Wann und warum können Sie Online-Whiteboards verwenden?

Wir werden uns einige Beispiele dafür ansehen, wann und warum Teams ein Online-Whiteboard nutzen könnten, um Effektivität, Effizienz und Engagement zu steigern. Schließlich sind digitale Whiteboards ein Werkzeug, das viele Vorteile mit sich bringen kann. Wenn Sie also in Ihrem Unternehmen oder an Ihrem Arbeitsplatz kein Whiteboard verwenden, liegt das vielleicht daran, dass Sie nicht sicher sind, wie nützlich es sein könnte oder wann Sie es einsetzen könnten.

Was kann man mit Online-Whiteboards machen?

Unabhängig davon, ob sie unabhängig oder als Teil einer Kollaborationsplattform genutzt werden, können Online-Whiteboards die Zusammenarbeit, Kreativität und Innovation fördern und Teams dabei helfen, besser zusammenzuarbeiten. Hier sind einige der Dinge, die Sie mit einem Online-Whiteboard verbessern können, neben vielen anderen Vorteilen.

1. Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit anderen wird durch ein digitales Whiteboard erleichtert. Egal, ob die Teams weit voneinander entfernt oder denselben Arbeitsbereich teilen, ein Online-Whiteboard erleichtert die Zusammenarbeit. Ihre Teams können Bildschirme gemeinsam nutzen und das Whiteboard in Echtzeit aktualisieren, so dass alle dasselbe Dokument sehen und daran mitarbeiten können. Dies trägt dazu bei, die Anzahl der Versionen zu verringern, die oft per E-Mail hin- und hergeschickt werden und in den Posteingängen der Mitarbeiter verloren gehen.

2. Brainstorming und Ideenfindung

So wie herkömmliche Whiteboards für brainstorming Sitzungen und zur Generierung neuer Ideen verwendet werden, können dies auch Online-Whiteboards sein. Virtuelle Whiteboards haben jedoch zusätzliche Funktionen. Es können nicht nur alle gleichzeitig darauf zugreifen und etwas hinzufügen, sondern Sie können auch Multimedia-Elemente wie Bilder, Videos und Links hinzufügen. Virtuelle Whiteboards können auch gespeichert und gemeinsam genutzt werden, und bei Bedarf kann auf ältere Versionen zugegriffen werden.

3. Präsentationen

Die Verwendung von Online-Whiteboards als visuelles Hilfsmittel bei Präsentationen bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihrem Publikum Informationen auf ansprechendere und dynamischere Weise zu vermitteln.

4. Kommunikation

Nicht jeder lernt auf die gleiche Art und Weise, und wir nehmen Bildmaterial 60.000 Mal schneller auf als Text. Online-Whiteboards sind ein leistungsfähiges visuelles Managementinstrument und daher eine hervorragende Möglichkeit, Informationen schnell und einfach zu vermitteln.

5. Projektplanung

Ein gemeinsames Whiteboard kann Ihnen bei der Planung und Organisieren von Projektenund alles an einem Ort zu halten. Jeder weiß, was er zu tun hat, wann er es tun muss und wie das Ganze mit dem Gesamtprojekt zusammenhängt.

6. Lernen und Entwicklung 

Online-Whiteboards, die traditionell in Bildungseinrichtungen eingesetzt werden, bieten so viel mehr Möglichkeiten als die traditionellen Tafeln, die viele noch aus ihrer Schulzeit kennen. Schulungsleiter und Lehrer können sie nutzen, um interaktives, fesselndes Lernen mit visuellen Hilfsmitteln zu ermöglichen.

In welchen Bereichen sind Online-Whiteboards nützlich?

Wir sind der Meinung, dass virtuelle Whiteboards in allen Teamkontexten nützlich sind, aber hier werden wir uns einige der wichtigsten Bereiche ansehen, in denen sie von besonderem Nutzen sein können.

Einsatz von Online-Whiteboards in Fertigung und Industrie

Online-Whiteboards können in Fabriken u. a. zur Steuerung von Produktionsprozessen eingesetzt werden und werden zu einem unverzichtbaren Instrument zur Verbesserung der Kommunikation und Produktivität. Hersteller brauchen eine optimale Produktivität, und virtuelle Whiteboards können dabei sehr hilfreich sein.

Sie können für die Produktions- und Wartungsplanung verwendet werden und geben den Betriebsleitern einen visuellen Überblick über die Prozesse, so dass sie Engpässe und Probleme leichter erkennen und Produktions- und Wartungspläne sowie Zeitpläne einsehen können. Mit Online-Whiteboards können Sie visuelle Hilfsmittel wie Checklisten und Prüfprotokolle erstellen, damit die Mitarbeiter in Echtzeit sehen können, ob die Produkte den Qualitätsstandards entsprechen. Das bekannte Toyota-Produktionssystem (TPS) beispielsweise nutzt visuelles Management, um Verschwendung zu reduzieren und sich auf kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren.

In Fabriken kann die Kommunikation und Zusammenarbeit schwierig sein, sei es wegen des Lärms, der Arbeitsbedingungen oder der Verteilung der Teams auf verschiedene Arbeitsbereiche. Sie brauchen etwas, das den Lärm und die Unterschiede in den Arbeitsbereichen durchbricht. Online-Whiteboards können Informationen anzeigen, die visuell leichter zu vermitteln sind als beispielsweise per E-Mail oder persönlich. Dies kann dazu beitragen, die Beziehungen zwischen Management und Mitarbeitern zu verbessern. Visuelle Whiteboards können Teams dabei helfen, effizient Projektaktualisierungen auszutauschen, Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen, Lieferanten zu kontaktieren usw.

Auch in der Fertigung und in der Industrie können Schulung und Einarbeitung ein komplizierter Prozess sein. Mit virtuellen Whiteboards lassen sich visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme und Diagramme erstellen, die komplexe Produktionsprozesse erklären. Neue Mitarbeiter können auch zu Team-Whiteboards hinzugefügt werden, so dass sie mit ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten und ihre Kollegen und Arbeitsabläufe schneller und einfacher kennenlernen können.

Manager können Online-Whiteboards verwenden, um Leistungskennzahlen zu verfolgen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Kontinuierliche Verbesserung ist wertvoller, als ein Projekt oder einen Geschäftsbereich von Zeit zu Zeit zu bewerten und nach Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.  

Wie Online-Whiteboards für Schulung und Entwicklung genutzt werden können

Whiteboards sind zu einem unverzichtbaren Instrument für die Aus- und Weiterbildung geworden und werden heute in vielen Bildungseinrichtungen eingesetzt. Online-Whiteboards sind eine kostengünstige und effiziente Möglichkeit für Lehrkräfte, zu erstellen, zu teilen und zusammenzuarbeiten. Lernende, ob in Voll- oder Teilzeitausbildung oder in der beruflichen Weiterbildung, können virtuelle Whiteboards auf verschiedene Weise nutzen.

Ausbilder und Kursleiter können Programme mit visuellen Hilfsmitteln und verschiedenen Medien erstellen, um komplexe Konzepte zu veranschaulichen. Informationen und Ressourcen können ausgetauscht werden, um Diskussionen zu erleichtern, und Feedback kann in Echtzeit gegeben und empfangen werden. Die Sitzungen können aufgezeichnet und an diejenigen verteilt werden, die nicht anwesend sein können.

Mehr Engagement in der Ausbildung

Die Lernenden können in Teams zusammenarbeiten oder von den visuellen und multimedialen Aspekten der Verwendung von Online-Whiteboards profitieren. Dies kann die Lernerfahrung verbessern und das Behalten von Informationen verbessern. Wir alle hatten schon einmal Lehrer, die langweilig und öde waren. Es ist schwer, sich zu konzentrieren und seine volle Aufmerksamkeit zu schenken, wenn man sich nicht mit dem, was man lernt, beschäftigt oder sich dafür interessiert. Ein größeres Engagement führt zu besseren Lernergebnissen.

McKinsey hat in einem Bericht über die so genannte "Great Attrition", also die Abwanderung von Arbeitnehmern infolge der Covid-19-Pandemie, festgestellt, dass "mangelnde berufliche Entwicklung und Förderung" als Hauptgrund für die Kündigung eines Arbeitsplatzes im Zeitraum April 2021 bis April 2022 genannt wurde. Das Angebot relevanter und wertvoller Lernmöglichkeiten am Arbeitsplatz ist eine der besten Möglichkeiten, um Talente zu halten und anzuziehen.

Online-Whiteboards können sowohl für die Bewertung und Evaluierung durch spielerische Sitzungen und Quizze als auch für den Unterricht verwendet werden. Es ist einfach, zum Beispiel Umfragen zu erstellen, die für Bewertungen verwendet werden können, und die auch die Fortschritte der Lernenden verfolgen oder den Erfolg eines Programms bewerten können.

All dies lässt sich auf das tägliche Arbeitsumfeld von Unternehmen und insbesondere auf die interne Aus- und Weiterbildung anwenden. Angenommen, Sie haben ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung, die Sie der Belegschaft oder dem Vertriebsteam vorstellen möchten: Sie könnten E-Mails verschicken oder Ihre Teams an ihren Arbeitsplätzen benachrichtigen, aber die Informationen werden für sie nicht unbedingt leicht zu finden, zu verstehen oder nachzuschlagen sein. Sie werden jedoch feststellen, dass Online-Whiteboards einen leicht zugänglichen Arbeitsbereich für das Team darstellen, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Online-Whiteboards sind ein nützliches Instrument für Einzelhändler

Man könnte meinen, dass ein virtuelles Whiteboard im Einzelhandel nicht viel zu bieten hat, aber es ist ein nützliches Instrument. Sie können eingesetzt werden, um Abläufe zu rationalisieren, die Teamarbeit zu verbessern und das Kundenerlebnis zu steigern. Mit Online-Whiteboards können Sie beispielsweise visuelle Merchandising-Pläne, Ladenlayouts, Produktdisplays und Marketingkampagnen entwerfen. Ähnlich wie Produktionslinien in Fabriken können Einzelhändler sie für die Bestandsverwaltung nutzen, sei es, um die Lagerbestände zu überwachen, Bestellungen aufzugeben oder Lieferungen zu planen.

Virtuelle Whiteboards können bei der Planung von Mitarbeiterschichten und der Übermittlung von Informationen wie Verkaufszielen, Werbeaktionen und Kundenfeedback hilfreich sein. Sie können auch für Umfragen und Abstimmungen zum Kundenfeedback sowie zur Förderung der Kundenbindung eingesetzt werden.

Projektverwaltung mit Online-Whiteboards

Effiziente Projektmanagement-Tools werden mit den neuen Arbeitsmethoden nach der Pandemie immer wichtiger. Bei so vielen Mitarbeitern, die jetzt aus der Ferne oder auf hybrider Basis arbeiten, kann es schwieriger sein, den Überblick über Aufgaben, Zeitpläne und Fortschritte bei Projekten zu behalten. Online-Whiteboards sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Sie können dazu beitragen, Missverständnisse und verpasste Fristen zu vermeiden. Außerdem können alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort auf dieselbe Tafel zugreifen.

Virtuelle Whiteboards sind ein wichtiger Bestandteil des design thinking Prozesses, der den Teams hilft, innovativ zu sein und kreative Ideen zu entwickeln. Brainstorming Sitzungen können mit Hilfe eines visuellen Whiteboards noch produktiver gestaltet werden. Sie fördern die Zusammenarbeit und die Teamarbeit. Whiteboards können an die spezifischen Bedürfnisse jeder brainstorming Sitzung angepasst werden und sind auch für die Visualisierung komplexer Ideen und Konzepte nützlich.

Projektaktualisierungen, Skizzen und Entwürfe können auch mit den Kunden geteilt werden, so dass diese die Möglichkeit haben, Vorschläge und Rückmeldungen zu geben, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den Erwartungen des Kunden entspricht. Das spart Zeit und Geld und erhöht die Chance, schnell etwas zu produzieren, das den Erwartungen des Kunden entspricht. Online-Whiteboards können auch zur Erstellung von Präsentationen verwendet werden, die sowohl für Teammitglieder als auch für Kunden ansprechend und interaktiv sind.

Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen

Die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Wirtschaft. Ohne neue und innovative Ideen und Arbeitsweisen laufen Unternehmen Gefahr, zu stagnieren. Der design thinking Prozess ist eine beliebte Methode, mit der Teams gezielt Lösungen finden und sich auf die Lösung von Problemen konzentrieren können. Dabei wird die Rolle betrachtet, die ein Produkt oder eine Dienstleistung letztendlich erfüllen muss, und es wird in fünf Phasen versucht, Antworten zu finden. Online-Whiteboards sind leistungsstarke Werkzeuge für alle Phasen dieser Produkt- und Dienstleistungsentwicklungsmethode.

Die 5 Phasen von design thinking - Einfühlen, Definieren, Ideieren, Prototyping, Testen - werden durch Online-Whiteboards effektiver. Sie können mit verschiedenen Vorlagen verwendet werden, um Teams zu helfen, effektiver zusammenzuarbeiten und das Beste aus ihren gemeinsamen Sitzungen herauszuholen. Ganz gleich, ob Sie Customer Personas erstellen, um die Bedürfnisse, Ziele und Schmerzpunkte Ihrer Nutzer besser zu verstehen, Customer Journey Mapping betreiben, um Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, brainstorming Ideen entwickeln, Prototypen entwerfen, Feedback einholen oder eine andere der zahlreichen Möglichkeiten nutzen, die ein virtuelles Whiteboard bietet, es wird zu einem integralen Bestandteil einer effektiven Teamarbeit.

Der tägliche Einsatz eines Whiteboards im Geschäftsalltag

Wo sollen wir anfangen? Wir haben viele Möglichkeiten aufgezeigt, wie Online-Whiteboards Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation helfen können, unabhängig davon, in welchem Sektor Sie tätig sind oder welchen Aspekt Ihres Geschäfts Sie betrachten. Aber virtuelle Whiteboards müssen nicht nur für große Projekte oder Produktionslinien reserviert sein. Sie sind auch in Ihrem täglichen Arbeitsleben von unschätzbarem Wert. Sie tragen zur Verbesserung der Teamarbeit bei und steigern die Effizienz und das Engagement Ihrer Teams.

In Besprechungen können Sie sie z. B. zum Protokollieren verwenden. Nutzen Sie sie, um Arbeitsabläufe und Konzepte zu erklären. Wenn Sie eine Präsentation halten müssen, warum nicht ein visuelles Whiteboard verwenden? Sie können Vorlagen verwenden, Multimediadateien hinzufügen, Anmerkungen machen und in Echtzeit erstellen.

Sie können virtuelle Dokumente ganz einfach mit Haftnotizen versehen, genauso wie Sie es bei gedruckten Kopien tun würden. Nutzen Sie Ihre Online-Whiteboards zur Erstellung von Fahrplänen und Zeitplänen, um festzulegen, wer was wann für Ihr Projekt tun muss. Sie können frühere Versionen speichern und alle Informationen sind an einem Ort für das gesamte Team zugänglich.

Virtuelle Whiteboards können eingesetzt werden, um ein besseres Teamgefühl und eine bessere Zusammenarbeit zu erreichen. Vor einer workshop oder einer Schulungssitzung kann es zum Beispiel schwierig sein, sich zu entspannen, vor allem, wenn man sich noch nicht sehr gut kennt. Dies gilt besonders in der heutigen Zeit, in der so viele Teams zersplittert sind, entweder weil einige oder alle Teammitglieder aus der Ferne arbeiten. Oder sie haben schon lange nicht mehr persönlich zusammengearbeitet. Die Einführung eines icebreaker zu Beginn einer Sitzung kann diese also produktiver machen.

Nutzung von leistungsfähigen Online-Whiteboards

KlaxoonDas Online-Whiteboard hilft Ihren Teams, ihre Arbeit besser zu verwalten, Kreativität und Innovation zu fördern und visuelle Management-Tools effektiver zu nutzen, unabhängig von Sektor, Branche oder Geschäftsanforderungen. Schauen Sie sich auf unserer Ressourcenseite an, wie unsere kollaborative Plattform Ihnen helfen kann.