Design Thinking und Agile Arbeiten: Welche ist die beste Lösung für neue Geschäftsmöglichkeiten?

Anpassen an neue Arbeitsstile

Die Dynamik, mit der die Arbeit erledigt werden soll, hat sich stark verändert. Im 20. Jahrhundert begannen Manager und Arbeitnehmer gleichermaßen zu verstehen, dass es bessere Wege geben muss, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen und neue Ideen für die Ausführung zu entwickeln. In dieser Zeit begannen die Unternehmen, neue innovative Praktiken auszuprobieren, um einen ebenso schnelllebigen Zielmarkt besser bedienen zu können.

Mit der Einführung von Konzepten wie dem Kanban-System und Strategien, die sich stärker an den Mitarbeitern orientieren, begann Toyota die Entwicklung hin zu agile Arbeitsmethoden. Das Unternehmen stellte die Hypothese auf, dass diejenigen, die in der Produktion arbeiten und dem Arbeitsgeschehen am nächsten sind, die Möglichkeit haben sollten, ihre Arbeit selbst zu verwalten und besser zu organisieren. Nach der Einführung eines standardisierten Prozesses, bei dem farbige Karten und Schnellzugketten verwendet wurden, um Nachschub zu signalisieren und die Kontrolle auf dem Montageplatz zu gewährleisten, verzeichnete Toyota einen Produktivitätsschub und wurde dadurch zu einem viel größeren Akteur in der US-Automobilindustrie. Diese Entwicklung diente als Katalysator für die Entwicklung des agile Arbeitsstils.

Design thinkinghat dagegen einen viel akademischeren Ursprung. Die Grundlagen einer neuen Denkschule rund um das Thema Design entstanden in den 1960er Jahren, als verschiedene Studien zur Psychologie der Kreativität durchgeführt wurden und wie diese zu einer weiterentwickelten Fähigkeit werden kann. In der Zeit nach den 1960er und 1970er Jahren begannen Strategieexperten in verschiedenen Branchen zu erforschen, wie diese prototypischen design thinking Rahmenbedingungen auf ihre Unternehmen angewendet werden können.

Der Designtheoretiker Horst Rittel entwickelte in dieser Zeit das Konzept des "bösen Problems", mit dem er die Reichweite dessen, was früher nur ein einzelnes Fachgebiet betraf, auf eine umfassendere, multidisziplinäre Aufgabe ausdehnte, die eine häufige Zusammenarbeit zwischen spezialisierten Teams erfordert . Heute hat sich design thinking innerhalb und außerhalb der akademischen Grenzen weiterentwickelt, beginnend mit der d.school in Standford, und wird in Unternehmensstrategien als wesentlicher Bestandteil zur Förderung echter Innovationen anerkannt.

Agile Arbeit: Schnell und dynamisch bleiben

Agile Arbeit ist wahrscheinlich einer der häufigsten Begriffe, die du an deinem Arbeitsplatz hörst, wenn es darum geht, wie du effizienter und produktiver arbeiten kannst. Agile ist ein vielseitiges Aufgabenmanagementsystem mit einer schnellen, iterativen Methode für die Produktentwicklung, das Projektmanagement und die allgemeine Verwaltungsarbeit. 

Wenn du die Techniken von agile in deinem Unternehmen anwendest und umsetzt, wird dein Team im Wesentlichen iterative Versionen oder Prototypen erstellen, um Feedback zu sammeln und unvorhergesehene Kundenbedürfnisse zu entdecken, wie es in Entwicklungsphasen in der Technologiebranche üblich ist. Das Ziel ist es, ein Produkt schrittweise zu entwickeln und anzubieten, und zwar in erster Linie auf der Grundlage von Kundenkommentaren, anstatt zu versuchen, die gesamte Antwort auf einmal zu liefern.

Agile Arbeitsgrundsätze

Es gibt zahlreiche Arten von agile Frameworks, wobei ScrumDynamische Systementwicklungsmethode und das bereits erwähnte Kanban-System sind alle Teil des gleichen allgemeinen agile Ökosystems. Jede Methode folgt den grundsätzlichen Ideen von Agile und legt den Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit verschiedener Teams, die sich schnell um Tests und die Umsetzung kümmern.

Ein wichtiger Leitfaden für eine erfolgreiche Verbesserung von agile ist die Suche nach gemeinsamen Rückmeldungen von Endkunden, um die richtigen Ergebnisse zu erzielen. In der Anfangsphase geht es darum, das Gesamtziel des Projekts zu organisieren, das Feedback der Interessengruppen zu beobachten und Protokolle über vergangene Ereignisse zu erstellen, damit das Team sie in Zukunft überprüfen kann. 

Während des gesamten agile Prozesses führen die Teams kleine Demos durch, um Kommentare und Feedback einzuholen und unvorhergesehene Bedürfnisse zu ermitteln. Beteiligte des Unternehmens müssen in der Lage sein, Probleme, Vorschläge und Gedanken über den am besten geeigneten Kanal zu posten, sowohl während der Verbesserung als auch wenn sie in die endgültige Produktion einfließen. Im Idealfall gibt es einen geschlossenen Kreislauf, der die Anmerkungen sofort in den Produktionsplan einfließen lässt und eine kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.

"Lean" ist ein wichtiges Prinzip, das nach wie vor die Grundlage für die Arbeit von agile bildet. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Fertigungstechnik innerhalb eines Produktionssystems, die Unternehmen dabei helfen soll, Verschwendung zu verringern, Innovationen zu fördern und Prozesse zu optimieren. Wenn es zum Beispiel um die Verbesserung von Softwareprogrammen geht, orientiert sich Agile an den Konzepten der Lean-Techniken. Dazu gehören die schnelle und kollaborative iterative Verbesserung, kurze Kommentarschleifen/Sprints und die konsequente Verfeinerung der Prozesse je nach Entwicklung.

Design Thinking: Innovation durch Ideenreichtum

Da die Arbeit auf agile der wesentliche Rahmen für die möglichst effiziente Bearbeitung von Projekten und Aufgaben ist, geht es auf design thinking darum, die Arten von Projekten und Aufgaben zu identifizieren und zu verfeinern, die überhaupt in Angriff genommen werden sollen. Auch wenn der Begriff "Problemfindung" in diesem Sinne vielleicht etwas verkürzt ist, erfordert design thinking ein tiefes Verständnis für die Nutzung des Produkts durch die Kunden und ein iteratives Verfahren zur Entwicklung neuer Ideen. Das bedeutet, dass man einige tief sitzende Annahmen durchkämmen und Probleme neu definieren muss, damit sie über das hinausgehen, was man ursprünglich im Blick hatte.

Das Ziel der Layout-Befragung ist es, Antworten auf Möglichkeiten zu finden, die nicht immer offensichtlich sind. Das bedeutet, dass du dich mit den Stakeholdern abstimmen musst, die du vielleicht nicht im Blick hast, und dass du die Nutzung deines Produkts in allen verschiedenen Kontexten und Szenarien, in denen es vorkommen kann, erfassen musst.

Design Thinking Grundsätze

Ähnlich wie bei agile arbeiten, design thinking folgt zentralen Prozessen und Prinzipien, die darauf abzielen, neue Probleme (und Chancen), auf die dein Team stoßen kann, besser zu verstehen und zu antizipieren.

Empathie ist der erste und zugegebenermaßen weitgehend übersehene Aspekt des design thinking Rahmens. Das setzt voraus, dass du und dein Team wirklich versuchen, Menschen, ihr Verhalten und ihre Motivation zu verstehen, denn diese sind oft nicht auf den ersten Blick erkennbar oder werden nicht explizit formuliert. Wenn du durch Empathie verstehst, kannst du anfangen, Kunden und ihr Verhalten in verschiedenen Kontexten zu betrachten und dir Muster und mögliche Fragen besser bewusst machen sowie Hypothesen aufstellen, wie du vorgehen kannst.

Nachdem du den Grundstein gelegt hast, indem du dir Zeit genommen hast, um zu prüfen, ob du und dein Team die relevanten Interessengruppen verstehen und sich in sie hineinversetzen können, ist es an der Zeit, ihre Probleme besser zu definieren. Nimm ein handlungsfähiges Problem, um die richtige Aufgabe zu umreißen, mit der du dich beschäftigen willst. Dann formulierst du je nach Organisation die Ziele, die als erstes erreicht werden müssen. 

Dann musst du dich auf den Aspekt der Ideenfindung konzentrieren und Strategien wie brainstorming, Mind Mapping, Whiteboards und sogar Skizzen nutzen. So kannst du besser planen, wie du den Prototyp für eine Antwort auf die Probleme entwickelst, die du und dein Team zu definieren begonnen haben.

Die Ideenfindung ist der erste Schritt, der letztendlich zu einer der wichtigsten Facetten von design thinking führt, nämlich der eigentlichen Prototyp- und Experimentierphase des Frameworks. Ähnlich wie bei agile kann die Entwicklung von schnellen und kleinen Prototypen, die für deine Stakeholder und Kunden nutzbar gemacht werden sollen, unglaublich nützlich sein, um Feedback und Kommentare für weitere Iterationen zu sammeln.

Hier spielt die Bewertung eine große Rolle, vor allem, wenn du mit der Entwicklung des Basisprodukts beginnst, mit dem du auf den Markt gehen willst, auch "Minimum Viable Product" oder MVP genannt. Wie bei jedem guten Framework kann es vorkommen, dass du die verschiedenen Prinzipien nicht in der gleichen Reihenfolge durchläufst. Das ist zu erwarten, denn design thinking setzt voraus, dass dein Team flexibel genug ist und versteht, wie es vorgeht, welches Ziel es erreichen will und welche Kennzahlen du überwachen musst, um sicherzustellen, dass ihr alle auf dem richtigen Weg seid.

Wie Design Thinking und Agile Hand in Hand arbeiten

Design thinking und agile arbeiten, auch wenn es noch nicht so offensichtlich ist, zusammen, um neue und innovative Möglichkeiten zu definieren und die effizientesten Prozesse zum Testen von Lösungen zu finden, um sie zu lösen. Diese beiden Rahmenwerke decken eine nutzerorientierte Landschaft ab, in der häufige Iterationen und schnelles Testen von Produkten mit Blick auf den Kunden die besten Ergebnisse auf die effizienteste Weise erzielen sollen.

Das wesentliche Ziel der Zusammenarbeit von design thinking und agile besteht darin, sich stärker auf komplexere Probleme zu konzentrieren und gleichzeitig schrittweise Lösungen für diese Probleme zu entwickeln, ohne den Endnutzer aus den Augen zu verlieren. Das bedeutet zwar ein häufiges Hin und Her, aber das Projektteam wird letztendlich davon profitieren, dass es aufgrund eines übersehenen Aspekts des Entwicklungsprozesses keine großen Änderungen am Produktdesign vornehmen muss.

Deshalb ist es absolut wichtig, dass Teams beide Frameworks nutzen, um ihre Produkte besser zu entwickeln und auf dem Markt zu halten. Die Konkurrenten werden immer schneller innovieren, und wenn dein Unternehmen die Kunden nicht im Blick hat, läuft es Gefahr, gegenüber seinen Konkurrenten, die das tun, den Kürzeren zu ziehen. Dein Produktentwicklungsteam ist dann besser in der Lage, sowohl kurzfristige als auch langfristige Lösungen zu entwickeln, um die Probleme der Kunden an der Wurzel zu packen. Laut einer Studie von Marketing Sherpa hat eine Umfrage unter zufriedenen Kunden ergeben, dass 61 Prozent von ihnen "mit hoher Wahrscheinlichkeit einen weiteren Kauf tätigen werden", was dazu geführt hat, dass designorientierte Unternehmen ihre Konkurrenten in den letzten zehn Jahren geschlagen haben.

Natürlich ist der Spagat zwischen der Problemfindung durch design thinking und der Problemlösung durch agile eine Herausforderung, die selbst für die effizientesten Manager eine Herausforderung darstellt. Aber wie sowohl design thinking als auch agile andeuten, erfordert die Integration dieser beiden Rahmenwerke einen reibungslosen und schrittweisen Ansatz, um einen gemeinsamen Arbeitsablauf zu entwickeln, der die beiden Prozesse effizient miteinander verbindet. Je früher du mit diesem Prozess beginnst, desto besser, denn dann können sich die Teams darauf konzentrieren, echtes Feedback für ihre Initiativen zu bekommen, was dir helfen kann, das Produkt auf den Kunden auszurichten, die Zufriedenheit zu verbessern und das Fehlerrisiko in Zukunft zu verringern. Eine von Forrester Consulting im Auftrag von IBM durchgeführte Studie hat ergeben, dass diese Frameworks dazu beitragen können, die Entwicklungs- und Testzeit über die gesamte Projektlaufzeit um fast 33 % zu reduzieren.

Best Practices für Design und Agilität

Um die Aspekte von design thinking und agile besser miteinander zu verknüpfen, muss sich dein Team auf die wesentlichen Ergebnisse für die Kunden konzentrieren und nicht nur auf die Ergebnisse um der Ergebnisse willen. Das bedeutet, dass du dich weniger auf Standardkennzahlen wie die Zeit bis zur Produktion oder die Fehlerquote konzentrieren musst, sondern stattdessen Leistungskennzahlen (KPIs) rund um das Kundenerlebnis mit deinem Produkt entwickelst.

Auch für Teams, die beginnen, design thinking und agile in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren, kann es äußerst nützlich sein, eine Vereinbarung zwischen den entsprechenden Gruppen zu treffen. Dies kann in Form eines "Teamvertrags" geschehen oder sogar Teil der Unternehmenskultur im Allgemeinen sein. Das Hauptziel dabei ist, dass sich die wichtigsten Führungskräfte und Experten darüber einig sind, dass die Organisation einen multidisziplinären Arbeitsansatz verfolgt und von einer aktiven Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern besser profitieren wird.

Wenn du zum ersten Mal mit design thinking und agile arbeitest, gibt es ein paar einfache Schritte, die dir den Einstieg erleichtern:

1. Sicherstellen einer funktionsübergreifenden Hebelwirkung: Wie wir bereits erwähnt haben, kann der Beitrag verschiedener multidisziplinärer Teammitglieder bei der Entwicklung von design thinking und agile sehr hilfreich sein. Der Einsatz von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Erfahrungen kann dazu beitragen, den Umfang deiner Problemjagd zu erweitern und neue Effizienzgewinne bei der Herangehensweise an die Arbeit zu erzielen.
2. Fang klein, aber gezielt an: Bei der Umstellung auf einen neuen Arbeitsstil ist es wichtig, dass du die Kapazitäten deines Teams richtig einteilst. Nutze Gelegenheiten mit hohem Wert und/oder geringem Risiko, um dich mit design thinking und agile vertraut zu machen, während du auf größere und umfangreichere Projekte hinarbeitest.
3. Finde das Gleichgewicht zwischen Planung und Ausführung: Da design thinking und agile sich zwar ähneln, aber weitgehend auf unterschiedliche Ergebnisse ausgerichtet sind, ist es wichtig, dass du ein ausgewogenes System findest, das für dein Team am besten funktioniert. So wichtig externes Feedback für dein Projekt ist, so wichtig ist es für den Erfolg von Design und Agilität, auch das Feedback deines internen Teams einzuholen. Sei immer bereit, den Wert beider Frameworks zu teilen und Aspekte derselben Frameworks so anzupassen, dass sie mit deinem Team besser funktionieren.