Obeya: Wie Räume die Produktivität von Teams beeinflussen
Wenn du schon einmal versucht hast, in einem Café zu arbeiten, hast du vielleicht schnell gemerkt, dass all die Fernsehsendungen und Filme, in denen die Hauptfigur fleißig in einem solchen Raum arbeitet, mehr Fiktion als alles andere sind. Du empfindest diese Räume oft als zu laut, zu eng, zu ablenkend oder alles zusammen. Das kann die Produktivität, die Effizienz und sogar die Zusammenarbeit zu einem Problem machen. Leider ist das nicht nur auf die Cafés in unserer Nachbarschaft beschränkt, sondern kann auch auf viele andere Räume am Arbeitsplatz zutreffen.
Wenn so viele Menschen zusammenarbeiten, kann es natürlich schwierig sein, einen Überblick über die verschiedenen Aspekte eines bestimmten Projekts zu bekommen. Angesichts der Komplexität der Frage, welche Interessengruppen bei einer bestimmten Aufgabe das meiste Mitspracherecht haben, kann es für dich manchmal das Wichtigste sein, alle Leute an einem Ort zu versammeln.
Wenn dir diese Situation bekannt vorkommt, kannst du dir sicher sein, dass du mit dieser Erfahrung nicht allein bist. In der Vergangenheit war dies eine so häufige Beobachtung, dass Toyota eine spezielle Methode entwickelt hat, um mit einer solchen Situation umzugehen: das Obeya.
Was ist ein Obeya?
Im Vergleich zu vielen verschiedenen Frameworks und Techniken, die du vielleicht schon kennengelernt hast, ist Obeya vielleicht die greifbarste und relativ einfach umzusetzende Methode, die du in deinem Arbeitsbereich anwenden kannst. Obeya bedeutet auf Japanisch "großer Raum", und genau das bedeutet die Methode: ein großer Raum, der der Zusammenarbeit gewidmet ist, mit wichtigen Entscheidungsträgern im Raum.
Es mag wie etwas Intuitives oder Standardmäßiges in einer Büroumgebung erscheinen, aber die bloße Angabe eines gemeinsamen Arbeitsraums wirkt Wunder, wie ein Projekt angegangen wird. Diese Theorie wird durch bestimmte Theorien zur Gestaltung von Verbrauchererlebnissen gestützt, die besagen, dass sogar die Körperlichkeit und das Vorhandensein von materiellen Gegenständen an einem Ort einen tiefgreifenden Einfluss darauf haben können, wie ein Mensch Zeit und Raum erlebt.
Der Grundgedanke einer Obeya ist, dass sie die Gefahr des "Silo-Effekts" in Unternehmen durch einen offeneren und kollaborativen Informationsaustausch verringern kann, um die bestmögliche Lösung für alle zu erreichen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das T-Shirts herstellt, muss sich über die Art der zu produzierenden T-Shirts, die Marketingmethoden, das Lieferkettenmanagement und vieles mehr abstimmen. Eine obeya würde hier zusätzliche Hilfsmittel wie Grafiken, Diagramme, Arbeitspläne, Zeitpläne und Organisationsstrukturen einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten bei einem Projekt auf derselben Seite stehen. Auch visuelle Projektideen und Managementtechniken wie Mindmaps und Gantt-Diagramme können hier eingesetzt werden, um wichtige Aspekte des Plans besser zu planen.
Daher funktioniert obeya am besten, wenn ein konkretes und greifbares Projekt in Angriff genommen wird. Wenn bei einem bestimmten Entscheidungspunkt alle erforderlichen Führungskräfte und Entscheidungsträger anwesend sind, kann die obeya viel effektiver ihren beabsichtigten Nutzen entfalten. Obeyas können als tägliche Besprechung angesetzt oder auf verschiedene Zeiträume ausgedehnt werden, die besser in den Betriebsablauf eines Unternehmens passen. Auch spontane Besprechungen sind für Obeyas willkommen, vor allem wenn es um Notfälle oder Krisen geht, die es zu bewältigen gilt.
Geschichte von Obeya
Obeya ist bekanntlich ein integraler Bestandteil des Lean Management Systems, konzentriert sich aber auf die greifbaren und (nicht immer) physischen Räume, die Menschen brauchen, um besser mit anderen zusammenzuarbeiten. Das Obeya selbst wurde als Möglichkeit formuliert, Ideen zu generieren, während alle wichtigen Personen im Raum einen umfassenderen Blick auf die Aspekte bekommen und sich alle an diesen Ansichten orientieren.
Es war Toyota, das den Obeya-Raum als ersten Teil seines "Globe 21st Century Project", von dem heute bekannt ist, dass es der Ursprung für die Entwicklung ihrer bahnbrechenden Prius-Linie in den 1990er Jahren war. In ihrem Fall ging es darum, wie man am besten ein Elektroauto-Konzept auf den Markt bringt, wahrscheinlich ein paar Jahrzehnte vor allen anderen Wettbewerbern. Der Chefingenieur des Projekts, Takeshi Uchiyamada, erkannte, dass bestimmte Entscheidungen nicht im Interesse der Effizienz, der Zeit und der Ausrichtung getroffen wurden. Genauer gesagt, Uchiyamada, "Er hatte das Gefühl, dass ihm die nötige Autorität fehlte, um die optimalen Entscheidungen zu treffen, und war der Meinung, dass er von erfahrenen Fachleitern in einer Weise überrannt werden könnte, die für das Projekt als solches nicht optimal war".
Das obeya-Konzept entstand aus dem Bedürfnis, alle Beteiligten in einem "großen Raum" zu versammeln, um bessere Ideen für die Lösung eines bestimmten Problems zu entwickeln. Ähnlich wie die "War Room"-Strukturen sollte die obeya der zentrale Diskussionsraum für alle Dinge werden, die mit einem bestimmten Projekt zu tun haben. Aufgrund der Effektivität der obeya bei ihrer Anwendung in der bekannten "Toyota Produktionssystem", begannen andere Unternehmen, das obeya-Konzept als Teil ihrer eigenen Geschäftsprozesse zu nutzen. Das bedeutet, dass neue Geschäftsstrategien, Softwareentwicklungspläne und sogar interne Umstrukturierungen das obeya-Konzept als Teil ihres größeren strategischen Werkzeugkastens nutzen können.
Möglichkeiten, ein Obeya zu nutzen
Es gibt viele Möglichkeiten, einen obeya-Raum zu nutzen, da er immer auf den spezifischen Zweck ausgerichtet ist, den das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt. Es gibt jedoch ein paar Elemente, die in den verschiedenen Versionen eines obeya-Raums ziemlich gleich bleiben. Eines dieser Elemente ist die visuelle Darstellung des Plans selbst. Aufgrund der hohen Komplexität mancher Projekte war es oft notwendig, bestimmte technische Aspekte eines Projekts visuell darzustellen, damit auch Teams, die sich nicht mit dem Thema befassen, die übergreifende Bedeutung einer bestimmten Projektdimension erfassen können.
Der physische Gehorsam
Die physische obeya ist wahrscheinlich die häufigste und am häufigsten genutzte obeya, die du am Arbeitsplatz sehen wirst. Oft wird die Obeya nicht einmal offiziell als "Obeya" bezeichnet; diese großen Räume können auch als "Collaboration Rooms", "War Rooms", "Focus Rooms" und mehr bekannt sein. Das wesentliche Merkmal von obeyas und inoffiziellen obeyas ist, dass es sich um einen Ort handelt, der speziell für die gemeinschaftliche Arbeit ausgewählt wurde.
Wenn du zum ersten Mal eine Obeya organisierst, solltest du sicherstellen, dass deinem Team einige Dinge zur Verfügung stehen, die es nutzen kann, während es im Raum ist. Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig visuelles Informationsmaterial ist, das die Diskussion zwischen den Parteien anregen und abstimmen kann, aber ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Interaktivität. Interaktivität ist eine der besten Möglichkeiten für Teams, innovative Lösungen zu finden, da sie die Kreativität besser anregen kann. Daher können Whiteboards und große Illustrationsblöcke nützlich sein, um workshop Sitzungen abzuhalten, die ein besseres Gefühl für die gemeinsame Arbeit an einem bestimmten Projekt vermitteln. Außerdem kann der visuelle Aspekt der Interaktivität dazu beitragen, dass neue Ideen entstehen, die vielleicht nicht intuitiv vorhanden gewesen wären.
Eine weitere hilfreiche Sache, die du untersuchen solltest, ist die Gestaltung der Räume in der obeya selbst. Wie wir bereits erwähnt haben, erfordern Obeyas unterschiedliche Layouts der Arbeitsbereiche, um den verschiedenen Arbeitsstilen, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind, besser gerecht zu werden. Für eine Diskussion mit allen Beteiligten kannst du größere Tische aufstellen, während die Arbeit von Einzelpersonen oder Kleingruppen in kleinen Bereichen untergebracht werden kann.
Das digitale Obeya
Wie du vielleicht schon weißt, stehen physische Räume bei vielen Unternehmen nicht gerade im Vordergrund, wenn es darum geht, sich an das sogenannte "neue Normal" anzupassen. Als die Pandemie die Arbeitswelt auf den Kopf stellte, mussten Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf Kosten all der kleinen Aspekte und der Zusammenarbeit, die es im Büro gab, zu einem vollständig ferngesteuerten Arbeitsumfeld wechseln.
Trotz des plötzlichen Mangels an Kooperationskanälen ist die Zusammenarbeit natürlich immer noch wichtig. Das bedeutete, dass Aufgaben oft viel langsamer und ohne so viel teamübergreifende Arbeit erledigt wurden. Das kann zu mehr Fehlern und Beschwerden der Interessengruppen führen, da du keinen vollständigen Überblick über die verschiedenen wichtigen Aspekte hast, die vielleicht nicht in deinem Zuständigkeitsbereich liegen.
Nur weil eine Obeya normalerweise als physischer Raum verstanden wird, heißt das nicht, dass du ihre Prinzipien nicht auch auf die virtuelle Welt anwenden kannst. Um die Schwierigkeiten zu mildern, die durch die Verlagerung von Arbeitsplätzen in den Home-Office-Bereich entstanden sind, kann ein spezieller, wenn auch digitaler Raum genauso gut für die Zusammenarbeit mit allen wichtigen Interessengruppen geeignet sein. Betrachte dein nächstes digitales Meeting als eine Gelegenheit, obeya-Strategien zu nutzen, um von möglichst vielen wichtigen Interessengruppen Beiträge zu erhalten.
Ein Beispiel: Engagement und Interaktivität sind wichtig, wenn es darum geht, Innovationen anzustoßen. Während physische Abteilungen die Verwaltung von Materialien und Vorräten benötigen, um die Arten von workshops zu ermöglichen, sind digitale Arbeitsbereiche (je nach Plattform) wahrscheinlich bereits mit Werkzeugen für die Zusammenarbeit ausgestattet. Außerdem kannst du Multimedia-Funktionen wie Audio und Video nutzen, um wichtige Punkte während der Arbeitssitzungen besser zu veranschaulichen, ohne dich um die Einrichtung eines physischen Raums kümmern zu müssen.
Sogar das "Layout" der Räume kann in einem digitalen Medium mit etwas mehr Voraussicht gehandhabt werden. Während ein normales Obeya Tische, Stühle und Tafeln benötigt, kann ein digitales Obeya einfach dazu genutzt werden Funktionen von Breakout-Räumen nutzen, um Informationen in einer kleinen Gruppe zu sammeln, bevor sie der größeren Gruppe präsentiert werden.
Silos und die Auswirkungen von Obeya auf die Arbeitswelt
Obeyas wirken sich am Arbeitsplatz vor allem als relativ einfache Methode der teamübergreifenden Zusammenarbeit bei Projekten aus, die wahrscheinlich wesentliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Wir haben bereits erwähnt, wie Obeyas dazu beitragen können, die Gefahr des "Silo-Effekts" zu verringern, aber wir wissen auch, dass Silos am Arbeitsplatz aus guten Gründen existieren. Die Unterbringung von Experten aus verschiedenen Bereichen ist sinnvoll, vor allem wenn sie bestimmte Aufgaben erfüllen sollen. Aber die Sache bleibt, dass das Fachwissen, das sie haben, auch besser für die Projekte genutzt werden kann, die mehr als nur eine Perspektive eines funktionalen Experten erfordern.
Wie beim Basketball sind die Dienstleistungen von obeya eine der besten Möglichkeiten, um einen umfassenden Ansatz für alle Dinge zu erhalten, die mehrere interne Interessengruppen betreffen. Beim Basketball gibt es verschiedene Positionen, die ein Spieler einnehmen kann, z. B. Power Forward, Center und Point Guard. Während jeder seine eigene Spezialität und Methode hat, um in seiner Aufgabe zu gewinnen, braucht es den kompletten Zusammenhalt all dieser verschiedenen Rollen, um Ergebnisse zu erzielen. Kluge "Coaches" wissen, dass die Trainingsräume als Obeyas dienen können, um Scharmützel zu ermöglichen und zu testen, wie die einzelnen Spieler/innen reagieren und miteinander arbeiten.
Wenn man die Realität des Arbeitsplatzes hinzuzieht, werden diese Unterscheidungen etwas unschärfer und schwieriger zu handhaben. Zum Beispiel werden Marketing und Vertrieb oft als miteinander verbunden angesehen, aber ihr Arbeitsbereich unterscheidet sich sowohl in strategischer als auch in ausführender Hinsicht. Dennoch kann das eine ohne das andere kaum überleben, denn das Marketing liefert den strategischen Gesamtplan, während das Verkaufsteam über das Fachwissen verfügt, ihn entsprechend auszuführen.
In Fällen wie dem obigen ist es nicht ungewöhnlich, auf Probleme zu stoßen, die zu Reibereien zwischen Abteilungen führen können. In der Regel liegt das an einem Zielkonflikt, aber manchmal kann es auch daran liegen, dass man sich bei einem bestimmten Projekt unterrepräsentiert fühlt. Deshalb ist es wichtig, die Verantwortlichen aus den Abteilungen einzubeziehen, die mit der Sache zu tun haben, um sicherzustellen, dass ihre Stimmen gehört werden.
Am Ende des Tages sollte der Fokus darauf liegen, dem Verbraucher durch ein klares Verständnis dessen, was zu tun ist, und den Gründen dafür, den größtmöglichen Wert zu liefern. Gemba-Coach Michael Ballé bringt es gut auf den Punkt, wenn er sagt, dass "[a]n obeya eindeutig ein Werkzeug der Teamarbeit ist: Es hilft Managern in verschiedenen Funktionen, Probleme über ihre Grenzen hinweg zu lösen."