Quels rituels adopter pour mieux travailler en équipe et améliorer la performance

Pourquoi instaurer des rituels d’équipes ?

Les rituels, rites ou routines sont primordiaux pour la bonne marche d’une équipe. Pourquoi ? Parce qu’ils créent un cadre, une organisation connue et partagée par l’ensemble de ses membres. Ces rituels permettent une prise de recul sur les sujets et participent à la réussite globale de l’équipe. 

Pour prendre un exemple très concret, la conférence de rédaction dans n’importe quel organe de presse est un rituel immuable. Le plus souvent, il s’agit d’une réunion lors de laquelle les journalistes se réunissent pour faire le point sur l’actualité, les sujets en cours, ceux à venir et se répartissent la charge de travail, pour une journée, une semaine ou même pour un mois. Et ce rendez-vous régulier assure la continuité de la rédaction. Voici d’autres rituels très simples à mettre en place.

Instaurer une réunion de synchronisation : un indispensable

La synchronisation d'une équipe est la clé de la réussite d’une œuvre collective. Elle est d’autant plus nécessaire dans un univers professionnel où le télétravail se systématise et où les équipes sont éparpillées sur plusieurs sites, parfois plusieurs pays et même plusieurs continents. L’objectif, outre l’efficacité et la productivité de l'équipe, reste de casser la logique de silo. Alors comment y parvenir ? En rassemblant les parties prenantes pour s’assurer de leur réussite. Explications.

Quel est le contenu d’une réunion de synchronisation régulière ?

Quand on écoute, ceux qui pratiquent la synchronisation d’équipe, 3 objectifs-clés se dégagent des réunions de synchronisation.

• Donner un cap à l’équipe
• Partager l’information qui fera avancer les projets
• Fédérer le collectif

Une recette simple mais efficace, pour une équipe plus épanouie, plus motivée et surtout plus efficace.

Lors de ce point, chaque participant peut prendre la parole pour partager ses sujets en cours, croiser avec celui d’un ou d’une collègue, demander de l’aide, revoir la répartition de la charge de travail si nécessaire. 

Que ce soit lors d’un point d’équipe, ou pour une réunion transverse, la logique reste la même : partager de l’information utile à tous. Celle qui vous permettra de repartir au travail avec la capacité d’avancer sur vos projets.

En résumé, partagez les :

• À faire : votre liste d’actions à mener ou à initier dans les jours à venir.
• En cours : ce qui a été fait, ce qui est en train d’être fait.
• Points de blocage : ici ce qui ne peut pas avancer, qui nécessite une intervention d’une autre personne ou tout simplement un point de vue différent pour prendre de la hauteur.
• Demande d’aide : si un besoin se fait sentir, pour permettre à un membre de l’équipe d’apporter son aide à un projet.

Pensez collaboratif, pensez participatif. Un point de synchronisation réussi est un point lors duquel chacun se sent concerné.

À quel rythme programmer cette réunion ?

Vous vous synchronisez avec votre équipe ? C’est très bien, mais n’oubliez pas de le faire régulièrement, selon vos besoins.

• Vous voulez lancer votre journée et bien coordonner les actions de chacun ? Privilégiez la Matinale. Elle est idéale pour évoquer en quelques minutes les sujets en cours, garder le contact avec l’équipe ou souligner les points de blocage éventuels. Un Must-do dans les périodes chargées ou en période de sprint. 
• Vous préférez que l’équipe se réunisse une fois par semaine ? Lister vos actions passées, celles à venir ? Partager les réussites et les moments marquants ? La Weekly est faite pour vous. Elle permet à chaque membre d’une équipe de se tenir au courant des activités de chacun.
• Vous avez besoin de prendre du recul sur vos sujets ? Vous cherchez à améliorer vos résultats ? Faites un point mensuel. Dans une optique d'amélioration continue, vous faites le point en équipe sur vos objectifs et vos résultats, et enclenchez un plan d’action pour le mois suivant. 

En bref, choisissez le rythme de vos réunions de synchronisation en fonction de vos objectifs.

Quelle est la durée d’une réunion de synchronisation d’équipe ?

Vous vous dites peut-être qu’une heure de réunion, c’est trop long ? Ou bien que 15 minutes, ce n’est pas assez ? En fait, il n’y a pas vraiment de durée type pour une réunion de synchronisation. 

Tout comme le rythme dépend des objectifs d’une équipe, la durée d’un point de synchronisation est variable selon sa nature. 

Une réunion quotidienne avec une dizaine de personnes peut se limiter à une quinzaine de minutes. En revanche, une réunion mensuelle d’amélioration de performance qui réunit plusieurs équipes ou plusieurs services peut durer jusqu’à une heure. 

Plus qu’une durée fixe, gardez en tête vos objectifs : être efficace avant tout et améliorer votre manière de collaborer en équipe.

Évidemment, cela ne vous empêche pas d’être concis. Pour vous y aider, vous pouvez vous mettre un timer, par exemple.

Quels outils utiliser pour bien se synchroniser en équipe ?

Maintenant que votre contenu est prêt, la fréquence de vos points déterminée et leur durée choisie, comment partager tout ça ? Retenez deux éléments : il faut associer un support visuel et un outil de visioconférence.

Votre support visuel, lui, va appuyer votre propos. La preuve (en images).

Lorsque vous aurez fini cet article, vous vous rappellerez plus vraisemblablement de l’image ci-dessus que de la phrase qui l’accompagne. Pourtant l’idée est identique ! Le management visuel, c’est ça ! Je retiens mieux ce que je vois, et je retiens encore mieux ce que je peux voir et entendre.

D’où l’importance d’un support visuel, unique et accessible comme un whiteboard digital. Vous pouvez y partager du texte, des photos, des vidéos, des documents, des liens.

Mais alors pourquoi une visioconférence, si je peux tout partager sur mon whiteboard ? Tout simplement parce que la synchronisation est un moment d’échanges et de partage. Avec la visio, vous vous voyez, vous vous parlez, et surtout vous appuyez avec force votre propos visuel. 

L’autre avantage de la visioconférence reste la facilité de mener des réunions à distance. Avec le développement du télétravail, il n’est plus nécessaire de réunir tout le monde dans une salle. Et rappelez-vous qu’environ 4 salariés sur 10 le pratiquent en France en 2021. 

Mais il est parfois compliqué de passer d’une fenêtre de navigateur web à l’autre : entre la solution de visioconférence d'un côté et le support de présentation de l'autre, on choisit souvent la présentation au détriment du fait de se voir les uns les autres. D’où l’utilité d’un outil qui combine les deux fonctions : un whiteboard digital associé à un outil de visioconférence.

Vous développez ainsi toute la puissance du management visuel, et surtout, vous rendez vos réunions de synchronisation plus participatives, donc plus efficaces.

Ce whiteboard, disponible ensuite en dehors de la réunion, reste un support utilisable et qui peut être enrichi.

Placer la synchronisation au coeur du management

La collaboration passe par le fait de faire circuler l’information. Vos réunions de synchronisation vous rendent plus efficace parce que vous vous tenez au courant des actions de chacun pour ainsi mieux avancer sur vos projets. Mais il existe également des rituels plus spécifiques au partage d’informations, des rituels plus individuels. En voici trois à privilégier.‍

Commencer dès l’intégration des nouveaux collaborateurs‍

Rituel plus diffus que les autres : l’intégration. Un collaborateur bien intégré est un collaborateur plus efficace et plus motivé. Pour preuve, un cadre sur trois a déjà démissionné en raison d’un mauvais processus d’intégration. Pourtant, un collaborateur bien intégré, c’est un collaborateur plus motivé, engagé, productif, et prêt à se projeter dans l’entreprise sur du long terme. Du pain béni pour les équipes !

Avez-vous une idée du nombre d’informations qu’un nouveau collaborateur doit intégrer, lors de ses premiers jours ? On peut citer pêle-mêle : l'organigramme, la gestion des congés, la mutuelle d’entreprise ou encore les chartes diverses et variées: informatique, sécurité, confidentialité. Et il ne s’agit que de sujets administratifs.

Parce qu’en parallèle, il y a aussi le contenu du nouvel emploi à proprement parler. Ce sont des nouveaux process, de nouveaux sujets, de nouvelles activités. On estime à trois mois la durée nécessaire pour une intégration réussie. ‍

Pourquoi ne pas privilégier un support unique, sur lequel vous pourriez laisser tous ces documents, disponibles à tout moment ? Une solution idéale pour faciliter l’arrivée du nouveau salarié, qui sera rassuré de ne pas avoir à tout retenir dès son premier jour. 

Avec ce document, il peut lui aussi vous faire part de ses retours, ses ressentis sur ses premiers jours et premières semaines, et vous co-construisez cette intégration. Au cours de celle-ci, vous pouvez revenir plusieurs fois sur votre document partagé pour des temps de synchronisation. ‍

L’intégration, c’est aussi l’occasion de faire sentir au plus vite l’atmosphère de l’entreprise, son énergie. En conduisant une intégration de qualité, vous insufflez au salarié cette énergie, qu’il ne manquera pas de mettre au service du collectif.‍

Favoriser les entretiens individuels

L’entretien individuel ou one to one (1 to 1) est un rituel à part entre le manager et le collaborateur. C’est l’occasion d’une prise de recul commune destinée à faire le point sur les réussites, l’avancée des projets ou les éventuelles difficultés rencontrées. Tout l'intérêt de cette rencontre repose sur l’honnêteté de chacun et leur capacité à s’écouter mutuellement. Grâce à ce dialogue, le manager et le collaborateur peuvent progresser, l’un et l’autre, dans leur rôle. 

C’est l’objectif atteint par Nelly et Jerôme lors de leurs entretiens individuels. En 30 minutes, ils peuvent ensemble :

• Faire le point sur les tâches terminées, en cours ou à lancer sur plusieurs semaines.
• Prioriser leurs actions
• Vérifier que la charge de travail est bien répartie
• Conserver sur leur whiteboard partagé le compte-rendu de leurs échanges, automatiquement sauvegardé et disponible à tout moment pour y revenir si besoin, ou encore le rendre disponible à une autre personne.

Là aussi, il s’agit d’un rituel régulier, qui s’ancre dans le quotidien des collaborateurs : 1 fois/semaine, tous les 15 jours ou tous les mois, à votre guise. Il existe aussi évidemment, l’entretien annuel, pour un entretien individuel de bilan. Un autre moyen de booster son efficacité au travail.

‍‍Développer la culture du feedback.‍

« Le feedback, c’est le petit déjeuner des champions » (Kenneth Hartley Blanchard, auteur et spécialiste en management). En clair, votre progression ne se concrétisera  que si vous vous confrontez à des avis extérieurs. Il n’est pas question d’induire une notion de jugement, mais d’offrir une grille d’analyse. Et de pousser à la réflexion. Cela commence dès la présentation d’une idée, d’un projet, d’un changement. Vous pouvez solliciter l’avis de vos collègues, par le biais d’un sondage ou d’une question ouverte. Vous ouvrez la discussion à tous. Cela permet de soulever immédiatement d’éventuels points de blocage, ou de continuer à pousser la réflexion pour passer  d’une bonne idée à une super idée. 

C’est ce que fait Mélissa Plaza, ancienne internationale de football et aujourd’hui coach d’une équipe. Elle utilise au quotidien des outils de sondage et de questions pour évaluer ses entraînements et ses stratégies de match. Une manière de stimuler ses joueuses, les rendre plus proactives.

Enfin, pour analyser au mieux les réussites ou difficultés rencontrées, rien de mieux qu’un temps de rétrospective incluant toutes les personnes impliquées dans le projet. Vous pouvez suivre une grille très simple avec : ce qui fonctionne bien, ce qu’il faut améliorer, ce qu’il faut développer, ce qu’il faut arrêter et ce qu’il faut commencer à faire. L’occasion d’un tour d’horizon qui vous permet de vous améliorer en équipe facilement grâce à l’intelligence collective. Il ne reste alors plus qu’à lancer un plan d’action pour appliquer concrètement les recommandations.

Et pour les feedbacks plus personnels, utilisez la méthode des Kudo Cards. Un moyen ludique et spontané de remercier ou féliciter vos collègues pour leur travail ou leur attitude. Une autre façon de créer du lien entre les personnes pour une meilleure collaboration et de meilleures performances.

À Retenir

En quelques mots, les rituels d’équipes pour booster la performance reposent sur la synchronisation. De nombreuses équipes s’appuient déjà sur ces rituels. 

Quelle que soit votre organisation : au bureau, en télétravail, en organisation hybride, les outils Klaxoon sont là pour vous aider à mieux travailler en équipe et à gagner en efficacité.

Vous pouvez essayer Board et Live, son outil de visioconférence intégré pour des réunions plus participatives et plus efficaces.

Pour vous synchroniser facilement, voici quelques templates clés en main pour transformer vos réunions :

• La Matinale, votre point quotidien de suivi de projet.
• La Weekly, un tour d’horizon hebdomadaire sur les activités de chacun.

Pour partager des informations sur un format plus individuel :

• Le parcours d’intégration, pour accueillir vos collaborateurs en toute tranquillité.
• Le 1-to-1, pour définir des objectifs clairs pour le collaborateur et donner les clés pour les atteindre.
• Les outils de feedback comme les questions ou les sondages.

Rappelez-vous que pour améliorer vos performances, il faut gagner en efficacité. Ces outils sont là pour vous y aider.