Wie findet man die besten Werkzeuge und Geräte für eine effiziente Fernarbeit?
Zwar gab es schon immer Unternehmen, in denen Mitarbeiter aus der Ferne arbeiteten, doch vor der Pandemie galt dies nicht als besonders "gängige" Arbeitsmethode. Als Covid-19 über die Welt hereinbrach, sperrten die Regierungen die Länder ab und die Menschen wurden aus dem Büro nach Hause geschickt. Wo es möglich war, stellten die Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Fernarbeit um. Und in vielen Fällen mussten die Unternehmen Wege finden, um Arbeiten aus der Ferne zu erledigen, die zuvor als unmöglich galten.
Das bedeutete, dass wir uns im Laufe der Zeit alle an eine neue Lebensweise und auch an neue Arbeitsweisen gewöhnen mussten. Es stellte sich heraus, dass es nicht unbedingt so schwierig oder unproduktiv war, wie wir vielleicht erwartet hatten, als wir die Falten ausbügelten. Und jetzt, da die Pandemie abgeklungen ist und wir uns nicht mehr in einem Lockdown-Szenario befinden, sind Remote- und Hybridarbeit zu etwas geworden, das viele Arbeitnehmer sowohl wünschen als auch erwarten. Die Unternehmen hingegen sind nicht immer so begeistert.
Nicht alle Sektoren sind ideal für die Fernarbeit. Nicht alle Jobs können aus der Ferne erledigt werden. In den Fällen, in denen die Arbeit aus der Ferne möglich ist, sollten sich die Arbeitgeber jedoch darauf einlassen. Wenn Unternehmen relevant bleiben und weiterhin die besten Talente für sich gewinnen wollen, sollten sie die Möglichkeit der Telearbeit oder des hybriden Arbeitens ernsthaft in Betracht ziehen. Alles, was Sie brauchen, sind die richtigen Tools und Geräte für die Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen und Ihre Mitarbeiter das Beste aus ihrer Arbeit machen.
Wie hat die Pandemie den Bedarf an nahtloser Fernzusammenarbeit beeinflusst?
Mit der Pandemie kam die Fernarbeit in großem Umfang. Und damit auch viele neue Anforderungen für mehr Menschen, die aus der Ferne arbeiten. Wir mussten Sitzungen abhalten und als Team arbeiten, auch wenn wir getrennt waren. Wir mussten virtuell zusammenarbeiten und Wege finden, auf sinnvolle Weise mit unseren Kollegen in Kontakt zu treten.
Im Allgemeinen waren wir es gewohnt, unsere Kollegen tagein, tagaus zu sehen und schnell Fragen stellen und beantworten zu können. Das Feedback konnte unmittelbar erfolgen und gab uns die Möglichkeit, unsere Denk- oder Arbeitsweise sofort zu ändern.
Wir hatten in der Regel ein Gefühl der sozialen Verbundenheit und Zugehörigkeit an unseren Arbeitsplätzen und ein Team von Menschen um uns herum, auf das wir uns verlassen konnten. Wir brauchten also Optionen, die all diese Dinge wiedergeben, um verbunden und produktiv zu bleiben.
Nun, da die Pandemie vorbei ist, hat sich die Welt verändert. Zwar ist vieles wieder "normal" geworden, aber wir befinden uns nicht mehr an der gleichen Stelle wie vor Covid. Fernarbeit ist weiter verbreitet, da viele Arbeitnehmer sich für einen Tempowechsel oder einen neuen Schwerpunkt entschieden haben. Nicht jeder ist ins Büro zurückgekehrt und manche werden es auch nie tun.
Dennoch müssen wir unsere Arbeit machen, uns verbunden fühlen und produktiv bleiben. Die Unternehmen sehen sich mit neuen Erwartungen an ihre Mitarbeiter konfrontiert und müssen das Beste aus hybrider Arbeit und Telearbeitern machen. Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit sind von entscheidender Bedeutung, wenn die Telearbeit zu dem Vorteil werden soll, der sie sein sollte.
Welche Tools und Technologien für die Zusammenarbeit benötigen Unternehmen und Fernmitarbeiter?
Fernarbeitskräfte benötigen verschiedene Hilfsmittel, um effektiv mit ihrem Team zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten und um ihre Arbeitsaufgaben zu bewältigen. Diese können in verschiedene Bereiche unterteilt werden, die jedoch in der Regel alle miteinander verknüpft sind. Einige Tools können mehrere Zwecke erfüllen, und die nützlichsten davon sind virtuelle Whiteboardsverfügen über mehrere Funktionen, die viele der Anforderungen erfüllen, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Fernstudium benötigen.
Kommunikationsmittel
Telearbeiter müssen mit Kollegen, Managern und Kunden in Verbindung bleiben. Zuverlässige Kommunikationstools sind unerlässlich, um nahtlose Interaktionen mit anderen zu gewährleisten. Unabhängig davon, ob Remote-Mitarbeiter E-Mail, Instant-Messaging-Apps oder Videokonferenz-Tools nutzen, müssen sie die Möglichkeit haben, bei Bedarf sofort mit anderen in Kontakt zu treten, um auf dem Laufenden und in Verbindung zu bleiben.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer brauchen Dinge, die persönliche Interaktionen nachahmen können, damit sie das Gefühl haben, Teil eines Teams zu sein, das effizient und effektiv zusammenarbeitet. Die Teamarbeit muss nicht darunter leiden, wenn Sie die richtigen Kommunikationsmittel haben.
Kollaborative Tools
Tools, die die Zusammenarbeit ermöglichen, sind so konzipiert, dass sie Fernarbeitern helfen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Dokumente auszutauschen und Aufgaben zu koordinieren, idealerweise auf ähnliche Weise, wie sie es tun würden, wenn sie persönlich zusammenarbeiten würden. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Cloud-basierte App für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien, ein Tool für das Projektmanagement oder ein Online-Tool für die Bearbeitung und Zusammenarbeit von Dokumenten handeln.
Ein zentraler Kommunikationsraum mit Funktionen wie Echtzeitnachrichten, Diskussionsforen und Kommentaren kann Teammitgliedern die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. So bleiben Remote-Teams in Verbindung und engagiert, und es wird sichergestellt, dass alle auf der gleichen Seite stehen.
Aufgaben- und Projektverfolgungstools helfen Teams bei der Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, der Festlegung von Fristen und der Verfolgung des Fortschritts. So wissen die Mitarbeiter , wofür sie zuständig sind, was von ihnen verlangt wird und wann sie ihre Aufgaben erfüllen müssen. Die Mitarbeiter können ihre Fortschritte aktualisieren, so dass Teamleiter und andere Teammitglieder den Status von Aufgaben und Projekten leicht überwachen können. Verantwortlichkeit und Transparenz sind der Schlüssel zu einer guten Teamarbeit.
Die Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten ermöglichen es Teams an entfernten Standorten, Dokumente hochzuladen, gemeinsam zu nutzen und auf sichere Weise zusammenzuarbeiten. Versionskontrollfunktionen stellen sicher, dass jeder an der neuesten Version eines Dokuments arbeitet. Dies ist viel schwieriger, wenn Sie Versionen per E-Mail hin- und herschicken oder verschiedene Dokumente an unterschiedlichen Orten aufbewahren. Das kann zu Verwirrung und Inkonsistenz führen.
Tools für virtuelle Besprechungen, Seminare und workshops
Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Webinare noch Seminare genannt wurden und persönlich stattfanden? Eine Videokonferenzplattform ist eine wichtige Voraussetzung für Telearbeiter. Die meisten Menschen denken an Skype, wenn sie an die Anfänge von Videogesprächen denken, aber tatsächlich wurde das erste kommerzielle Videokonferenzsystem 1982 eingeführt. Die Hardware nahm einen ganzen Raum ein, und Anrufe kosteten 1.000 USD pro Stunde.
Als die Covid-19-Pandemie ausbrach, wurde Teamarbeit plötzlich zum Synonym für Videoanrufe bei Sitzungen, Übungen, Schulungen und sozialen Kontakten. Wir lebten unser Leben virtuell.
Seit dem Beginn der Pandemie haben wir uns daran gewöhnt, alle Arten von virtuellen Veranstaltungen zu planen, zu veranstalten, zu verwalten und daran teilzunehmen. Wir leben heute in einer Welt, in der Videoanrufe nicht mehr nur auf Sitzungen beschränkt sind , Schulungenund Entwicklung. Sie sind Teil des täglichen Lebens in einer Weise, die wir uns vor der Pandemie nicht hätten vorstellen können. Und sie ermöglichen es Fernarbeitern, in Verbindung zu bleiben und auf sinnvolle Weise zusammenzuarbeiten. Teamarbeit ist viel einfacher, wenn man die Menschen, mit denen man zusammenarbeiten muss, jederzeit kontaktieren und sehen kann.
Zeit- und Aufgabenmanagement-Tools
Eine der Hauptsorgen der Unternehmen in Bezug auf die Tele- und Hybridarbeit ist die Frage, wie die Arbeitnehmer ihre Zeit effektiv organisieren und verwalten können, um die von ihnen erwarteten Aufgaben zu erledigen. Sie befürchten, dass die Mitarbeiter das Fehlen einer direkten Aufsicht ausnutzen. Viele Unternehmen haben ihren Mitarbeitern gesagt, dass sie sie wieder im Büro haben wollen, angeblich um die Teamarbeit und die Kontakte zu fördern. Die Mitarbeiter hingegen wünschen sich mehr Autonomie und das Recht, auch aus der Ferne zu arbeiten, wenn sie es wünschen.
Zeit- und Aufgabenmanagement-Tools können die Arbeitsbelastung verfolgen, Fristen setzen und zu einer effizienteren Verwaltung von Aufgaben und Projekten führen. Diese Tools geben nicht nur dem Management mehr Sicherheit, sondern auch den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie alle Aufgaben im Griff haben. Teams können diese Funktionen sogar für die Verwaltung von Budgets und die Zuweisung von Ressourcen nutzen.
Produktivität
Produktivitäts-Tools gehen Hand in Hand mit Zeitmanagement-Tools. Alles, was Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, helfen kann, ihre Arbeit zu rationalisieren und organisiert zu bleiben, kann nützlich sein. So gibt es beispielsweise Apps für Notizen, mit denen die Mitarbeiter alle Notizen, die sie für bestimmte Projekte machen, an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren können.
Berichte und Analysen können Einblicke in die Teamleistung, den Projektfortschritt und andere Kennzahlen geben. Diese Einblicke können dazu beitragen, die Teamarbeit und Produktivität zu verbessern, indem sie Engpässe aufzeigen und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Tools für die Sicherheit
Datenschutz und Sicherheit vor Cyber-Kriminellen sind ein ernstes Anliegen für Unternehmen mit Fernarbeitern. Sie haben die Pflicht, die Sicherheit der Daten ihrer Kunden zu gewährleisten, und müssen auch ihre eigenen Daten und ihre eigene Kommunikation schützen. Zu den Sicherheits- und VPN-Tools gehören beispielsweise Antivirensoftware, Firewalls, Passwortmanager und VPN-Dienste.
Geeignete Hardware
Es sollte selbstverständlich sein, dass Fernarbeitskräfte zuverlässige Geräte benötigen, wenn sie ihre Arbeit ordnungsgemäß erledigen sollen. Die Unternehmen müssen Computer oder Laptops und andere Geräte bereitstellen, die für den jeweiligen Zweck geeignet sind. Sie müssen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter die bestmöglichen Voraussetzungen für die Fernarbeit haben. Andernfalls werden sie wahrscheinlich feststellen, dass ihre Mitarbeiter weniger produktiv sind, als sie es sich wünschen.
Welche Tools Remote-Mitarbeiter benötigen, hängt von der Art ihrer Arbeit, den Anforderungen des Unternehmens und den Bedürfnissen und Vorlieben ihrer Mitarbeiter ab. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Remote-Mitarbeiter Zugang zu den Tools haben, die sie für die Kommunikation, die Zusammenarbeit, die Verwaltung ihrer Aufgaben und die Produktivität bei der Arbeit an einem entfernten Standort benötigen.
Teamarbeit und Zusammenarbeit aus der Ferne
Solange Sie über die richtigen Werkzeuge verfügen, muss die Teamarbeit nicht darunter leiden, wenn Sie Mitarbeiter haben, die aus der Ferne oder auf hybrider Basis arbeiten. Online-Whiteboards sind ein wertvolles Instrument für die Zusammenarbeit von Teams, unabhängig von der Branche oder dem Sektor, in dem sie tätig sind. Sie können die Zusammenarbeit, die Kreativität und die Teamarbeit innerhalb und zwischen den Teams verbessern und auch für Ihre Kunden eingesetzt werden.
Einer der Hauptvorteile von Online-Whiteboards ist die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, wo sich Ihre Teammitglieder befinden. Dies ist besonders nützlich für Remote- oder Hybrid-Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können so zusammenarbeiten, als ob sie sich im selben Raum befänden, was die Teamarbeit fördert und die Produktivität steigert.
Visuelle Managementfunktionen können Teams dabei helfen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Projekte zu verwalten. Mit Online-Whiteboards kann der Fortschritt eines Projekts und all seiner einzelnen Komponenten verfolgt werden. Dies lässt sich oft leichter visuell darstellen, vor allem wenn es um komplexe Konzepte oder Arbeitsabläufe geht. Virtuelle Whiteboards können das Verständnis und die Entscheidungsfindung erleichtern sowie eine klare Kommunikation und Abstimmung innerhalb des Teams fördern. Wenn Sie Missverständnisse vermeiden können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie bessere Ergebnisse und eine schnellere Umsetzung erzielen.
Teams können Online-Whiteboards für brainstorming -Sitzungen verwenden, bei denen die Mitglieder Ideen einbringen, Diagramme zeichnen oder Haftnotizen hinzufügen können, um Kreativität und innovatives Denken zu fördern.
Diese Werkzeuge sind auch besonders nützlich für den design thinking Prozess, da sie es Teams ermöglichen, bei der Prototypenerstellung, Ideenfindung und beim Feedback zusammenzuarbeiten, was zu besseren Lösungen für Ihre Mitarbeiter und Kunden führen kann. Es gibt viele Whiteboard-Vorlagen, die in allen Phasen verschiedener Projekte verwendet werden können, um die Teamarbeit effektiver und effizienter zu gestalten.
Online-Whiteboards sind ein großartiges Instrument für Teambuilding und icebreaker auch für Aktivitäten. Durch die Pandemie wurden die Teams zersplittert, und viele Menschen hatten Probleme mit der Verbindung und dem Vertrauen. Es ist wichtig, dass wir dies wiederherstellen, vor allem bei Fernarbeitern und Mischformen.
Interaktive Spiele oder Aktivitäten auf icebreaker können dazu beitragen, Beziehungen aufzubauen, Verbindungen herzustellen und eine positive Teamkultur zu fördern. Einige von ihnen verfügen über integrierte Timer und können Teams helfen, sich während Besprechungen oder workshops zu konzentrieren und ihre Zeit effizienter zu verwalten.
Verwendung eines Online-Whiteboards mit Ihren Teams
Die Nutzung eines virtuellen Whiteboards für Fernarbeitskräfte bietet viele Vorteile. Hier bei Klaxoon haben wir Tools und Templates , die Ihren Teams helfen, effizienter zu arbeiten, wenn sie aus der Ferne tätig sind.
Unsere Tools fördern die Teamarbeit und eine effektivere Zusammenarbeit, unabhängig von Sektor, Branche oder Geschäftsanforderungen. Schauen Sie sich auf unserer Ressourcenseite an, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu arbeiten.