¿Cómo le ayuda una pizarra en línea a organizar sesiones eficaces en brainstorming ?

Es esencial que usted y sus equipos saquen el máximo partido de sus sesiones en brainstorming . Hubo un tiempo en que todo el trabajo se realizaba en el mismo espacio de trabajo. Si se celebraba una reunión, todo el mundo asistía en persona y había pocas formas de guardar y difundir la información. Hoy en día todo eso ha cambiado. 

Existen múltiples aplicaciones, redes, canales, plataformas, etcétera. Encontrar la información adecuada en el formato adecuado y en el momento oportuno puede ser una ardua tarea. Y gestionar a las personas y los sistemas para garantizar que el trabajo que hacen es eficiente, eficaz y sigue impulsando el negocio de la forma más productiva puede ser todo un reto.

Es fundamental encontrar una herramienta que proporcione un espacio de trabajo ideal para que el equipo brainstorming sea atractivo y eficaz, y que además tenga otras muchas aplicaciones.

Trabajar en persona o a distancia con un espacio de trabajo digital

Para evitar los constantes problemas que plantean las numerosas aplicaciones y plataformas con las que trabajan actualmente tantas empresas, los equipos pueden trabajar con un único espacio de trabajo digital. Esto crea un entorno de trabajo cohesionado y eficiente y permite a los equipos alcanzar sus objetivos con mayor eficacia.

Un único espacio de trabajo digital ofrece un eje centralizado donde los miembros del equipo pueden acceder y compartir información y todos los recursos pertinentes relacionados con un proyecto. Esto ayuda a los equipos a ahorrar tiempo, reduce la confusión y garantiza que todos tengan fácil acceso a las últimas actualizaciones y materiales. 

La colaboración se simplifica, ya que una plataforma común facilita la comunicación en tiempo real, el intercambio de archivos y la edición simultánea. Tanto si un equipo se encuentra en el mismo espacio de trabajo como si trabaja de forma remota o híbrida, la colaboración puede ser perfecta. Los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a documentos compartidos, tablones de brainstorming , planes de proyectos, listas de tareas, etc. Esto fomenta un entorno de trabajo más productivo. Esto fomenta un entorno de trabajo más productivo.

Cuando hay un equipo de personas trabajando juntas, es útil que puedan establecer flujos de trabajo y procesos racionalizados. Con un único espacio de trabajo digital, un equipo puede seguir prácticas coherentes. Esto fomenta la eficiencia, reduce los errores y mejora la productividad general. Proporcionará una mejor organización y estructura para el trabajo del equipo, ya que los archivos y documentos están todos en el mismo espacio y pueden clasificarse, etiquetarse o almacenarse. 

Los miembros del equipo pueden localizar y recuperar rápidamente la información pertinente, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar recursos importantes o a encontrar formas de garantizar que todos sean fácilmente accesibles. El control de versiones también reduce la probabilidad de que alguien trabaje con la versión incorrecta de un documento y permite hacer un seguimiento de los cambios realizados, así como volver a versiones anteriores en caso necesario.

Siempre habrá aplicaciones u otro software que tu equipo pueda necesitar integrar en su espacio de trabajo, y tiene sentido utilizar uno que lo permita. Necesitas servicios de videoconferencia vinculados a todos tus documentos y flujos de trabajo. Esto ayudará a reducir la necesidad de duplicar o cambiar entre varias aplicaciones. 

También es más seguro, ya que los administradores de los equipos pueden establecer permisos y restricciones para que la información sensible esté protegida y sólo puedan acceder a ella las personas autorizadas.

Cómo una pizarra en línea proporciona el espacio de trabajo digital centralizado que sus equipos necesitan

Una pizarra online tiene múltiples funcionalidades que benefician a los equipos que trabajan juntos en proyectos. Hace todo lo que se necesita de un único espacio de trabajo digital. Como herramienta de colaboración versátil, mejora la productividad y la eficiencia y hace que el trabajo en equipo sea más gratificante.

Una pizarra virtual ofrece una plataforma centralizada para compartir información con colaboración en tiempo real. Puede ser flexible y adaptable para dar cabida a diversos flujos de trabajo, y existen plantillas ya preparadas para que tus sesiones sean más coherentes y productivas. 

Como se puede acceder a una pizarra en línea desde cualquier lugar y en cualquier momento, los equipos pueden trabajar juntos fácilmente a distancia o en persona. La integración con otras herramientas es posible, lo que aumenta su utilidad y la convierte en un componente versátil y esencial de un espacio de trabajo digital.

Por qué una pizarra en línea es esencial para la eficacia de las sesiones brainstorming

Brainstorming es un componente vital en cualquier gestión de proyectos, además de ser una herramienta útil para muchos escenarios empresariales cuando se busca una solución innovadora. Los fundamentos de brainstorming son muy sencillos, pero hay muchas formas de enfocar una sesión, dependiendo de las circunstancias y de lo que se quiera sacar de ella. 

Sin embargo, independientemente del tipo de sesión debrainstorming de la que se beneficie su equipo, el uso de una pizarra virtual puede aumentar la productividad y la creatividad de su equipo. Esto se aplica tanto a las sesiones remotas de brainstorming como a las presenciales.

Con una pizarra online tienes todas las funcionalidades de una pizarra tradicional, y muchas más. Con una pizarra online tienes:

Colaboración en tiempo real 

Una pizarra en línea permite la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, independientemente de que se encuentren en el mismo espacio de trabajo o dispersos por todo el mundo. Los participantes pueden aportar ideas simultáneamente en las sesiones de brainstorming , creando una experiencia dinámica e interactiva. Las ideas pueden generarse y perfeccionarse rápidamente, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Accesibilidad e inclusión 

Uno de los ingredientes clave del éxito de una sesión de brainstorming es la diversidad. Cuantos más miembros del equipo haya a bordo con experiencias y puntos de vista variados, más probabilidades habrá de obtener ideas creativas e innovadoras. 

Una pizarra en línea hace que las sesiones sean accesibles para todos, independientemente de dónde se encuentren. Así, puede incluir a miembros del equipo con diferentes puntos de vista sin preocuparse por el coste de llevarlos a una reunión o de quitarles demasiado tiempo.

Gestión visual 

Una pizarra digital permite la organización visual de las ideas. Los miembros del equipo pueden utilizar notas adhesivas digitales y herramientas de dibujo para estructurar y conectar conceptos visualmente. Esto puede facilitar la comprensión de ideas complejas y ver las relaciones entre ellas. Puede ser mucho más rápido y fácil identificar patrones y reorganizar o agrupar ideas según sea necesario cuando se utiliza una herramienta de gestión visual.

Documentación 

En lugar de completar una sesión en brainstorming y luego tener que distribuir varias cosas a varias personas mientras te aseguras de tener la versión correcta de cada documento, tus equipos tendrán un registro digital de la sesión fácilmente accesible. 

Todas las ideas, discusiones y anotaciones realizadas en la pizarra se habrán capturado y guardado para futuras consultas. Esto significa que no se pierde ninguna idea y que los miembros del equipo pueden revisar la sesión en cualquier momento. Si algún miembro del equipo no pudo asistir, podrá acceder a la sesión cuando lo desee.

Asíncrono brainstorming 

No todas las sesiones de brainstorming tienen que realizarse como un ejercicio de colaboración en tiempo real. Los miembros de equipos remotos o los que trabajan en zonas horarias diferentes pueden aportar ideas y hacer aportaciones a la hora que les convenga, de forma asíncrona. Esto ayuda a garantizar un abanico más amplio de perspectivas y a reducir las limitaciones de horario.

Integraciones 

Aunque muchas herramientas, como las videoconferencias y las herramientas de gestión del tiempo y los proyectos, ya forman parte integrante de una buena pizarra digital, puede haber otras herramientas de colaboración que resulten beneficiosas para un equipo de brainstorming . La capacidad de integrar otros elementos permite una comunicación fluida y el intercambio de información es vital.

Aprovechando las funciones de una pizarra en línea, los equipos pueden agilizar el proceso de brainstorming . Esto ayudará a aumentar el compromiso del equipo y mejorar el trabajo en equipo, lo que conducirá a sesiones más productivas, eficientes y exitosas.

Cómo pueden beneficiarse los equipos remotos de brainstorming con una pizarra en línea

Antes era muy difícil para los equipos que trabajaban a distancia colaborar y compartir ideas en tiempo real. Los correos electrónicos iban y venían y circulaban varias versiones de los mismos documentos. Nadie sabía nunca qué estaba pasando ni cuál podía ser el resultado. Con una pizarra en línea, los equipos remotos no sólo pueden trabajar juntos de forma más eficiente, sino que un gran número de personas pueden contribuir al mismo evento. Esto ofrece todo tipo de posibilidades.

Las grandes sesiones remotas de brainstorming se gestionan fácilmente con una pizarra en línea

Por ejemplo, L'Oréal, la mayor empresa de cosméticos del mundo, necesitaba organizar una sesión de brainstorming en condiciones de encierro con más de 250 participantes repartidos por todo el mundo. No era poca cosa, pero una pizarra en línea y todas las herramientas adecuadas lo hicieron posible.

Vincent Arcin, responsable de la organización de una sesión de tal envergadura en brainstorming , pudo organizar una reunión con sólo cinco días de antelación. Utilizando la Klaxoon y las plantillas de brainstorming , diseñadas para producir el tipo de resultados que la sesión buscaba, pudo crear dos sesiones con la misma pizarra: una por la mañana y otra por la tarde. De este modo, se disponía de cierta flexibilidad horaria, al tiempo que se garantizaba que toda la información recopilada iba al mismo sitio.

Fue un gran éxito: Los grupos de workshop terminaron con no menos de 700 ideas únicas, muchas más de las que se habían conseguido en reuniones similares de L'Oréal en el pasado". Una vez reunidas todas las ideas iniciales, el equipo de L'Oréal las redujo a cinco y, finalmente, a la que serviría de base para la siguiente fase de su proyecto.

Sesiones eficaces de brainstorming con equipos híbridos

Los equipos híbridos pueden ser lo mejor de ambos mundos o lo peor de ambos mundos. Con una sesión de brainstorming de equipo híbrido, tienes todas las ventajas de un equipo remoto y de un equipo que trabaja en persona. Pero, ¿cómo juntarlos y crear algo que funcione? 

Los miembros del equipo remoto pueden estar en cualquier parte. Esto significa que puede tener una mayor diversidad, ya que no está limitado por la distancia de la reunión. Esto tiene un impacto significativo en el tiempo y los costes que supone conseguir que alguien asista. Con los miembros del equipo en el mismo espacio de trabajo, hay interacción física y todos los beneficios que ello puede aportar, como la ventaja de la comunicación no verbal y otras ventajas sociales que pueden ayudar a crear lazos y fomentar el compromiso.

SIG, un proveedor de servicios locales con sede en Ginebra (Suiza), necesitaba organizar una sesión en brainstorming en la que participaran 200 personas, algunas de ellas en la oficina y otras a distancia. El uso de una pizarra virtual permitió que todos los participantes tuvieran la misma experiencia, independientemente de su ubicación. Toda la información se reunía en el mismo espacio central y las ideas que se generaban podían ser evaluadas y trabajadas por los jefes de equipo en cuanto terminaba la sesión.

De esta sesión híbrida surgieron más de 300 ideas. Para clasificarlas por temas se utilizaron las herramientas de pizarra en línea pertinentes, en lugar de tener que revisarlas individualmente y asignarles una categoría. Los datos también pudieron extraerse y representarse visualmente, lo que facilitó su comprensión. 

Una pizarra en línea también ofrece una interfaz que permite mantener el anonimato si así se desea. Esto puede dar lugar a respuestas más sinceras y ayudar a informar con mayor honestidad sobre futuras estrategias.

Brainstorming con sus equipos en persona

La forma tradicional de brainstorming se mejora utilizando una pizarra en línea, por todas las razones que hemos visto. Y si puedes elegir entre una pizarra interactiva y una pizarra virtual, ¿por qué no utilizar esta última con todas sus funcionalidades adicionales?

Todo lo que necesita para ser eficaz brainstorming con una pizarra virtual

La Klaxoon pizarra en línea tiene muchas plantillas brainstorming plantillas para mejorar tu workshops o tus reuniones. 

Las herramientas de colaboración adecuadas pueden ayudar a los equipos a mejorar su eficacia, tanto si se encuentran en el mismo espacio de trabajo como si trabajan a distancia. Eche un vistazo a nuestros recursos para ver cómo podemos ayudarle.