¿Qué es la gestión visual?

No es de extrañar, pues, que la gestión visual sea una herramienta eficaz para mejorar el trabajo en equipo. Puede ser útil para que las personas vean cómo progresa su trabajo, así como para que comprendan mejor las funciones y responsabilidades que tienen ellos y los demás. Puede ofrecer más transparencia y responsabilidad, lo que a menudo ayuda a los equipos a trabajar juntos mejor y con más eficacia.

Imaginemos dos organizaciones que hacen lo mismo. Una tiene una cultura de transparencia y rendición de cuentas, que fomenta el intercambio de información visible para todos. La otra tiene una cultura en la que hay menos visibilidad, lo que facilita que la gente oculte problemas o esconda la verdad. ¿Qué organización crees que tendría mejores jugadores de equipo, mejores habilidades de colaboración y mejores resultados?

La gestión visual es una herramienta que puede ayudar a animar a la gente a ser abierta y honesta y a trabajar juntos para resolver problemas y mejorar el rendimiento. Por no mencionar que, cuanto más consciente seas de una situación, antes tendrás la oportunidad de responder en consecuencia.

¿Quién introdujo por primera vez el concepto de gestión visual?

La gestión visual tiene sus raíces en el Sistema de Producción Toyota (TPS), desarrollado entre 1948 y 1975 por el fabricante de automóviles para aumentar la eficacia de sus líneas de producción. Es uno de los elementos fundamentales de un sistema que surgió de la necesidad de hacer frente a la falta de recursos tras la Segunda Guerra Mundial. Reducir la cantidad de residuos era esencial, y el sistema también se centra en la mejora continua.

¿Qué significa la gestión visual en términos de trabajo en equipo?

El trabajo en equipo es uno de los principios subyacentes de la gestión visual y del Sistema de Producción Toyota: sin él, el proceso se viene abajo. El TPS "pretende generar el mejor entorno donde las personas puedan promover ideas y maximizar los valores humanos". Se considera una metodología y una mentalidad que tiene múltiples aplicaciones empresariales.

¿Dónde se utiliza la gestión visual para aumentar la productividad y la creatividad?

Los sistemas de gestión visual se utilizan principalmente para comunicar información de forma que se entienda inmediatamente con poca o ninguna instrucción previa. Se desarrollaron para su uso en las cadenas de producción de las fábricas, pero sus aplicaciones están muy extendidas. Muchas organizaciones utilizan la gestión visual para compartir información y ayudar a garantizar el cumplimiento de las normas, la detección inmediata de anomalías, etc.

Así, en el ejemplo del Sistema de Producción Toyota, la gestión visual se utiliza para poner de relieve los problemas, resolverlos y ver lo que hay que conseguir. Puede adoptar la forma de un gráfico o un diagrama -lo que mejor se adapte a las circunstancias-, pero está diseñado para ser visual y , por tanto, mucho más rápido y fácil de comprender.

En una fábrica de coches, por ejemplo, puede haber un tablero de progreso, en forma de pantalla electrónica que muestre lo que se ha producido en comparación con lo previsto, o en qué fase del proceso se encuentra una pieza concreta. De este modo, se ve inmediatamente si la cadena de producción va retrasada o si algo se está demorando. En ese momento se puede hacer algo de forma proactiva, en lugar de esperar y confiar en que todo funcione sin problemas.

Las etiquetas codificadas por colores pueden indicar el estado de los distintos productos o componentes, de modo que los empleados puedan identificar rápida y fácilmente, por ejemplo, lo que está listo o lo que se ha agotado y hay que pedir de nuevo. En otras circunstancias, pueden utilizarse tablas y gráficos para hacer un seguimiento de los resultados o el rendimiento de los empleados, de modo que las tendencias sean fáciles de identificar. Así, las decisiones basadas en datos pueden tomarse y aplicarse más rápidamente.

Por supuesto, la gestión visual no está reservada a las líneas de producción, y puede ser extremadamente útil para cualquier trabajo en equipo o proyecto. Existen herramientas de gestión visual, como las pizarras en línea, para equipos que trabajan en colaboración. Tienen muchas funcionalidades que pueden ayudar a mejorar el trabajo en equipo y favorecer la creatividad y la colaboración.

¿Cómo ayuda la gestión visual a los equipos a trabajar mejor juntos?

Una representación visual de la tarea en curso y de la fase en la que se encuentra cada uno puede ayudar a los equipos a comprender lo que se espera de ellos y el rendimiento del resto del equipo. Esto brinda a los miembros del equipo la oportunidad de modificar su forma de trabajar o la de los demás para aumentar la productividad y la creatividad.

Imagina que estás trabajando en un proyecto y es vital que todos los miembros del equipo produzcan algo en un plazo determinado. Sabe lo que tiene que hacer, pero no está seguro de quién está a cargo de otros elementos del proyecto, cuáles son o quién ha hecho qué hasta ahora. Sabes que vas a terminar tu trabajo en el plazo previsto, pero ¿y los demás miembros del equipo? ¿Y cómo encajará lo que ellos están haciendo con lo que tú tienes que hacer? Está muy bien enviar correos electrónicos, pero descifrarlos de forma estructurada puede llevar tiempo y esfuerzo. Contar con un organigrama o un mapa mentalo cualquier otro elemento visual que muestre quién hace qué y cómo encaja todo, haría que todas estas cosas fueran inmediatamente obvias. Esto significa que la gestión visual también puede ser muy beneficiosa para la gestión de proyectos.

Por ejemplo, en lugar de esperar a que se cumpla un plazo para entregar un elemento concreto y preguntarse por qué no se ha hecho, se pueden dividir las tareas en pasos visuales. Si puede ver cuándo se ha completado cada paso sucesivo, pronto quedará claro que alguien se está retrasando y que es poco probable que cumpla el plazo. Los miembros del equipo pueden intervenir antes para ayudar o averiguar cuál es el problema y cómo solucionarlo.

En la gestión visual, las pizarras virtuales no sólo deben utilizarse para proyectos. También pueden ser útiles para asegurarse de que los empleados sepan que se les valora: pueden mostrar los progresos y logros, ayudando a levantar la moral del equipo y fomentando el compromiso continuo.

¿Por qué herramientas virtuales como las pizarras en línea tienen sentido para la gestión visual?

Las pizarras virtuales son versiones digitales de las pizarras tradicionales. Permiten a los equipos colaborar y compartir ideas en tiempo real, tanto si están juntos en la misma sala como si participan a distancia en una workshop o una reunión. Tienen muchos usos, pero se adaptan especialmente bien a la gestión visual.

Las pizarras virtuales ofrecen a los equipos la posibilidad de crear, organizar y compartir información de forma visual. A diferencia de las pizarras tradicionales, las pizarras virtuales facilitan la adición y reorganización de contenidos. El contenido puede incluir incluso imágenes, vídeos y otros medios interactivos. Facilitan que los equipos vean y luego se adapten a las circunstancias cambiantes. Pueden ayudar a reasignar o priorizar tareas según sea necesario.  

Las pizarras en línea permiten comunicar ideas y conceptos complejos de forma más sencilla y eficaz. Por ejemplo, se puede trazar visualmente el recorrido de un cliente y destacar los puntos débiles o los posibles problemas.

Brainstorming valiosas porque se prestan muy bien a la creatividad y al pensamiento innovador fuera de la caja - pueden hacerse fácilmente utilizando una pizarra virtual. De nuevo, es sencillo para todos ver lo que se sugiere en tiempo real, y cada miembro del equipo puede contribuir independientemente de quién sea o dónde esté.

¿Cuándo pueden ayudar las herramientas de colaboración virtual a la gestión visual?

Existen varias herramientas virtuales que pueden ser utilizadas por los equipos en reuniones y workshops, así como en sesiones de formación y desarrollo en el lugar de trabajo, que ayudan a la gestión visual. También pueden fomentar la creatividad y la innovación. El conjunto de herramientas que suelen estar relacionadas con el procesodesign thinking son muy visuales y pueden ayudar a la colaboración y el trabajo en equipo.

Cuando los equipos necesitan trazar planes de proyecto, brainstorm ideas o hacer un seguimiento de los avances, es buena idea recurrir a la gestión visual. De este modo, las plantillas para diversas actividades están disponibles para probar con las pizarras virtuales. Pueden compartirse con miembros de equipos remotos, lo que las convierte en una herramienta ideal para trabajadores híbridos y remotos.

Las herramientas de diagramación en línea disponibles en las pizarras virtuales pueden utilizarse para crear organigramas, diagramas y otras ayudas visuales. Esto puede ser útil para procesos y flujos de trabajo más complejos y para comunicar los requisitos y expectativas del proyecto. Las herramientas virtuales de gestión de proyectos y documentos pueden ayudar a los equipos a gestionar proyectos, tareas y recursos.

¿Cómo pueden utilizar los equipos las herramientas de gestión visual?

Los equipos tienen a su disposición muchas herramientas virtuales que pueden utilizarse para la colaboración y el trabajo en equipo mediante la gestión visual. Habrá diferentes momentos en los que las distintas herramientas resulten útiles, pero aquí tienes algunas de las herramientas de gestión visual más populares y las formas en que los equipos pueden utilizarlas:

Tablas Kanban

Se trata de pantallas visuales que utilizan marcadores para representar los elementos de trabajo de un proyecto y hacer un seguimiento de su progreso. Suelen utilizarse en empresas de fabricación y desarrollo de software, pero son fácilmente adaptables. Ofrecen una representación visual de lo que queda por hacer en un proyecto, lo que está en curso y lo que está hecho, y quién es responsable del trabajo. Las plantillas de tableros kanban pueden utilizarse con pizarras virtuales.

Cuadros de mando de resultados

Se trata de pantallas interactivas que muestran indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real. Suelen utilizarse en lugares como centros de atención telefónica y operaciones logísticas: entornos de ritmo rápido en los que es necesario acceder a datos en tiempo real para realizar adaptaciones rápidas en caso necesario.

Procesos documentados

Los equipos pueden crear documentación visual de los procesos de trabajo estándar en lugar de o además de versiones escritas. Esto debería dar a todos una idea mejor y más inmediata de lo que hace cada uno y de cómo hacerlo. Esto suele ser necesario en entornos de fabricación y atención sanitaria, pero puede adaptarse a cualquier tipo de trabajo.

Herramientas de colaboración visual

Pueden adoptar muchas formas, desde mapas mentales y personajes de clientes hasta matrices creativas y diagramas de flujo de proyectos.

Ayudar a los equipos con herramientas de colaboración y gestión visual

La gestión visual ayuda a mejorar el trabajo en equipo al crear un entendimiento compartido de objetivos y expectativas. Cuando las personas pueden ver el trabajo que ellas y otros miembros del equipo tienen que hacer y entienden cómo encaja todo en un panorama más amplio, pueden priorizar sus tareas de forma más eficaz y trabajar juntos hacia un objetivo común.

Las herramientas de gestión visual, como los tableros Kanban y los paneles de control del rendimiento, pueden ayudar a crear este entendimiento compartido. Proporcionan una representación visual clara del trabajo que queda por hacer y de los progresos realizados. La cultura de transparencia y responsabilidad que surge de la gestión visual es vital para que los equipos prosperen. Y puede dar lugar a una mayor creatividad.

La colaboración y el trabajo en equipo pueden mejorar con la gestión visual, ya que ayuda a la comunicación y fomenta un entorno en el que las personas pueden trabajar por separado en sus de un proyecto pero sabiendo cómo encaja todo. Si todos los miembros del equipo tienen acceso a la misma información, puede ser más fácil colaborar y compartir ideas.

Pizarras virtuales y otras herramientas de colaboración para la gestión visual

Klaxoon dispone de una sofisticada pizarra digital en línea que ayudará a sus equipos a gestionar mejor su trabajo, impulsar la creatividad y la innovación, y utilizar las herramientas de gestión visual con mayor eficacia. Tanto si sus equipos están reunidos en persona, trabajan a distancia o colaboran de forma híbrida, una pizarra digital y las herramientas de gestión visual ayudan a crear formas atractivas, interactivas y eficaces de trabajar juntos y de aprender y desarrollar nuevas habilidades, productos y servicios.

En Klaxoon tenemos un montón de herramientas y recursos que te ayudarán a crear un trabajo en equipo y una colaboración eficaces utilizando técnicas de gestión visual. Echa un vistazo a nuestra página de recursos para obtener más ideas.