One-to-one : faites le point efficacement entre manager et collaborateur

Comment manager une équipe grâce au One-on-One ?

Avec le template One-to-One (aussi appelé One-on-One), organisez de manière régulière un temps de synchronisation entre le manager et un membre d’équipe, que vous soyez au bureau ou à distance. Véritable moment privilégié entre collaborateur et manager, c’est un moment d’écoute qui permet de faire le point à deux, et qui s’avère très utile pour votre gestion d’équipe.

À chaque rendez-vous, vous co-construisez la feuille de route pour les 3 mois à suivre : 

• Vous définissez d’abord des objectifs clairs,
• Puis vous suivez le cap, et rouvez ensemble des solutions pour faire progresser le collaborateur, et atteindre les objectifs fixés.

Sur le whiteboard, le collaborateur partage également : 

• Son ressenti sur la période écoulée depuis le dernier rendez-vous
• Les actions menées
• Les points de blocage 
• Les informations importantes
• Les problèmes dont il souhaite discuter 

Au fil des entretiens individuels, vous gardez ainsi une trace de tous les échanges. Et, grâce à l’outil Question, vous pouvez bien sûr vous interpeller entre deux entretiens pour garder le lien !

Quels sont les bénéfices du One-to-One pour la gestion d’équipe?

À l’instar des entretiens individuels, le One-on-One est l’une des clés d’un management d’équipe réussi. Outre la nécessité de prendre soin du collectif, bien manager une équipe nécessite de considérer chaque membre de l’équipe individuellement, et de prendre en compte son ressenti personnel.

Les réunions One-to-One permettent de créer des moments privilégiés, et d’accompagner les collaborateurs dans leur progression individuelle. En effet, pour maintenir un niveau d’engagement et d’efficacité élevé, il est important que chaque collaborateur ait confiance en son manager.

De plus, la communication est primordiale pour manager une équipe et, autant les collaborateurs doivent pouvoir solliciter directement leur manager pour avancer, autant le management doit bien connaître chaque élément de l’équipe pour pouvoir lui confier les bonnes missions.

Enfin, cet outil de gestion d’équipe profite de la flexibilité du whiteboard Klaxoon : tout reste accessible et conservé à chaque rendez-vous pour vous permettre de tracer un fil rouge ensemble, qui vous permettra d’améliorer la relation professionnelle sur le long terme.

Comment organiser un One-on-One avec Klaxoon ?

Tout d’abord, invitez votre collaborateur sur le Board Klaxoon. À la première connexion, manager et collaborateur envoient leur photo et renseignent leur nom, prénom et le nom de l’équipe. 

Commencez alors par définir les objectifs du trimestre, en incluant une échéance en dimension. Ensuite, définissez les actions à mettre en place pour atteindre ces objectifs, et répartissez-les sur les 3 mois à venir. Utilisez les connecteurs pour relier chaque objectif et ses actions associées.

En fonction de votre propre gestion d’équipe, choisissez une fréquence de One-on-One avec votre collaborateur : une fois par semaine, par mois, etc. Chaque point de synchronisation trimestriel vous permettra de faire le point sur le ressenti du collaborateur sur la période écoulée (motivation, charge de travail, échanges avec l’équipe, …) et sur le suivi du plan d’action. 

Notez tous ces éléments sur le whiteboard, et passez les actions terminées en vert pour plus de lisibilité. Chaque rendez-vous One on One est l’occasion de débriefer le quotidien au sein de votre équipe. La zone violette “Partages et échanges” est à votre disposition, même en dehors de vos points de synchronisation, pour partager ressentis, nouvelles idées, points de blocage, etc. Grâce à Question, le collaborateur comme le manager peuvent facilement s’interpeller pour demander de l’aide sur un sujet ou donner une information.

Comme évoqué, le One-to-One de fin de trimestre sera à structurer de manière légèrement différente des autres entretiens indivisduels : 

• Faites d’abord le bilan de vos temps d’échange précédents, en commençant par le ressenti du collaborateur sur le trimestre passé. 
• Ensuite, faites le point ensemble sur les résultats obtenus. Décrivez vos résultats dans des idées placées dans la zone rouge, et donnez-leur la couleur adéquate en fonction de votre évaluation : jaune pour les « en cours », vert pour « terminé » et rouge pour signaler un point de blocage. 
• Enfin, utilisez la zone Focus pour vous mettre d’accord sur 3 actions ou idées-clés à garder en tête pour le trimestre suivant. 

Ainsi, le template One-to-One devient le support idéal pour manager son équipe au quotidien!