Wie man mit einem digitalen Whiteboard mehr agile wird
Agilität ist das A und O in der heutigen Unternehmenslandschaft. Vom jüngsten Start-up bis hin zu einigen der etabliertesten und traditionsreichsten Unternehmen ist Agilität zu einer Priorität geworden, nicht nur, um sich besser an schnelle Markttrendänderungen anzupassen, sondern auch, um gegenüber den wichtigsten Konkurrenten im gleichen Bereich wettbewerbsfähig zu bleiben.
Da Agilität für die meisten Unternehmen, die im Geschäft bleiben wollen, eine hohe Priorität hat, ist die Suche nach allen möglichen Werkzeugen, die diesen Wandel hin zu einer schnelleren Anpassung erleichtern, zu einem wichtigen Unterscheidungsmerkmal zwischen den Unternehmen geworden, die gut abschneiden, und denen, die es nicht tun.
Es gibt zwar strategische Rahmenwerke und operative Methoden, die dir helfen können, eine wirklich agile Einrichtung zu erreichen, aber vielleicht suchst du noch nicht nach etwas so Weitreichendem. Aber es gibt einen Weg, um mit deinem Team Agilität zu erreichen, und zwar mit einem relativ einfachen, aber modernen Werkzeug: dem digitalen Whiteboard.
Warum brauchen die heutigen agile Arbeitsbereiche ein digitales Whiteboard?
Das Whiteboard gibt es schon seit geraumer Zeit. Es begann als eine etwas weiter entwickelte Alternative zur noch traditionelleren Kreidetafel. Das Konzept war einfach: Löschbare Marker und eine weiße Tafel ermöglichten es Arbeitsplätzen, Klassenzimmern und sogar Restaurants , flexibel zu sein, was die Darstellung von Informationen angeht.
Es hat nicht lange gedauert, bis die Technologie versucht hat, das Whiteboard über seine glatte Oberfläche und die Trockenmarker hinaus weiterzuentwickeln. Xerox und Smart Technologies begannen bereits in den 1980er Jahren mit der Entwicklung einiger der ersten Versionen einer digital verstärkten Version eines Whiteboards. Diese waren relativ rudimentär in ihren Möglichkeiten, aber im Wesentlichen zielten diese "Smart Boards" darauf ab, eine tiefere Ebene der Interaktivität in die Whiteboard-Nutzung zu bringen. Dazu gehörten animierte Grafiken, dynamische Aktionen und sogar Multimedia-Wiedergabe.
Es war nur natürlich, dass diese verbesserte Version des Whiteboards ein virtuelles Upgrade erhielt, als die Internetverbindungen immer schneller wurden und die Software viel leichter zugänglich war. Das digitale Whiteboard wurde dann entwickelt, zum Teil als natürliche Weiterentwicklung der Art und Weise, wie wir dieses Instrument der Zusammenarbeit zu nutzen pflegten, aber auch aufgrund der langsamen (und ganz plötzlichen) Zunahme der Fernarbeit in unserem beruflichen Umfeld. Heute sind einige Versionen des digitalen Whiteboards Teil einer größeren Kollaborationsplattform, die die gleiche Flexibilität bietet, wie sie denjenigen vertraut ist, die mit dem Trockenlöschstift arbeiten.
Bewährte Praktiken für agile Nutzung eines digitalen Whiteboards
Es ist leicht, das Whiteboard als ein weitgehend intuitives Werkzeug abzutun, unabhängig davon, ob es digital ist oder nicht. Sie haben einfach eine endlose Arbeitsfläche, die Sie nutzen können, um Notizen zu einer Diskussion zu machen, einen Punkt zu illustrieren oder sogar eine Aktivität durchzuführen. Doch wenn man mit einer so großen Arbeitsfläche beginnt und keinen genauen Anhaltspunkt hat, wie man beginnen soll, kann das für manche Moderatoren, die zum ersten Mal eine Sitzung leiten, entmutigend sein.
Angesichts der Tatsache, dass Agilität heute in fast allen Branchen an der Spitze der Strategie steht, sollten effektive Manager nicht unvorbereitet in Meetings gehen und erwarten, dass die Dinge reibungslos und, wenn überhaupt, effizient ablaufen. Ein digitales Whiteboard ist zweifellos ein nützliches Tool ( agile ), aber seine Fähigkeit, die Effizienz Ihres Teams zu steigern, kann durch die unten aufgeführten Praktiken noch viel besser werden.
1. Behalten Sie ein einheitliches Referenz-Whiteboard bei
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für ein gutes und agile Team wird oft übergangen: Transparenz. Um wirklich agile zu sein, muss man in einem Arbeitsumfeld offen und klar über den Projektfortschritt, die Zuständigkeiten für Aufgaben, Hürden und sogar Unzulänglichkeiten sprechen, die sich auf das gesamte Projekt auswirken können. Wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Teams Dinge zu sehr für sich behalten, können dem Rest des Teams wichtige Informationen entgehen, die dazu beitragen können, dass ihre Aufgaben schneller vorankommen, oder - schlimmer noch - sie können relevante Fakten übersehen, die den Fortschritt komplett behindern.
Eine Möglichkeit, die Transparenz im gesamten Team (und auch bei anderen Beteiligten) zu gewährleisten, besteht darin, ein digitales Referenz-Whiteboard agile zu entwickeln, das durchgängig konsistent ist und regelmäßig in Zusammenarbeit mit den einzelnen Teammitgliedern und von diesen selbst aktualisiert wird. Dies stellt nicht nur sicher, dass jedes Mitglied weiß, was in Bezug auf Projektaktualisierungen vor sich geht, sondern trägt auch dazu bei, das Engagement und die Beteiligung jedes Mitglieds zu fördern, da sie für jede ihnen zugewiesene Aufgabe verantwortlich sind.
Es gibt im Wesentlichen zwei Rahmenwerke, die Ihnen den Einstieg in die Verwendung eines Referenz-Whiteboards erleichtern können. Das erste ist die beliebte Kanban-Methodedie eine eher visuelle Methode verwendet, um anzuzeigen, welche Projekte zu erledigen, in Arbeit, in Prüfung und abgeschlossen sind. Je nach Projekt können Sie zusätzliche Statusstufen hinzufügen, aber im Wesentlichen kennzeichnen Sie Aufgaben unter jedem einzelnen Segment, um anzugeben, wie weit die aktuelle Aufgabe im Prozess fortgeschritten ist.
Ein weiterer beliebter Rahmen ist die Kaizen-Methodedie sich darauf konzentriert, jede Aufgabe Schritt für Schritt aufzuschlüsseln und zu beschreiben, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen. Dies ist besonders nützlich für Aufgaben, die einen festgelegten Prozess zur Erledigung haben, da man im Wesentlichen jeden Schritt in einer aufgeschlüsselten und hierarchisierten Weise auflisten muss. Manager und Teammitglieder können sich dann die richtigen Fragen stellen, um herauszufinden, was bei jedem Schritt des Prozesses Wert schafft...
Je nach Kontext und aktuellem Bedarf gibt es mit Sicherheit noch andere Frameworks, die dir zur Verfügung stehen. Genau wie das Whiteboard selbst kannst du so flexibel sein, wie du bestimmte Dinge angehen und bestimmte Frameworks einsetzen willst.
2. Nutzung von Multimedia-Funktionen
Früher waren Whiteboards mit der Fähigkeit des Schreibers, wichtige Diskussionspunkte zu illustrieren und zu notieren, begrenzt. Schnelle Schreiber und gute Zeichner waren oft die erste Wahl für die Besprechungsnotizen, aber das schränkt Ihre Möglichkeiten ein, diese Aufgabe mit dem Rest des Teams zu teilen. Wenn nur eine Person ( agile ) alle Notizen auf die Tafel schreibt, muss sich der Rest des Teams darauf beschränken, seine Gedanken mündlich mitzuteilen, während er darauf wartet, dass der Schreiber den Stand der Diskussion aufholt.
Es ist also durchaus sinnvoll, dass digitale Whiteboards heute nicht nur die Geschwindigkeit des Schreibens nutzen können, sondern auch die Bearbeitungsmöglichkeiten und andere Medienfunktionen, die eine vollständig virtuelle Umgebung bieten kann. Es ist allgemein bekannt, dass Bilder mehr als tausend Worte sagen, aber stellen Sie sich vor, Sie könnten die erzählerischen Fähigkeiten von Audio, Video und sogar all diesen Medienformaten zusammen nutzen.
Digitale Whiteboards können, je nach Plattform, auf der sie verwendet werden, verschiedene eingebettete Medienmaterialien nutzen, um die Erfahrung des Whiteboards für alle zu verbessern. Dabei geht es nicht nur darum, ein zusätzliches Bild hinzuzufügen, um das Whiteboard visuell aufzuhellen, sondern zusätzliche Medien können dabei helfen, Punkte mit unterstützenden Informationen zu versehen, Verweise zu liefern, eine Überleitung zu workshops zu schaffen und sogar die Ausrichtung von nicht anwesenden Mitgliedern zu liefern, um wichtige Punkte zu vermitteln asynchron. Vernachlässigen Sie jedoch nicht den visuellen Aspekt der Multimedianutzung, denn ein gut gestaltetes agile digitales Whiteboard kann den Unterschied ausmachen, wie Ihr Team es angeht und nutzt.
3. Planen und definieren Sie regelmäßige Aktualisierungen
Konsistenz ist der Schlüssel zu jeder agile Strategie, die Sie in Ihrem Team einführen wollen. Wenn Sie einheitliche Referenz-Whiteboards verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten diese nach einem vorher festgelegten Rhythmus verwenden. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein Synchronisierungsfehler, bei dem der Fortschritt einer Person durch die Bearbeitung desselben digitalen Whiteboards agile durch eine andere Person beeinträchtigt wird.
Dies kann vermieden werden, indem Sie sicherstellen, dass Sie eine genau definierte Methode haben, wann und wie Teammitglieder mit der Pinnwand interagieren und diese bearbeiten sollten. Die Aufgabenhygiene, wie wir sie gerne nennen, stellt sicher, dass die Teammitglieder nicht versehentlich das Aussehen der Tafel verändern oder die Präsentation von Informationen für den Rest des Teams stören. Planen Sie in regelmäßigen Abständen rituelle Besprechungen ein, damit jeder weiß, wann größere Änderungen am digitalen Whiteboard agile vorgenommen werden sollten.
Kleinere Änderungen oder Änderungen an einzelnen Projekten fallen wahrscheinlich aus diesem Zeitplan heraus, so dass Sie hier festlegen müssen, wie Sie bestimmte Teile der Pinnwand am besten aktualisieren. Ähnlich wie bei der Entwicklung einer Nomenklatur für die Benennung von Dateien kann eine definierte Aktualisierungsmethode dazu beitragen, die Verwirrung im Team zu verringern. Die zuvor besprochenen Kanban- und Kaizen-Methoden eignen sich gut, um grob zu veranschaulichen, wie Aktualisierungen und Einträge aussehen sollten. Idealerweise können Sie auch Funktionen einrichten, mit denen das Team sehen kann, wann ein Element von einer anderen Person am Whiteboard freigegeben wurde.
4. Ordnungsgemäße Sicherung und Archivierung
Jeder, der schon einmal in einem Büro gearbeitet hat, in dem regelmäßig Whiteboards verwendet wurden, kennt das: Oft werden Statusboards, die wichtige Informationen enthalten, versehentlich oder aus Versehen von jemandem gelöscht. Dadurch tappen alle betroffenen Teams, die diese Tafel benutzen, im Dunkeln, bis sich jemand daran erinnert, was auf der Tafel stand. Damals wurden solche Situationen vermieden, indem man die Tafel nach einem bestimmten Zeitraum abschrieb (ähnlich wie in unserem vorherigen Eintrag über die Zeitplanung) oder sogar (wenn auch unscharfe) Fotos von der Tafel am Ende eines jeden Tages machte.
Wie Sie sich vorstellen können, war dies nicht der einfachste Weg, ein digitales Whiteboard agile für eine breitere Zusammenarbeit zu nutzen. Wenn Sie das Ziel verfolgen, agile in Ihrem Team zu verbessern, werden Sie wahrscheinlich auf das Whiteboard angewiesen sein, um mit den schnell voranschreitenden Aufgaben und den zu erreichenden Meilensteinen Schritt zu halten. Ein plötzlicher Verlust aufgrund menschlicher Fehler kann sich verheerend auf den Fortschritt Ihres Projekts auswirken.
Digitale Whiteboards haben den Vorteil, dass sie in der Regel eine Art von automatischer Speicherfunktion als Teil ihrer Datenintegritäts-/Sicherheitsfunktionalitäten enthalten. Da sich die Technikwelt der Häufigkeit von Internetausfällen sehr bewusst ist, ist die automatische Speicherung fast zum Standard bei digitalen Whiteboards geworden, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten behalten, falls etwas passiert.
Selbst dann ist es sinnvoll, Archivversionen Ihrer Whiteboards zu haben, damit Sie leicht darauf zurückgreifen können, egal ob es sich um ein aktuelles Board handelt oder um eines, das ein älteres Projekt betrifft. Digitale Whiteboards können leicht in verschiedene Dateierweiterungen exportiert werden, so dass sie auch leicht mit Teammitgliedern geteilt werden können, die einen schnellen Überblick über die aktuelle Tafel benötigen.
5. Entwickeln Sie sich um Ihr Team herum
Einer der letzten, aber wahrscheinlich wichtigsten Ratschläge, den wir bei der Verwendung von Whiteboards als Teil Ihrer Bemühungen, mehr agile zu sein, geben können, ist, immer den Kontext und die Situation Ihres Teams zu berücksichtigen.
Agilität ist zwar in den meisten Branchen eine wichtige Säule der strategischen Planung, aber die genauen Einzelheiten und Taktiken, um dieses Ziel zu erreichen, sind wahrscheinlich sehr unterschiedlich, insbesondere bei verschiedenen Projekten und Initiativen. Daher sollte Ihre Verwendung des digitalen Whiteboards agile versuchen, dieselbe Dynamik zu imitieren und nach Möglichkeit die am besten geeignete Version zu verwenden.
Während das Kanban-Board für Teams, die sich auf das Visuelle konzentrieren, nützlich ist, eignet sich Kaizen vielleicht besser für Teams, die zusätzliche Details zu ihren Aufgaben und einen einfachen Tracker für die Fertigstellung ihrer Arbeit benötigen. Wahrscheinlich musst du auch überprüfen, wie du diese Tafeln in Bezug auf Multimedia und gemeinsame Nutzung verwendest. Wir leben in einer sehr heterogenen technischen Landschaft, so dass nicht jedes Gerät die gleichen Funktionen hat wie andere, so dass einige reichhaltige Medienfunktionen vielleicht nicht so gut funktionieren. In diesen Fällen können einfachere und universellere Designs/Frameworks besser zu den Bedürfnissen deines Teams passen.
Abschließende Überlegungen
Das Whiteboard ist in der Tat ein leistungsfähiges Instrument, aber es ist wichtig, dass Sie wissen, wie man es richtig einsetzt, damit Ihr Team wirklich agil arbeiten kann. agile ist sowohl eine Geisteshaltung als auch eine bestimmte Vorgehensweise. Sorgen Sie dafür, dass Sie beides im Griff haben, und Sie werden feststellen, dass Sie sich langsam in Richtung eines schnelleren und besseren agile Arbeitssystems bewegen.