¿Cuándo y por qué utilizar pizarras digitales?
Si nunca ha utilizado pizarras digitales en su trabajo, ¡se lo está perdiendo! Tal vez pensabas que sólo servían para la formación y el desarrollo, o que eran más adecuadas para determinados ámbitos. Sin embargo, hay tantas aplicaciones para ellas y tantos campos en los que se hacen imprescindibles, que sería una pena que los equipos se perdieran las oportunidades y posibilidades que ofrecen las pizarras virtuales.
Vamos a ver algunos ejemplos de cuándo y por qué los equipos podrían utilizar una pizarra digital para aumentar la eficacia, la eficiencia y el compromiso. Al fin y al cabo, las pizarras digitales son una herramienta que puede aportar muchos beneficios, así que si no estás utilizando una en tu empresa o espacio de trabajo, quizá sea porque no estás seguro de su utilidad o de cuándo podrías utilizarla.
¿Qué se puede hacer con las pizarras digitales?
Ya se utilicen de forma independiente o como parte de una plataforma de colaboración, las pizarras en línea pueden fomentar la colaboración, la creatividad y la innovación para ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos. Estas son algunas de las cosas que una pizarra online puede ayudarte a mejorar, entre otras muchas ventajas.
1. Colaboración
Trabajar con otras personas es más fácil con una pizarra digital. Tanto si los equipos a distancia o comparten el mismo espacio de trabajo, una pizarra digital facilita la colaboración. Tus equipos pueden compartir pantallas y realizar actualizaciones en tiempo real en una pizarra, de modo que todos puedan ver y contribuir al mismo documento. Esto ayuda a reducir el número de versiones que a menudo van y vienen por correo electrónico y se pierden en las bandejas de entrada.
2. Brainstorming e ideación
Al igual que las pizarras tradicionales se utilizan para las sesiones debrainstorming y para ayudar a generar nuevas ideas, las pizarras virtuales también pueden serlo. Sin embargo, las pizarras virtuales tienen una funcionalidad adicional. No sólo todo el mundo puede acceder a ella y añadir elementos al mismo tiempo, sino que también se pueden añadir elementos multimedia como imágenes, vídeos y enlaces. Las pizarras virtuales también se pueden guardar y compartir, y se puede acceder a versiones anteriores si es necesario.
3. Presentaciones
El uso de pizarras en línea como ayuda visual durante las presentaciones le brinda la oportunidad de compartir información con su audiencia de una forma más atractiva y dinámica.
4. Comunicación
No todo el mundo aprende de la misma manera, y asimilamos lo visual 60.000 veces más rápido que el texto. Las pizarras online son una potente herramienta de gestión visual y, por tanto, una forma estupenda de comunicar información de forma rápida y sencilla.
5. 5. Planificación del proyecto
Una pizarra compartida puede ayudarle a planificar y organizar proyectosy mantenerlo todo en un mismo lugar. Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, cuándo tiene que hacerlo y cómo encaja todo en el proyecto en su conjunto.
6. 6. Aprendizaje y desarrollo
Tradicionalmente utilizadas en entornos educativos, las pizarras en línea ofrecen muchas más posibilidades que las tradicionales que muchos aún recuerdan de su época escolar. Facilitadores de formación y profesores pueden utilizarlas para crear un aprendizaje interactivo y atractivo con ayudas visuales.
¿En qué sectores son útiles las pizarras digitales?
Las pizarras virtuales son útiles en todos los entornos de equipo, pero aquí veremos algunos de los principales sectores en los que pueden ser especialmente beneficiosas.
Uso de pizarras digitales en la industria
Las fábricas pueden utilizar las pizarras virtuales para gestionar los procesos de producción, entre otras cosas, y se están convirtiendo en una herramienta esencial para mejorar la comunicación y la productividad. Los fabricantes necesitan una productividad óptima, y las pizarras virtuales pueden ayudar mucho en este sentido.
Pueden utilizarse para planificar la producción y el mantenimiento, ofreciendo a los directores de fábrica una visión visual de los procesos para identificar más fácilmente los cuellos de botella y los problemas, y ver los calendarios y plazos de producción y mantenimiento. Puede utilizar las pizarras en línea para crear ayudas visuales como listas de comprobación y registros de inspección, para que los trabajadores puedan ver si los productos cumplen las normas de calidad en tiempo real. El famoso Sistema de Producción Toyota (TPS), por ejemplo, utiliza la gestión visual para ayudar a reducir los residuos y centrarse en la mejora continua.
En las fábricas, la comunicación y la colaboración pueden ser un reto, ya sea por el ruido, las condiciones de trabajo o los equipos repartidos en diferentes espacios de trabajo. Se necesita algo que atraviese el ruido y estas diferencias en los espacios de trabajo. Las pizarras en línea pueden mostrar información que es más fácil de comunicar visualmente que por correo electrónico o en persona, por ejemplo. Esto puede ayudar a mejorar las relaciones entre directivos y trabajadores. Las pizarras visuales pueden ayudar a los equipos a compartir eficazmente las actualizaciones de los proyectos, asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso, ponerse en contacto con los proveedores, etc.
La formación y la incorporación también pueden ser procesos complicados en la fabricación y la industria. Las pizarras virtuales pueden utilizarse para crear ayudas visuales como organigramas y diagramas que expliquen procesos de producción complejos. Los nuevos empleados también pueden incorporarse a las pizarras de equipo, lo que les permite colaborar con los miembros de su equipo y conocer a sus compañeros y los procesos de trabajo con mayor rapidez y facilidad.
Los directivos pueden utilizar pizarras en línea para hacer un seguimiento de las métricas de rendimiento e identificar áreas de mejora. La mejora continua es más valiosa que evaluar un proyecto o área de negocio de vez en cuando y buscar puntos débiles y formas de mejorar.
Cómo utilizar las pizarras en línea para la formación y el desarrollo
Las pizarras blancas se han convertido en una herramienta esencial para la formación y el desarrollo, y muchos centros educativos las utilizan hoy en día. Las pizarras virtuales son un medio rentable y eficaz para que los profesores creen, compartan y colaboren. Los alumnos, ya cursen estudios a tiempo completo o parcial, o realicen cualquier tipo de formación profesional, pueden utilizar las pizarras virtuales de diversas maneras.
Los formadores y animadores de cursos pueden crear programas utilizando ayudas visuales y diferentes medios para ilustrar conceptos complejos. La información y los recursos pueden compartirse para facilitar los debates y los comentarios pueden darse y recibirse en tiempo real. Las sesiones pueden grabarse y distribuirse a quienes no puedan asistir.
Aumentar el compromiso con la formación
Los alumnos pueden colaborar y trabajar en equipo o beneficiarse de los aspectos visuales y multimedia del uso de pizarras digitales. Esto puede mejorar la experiencia de aprendizaje y mejorar la retención de la información. Todos hemos tenido profesores sosos y aburridos. Es difícil concentrarse y prestar toda la atención si no se está comprometido o involucrado en lo que se está aprendiendo. Un mayor compromiso conduce a mejores resultados de aprendizaje.
McKinsey descubrió en un informe sobre el llamado Gran Desgaste, en el que los empleados abandonan sus puestos de trabajo tras la pandemia de Covid-19, que la "falta de desarrollo y avance profesional" se citaba como la principal razón para dejar un trabajo en el año abril 2021-abril 2022. Ofrecer oportunidades de aprendizaje relevantes y valiosas en el trabajo es una de las mejores formas de retener y atraer talento.
Las pizarras en línea pueden utilizarse tanto para la enseñanza como para la evaluación, a través de sesiones gamificadas y cuestionarios. Es fácil crear sondeos o encuestas, por ejemplo, que pueden utilizarse para evaluar el progreso de los alumnos o el éxito de un programa.
Todo esto puede aplicarse al entorno laboral cotidiano de las empresas y, en particular, a la formación y educación internas. Digamos, por ejemplo, que tiene un nuevo producto o servicio que quiere presentar a la plantilla o al equipo de ventas: podría enviar correos electrónicos o notificarlo a sus equipos en sus espacios de trabajo, pero la información no será necesariamente fácil de encontrar, comprender o consultar para ellos. Sin embargo, las pizarras online son un espacio de trabajo de fácil acceso para que el equipo encuentre la información que necesita.
Las pizarras en línea son una herramienta útil para los minoristas
Puede que piense que una pizarra virtual no tiene mucho que ofrecer a los espacios comerciales, pero son una herramienta útil. Pueden utilizarse para agilizar las operaciones, mejorar el trabajo en equipo y mejorar la experiencia del cliente. Por ejemplo, con las pizarras virtuales se pueden diseñar planes de merchandising visual, distribuciones de tiendas, expositores de productos y campañas de marketing. De forma similar a las líneas de producción en las fábricas, los minoristas pueden utilizarlas para gestionar el inventario, ya sea para controlar los niveles de existencias, hacer pedidos o programar las entregas.
Las pizarras virtuales pueden ser útiles para planificar los turnos de los empleados y comunicar información como objetivos de ventas, promociones y opiniones de los clientes. También pueden utilizarse para realizar encuestas y sondeos entre los clientes, así como para fomentar su compromiso.
Gestión de proyectos con pizarras en línea
Las herramientas eficaces de gestión de proyectos son cada vez más importantes con las nuevas formas de trabajar tras la pandemia. Ahora que tantos trabajadores trabajan a distancia o de forma híbrida, puede resultar más difícil hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso de los proyectos. Las pizarras en línea garantizan que todo el mundo esté de acuerdo. Pueden ayudar a reducir la falta de comunicación y el incumplimiento de plazos. Además, todos los empleados pueden acceder a la misma pizarra independientemente de dónde se encuentren.
Las pizarras virtuales son una parte vital del proceso dedesign thinking , que ayuda a los equipos a innovar y aportar ideas creativas. Las sesiones de Brainstorming pueden ser aún más productivas con la ayuda de una pizarra visual. Ayudan a fomentar la colaboración y el trabajo en equipo. Las pizarras pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de cualquier sesión de brainstorming y también son útiles para visualizar ideas y conceptos complejos.
Las actualizaciones del proyecto, los bocetos y los diseños también pueden compartirse con los clientes, dándoles la oportunidad de aportar sugerencias y comentarios, lo que ayuda a garantizar que el producto final cumpla las expectativas del cliente. Esto ahorra tiempo y dinero y aumenta las posibilidades de producir rápidamente algo que cumpla las expectativas del cliente. Las pizarras en línea también pueden utilizarse para crear presentaciones atractivas e interactivas, tanto para los miembros del equipo como para los clientes.
Desarrollo de productos y servicios
El desarrollo de productos y servicios es una parte vital de las empresas. Sin ideas y formas de trabajar nuevas e innovadoras, las empresas corren el riesgo de estancarse. El proceso design thinking es una forma muy popular de que los equipos apunten a soluciones y se centren en resolver problemas. Considera el papel que un producto o servicio debe desempeñar en última instancia y adopta un enfoque de cinco fases para encontrar respuestas. Las pizarras en línea son potentes herramientas para todas las fases de este método de desarrollo de productos y servicios.
Las 5 fases de design thinking (empatizar, definir, idear, prototipar y probar) son más eficaces con las pizarras en línea. Pueden utilizarse con varias plantillas para ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz y sacar el máximo partido de sus sesiones conjuntas. Tanto si se trata de crear personajes de clientes para comprender mejor las necesidades, los objetivos y los puntos débiles de los usuarios, como de trazar el recorrido del cliente para identificar problemas o áreas de mejora, brainstorming ideas, diseñar prototipos, recopilar opiniones o cualquiera de las numerosas formas en que se puede utilizar una pizarra virtual, se convertirán en una parte integral del trabajo en equipo eficaz.
La pizarra en el día a día de la empresa
¿Por dónde empezar? Ya hemos hablado de muchas formas en las que las pizarras virtuales pueden ayudar a su empresa u organización, independientemente del sector al que pertenezca o del aspecto del negocio que esté estudiando. Pero las pizarras virtuales no sólo tienen que reservarse para grandes proyectos o líneas de producción de fábricas. También tienen un valor incalculable en su vida laboral diaria. Ayudan a mejorar el trabajo en equipo y aumentarán la eficacia y el compromiso de sus equipos.
En las reuniones, puedes utilizarlos para levantar acta, por ejemplo. Utilízalas para explicar flujos de trabajo y conceptos. Si tienes que hacer una presentación, ¿por qué no utilizar una pizarra visual? Puedes utilizar plantillas, añadir archivos multimedia y anotar y crear en tiempo real.
Es fácil añadir notas adhesivas a los documentos virtuales, igual que harías con las copias impresas. Utiliza tus pizarras virtuales para crear hojas de ruta y calendarios sobre quién tiene que hacer qué y cuándo en tu proyecto. Puedes guardar versiones anteriores y toda la información está en un único lugar al que puede acceder todo el equipo.
Las pizarras virtuales pueden utilizarse para crear una mayor sensación de equipo y colaboración. Por ejemplo, antes de una sesión de workshop o de formación puede ser difícil que la gente se relaje, sobre todo si no se conocen muy bien. Esto es especialmente cierto ahora que tenemos tantos equipos divididos, bien porque algunos o todos sus miembros trabajan a distancia. O quizá hace mucho tiempo que no trabajan juntos en persona. Introducir un icebreaker al principio de una sesión puede hacerla más productiva.
Utilizar pizarras digitales potentes
Klaxoon ayudará a sus equipos a gestionar mejor su trabajo, a impulsar la creatividad y la innovación y a utilizar las herramientas de gestión visual con mayor eficacia, independientemente del sector, la industria o las necesidades de la empresa. Eche un vistazo a nuestra página de recursos para ver cómo puede ayudarle nuestra plataforma de colaboración.