscht. Dadurch tappen alle betroffenen Teams, die diese Tafel benutzen, im Dunkeln, bis sich jemand daran erinnert, was auf der Tafel stand. Damals wurden solche Situationen vermieden, indem man die Tafel nach einem bestimmten Zeitraum abschrieb (ähnlich wie in unserem vorherigen Eintrag über die Zeitplanung) oder sogar (wenn auch unscharfe) Fotos von der Tafel am Ende eines jeden Tages machte.
Wie du dir vorstellen kannst, war das nicht die einfachste Art, ein Whiteboard für eine breitere Zusammenarbeit zu nutzen. Wenn du das Ziel verfolgst, mehr agile in deinem Team zu sein, wirst du wahrscheinlich auf das Whiteboard angewiesen sein, um mit den schnell voranschreitenden Aufgaben und den zu erreichenden Meilensteinen Schritt zu halten. Wenn du all das plötzlich durch menschliches Versagen verlierst, kann das verheerende Folgen für den Fortschritt deines Projekts haben.
Digitale Whiteboards haben den Vorteil, dass sie in der Regel eine Art automatische Speicherfunktion als Teil ihrer Datenintegritäts-/Sicherheitsfunktionen enthalten. Da sich die Technikwelt der Häufigkeit von Internetausfällen bewusst ist, ist die automatische Speicherung fast zum Standard bei digitalen Whiteboards geworden, um sicherzustellen, dass du deine Daten behältst, falls etwas passiert.
Auch dann ist es sinnvoll, Archivversionen deiner Whiteboards zu haben, damit du leicht darauf zurückgreifen kannst, egal ob es sich um ein aktuelles Board oder ein älteres Projekt handelt. Digitale Whiteboards können leicht in verschiedene Dateierweiterungen exportiert werden, sodass sie auch leicht an Teammitglieder weitergegeben werden können, die einen schnellen Überblick über die aktuelle Tafel benötigen.
Entwickle dich um dein Team herum
Einer der letzten, aber wahrscheinlich wichtigsten Ratschläge, den wir bei der Nutzung von Whiteboards als Teil deiner Bemühungen, mehr agile zu sein, geben können, ist, immer den Kontext und die Situation deines Teams zu berücksichtigen.
Auch wenn Agilität in den meisten Branchen eine wichtige Säule der strategischen Planung ist, unterscheiden sich die genauen Einzelheiten und Taktiken, um dieses Ziel zu erreichen, wahrscheinlich stark, vor allem bei verschiedenen Projekten und Initiativen. Daher sollte dein Einsatz des digitalen Whiteboards versuchen, diese Dynamik zu imitieren und wenn möglich die am besten geeignete Version zu verwenden.
Während das Kanban-Board für Teams, die sich auf das Visuelle konzentrieren, nützlich ist, eignet sich Kaizen vielleicht besser für Teams, die zusätzliche Details zu ihren Aufgaben und einen einfachen Tracker für die Fertigstellung ihrer Arbeit benötigen. Wahrscheinlich musst du auch überprüfen, wie du diese Tafeln in Bezug auf Multimedia und gemeinsame Nutzung verwendest. Wir leben in einer sehr heterogenen technischen Landschaft, so dass nicht jedes Gerät die gleichen Funktionen hat wie andere, so dass einige reichhaltige Medienfunktionen vielleicht nicht so gut funktionieren. In diesen Fällen können einfachere und universellere Designs/Frameworks besser zu den Bedürfnissen deines Teams passen.
Schlussgedanken
Das Whiteboard ist in der Tat ein mächtiges Werkzeug, aber es ist wichtig zu wissen, wie man es richtig einsetzt, um deinem Team echte Agilität zu ermöglichen. agile zu sein, ist sowohl eine Einstellung als auch eine bestimmte Vorgehensweise. Wenn du beides beherrschst, solltest du dich langsam an ein schnelleres und agile Arbeitssystem herantasten können.
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