¿Cuáles son las ventajas de utilizar una pizarra digital?
Si trabajas en equipo -y reconozcámoslo, todos lo hacemos en algún momento, aunque sólo sea para intentar hacer las cosas en una reunión-, puede que te preguntes cómo puede una pizarra online ofrecer beneficios tangibles. Aparte de la obvia de ser una pizarra en la que se puede escribir, ¡por supuesto! Sin embargo, las pizarras virtuales pueden mejorar el trabajo en equipo de muchas maneras. Pueden ayudar a aumentar la eficacia, el compromiso, la participación, la creatividad... ¡y la lista es interminable!
Aquí veremos cómo una pizarra online puede ser una herramienta virtual imprescindible con muchas aplicaciones y usos. Y cómo puede beneficiarle a usted y a su equipo. Siga leyendo para conocer nuestros puntos de vista.
¿Cómo ayuda una pizarra en línea a los equipos a ser más eficientes?
En primer lugar, en una plataforma de colaboración, una pizarra virtual puede servir de eje centralizador de toda la información que tu equipo pueda necesitar para un proyecto. A diferencia de las pizarras tradicionales, las online no están limitadas en cuanto a tamaño o alcance, plazos del proyecto, tareas y fechas límite. Esto facilita que los miembros del equipo se aseguren de estar, y permanecer, en la misma página. Les proporciona un acceso inmediato a la información más actualizada.
1. Gestionar el trabajo y colaborar con otros miembros del equipo
¿Alguna vez has buscado en numerosas carpetas y revisado varias versiones de un documento para averiguar cuál necesitas realmente? ¿Y luego has descubierto que ni siquiera tienes el más actualizado porque tu compañero ha cambiado algo y se ha olvidado de enviarlo? Por suerte, las pizarras virtuales permiten gestionar documentos y archivos.
Trabajar juntos en tiempo real puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Se evitan las idas y venidas de numerosas versiones de documentos. Puede que necesites que alguien realice una tarea o un cambio antes de enviárselo a la siguiente persona. Puede que tus plazos cambien y esto también cambie algo. Trabajar juntos en tiempo real y colaborar eficazmente tiene un valor incalculable.
2. Dominar el trabajo híbrido de forma colaborativa
No todos los equipos pueden trabajar juntos en una sala, sobre todo después de la pandemia de Covid-19. Ahora hay mucha gente que opta por trabajar a distanciao quizá trabajen de forma híbrida y no siempre estén en la oficina. Puede que ni siquiera estén en la misma zona horaria. Utilizar una pizarra en línea crea igualdad de condiciones: no importa dónde esté cada uno, todos pueden trabajar juntos en el mismo proyecto.
El uso de ayudas visuales puede hacer que las cosas sean más rápidas y fáciles de entender para los miembros del equipo. Una pizarra en línea puede utilizarse con ayudas visuales, lo que puede hacer que los flujos de trabajo complejos o las líneas de producción, por ejemplo, sean más fáciles de visualizar. Con herramientas de dibujo, diagramas, gráficos, notas adhesivas virtuales y la opción de importar plantillas, imágenes e incluso vídeos, los equipos pueden comunicarse y asimilar la información de forma mucho más eficaz.
¿Cómo pueden ayudar las pizarras virtuales a mejorar el rendimiento?
Utilizar una pizarra en línea puede ser una valiosa herramienta para mejorar el rendimiento, tanto personal como profesional. Por ejemplo, puedes crear una representación visual de tus objetivos, ya sea para tu equipo y el proyecto en el que están trabajando, o para ti como individuo. Esto puede ayudar a los miembros del equipo a mantenerse motivados, centrados y responsables de sus contribuciones a un proyecto, y a los individuos a producir lo que necesitan a tiempo. Las pizarras virtuales pueden utilizarse para gestionar el tiempo, priorizar el trabajo y garantizar el cumplimiento de los plazos.
Utilización de pizarras virtuales en el proceso design thinking
Las pizarras virtuales son parte integrante del procesodesign thinking . Pueden utilizarse en cada uno de sus 5 pasos (empatizar, definir, idear, prototipar y probar) utilizados para crear productos y servicios nuevos e innovadores.
1. Brainstorming con los equipos
Por ejemplo, brainstorming es un elemento clave del proceso design thinking . Es probable que obtengas resultados mucho mejores si utilizas brainstorming template y una pizarra virtual que una pizarra tradicional o interactiva. Puedes añadir ayudas visuales si te resultan útiles, y todo el mundo puede contribuir independientemente de su función o de dónde se encuentre. Cuanto más creativos y colaboradores sean los miembros del equipo, más innovadoras y útiles serán las ideas que surjan de la sesión.
2. Gestión de proyectos paso a paso
Los equipos que pueden planificar y organizar bien su trabajo tienen más probabilidades de rendir mejor a largo plazo. Tanto si necesitas planificar diferentes proyectos, dentro de un mismo proyecto, o simplemente organizarte a nivel individual, tu pizarra te ofrecerá muchas formas de que tú y tu equipo estéis al tanto de lo que ocurre.
3. Objetivos de formación y desarrollo
Las pizarras blancas se utilizan a menudo en entornos educativos y para la formación y el desarrollo en el trabajo. Las pizarras virtuales facilitan la creación de materiales de formación y contenidos atractivos. Invertir en el desarrollo profesional continuo será rentable para las organizaciones: mejorará el rendimiento y creará empleados más comprometidos.
¿Cómo utilizar una pizarra en línea para aumentar la participación?
Las reuniones y workshops son una parte esencial de la vida laboral diaria, pero ¿cuántas veces te has sentado en una aburrida y te has preguntado cómo vas a mantenerte despierto? Las reuniones aburridas y poco atractivas pueden provocar una participación mínima y una disminución de la productividad. Utilizar una pizarra online puede ayudarte a combatirlo.
Mejor compromiso, mejores resultados
Las presentaciones interactivas ayudarán a mantener a los participantes más comprometidos e interesados que alguien que habla durante horas y horas. Puede añadir elementos multimedia como vídeos, imágenes y audio para hacerlas más atractivas visualmente y dinámicas. También puede utilizar su pizarra en línea para permitir la colaboración en tiempo real, por ejemplo con tareas de grupo o un ejercicio diseñado para demostrar algo que ha estado discutiendo en un workshop.
Los participantes pueden aportar sus ideas y comentarios, y usted puede permitir que todos vean los resultados en tiempo real, si procede. Esto puede ayudar a promover el trabajo en equipo y fomentar un sentimiento de propiedad compartida de los resultados de la reunión, haciendo que la gente se sienta más comprometida.
La gestión visual puede utilizarse para transmitir ideas complejas de forma que resulten más fáciles de entender. No hay nada peor que no poder visualizar algo que alguien está intentando explicar. Es fácil perder a tu audiencia si se frustra y desconecta. Una pizarra en línea le dará las herramientas para proporcionar información de una manera que los miembros del equipo puedan entender fácilmente, lo que lleva a un mayor compromiso.
Las actividades atractivas pueden incluirse fácilmente en las reuniones de equipo y en workshops para fomentar la participación y la interacción. Por ejemplo, puede utilizar una pizarra para crear concursos, juegos o encuestas que fomenten la participación activa. Los rompehielos pueden ser útiles para que la gente se conozca de forma distendida. Así es más probable que quieran participar e interactuar y compartir sus ideas y puntos de vista.
Gestionar equipos con una pizarra en línea
En una plataforma de colaboración, una pizarra online puede ser una herramienta eficaz para gestionar equipos, especialmente si tienes trabajadores remotos o híbridos.
La gestión de tareas puede ser mucho más eficaz. Puedes utilizar una pizarra visual para asignar tareas, hacer un seguimiento del progreso y actualizar los plazos, entre otras cosas. Los flujos de trabajo y los procesos pueden gestionarse y racionalizarse, y todo el equipo puede verlos.
Los equipos que colaboran bien obtienen resultados
Las herramientas de colaboración pueden ayudar a los equipos a trabajar mejor juntos. Los equipos pueden compartir ideas, brainstorm soluciones y trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes. Esto puede ayudar a mejorar el sentido de equipo y convertirlo en una unidad más unida, más eficaz y más fácil de gestionar.
Una planificación eficaz de los proyectos es un elemento vital para el éxito de un equipo, y una pizarra virtual puede ayudar a planificar y gestionar los proyectos. Utilizar una pizarra virtual para crear calendarios de proyectos, asignar recursos y hacer un seguimiento del progreso puede ayudar a gestionar mejor el proceso del equipo.
Los equipos que tienen objetivos individuales y compartidos y miembros que rinden cuentas a los demás tienen más probabilidades de éxito. Una pizarra en línea puede utilizarse para establecer y controlar estos objetivos, lo que ayuda a motivar y crear un sentido de propósito y dirección. También se pueden controlar los objetivos de rendimiento.
Cómo las pizarras virtuales pueden ayudar a visualizar y priorizar tareas y proyectos
La naturaleza visual de las pizarras en línea las hace útiles para visualizar tareas y proyectos. Esto facilita la categorización y priorización de las tareas en función de su urgencia e importancia. Con la colaboración y las aportaciones de varios miembros del equipo, puede obtener nuevas perspectivas y asegurarse de que las tareas reciben el peso adecuado cuando se evalúa su prioridad. A matriz de prioridades template le ayudará a conseguirlo. La gestión del tiempo también es clave: fijar plazos para las tareas y proyectos y hacer un seguimiento de su progreso puede garantizar que se terminen a tiempo.
El Sistema de Producción Toyota (TPS) es un sistema de gestión visual que comunica la información de forma visual y ayuda a reducir el despilfarro y a trabajar en la mejora continua. Utilizando una pizarra online para ver las tareas que tienes y priorizarlas al máximo puedes ser más eficiente.
Gestión visual y mejora continua
El concepto de mejora continua está en el corazón del Sistema de Producción Toyota. Una pizarra en línea es una valiosa herramienta para fomentarlo. Al crear un espacio virtual para seguir la evolución de los procesos y las iniciativas de mejora, puede supervisar los progresos e identificar los problemas antes de que se agraven. Así podrá ajustar su enfoque en función de las necesidades. Y las pizarras en línea pueden utilizarse para colaborar fácilmente en iniciativas de mejora con miembros del equipo u otras personas.
Puede importar datos a una pizarra en línea y utilizarlos para crear cuadros, gráficos y otras ayudas visuales que ilustren sus progresos. También puede determinar las causas subyacentes de los problemas con el fin de identificar áreas de mejora y desarrollar soluciones. Existen varias metodologías de mejora continua y puede utilizar plantillas especialmente diseñadas para ello, como las basadas en los principios de Kanban y Lean Six Sigma.
También puede utilizar las pizarras virtuales para desarrollar planes de acción para iniciativas de mejora y oportunidades de aprendizaje continuo.
Recoger opiniones y realizar análisis estratégicos con una pizarra virtual
Hay varias formas de utilizar una pizarra en línea para recabar opiniones y analizar los datos para tomar decisiones estratégicas. Ya sea a través de brainstorming o pidiendo opiniones sobre proyectos o iniciativas concretas mediante una pizarra, los miembros del equipo pueden asegurarse de que las opiniones sean oportunas, específicas y aplicables.
La retroalimentación visual también es una opción con las pizarras en línea y puede ser útil para diseños o conceptos específicos. Funciona tanto si las personas están juntas como si se encuentran a distancia, ya que garantiza la inclusión y la exhaustividad.
Una vez recopilados los datos, puede analizarlos de varias formas, y una de las ventajas de una pizarra en línea es que admite tanto métodos tradicionales como otros más creativos. Tanto si quieres aplicar un análisis DAFO como cualquiera de las matrices establecidas que pueden ayudarte con tu análisis estratégico, hay una template para ti.
El mapeo visual puede ayudarte a organizar tus pensamientos, ideas y datos para obtener una mejor visión de conjunto e identificar patrones y conexiones que pueden no haber sido obvios antes. La visualización de datos permite crear cuadros, gráficos y otras herramientas para analizar y comunicar los resultados.
Utilizar una pizarra en línea con sus equipos
Utilizar una pizarra virtual tiene muchas ventajas y en Klaxoon tenemos las herramientas y plantillas que necesita para ayudar a sus equipos a ser más eficientes y eficaces. Las pizarras virtuales ayudan a impulsar la creatividad y la innovación, además de aumentar el compromiso y la productividad.
Las herramientas de gestión visual disponibles son útiles para todos los equipos y ayudan a fomentar el trabajo en equipo y una colaboración más eficaz, independientemente del sector, la industria o las necesidades de la empresa. Eche un vistazo a nuestra página de recursos para ver cómo nuestras herramientas y plantillas pueden ayudar a su empresa a trabajar mejor.