Wie man Kommunikationssilos für eine effektivere Teamarbeit aufbricht

Wer möchte nicht in einer Organisation arbeiten, in der es einen Zusammenhalt gibt und in der jeder Einzelne als Teil des Ganzen - der Organisation - dazu beiträgt, dass das Ganze so funktioniert, wie es sollte? Es gibt ein Sprichwort, das besagt, dass Teamwork den Traum wahr werden lässt. Das ist so wahr. Einem kürzlich erschienenen Leitartikel des Forbes-Magazins zufolge verbessern Teamarbeit und Kooperation die Effektivität der Arbeit.

Stellen Sie sich das gesamte Unternehmen als eine große Maschine mit getrennten Arbeitsbereichen für die Abteilungen vor, die ihre verschiedenen Aufgaben erfüllen. Jede Abteilung besteht aus verschiedenen Personen. Damit die große Maschine - die Organisation - reibungslos funktioniert, müssen alle Teile so funktionieren, wie sie sollten - in Übereinstimmung.

Wie bei allen Maschinen besteht ein Bedarf an Schmierung. Diese Schmierung ermöglicht es allen Teilen, miteinander zu kommunizieren und sich wie ein einziges Teil zu bewegen. Dieses Schmiermittel, das es sehr unterschiedlichen Abteilungen ermöglicht, sich gegenseitig zu verstehen und gleichzeitig ein gemeinsames Ziel zu verfolgen, heißt funktionsübergreifende Zusammenarbeit. 

Doch leider gibt es Fälle, in denen die einzelnen Abteilungen zwar unabhängig voneinander auf das Erreichen der Unternehmensziele hinarbeiten, aber nicht aktiv mit den anderen Abteilungen zusammenarbeiten und kommunizieren. In dieser Situation treffen sie unwissende Entscheidungen, die sich negativ auf die Organisation auswirken. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Effizienz Ihrer Organisation mit funktionsübergreifenden Teams steigern und Kommunikationssilos beseitigen können. 

Was sind Kommunikationssilos?

Der Begriff "Siloeffekt" stammt aus dem landwirtschaftlichen Umfeld der Silos auf einem Bauernhof. Silos werden als Lager für Getreide, Pulver und andere Dinge mit unlöslichen Partikeln verwendet. 

Wenn in Unternehmen und Organisationen der Informationsfluss zwischen den einzelnen Abteilungen nicht funktioniert, gibt es weniger gemeinsame Fortschritte auf dem Weg zum gemeinsamen Ziel der Organisation und mehr individuelle und abteilungsspezifische Fortschritte. Kommunikationssilos entstehen als Folge von Kommunikationslücken in Organisationen.  

Um zu wissen, wie die Silo-Mentalität in einer Organisation entsteht, sollten wir sie zunächst definieren. Laut Investopedia ist Silo-Mentalität die Abneigung verschiedener Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen desselben Unternehmens, einander nützliche Informationen zukommen zu lassen. 

Wie kommt es zu dieser Silo-Mentalität?

Das Siloproblem beginnt in den meisten Fällen bei der Führung der Organisation. Brent Gleeson, ein Mitarbeiter der Zeitschrift Forbes, verwendet das Wort "Rinnsal", um zu beschreiben, wie es von der Spitze der Organisation zu den anderen Teilen fließt. Das soll nicht heißen, dass es nicht auch von anderen Teilen der Organisation ausgehen kann. Je nach Nuancen ist das durchaus möglich. Aber in den meisten Fällen beginnt es an der Spitze.

Die Mentalität des Siloeffekts kann entstehen, wenn es eine Spaltung zwischen den Top-Führungskräften in der Organisation gibt, z. B. wenn sich zwei Top-Führungskräfte des Unternehmens gegenseitig hassen. Dies könnte zu einer Spaltung und zu Fraktionen innerhalb der Organisation führen, wobei beide Fraktionen entscheiden, wem sie ihre Loyalität schenken wollen. Die Führungskräfte müssen wissen, dass ihr Verhalten entscheidend dafür ist, dass die Teams als Teil eines Ganzen reibungslos funktionieren. 

Eine andere Möglichkeit, wie Führungskräfte Siloprobleme zulassen, besteht darin, dass sie ihre Teams mikromanagen, oder dass die große Vision und das Ziel der Organisation nicht effektiv oder überhaupt nicht kommuniziert werden. Das Besondere an funktionsübergreifenden Teams ist, dass jeder sehen muss, wie er zu einem gemeinsamen Ziel beiträgt und wie er sich an bestimmten Punkten überschneidet, um dieses Ziel zu erreichen. 

Die Führungskräfte müssen ihnen klar machen, dass sie wie Ketten miteinander verbunden sind, die sie - die Organisation - zu einem Ganzen machen. Auf diese Weise werden sie erkennen, dass bestimmte Entscheidungen nicht isoliert getroffen werden sollten und dass Informationen ausgetauscht werden sollten, da es sich um ein funktionsübergreifendes Team handelt. 

Abgesehen von den Einflüssen der Führungsebene, wenn die Wettbewerbskultur am Arbeitsplatz giftig ist, neigen die Mitarbeiter in ihren jeweiligen Abteilungen dazu, Informationen für sich zu behalten, um zu verhindern, dass andere Abteilungen vorankommen. Ein guter Wettbewerb ist jedoch gut für die Unternehmen. 

Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, nach Spitzenleistungen zu streben. Die Belohnung von Mitarbeitern und Abteilungen für herausragende Leistungen ist ein guter Schritt. Gleichzeitig sollte jedoch jede Abteilung an das gemeinsame Ziel der Organisation erinnert werden. 

Welche negativen Auswirkungen kann der Silo-Effekt auf ein Team haben?

Unternehmen insgesamt erleiden Verluste aufgrund von Kommunikationssilos in ihren Arbeitsabläufen. Untersuchungen zeigen, dass Fortune-500-Unternehmen jedes Jahr über 30 Milliarden Dollar verlieren, weil sie ihr Wissen nicht teilen. Das ist ein großer Verlust, um ehrlich zu sein. 

Dieser Verlust tritt jedoch nicht nur an einem Tag auf, sondern er beginnt bei den Teams, die an der Verwirklichung des Traums der Organisation beteiligt sind. Schauen wir uns an, wie der Silo-Effekt einem funktionsübergreifenden Team zusetzt. 

1. Uninformierte Entscheidungsfindung 

Das Problem bei isolierten Entscheidungen ist, dass sie nur die Sichtweise einer Person oder einer Gruppe berücksichtigen. Sie können nicht über den Tellerrand der Teammitglieder hinausblicken. 

Damit in Organisationen umfassende Entscheidungen getroffen werden können, müssen sie gut informiert sein und die wichtigsten Teile des Ganzen einbeziehen, die anwesend sein müssen. In funktionsübergreifenden Teams verhindert der Silo-Effekt, dass gute, fundierte Entscheidungen getroffen werden, und das kann das Unternehmen viel kosten. 

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel: Apple Inc. Wenn Apple beschließt, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, werden an einem Arbeitsplatz, an dem eine funktionsübergreifende Unternehmenskultur herrscht, workshops und Besprechungen in verschiedenen Phasen stattfinden, um zu entscheiden, was das Beste für das Produkt und die Endnutzer des Produkts ist. Wenn sich jedoch nur die Ingenieure und Designer treffen, ohne das Team für Benutzererfahrung, wird es eine Lücke in der Benutzererfahrung geben, weil eine andere wichtige Perspektive ignoriert wurde.

2. Uneinheitliche funktionsübergreifende Zusammenarbeit

In den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens gibt es unterschiedliche Spezialisten, die gut gerüstet sind, um intuitive, einsame Entscheidungen zu treffen. Und das ist gut so. Es sollte gefördert werden, denn es schafft Raum für Kreativität. 

Es hat jedoch auch seine Nachteile. Die Arbeit wird langsamer, weil sie dem Tempo eines Einzelnen überlassen bleibt, während Teams aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen können, um das Projekt zu verwirklichen, und so verschiedene Ideen und kollektive Intelligenz einbringen können, was die Arbeit viel schneller vorantreibt, als sie es sonst getan hätte. 

Eine Kultur der Einigkeit wird nicht gefördert, wenn es keine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gibt. Isolierte Abteilungen könnten dazu führen, dass sich jeder Teil als Team überschätzt. Dies ist der Silo-Effekt.

3. Die Vision des Unternehmens könnte außer Sichtweite sein 

Ein weiterer Grund für den Silo-Effekt ist, dass das Gesamtbild der Organisation in den Augen der verschiedenen Teams verschwimmt. 

Sie konzentrieren sich auf individuelle Prioritäten und versuchen, sich im Wettbewerb zu übertreffen. So sehr ein gesunder Wettbewerb am Arbeitsplatz erwünscht ist, so gefährlich ist es für solche Unternehmen, wenn die Prioritäten vom Hauptziel der Organisation abweichen, weil sie dadurch vom Kurs abgebracht werden. 

4. Langsame bis keine Fortschritte bei der Teamarbeit

Und nicht zuletzt. Der Silo-Effekt hemmt den Fortschritt. Sie sehen die Möglichkeit einer kollektiven Intelligenz und eines zielgerichteten Vorgehens, wenn Mitglieder verschiedener Abteilungsteams zusammenarbeiten. Die Silo-Mentalität verhindert dies jedoch. 

Bei Kommunikationssilos mag es zwar eine gewisse Bewegung geben, aber es handelt sich um eine einsame Bewegung, die eine bestimmte Abteilung voranbringt, während die gemeinsame Vision für das Unternehmen auf der Strecke bleibt. Individueller Fortschritt ist eine schöne Sache, aber unternehmerischer Fortschritt ist noch besser. 

4 Methoden zur Überwindung von Kommunikationssilos 

Wenn Sie mehr Effektivität durch Zusammenarbeit erreichen wollen, sind funktionsübergreifende Teams der richtige Weg. Diese Art von funktionsübergreifenden Teams ist der richtige Weg, wenn Sie die Silos in Ihrem Unternehmen abbauen wollen, aber die Einrichtung dieser Teams kann schwieriger sein, als es scheint. 

Es ist nicht immer einfach, verschiedene Talente und Fachleute dazu zu bringen, sich zu einigen und reibungslos zusammenzuarbeiten. Eine Studie ergab, dass 75 % der so genannten funktionsübergreifenden Teams in Wirklichkeit dysfunktional sind, und zwar deshalb, weil sie noch immer nicht vollständig von Kommunikationssilos befreit sind. 

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Führungskräfte eines Unternehmens in größerem Umfang die Silo-Mentalität durch funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit systemischen Methoden überwinden. Lassen Sie uns einige von ihnen identifizieren. 

1. Verbesserung der funktionsübergreifenden Kommunikation mit einer Kollaborationsplattform

Damit Teams zusammenarbeiten können, müssen sie eine klare Richtung, ein großes Bild oder ein einfaches, klares Ziel haben. 

Es ist ein guter Anreiz für jedes Mitglied, entsprechend seinem Fachwissen spezifische Beiträge zu leisten. Und in diesem Jahrhundert der Fernarbeit, in dem ein Großteil der Zusammenarbeit digital erfolgt, ist es immer noch möglich, die große Vision sichtbar zu machen.

Die Führungskräfte eines Unternehmens nutzen beispielsweise die KollaborationsplattformKlaxoon, um sicherzustellen, dass ihre Teams nicht den Zweck aus den Augen verlieren, für den sie geschaffen wurden. Die Intelligenz des Einzelnen ist zwar schön, aber wie viel mehr, wenn ein Team von so großartigen Köpfen ein gemeinsames Ziel im Auge hat? 

2. Aufteilung der Verantwortlichkeiten

Können Sie sich vorstellen, in einem Team zu sein, in dem niemand weiß, welche Rolle er hat? 

Es ist wie in einem Bus, in dem niemand weiß, wer der Fahrer ist und wer die Fahrgäste sind. Das wird dazu führen, dass einige Leute Aufgaben übernehmen, die nicht in ihrem Bereich liegen, was den Schaffensprozess verlangsamt. 

Es könnte auch passieren, dass einige deutlich weniger Aufgaben übernehmen, als sie eigentlich sollten, während andere überfordert sind. Bei der Bildung von funktionsübergreifenden Teams für die Zusammenarbeit müssen die Führungskräfte des Unternehmens darauf achten, dass es kein ungerechtes Verhältnis zwischen den Aufgaben gibt. 

Um die Wahrheit zu sagen, einige Teammitglieder könnten je nach ihren Talenten und Fachkenntnissen mehr Aufgaben erhalten, aber Fairness sollte bei der Zuweisung von Aufgaben im Vordergrund stehen. Das beugt Ressentiments unter den Teammitgliedern vor. Das Wissen, woher ihr Wissen kommt, gibt ihnen außerdem ein Gefühl von Zielstrebigkeit und vereint sie in einem Geist.

3. Förderung einer offenen Kommunikation

Wenn Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit in einem Team erfolgreich gestalten wollen, ist die Kommunikation entscheidend. Auch schwierige Gespräche müssen geführt werden. Auf diese Weise können die Mitglieder offen sprechen und ihre Beiträge leisten. Bei der Kommunikation sollten jedoch auch die Werte des Unternehmens berücksichtigt werden. 

Zum Beispiel sollte man nicht herablassend und beleidigend über die Ideen oder Beiträge anderer Mitglieder sprechen. Jeder sollte gleichberechtigt seine Gedanken zu dem Produkt oder der Dienstleistung, an dem/der gearbeitet wird, äußern dürfen. Auf diese Weise entsteht mehr Raum für Innovation und Kreativität.

Außerdem ist ein Raum für offene Kommunikation erforderlich. 

Es ist eine gute Idee, die Kommunikation im Team an einem Ort zu halten. So wird verhindert, dass die Teammitglieder mit einer großen Menge an Informationen, die über viele Standorte verteilt sind, überfordert sind. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass Teams in diesem Jahrhundert der virtuellen Arbeit eine gute virtuelle Plattform für eine effektive offene Kommunikation benötigen. 

4. Ermöglichen Sie eine effiziente brainstorming und Zusammenarbeit

Wenn Teams zum ersten Mal zusammenkommen, weil sie einander und die Methoden der anderen noch nicht kennen, kann es anfangs etwas langsam gehen. 

Aber in den meisten Fällen sind die Mitarbeiter bereit, mitzuarbeiten und den Traum zu verwirklichen. Sie brauchen nur etwas Zeit und Freiraum, um ihre Ideen zu verwirklichen. Deshalb ist brainstorming eine gute Möglichkeit für Mitarbeiter, innovative Ideen zu entwickeln. 

Organisieren Sie Sitzungen für Ihre Teams, um brainstorm und ihre Ideen vorzustellen. Sie werden feststellen, dass sie eher bereit sind, den Traum der Organisation zu verwirklichen, als Sie denken. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine große, funktionierende Maschine funktioniert, weil ihre verschiedenen Teile zusammenarbeiten und zusammenwirken. Ihr Unternehmen funktioniert am besten , wenn alle Abteilungen als ein großes Team arbeiten. Kommunikationssilos können jedoch ein reibungsloses Funktionieren verhindern. 

Um die Silo-Mentalität zu zerstören, müssen Sie bewusst eine Kultur der Kommunikation fördern. Als Unternehmensleiter liegt es an Ihnen, eine Kultur zu schaffen, die die funktionsübergreifende Zusammenarbeit fördert. Klaxoon Die Produkte stellen Ihnen die Ressourcen zur Verfügung, die Sie dafür benötigen.