Was ist Lean Project Management?

Was ist Lean Project Management und warum sollte man agile werden?

Zwischen 1948 und 1975 erfanden japanische Toyota-Ingenieure das Toyota Produktionssystem (TPS), das die heute bekannte Lean-Methode inspirierte. Das TPS wurde entwickelt, um die Produktion zu erleichtern, die Beziehungen zwischen Lieferanten und Kunden zu verbessern und gleichzeitig Verschwendung zu vermeiden.

In seinem Buch"Der Toyota-Weg" beschreibt Dr. Jeffrey K. Liker die Prinzipien des Lean Managements und erklärt, wie Unternehmen das TPS auf andere Branchen übertragen können, da sie wissen, dass sie mit der Lean-Methode im Projektmanagement gegen jede Art von Verschwendung ankämpfen können.

Um die oben genannten Ziele zu erreichen, ist es notwendig, die Leitprinzipien festzulegen.

Was sind die Grundsätze des Lean-Projektmanagements?

Es gibt fünf von ihnen. Diese fünf Prinzipien wurden aufgestellt, um eine maximale Kundenzufriedenheit zu erreichen. Willst du Produktabfälle reduzieren, deinen Projektumfang einhalten und deine wichtigsten Erfolgsfaktoren erreichen? Befolge die folgenden Schritte, um dein Ziel zu erreichen!

Die 5 Prinzipien des schlanken Projektmanagements

1. Identifizierung des Werts des Produkts

Der erste wichtige Grundsatz im Lean-Projektmanagementprozess: Erkenne den Wert deines Produkts. Dazu musst du bereits deine Stakeholder kennen, egal ob es sich um interne Stakeholder handelt, für die du Projektleistungen erbringst, oder um Kunden, also externe Stakeholder.

• Interne Stakeholder haben ein persönliches Interesse am Erfolg deines Projekts und überwachen deshalb den Fortschritt des Projekts.
• Externe Stakeholder sind die Kunden, die das Produkt oder die Dienstleistung kaufen wollen und daher ein Mitspracherecht bei der Qualität haben.

2. Wertstrom-Mapping

Ein weiteres zentrales Prinzip des Lean-Projektmanagements ist das Value Stream Mapping (VSM), ein visuelles Werkzeug, mit dem du deinen aktuellen Prozess und deinen idealen Prozess vom Projektstart bis zum Projektabschluss darstellen kannst.

Du kannst dann die beiden Prozesse vergleichen, um die Verschwendung zu identifizieren, die in jeder Phase des Projektmanagements beseitigt werden muss, und so die Effizienz des Projekts maximieren.

Toyota hat mehrere Arten von Verschwendung identifiziert, die mit Hilfe des VSM ermittelt werden können. Diese gelten für die schlanke Produktion, aber wir geben dir in Klammern eine allgemeine Entsprechung in anderen Branchen.

• Überproduktion (unnötige Funktionen): Überproduktion und unnötige Softwarefunktionen können die Kosten in die Höhe treiben, z. B. durch erhöhten Lagerbedarf, verschwendete Materialien und unnötige Bestände.
• Inventar (schlechte Rückstandsverwaltung): Verschwendung von Inventar und unvollständige Arbeit sowie schlechte Rückstandsverwaltung können zu unnötigen Kosten führen. Das liegt an der notwendigen Lagerung des Inventars, den Transportkosten und anderen zusätzlichen Kosten, die für die Fertigstellung der Arbeit anfallen.
• Bewegung (Multitasking-Ansatz): Diese Art von Verschwendung hängt mit der unnötigen Bewegung von Menschen oder Maschinen zusammen. Sie zeigt sich in Form von redundanten Prozessen und einem Übermaß an Geschäftsanwendungen. Im Durchschnitt wechselt ein Wissensarbeiter bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Anwendungen. Darüber hinaus berichtet mehr als ein Drittel (27 %), dass sie aufgrund dieses Hin und Her zwischen den Anwendungen Nachrichten und Aufgaben verpassen.
• Defekte (technische Schulden): Defekte können zu teuren Reparaturen und Materialverlusten führen. Und technische Schulden können dich wertvolle Zeit kosten.
• Unnötige Operationen (teure Tools): Auch diese können zu unnötigen Kosten führen, z.B. wenn du ein unnötiges Update für ein Produkt vorschlägst, weil du nicht auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer/innen eingehst. Das gleiche Problem tritt auf, wenn du in teure Tools investierst, die sich nicht lohnen.
• Warten: Das sind Kosten, die durch Verzögerungen bei der Produktion der endgültigen Ergebnisse entstehen.
• Transport: Wie unnötige Bewegung führt auch zu viel Bewegung von Produkten oder Materialien zu Abfall.
• Uneinige Teams: Zwischen Kommunikationsproblemen, unnötigen Meetings und Schwächen in der Zusammenarbeit kann der fehlende Zusammenhalt im Team die Kosten in vielerlei Hinsicht unnötig erhöhen.

Du wirst auch feststellen, dass das VSM der wichtigste Schritt im Lean-Projektmanagement ist. Ohne VSM hast du nicht die Möglichkeit, Fehler während des gesamten Projektlebenszyklus zu erkennen und kannst deinen Kunden daher kein qualitativ hochwertigeres Produkt liefern.

3. Den Prozess erstellen

Dieser Schritt bietet dir die Gelegenheit, die in Schritt zwei identifizierten Verschwendungen zu beseitigen, um deinen Projektmanagementplan umzugestalten und effizienter zu machen. Dazu zerlegst du alle Schritte der Produktentwicklung und ordnest sie bei Bedarf neu an. Außerdem legst du Projektmeilensteine fest, die als Kontrollpunkte dienen, um sicherzustellen, dass keine weitere Verschwendung im Projektverlauf auftritt.

Ein Beispiel: Angenommen, du hast in Schritt zwei ein Problem bei der Verwaltung eines Backlogs sowie eine Verzögerung im Zeitplan aufgrund einer schlechten Planung seitens deiner Teammitglieder festgestellt. Dann musst du herausfinden, wie du diese Probleme lösen kannst, um zu einem optimalen Projektplan zurückzukehren.

Damit deine Bemühungen nach diesem VSM nicht umsonst waren, solltest du offen mit deinen Teammitgliedern kommunizieren. Wenn du dir die Zeit genommen hast, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen, werden deine Kollegen Hand in Hand arbeiten, um mögliche zukünftige Ineffizienzen oder neue Verschwendung zu bekämpfen.

4. Ein Pull-System einrichten

Dabei wird die Arbeit von einer Stufe des Prozesses zur nächsten "gezogen", sobald die vorherige Stufe abgeschlossen ist. Dieses Konzept wurde in der Produktion entwickelt, um Fabriken dabei zu helfen, die Kundenwünsche genau zu erfüllen, indem sie ein "Just-in-Time"-Bestandsverwaltungssystem einsetzen. Es kann aber auch in anderen Branchen nützlich sein, da es dazu beiträgt, dass dein Prozess reibungslos abläuft.

Ein Beispiel für ein Pull-System in der Softwareentwicklung:

1. Der Konstrukteur schließt die Aufgabe ab und meldet, dass das Produkt zur Prüfung bereit ist.
2. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann die Kodierungsphase beginnen.
3. Dein Codierer schließt die Aufgabe ab und meldet, dass das Produkt zur Prüfung bereit ist.
4. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann die Testphase beginnen.
5. Der Produkttester schließt die Aufgabe ab und zeigt an, dass das Produkt für eine abschließende Prüfung bereit ist.
6. Du führst die endgültige Prüfung des Produkts durch.

Die Einführung eines Pull-Systems kann für Teams in jeder Branche von Vorteil sein, da es dafür sorgt, dass die Arbeit im Projektlebenszyklus reibungslos verläuft. Unternehmen, die Produkte für einen Endkunden herstellen, erzielen bessere Ergebnisse, wenn sie Pull-Signale nutzen, um in der Produktionskette nur das zu produzieren, was der Kunde braucht.

5. Kontinuierliche Verbesserung

Lean-Projektmanagement ist kein einmaliges Ereignis: Es ist ein iterativer Prozess, dessen fünfter Grundsatz darin besteht, nach Perfektion zu streben, indem du deinen Prozess ständig verbesserst.

 Egal, ob dein Kunde ein interner oder externer Stakeholder ist, seine Anforderungen werden sich immer ändern. Deshalb musst du in regelmäßigen Abständen den Wert deines Produkts bewerten und deinen Prozess auf mögliche Verschwendung analysieren.

Die Anwendung der oben genannten Grundsätze zielt darauf ab, die Vorteile der Lean-Methode im Projektmanagement voll auszuschöpfen.

Die Vorteile von Lean Management

Die Einführung von Lean Management-Methoden bringt für Projektmanager/innen große Vorteile mit sich:

• Focus: Wenn du die Lean-Methode anwendest, kannst du Verschwendung reduzieren. So können sich deine Mitarbeiter auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich einen Mehrwert schaffen.
• Verbesserte Produktivität und Effizienz: Mitarbeiter, die sich der Wertschöpfung widmen, sind produktiver und effizienter, weil sie nicht durch unklare Aufgaben abgelenkt werden.
• Intelligentere Prozesse: Durch die Einführung eines Pull-Systems kannst du nur dann Arbeit anbieten, wenn ein echter Bedarf besteht.
• Bessere Ressourcennutzung: Indem du deine Produktion an der tatsächlichen Nachfrage ausrichtest, kannst du nur die Ressourcen nutzen, die du brauchst, und vermeidest so Verschwendung.

Infolgedessen wird das Unternehmen oder das Projektteam, das es anwendet, viel flexibler und kann viel schneller auf Kundenanforderungen reagieren. Die Grundsätze des Lean Managements ermöglichen es dem Projekt, seine Ziele besser zu erreichen, was die Gesamtleistung des Projekts verbessert, was sich u. a. in geringeren Kosten in den verschiedenen Phasen zeigt.

Und um die Vorteile der Lean-Projektmanagement-Methode voll auszuschöpfen, ist es ratsam, dass sie von Tools unterstützt wird, die sie flüssiger machen.

Die Werkzeuge des Lean Managements

Um den Prozess der Projektdurchführung zu verbessern, kannst du die folgenden Werkzeuge nutzen. Im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung helfen diese Werkzeuge deinem Team, Verschwendung zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und dem Kunden mehr Wert zu bieten.

Sie sind:

Der PDCA-Zyklus oder das Deming-Rad

Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) war ursprünglich eine dreistufige Problemlösungsmethode, die von Dr. Walter Shewart in den 1920er Jahren entwickelt wurde. Später, in den 1950er Jahren, machte Dr. W. Edwards Deming eine überarbeitete Version populär, daher der Name Deming-Rad.

Der PDCA-Zyklus ist in vier Schritte unterteilt:

• Plan: Analysiere deinen Prozess und ermittle alle Probleme, die gelöst werden müssen.
• Tun: Finde Lösungen für diese Probleme, indem du relevante Daten analysierst und mit Teammitgliedern zusammenarbeitest.
• Prüfe: Stelle fest, ob die Lösungen, die du umgesetzt hast, wirksam sind und passe deinen Plan gegebenenfalls entsprechend an.
• Handle: Wende diese aktualisierten Lösungen an und lerne aus deinem Handeln.

Das Deming-Rad ist leicht auf verschiedene organisatorische Prozesse anwendbar. Wenn es richtig umgesetzt wird, kann es einen sehr positiven Einfluss auf den Wert deines Produkts haben.

Der A3-Bericht

Der A3-Bericht besteht aus 8 Schritten, die aufeinander folgen. Sie sind in das Deming-Rad integriert, dessen 4-Phasen-Zyklus Teil der Logik der kontinuierlichen Verbesserung ist: Plan-Do-Check-Act (PDCA).

 Ein A3-Bericht wird im Team und nicht einzeln erstellt. Er ist eine sehr visuelle Unterstützung, deren standardisierter Rahmen einen günstigen Rahmen für Analyse und Synthese schafft, indem er jeden dazu bringt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Er ist ein klarer Bezugspunkt für Teams, für jedes neue Projekt.

Die Klaxoon Board

Board ist das kollaborative Tool, das von Klaxoon entwickelt wurde, um Teamarbeit noch effizienter zu machen. Konkret handelt es sich dabei um ein digitales Whiteboard mit unendlichen Dimensionen. Im speziellen Fall des A3-Berichts, bei dem es im Wesentlichen darum geht, eine prägnante Reflexionsarbeit in einem begrenzten Format zu erstellen, ist diese Funktion sicherlich hilfreich. Aber Board hat noch andere Vorteile, auf die du kaum verzichten kannst.

Erstens: Da Board jederzeit zugänglich ist, sowohl in einem Raum als auch aus der Ferne, entfallen für die Nutzer/innen alle zeitlichen und räumlichen Beschränkungen. Wenn sich alle oder einige deiner Teammitglieder nicht physisch in einem Raum treffen können, um einen A3-Bericht zu entwerfen, ermöglicht das integrierte Videokonferenz-Tool Live einen verbalen Austausch. Ein Teammitglied, das die Besprechung leiten möchte, kann das Synchronisierungstool "Follow me" auswählen, so dass die anderen Teilnehmer/innen in Echtzeit sehen können, auf welche Bereiche der Board er oder sie sich konzentriert.

In bestimmten Phasen musst du zu den vorgeschlagenen Ideen Stellung beziehen. Um demokratisch zu entscheiden, verwende Question Tool, indem du dem gesamten Team eine Abstimmung vorlegst: einfach und effektiv! 

Im 4. Schritt des A3-Berichts suchst du mit der Ishikawa-Methode (ähnlich wie bei der Fischgräte template ) nach den Ursachen eines Problems. Um die Ideen zum Blühen zu bringen, gibt es nichts Besseres als eine Ideenfindungsphase, die durch einen Countdown über die Timerfunktion angeregt wird!

Im 8. Schritt schließlich färbst du deine Ideen entsprechend der umzusetzenden Aktion ein.

Ist dein A3-Bericht fertig zum Versenden? Teile einfach den Code oder den Link, um auf die Board zuzugreifen. Und bei Bedarf kannst du auch alle gesammelten Daten herunterladen, insbesondere im .csv-Format. 

Mit diesem gebrauchsfertigen template hast du ein komplettes Gerüst, um die A3-Berichtsmethode zu nutzen. Du kannst sogar ganz einfach die notwendigen Anpassungen vornehmen, je nachdem, wofür du sie verwenden möchtest. Also lass uns loslegen!