Wie kann das Projektmanagement den Erfolg einer Organisation verbessern?

Manchmal braucht Ihr Team eine andere Denkweise, um besser arbeiten und mehr erreichen zu können. Wenn Sie die Projektmanagement-Mentalität in Ihre tägliche Zusammenarbeit einbeziehen, heben sich Ihre Teams von anderen ab und können die Dinge schneller und effizienter erledigen.

Wie ist das Projektmanagement in unserem täglichen Leben präsent?

Es mag Sie überraschen oder auch nicht, dass Projektmanagement in unserem täglichen Leben auf vielfältige Weise eine Rolle spielt. Wahrscheinlich haben Sie schon einmal eine Geburtstagsfeier oder ein Hausrenovierungsprojekt organisiert, einen Urlaub gebucht oder ein neues Auto gekauft. 

Manche Menschen gehen diese Dinge als "Projekte" an, mit Tabellenkalkulationen, Budgets und akribischer Detailarbeit. Andere werden sich einfach durchwursteln und das Beste hoffen. Man kann wohl mit Fug und Recht behaupten, dass die meisten sorgfältig geplanten Projekte erfolgreicher - und weniger anstrengend - sind als solche, die man sich einfach so ausdenkt. 

Und wenn Sie dazu neigen, nach Gefühl zu arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie noch einige Projektmanagementprinzipien anwenden, sonst würden Sie nie etwas erreichen!  

Was auch immer Sie in Ihrem persönlichen Leben planen, die Grundsätze des Projektmanagements helfen Ihnen dabei, Ihre Aufgaben zu erledigen. Ob sie effizient und effektiv erledigt werden, hängt davon ab, wie gut Sie diese Grundsätze anwenden. Projektmanagement ist im Wesentlichen der Prozess der Planung, Durchführung, Kontrolle und Beendigung von Projekten, um die mit ihnen verbundenen spezifischen Ziele und Vorgaben zu erreichen.

Planung von Projekten

Projektmanagement begegnet uns in unserem täglichen Leben unter anderem bei der Planung. Wann immer wir ein Projekt oder eine Aufgabe zu erledigen haben, müssen wir unsere Zeit und Ressourcen effektiv planen und organisieren, um sicherzustellen, dass wir das Ziel erreichen.

Ein gutes Beispiel ist ein Familienurlaub. Sie erstellen einen Zeitplan für Ihr Projekt und legen Fristen fest, bis zu denen bestimmte Dinge geschehen müssen. Sie müssen zum Beispiel entscheiden, wann und wo Sie in den Urlaub fahren wollen. Wenn Sie zumindest eines dieser Dinge wissen, können Sie mit der Suche beginnen. 

Zunächst einmal müssen Sie sicherstellen, dass Sie die nötige Zeit und die finanziellen Mittel haben. Je nachdem, wie viel Zeit Sie haben, wie viel Geld Sie ausgeben können und welche persönlichen Vorlieben Sie haben, müssen Sie sich überlegen, wohin Sie fahren können. Das erfordert möglicherweise eine gewisse Planung, entweder durch Sie oder ein anderes Familienmitglied. Vielleicht können Sie delegieren. Dann wären Sie der Projektleiter.

Durchführung Ihres Projekts

Für einen Urlaub gibt es eine Vielzahl anderer Dinge, die je nach Ihren Lebensumständen arrangiert werden müssen. Vielleicht müssen Sie sich von der Arbeit freistellen lassen oder jemanden finden, der für Sie einspringt. Vielleicht brauchen Sie jemanden, der auf Ihr Haus, Ihre Kinder oder Ihre Haustiere aufpasst. Vielleicht haben Sie andere Verpflichtungen, die Sie während Ihrer Abwesenheit absagen müssen oder für die Sie andere Vorkehrungen treffen müssen. 

Möglicherweise benötigen Sie während Ihres Urlaubs Zugang zu bestimmten Dingen, die Sie recherchieren oder weiter planen müssen. Sie werden sicherstellen müssen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Wenn Sie mit Ihrer Familie eine Weltreise planen, brauchen Sie wahrscheinlich eine lange Vorlaufzeit: Manche Leute brauchen Jahre, um diese Art von Urlaub zu planen und durchzuführen. 

Wenn Sie vorhaben, mit Ihrem Partner wetterunabhängig vor Ort zu zelten, werden Sie dies wahrscheinlich eher in wenigen Tagen oder Wochen organisieren und durchführen können. In beiden Fällen gibt es Dinge, die Sie zu bestimmten Zeiten erledigen müssen, um das Projekt gut durchzuführen. So müssen Sie vielleicht neue Kleidung kaufen, Ihren Reisepass erneuern lassen oder den Transport zum Flughafen organisieren.

Die vollständige Kontrolle über ein Projekt ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Sie müssen sicherstellen, dass Sie den Fortschritt des Projekts überwachen. Sie müssen alle Probleme oder Risiken erkennen, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um das Projekt auf Kurs zu halten. 

Wenn Sie beispielsweise einen Fachmann gebeten haben, Ihnen bei der Buchung Ihres Urlaubs zu helfen, müssen Sie sicherstellen, dass er Ihnen die versprochenen Informationen zum versprochenen Zeitpunkt gibt. Andernfalls könnten Sie feststellen, dass die Flüge ausgebucht sind oder das Hotel nicht gebucht wurde. Sie müssen sicherstellen, dass Sie sich an das Budget halten, das Sie ursprünglich festgelegt hatten, oder Sie werden feststellen, dass sich Ihre Kosten summieren und Sie keine Möglichkeit haben, den Urlaub zu bezahlen, zu dem Sie sich jetzt verpflichtet haben.

Ihr Projekt abschließen

Ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist natürlich auch der Abschluss des Projekts, d. h. der Urlaub, den Sie gebucht haben. Sie können dann den Erfolg Ihres Projekts bewerten und die Lehren daraus ziehen. 

Sie könnten zum Beispiel zu dem Schluss kommen, dass Sie mit dem Reisebüro oder dem Reiseveranstalter, den Sie gewählt haben, eine schlechte Wahl getroffen haben, und sich notieren, dass Sie beim nächsten Mal einen anderen Veranstalter wählen, der andere Kriterien anlegt. Vielleicht war Ihr Reiseziel ideal und Sie wissen jetzt, dass Sie wieder dorthin reisen möchten. Vielleicht hätten Sie mehr Geld ausgeben und Ihr Hotelzimmer aufwerten sollen: Was immer Sie aus diesem Projekt lernen, Sie können es auf das nächste anwenden.

Vielleicht haben Sie bisher nur an die Organisation eines Urlaubs gedacht, aber um es formeller auszudrücken, handelt es sich um Projektmanagement. Und Ihre Herangehensweise und die Art und Weise, wie Sie es tun, wird wahrscheinlich über Ihre Zufriedenheit mit dem Ergebnis entscheiden.

Was ist eine Projektmanagement-Mentalität?

Die Denkweise des Projektmanagements besteht darin, eine Aufgabe oder ein Projekt als eine Gelegenheit zu betrachten, um sicherzustellen, dass Sie etwas nach bestem Wissen und Gewissen und unter Berücksichtigung aller Eventualitäten tun. Sie müssen gut organisiert sein, über ein gutes Zeitmanagement verfügen und in der Lage sein, Prioritäten bei den Aufgaben zu setzen. Dazu gehört eine Reihe von Einstellungen und Verhaltensweisen, die Projektmanagern und Teammitgliedern zu mehr Effizienz verhelfen.

Die Denkweise des Projektmanagements ist darauf ausgerichtet, Ergebnisse zu erzielen und die für das Projekt festgelegten Ziele zu erreichen. Projektmanager müssen Aufgaben nach Prioritäten ordnen und Entscheidungen treffen, die ihnen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. 

Das bedeutet, proaktiv zu sein und potenzielle Probleme oder Risiken, die auftreten könnten, vorauszusehen. Eine Person mit einer Projektmanagement-Mentalität wird den Fortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, und Maßnahmen ergreifen, um erkannte Risiken zu mindern, bevor sie zu einem Problem werden.

Organisation und Planung sind der Schlüssel. Detaillierte Pläne helfen bei der Erstellung von Zeitplänen und ermöglichen eine effiziente Zuweisung von Ressourcen. Zusammenarbeit und Teamwork sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Projektmanagements. Projektleiter und Teammitglieder müssen in der Lage sein, sowohl untereinander als auch mit externen Interessengruppen eng zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass alle am gleichen Strang ziehen und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. 

Dies kann ein gewisses Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erfordern: Es gibt immer wieder unerwartete Überraschungen auf dem Weg, insbesondere wenn neue Informationen oder veränderte Umstände einen Kurswechsel erfordern.

Das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung ist eine wichtige Komponente der Projektmanagement-Mentalität, die sowohl während als auch nach einem Projekt zum Tragen kommen kann. Projektmanager sollten regelmäßig den Fortschritt bewerten, verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und die notwendigen Änderungen vornehmen, um die Projektergebnisse zu optimieren. 

Schließlich wollen Sie nicht bei jedem neuen Projekt dieselbe Lektion lernen: Sie sollten das Gelernte beim nächsten Projekt zu Ihrem Vorteil nutzen.

Mit einer Projektmanagement-Mentalität können Projektmanager effektiver arbeiten, um die gewünschten Ergebnisse für das Projekt und ihre Teams zu erzielen. Sie können dazu beitragen, dass ihre Teams effizient auf ein gemeinsames Endziel hinarbeiten. Die Teammitglieder werden besser in der Lage sein, ihren Teil beiz utragen und gemeinsam ein harmonisches, effektives und effizientes Team zu bilden.

Wie kann eine Projektmanagement-Mentalität die Leistung und Effizienz verbessern?

Wir haben bereits ein Beispiel für Projektmanagement in unserem Alltag betrachtet. Der Erfolg - oder Misserfolg - Ihres Urlaubs wird in hohem Maße von der Planung und Durchführung abhängen. 

Ohne eine Projektmanagement-Mentalität haben Sie vielleicht ein- oder zweimal Glück und fahren in einen tollen Urlaub, ohne sich wirklich anzustrengen. Man kann jedoch mit Fug und Recht behaupten, dass einem das Glück irgendwann einmal ausgehen wird. Und diese Art von Urlaub haben wir alle schon erlebt! 

Dasselbe gilt für andere Ereignisse im täglichen Leben: Wie oft waren Sie schon auf Partys, auf denen Sie erwartet haben, dass das Essen serviert wird, und es gab keins - oder umgekehrt - weil es Ihnen nicht richtig mitgeteilt wurde? Oder das Unterhaltungsprogramm kam nicht, weil es für einen anderen Termin gebucht war und niemand daran dachte, das zu überprüfen? Vielleicht haben Sie solche Freunde. Das Gleiche gilt für das Geschäftsleben. 

Wir erwarten zwar, dass jedes Unternehmen professionell und ohne Verschwendung von Zeit, Geld und Mühe geführt wird, aber das ist leider nicht der Fall. Es gibt viel Raum für Verbesserungen. Ohne ordnungsgemäßes Projektmanagement werden die Aufgaben und die Risikosummen nur noch größer.

Die Gartenbrücke: ein Beispiel für schlechtes Projektmanagement

Ein Paradebeispiel für schlechtes Projektmanagement, das zu einer Katastrophe führt, ist das so genannte Garden Bridge-Projekt in London, Vereinigtes Königreich. Die geplante Gartenbrücke, die mit zahlreichen Pflanzen und Bäumen bepflanzt werden sollte, sollte die Themse überspannen und als Gedenkstätte für die 1997 verstorbene Prinzessin Diana dienen. Die Baugenehmigung für das "schwimmende Paradies" wurde der zuständigen Stiftung im Jahr 2014 erteilt.

Das Projekt kostete 53,5 Millionen Pfund (davon 40 Millionen Pfund öffentliche Gelder), doch wurde die Brücke nie gebaut. An die Konstrukteure der Brücke wurden 9,5 Mio. £ gezahlt, und der Auftrag zum Bau der Brücke belief sich auf 21 Mio. £. Mit den Vorbereitungsarbeiten wurde begonnen, bevor das erforderliche Land überhaupt erworben worden war. Die Gesamtkosten des Projekts waren auf 140 Millionen Pfund veranschlagt worden, mussten aber später auf 185 Millionen Pfund korrigiert werden - und eine spätere Überprüfung ergab, dass selbst diese Summe weit über dem Ziel lag. 

Zu diesem Zeitpunkt wurde das Projekt zurückgezogen. Der Trust hatte sogar 161.000 £ für eine Website und 417.000 £ für ein Galadinner ausgegeben! Die Projektleiter hatten keine Kontrolle über die Kosten oder auch nur über die Realität - wer beginnt schon ein Bauprojekt, wenn er nicht bereits das Grundstück besitzt, auf dem es gebaut werden soll?

Warum brauchen alle Teammitglieder eine Projektmanagement-Mentalität?

Ein Team ist nur so stark wie sein schwächstes Glied. Wenn alle an Bord sind und die Bedeutung einer Projektmanagement-Mentalität verstehen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie erfolgreich sind. Mit einer veränderten Denkweise schaffen Sie die Voraussetzungen für den Erfolg Ihrer Teams. 

Auf persönlicher Ebene kann die Zeit und Mühe, die man sich für die Planung eines Urlaubs nimmt, zu einer besseren Erfahrung führen: Es ist vielleicht nicht die teuerste Sache, für die man Geld ausgibt, aber warum sollte man es riskieren? Im Geschäftsleben ist es dasselbe, aber die Zahlen sind viel größer, und damit auch das Potenzial für eine Katastrophe. Niemand kann es sich leisten, Millionen von Dollar zu verschwenden.

Ihren Teams zu einer Projektmanagement-Mentalität verhelfen

Es gibt verschiedene Online-Tools, die Projektteams beim Projektmanagement unterstützen. Wir bieten Ressourcen, die die moderne Teamarbeit erleichtern und optimieren, damit Projektteams produktiver arbeiten können. 

Die Teamarbeit und die Zusammenarbeit in workshops und Besprechungen können mit einem Online-Whiteboard und allen dazugehörigen Tools verbessert werden. Steigern Sie die Effizienz Ihres Projektmanagement-Teams, indem Sie ihm die nötigen Werkzeuge an die Hand geben. Schauen Sie sich unsere Ressourcen an, um mehr darüber zu erfahren.