Cómo utilizar una pizarra digital para aumentar la creatividad y la eficacia

¿Qué es una pizarra digital y cómo funciona?

Una pizarra digital es una herramienta virtual que permite colaborar y ser creativo en línea. Es como una pizarra normal, pero en línea.

Puedes utilizarlo para brainstorm ideas, hacer presentaciones, trabajar visualmente en equipo en proyectos complejos o en un mismo lugar, o simplemente chatear con otras personas.

Una pizarra es exactamente lo que parece, un espacio en blanco en el que varios usuarios pueden interactuar escribiendo en él, dibujando, publicando enlaces, cualquier tipo de recursos y, por supuesto, aplicando notas adhesivas en línea.

¿Cuáles son los principales casos de uso de una pizarra digital para aumentar la eficiencia?

Hay muchas formas de utilizar una pizarra digital en el trabajo. Y lo mejor es que no estás limitado a una sola forma de utilizarla. Puedes utilizarla para sesiones debrainstorming , colaborar en proyectos, tomar notas en reuniones, dibujar organigramas y diagramas, anotar PDF o imágenes e incluso jugar.

1. Brainstorming con miembros de equipos remotos

Cuando se trata de brainstormingno hay nada como una pizarra digital. Hay algo en el acto físico de anotar ideas que ayuda a que fluya la creatividad.

Por desgracia, brainstorming con miembros de equipos remotos puede ser un poco complicado. Afortunadamente, existen pizarras digitales que pueden ayudar a salvar las distancias. Estas herramientas en línea permiten a los miembros del equipo colaborar en tiempo real o de forma asíncrona, tanto si están en la misma sala como al otro lado del mundo.

Además, ofrecen funciones que las pizarras tradicionales no pueden igualar, como la posibilidad de exportar los resultados automáticamente. Si buscas una forma de comunicarte con los miembros de tu equipo remoto a través de brainstorm , una pizarra digital puede ser la solución.

2. Colaboración en proyectos

Los proyectos grandes y pequeños siempre requieren cierto grado de colaboración. Aunque seas tú quien dirija el proyecto, tendrás que contar con los demás para llevarlo a cabo. Ahí es donde una pizarra digital puede ser una herramienta útil.

Una pizarra digital te ofrece un lugar centralizado para almacenar toda la información de tu proyecto y te permite compartirla fácilmente con los demás. Puedes utilizarla para brainstorm ideas, tomar notas y hacer un seguimiento del progreso. Y como es digital, puedes acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que resulta práctico si necesitas colaborar con personas que se encuentran en distintos lugares. Y evita que en la próxima reunión se borren por descuido todas las genialidades que anotó tu equipo.

3. Tomar notas de las reuniones

Imagina que estás en una reunión, intentando prestar atención al debate y tomar notas al mismo tiempo. Cada pocos minutos tienes que dejar de escribir y mirar a la pizarra para ver qué se ha escrito. Al final de la reunión, tus notas son un desastre y ni siquiera estás seguro de cuáles han sido los puntos principales.

Una pizarra digital puede ayudar a conseguirlo.

Con esta herramienta de colaboración, todo lo que se escribe se guarda automáticamente, ya que las personas pueden co-construir proyectos juntas. Así podrás centrarte en lo que se está debatiendo durante la reunión sin preocuparte de perderte nada. También puede crear rápidamente actas de reunión estructuradasy compartirlas en un formato adecuado.

En resumen, una pizarra digital puede ayudar a todo el equipo a tener una buena visión de conjunto de la reunión y le ayudará a no volver a perderse ningún punto clave.

4. Dibujar organigramas y diagramas

Si alguna vez has intentado dibujar un diagrama o un diagrama de flujo a mano, sabes que puede ser una experiencia frustrante. Las líneas nunca salen del todo bien y borrar los errores puede llevar mucho tiempo.

Una pizarra digital puede ayudarte a superar estos retos y hacer que tus diagramas tengan un aspecto profesional. Con una pizarra digital, puedes añadir y eliminar elementos fácilmente, experimentar con distintos diseños y guardar tu trabajo para futuras consultas.

5. Anotar PDF o imágenes

Una pizarra digital también puede aumentar tu eficacia al facilitar la adición de notas a PDF, imágenes o cualquier tipo de documento. Tanto si se trata de marcar un documento para revisarlo como de añadir comentarios a una imagen, el proceso es sencillo y directo. Sólo tienes que abrir el archivo en tu pizarra y empezar a añadir notas.

Con unos pocos clics, puede seleccionar el texto o el área que desea resaltar y, a continuación definir un código de color. Esto puede ser útil al revisar un documento o preparar una presentación.

También puedes utilizar una pizarra digital para escribir o dibujar directamente sobre PDF e imágenes. Esto puede ser útil para brainstorming ideas o para ilustrar conceptos.

6. Jugar a juegos

Si tienes una pizarra digital, puedes estructurarla para simplificar y mejorar las interacciones entre los participantes, aunque trabajen a distancia.

Rompehielos son una forma estupenda de empezar una reunión y conocer a los miembros de tu equipo. Pero a veces puede resultar difícil saber por dónde empezar. Ahí es donde una pizarra digital puede ayudar. Con esta herramienta, puedes crear fácilmente actividades colaborativas en las que todos puedan participar.

Por ejemplo, puedes crear un quiz sobre la historia de tu empresa o idear formas creativas de utilizar tus productos. Incluso puedes utilizar la pizarra digital para crear itinerarios gamificados personalizados. Sea cual sea el tipo de juego que busques, una pizarra digital puede ayudarte a crear rápidamente un clima de confianza entre los participantes.

Y más

Por supuesto, esto es sólo el principio. De hecho, cualquier grupo puede reunirse en torno a una pizarra digital para lograr una mayor eficacia, ya sea para una formación, una entrevista de contratación o la incorporación de un nuevo empleado. Tú decides.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una pizarra digital para colaborar?

1. Accesibilidad y facilidad de uso

Con una pizarra digital, no hay que cargar con pesados procesos ni esperar a que haya una sala de reuniones disponible. En lugar de eso, es accesible siempre que la necesites, y ni siquiera tienes que preocuparte de borrar su información.

2. Todo se guarda automáticamente

¿Recuerdas los días en que tenías que cargar con una pesada pizarra para asistir a reuniones, presentaciones o clases? ¿Y tener que copiarlo todo a un ordenador después? Por suerte, gracias a la pizarra digital, esos días han quedado atrás.

Ahora todo se guarda automáticamente en línea, para que pueda acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento, o exportarlo si es necesario.

Además, puedes compartirla fácilmente con las personas implicadas en tu intercambio. Si necesitas hacer cambios, todos podrán verlos en directo, para que siempre tengas la información más actualizada.

Una pizarra digital cambia las reglas del juego en lo que a eficiencia se refiere. Se acabaron las pérdidas de tiempo y energía para que puedas centrarte en lo importante.

3. Métodos listos para usar que mejoran la eficacia

Algunas pizarras digitales vienen con plantillas listas para usar para ayudarte a colaborar de forma más eficaz.

Por ejemplo, puedes utilizar una hoja de ruta de un proyecto, una revisión individual o de rendimiento template ¡y muchas cosas más! Dependiendo del nivel de detalle que quieras mostrar, también puedes tener un template que te permita ver varios niveles de información al mismo tiempo.

Y si quieres reutilizar una pizarra digital template que te funcione, sólo tienes que duplicarla en tu plataforma de colaboración para futuras referencias.

4. Colaboración sin fisuras, desde cualquier lugar y en cualquier momento

Las pizarras digitales ofrecen un espacio de trabajo compartido para que equipos remotos colaboren en proyectos. Permiten a los miembros del equipo aportar sus ideas desde cualquier lugar del mundo, facilitando el seguimiento de los cambios y los avances a lo largo del tiempo.

Lo mejor de todo es que las pizarras digitales pueden guardarse y compartirse en línea, para que los miembros del equipo puedan consultarlas más tarde y seguir trabajando en el proyecto de forma asíncrona, una vez finalizada la reunión.

5. Funciones de gestión visual

Con una pizarra digital, puede dejar de perder tiempo navegando entre aplicaciones para compartir visualmente diferentes formatos y medios con su equipo. Solo tienes que añadir imágenes o archivos a tu espacio de trabajo colaborativo para que todos los vean.

Además de mostrar imágenes, las funciones de gestión visual de una pizarra digital permiten integrar elementos interactivos. Los usuarios pueden dibujar, conectar elementos, añadir ideas y hacer comentarios al mismo tiempo. 

4 consejos para utilizar una pizarra digital y mejorar la eficacia

Introducir cualquier herramienta nueva puede ser un reto y llevar mucho tiempo. Por muy fácil de usar que sea una herramienta, siempre hay una curva de aprendizaje. Aquí tienes algunos consejos para utilizar una pizarra digital y aumentar la eficiencia de tu equipo.

1. Ayudar a otros a aprender la herramienta

Cuando empiece a utilizar una pizarra digital, dispondrá de muchos recursos para ayudar a su equipo a ponerse al día. Por ejemplo, puedes compartir con ellos tutoriales rápidos antes de utilizar la pizarra en una reunión o workshop...

Algunas herramientas también ofrecen sesiones de descubrimiento gratuitas, en las que puede recibir orientación personalizada para asegurarse de que se familiariza con la herramienta de forma eficaz.

2. Hazlo visual 

Gracias a las funciones de gestión visual de tu pizarra digital, podrás dar rienda suelta a la creatividad y la eficacia estés donde estés. Asegúrate de aprovechar este potencial en tu colaboración y recuerda que el cerebro humano retiene las imágenes mucho más fácilmente que el texto.

3. Programar un temporizador

A veces puede ser más eficaz compartir el mayor número posible de ideas rápidamente que tomarse el tiempo necesario para considerar cada idea desde todos los ángulos. Para fomentar la creatividad de tu equipo en la pizarra digital, puedes utilizar un temporizador para controlar el tiempo que tienen para pensar.

La idea también es animar a todo el mundo a utilizar la herramienta más rápidamente, para que el equipo se sienta pronto cómodo utilizándola.

4. Compartir después de la reunión

Muestra lo que has conseguido compartiendo la pizarra después de una reunión. Tu equipo puede incluso tener otras ideas que puedes añadir más tarde, de forma asíncrona.

Al final de una reunión o en workshop utilizando tu pizarra digital, no olvides pedir a tu equipo que te dé su opinión para poder ajustar tus acciones para la próxima vez.

Conclusión:

Las pizarras digitales son una herramienta versátil que puede utilizarse en muchos ámbitos diferentes para trabajar en equipo. Permiten a las personas ser más creativas utilizando la gestión visual, desbloquear la participación en equipo y descubrir nuevas formas de trabajar.

En un mundo en el que cada vez dependemos más de la tecnología, es esencial encontrar formas de utilizarla eficazmente. Una pizarra digital es una herramienta que puede ayudarnos a dar rienda suelta a la eficacia y la creatividad en nuestro trabajo. Con un poco de práctica, pueden ayudarnos a superar algunos de los retos de trabajar a distancia.