Organiser un workshop hebdomadaire entre manager et collaborateur en mode hybride

Adapter un workshop de synchronisation hebdomadaire à distance

Avant le confinement, Jérôme, Responsable Innovation, et Nelly, Alternante Chargée de Marketing, avaient pour habitude de se réunir en présentiel pour faire le point en tête-à-tête sur les sujets en cours. Le compte-rendu de leurs échanges était réalisé sur OneNote, puis partagé par l’envoi d’un mail récapitulatif à posteriori. Ils travaillent tous deux au quotidien au sein de l’équipe Innovation et Transformation Digitale, un pôle chargé du déploiement et de l’implémentation de nouveaux outils auprès des collaborateurs d'Equans France (anciennement ENGIE Solutions Engineering). 

Avec la crise sanitaire et ses bouleversements, les besoins ont évolué : Jérôme et Nelly ont dû revoir totalement le format de leur point de synchronisation pour continuer à communiquer régulièrement et efficacement, même à distance. Pour eux, pas question d’abandonner ce moment privilégié entre collaborateur et manager, essentiel pour être efficace et instaurer un climat de confiance. 

Sans perdre de temps, ils recherchent un outil plus visuel, permettant de s’organiser, de travailler n’importe quand, en asynchrone, et donnant un accès direct à l’information. L’objectif est de dynamiser au maximum leurs échanges et de centraliser les communications en cette période incertaine de transition organisationnelle. 

Klaxoon accessible directement depuis Microsoft Teams

Nelly et Jérôme découvrent rapidement la possibilité d’accéder directement depuis la plateforme Microsoft Teams, le canal de communication privilégié par leur équipe, aux différents outils collaboratifs de Klaxoon. 

Étant tous deux accoutumés à l’utilisation quotidienne de Microsoft Teams, ils voient un réel bénéfice à cette interopérabilité puisqu’elle leur permet de collaborer plus efficacement, sans avoir à utiliser un outil supplémentaire, ce qui représente un gain de temps considérable. 

En tant que membres de l’équipe Innovation et Transformation Digitale, Nelly et Jérôme peuvent ainsi propager les nouveaux usages offerts par l’association des deux outils pour faciliter le travail en équipe.

Personnaliser son workshop entre manager et collaborateur avec la méthode One-to-One

Board s’adapte à tous les besoins

Nelly se lance dans la création d’un Board. Pour adapter ce tableau blanc numérique infini à leurs échanges hebdomadaires, elle opte pour l’utilisation de la méthode One-to-One, disponible dans la bibliothèque de templates.

Le principe est simple, ce template propose un espace personnalisé et spécialement dédié au suivi du collaborateur, pour l’accompagner et suivre sa progression au quotidien, ce qui semble correspondre pleinement à leur besoin. 

À partir de cet instant, Nelly et Jérôme s’octroient trente minutes chaque lundi pour se synchroniser en équipe, ainsi, l’ensemble des informations partagées sont écrites et conservées en un même lieu, le Board, et de manière très visuelle. 

Pour aller plus loin, Nelly et Jérôme décident de personnaliser leur Board afin de l’adapter au maximum à leur situation et besoin. Chacun est libre de venir consulter et compléter cet espace visuel quand il le souhaite, de manière asynchrone. 

Pour mener leur nouveau rituel, leur Board s’articule donc en trois parties : 

1. Le planning offre une visibilité sur les six semaines à venir.  Sur leurs lignes respectives, Nelly et Jérôme ajoutent leurs missions au fur et à mesure pour les projets qu’ils ont en commun. La partie centrale du planning met en évidence les urgences et points à ne pas oublier. 
2. La boîte à idées offre un espace sur lequel centraliser toutes les idées qui vous passent pas la tête, avant qu’elles ne tombent aux oubliettes ! Elle permet d’anticiper le lancement de certains projets, de faire de la veille et donc de gagner du temps.
3. La matrice de gestion des tâches sert à la priorisation et à la gestion de l’urgence des différentes tâches à réaliser. En les classant selon leur degré d’importance, il est possible de planifier et d’évaluer la charge de travail. 

Les différentes parties qui composent le Board forment un ensemble cohérent et complémentaire. Nelly et Jérôme viennent piocher des éléments au sein de la boîte à idées pour ensuite les insérer dans la matrice de gestion des tâches. Suivant l’urgence, les tâches sont affectées au planning de chacun.

Le management visuel optimisé lors du workshop grâce aux différentes fonctionnalités

Sur leur Board, ils utilisent plusieurs fonctionnalités leur permettant de gagner en efficacité et d’enrichir leurs échanges grâce au management visuel : 

• Les catégories. Affecter une catégorie à chaque idée pour la classer selon une thématique prédéfinie : “formation aux outils”, “marketing des offres”, “communication du challenge”...

• Les couleurs. Utiliser un code couleur pour suivre le degré d’avancement de chaque tâche : rouge pour les tâches “à faire”, orange pour celles “en cours” et vert lorsqu’elles sont “terminées”. 
• Les dimensions. Indiquer les dates butoirs des différentes tâches afin de mieux s’organiser, de respecter les échéances et de prioriser les éventuelles urgences. 

Quels bénéfices pour le workshop ? 

Une communication plus visuelle et plus fluide

Leur workshop du lundi est devenu le moment propice pour partager régulièrement les ressentis, les différents points de blocages, les informations importantes et plus globalement, pour recueillir du feedback. 

Leurs échanges sont enrichis, plus efficaces, plus visuels et interactifs puisqu’ils ont un accès direct à l’information, davantage de sujets sont abordés, avec une meilleure visibilité sur les échéances et une bonne gestion dans la répartition des tâches. Même à distance, ils sont plus proactifs et gagnent du temps dans l’exécution grâce à l’interopérabilité avec Microsoft Teams.

Board pour animer des workshops virtuels ET physiques !

Board leur permet d’animer efficacement leur point de synchronisation, aussi bien en télétravail qu’au bureau, Jérôme et Nelly y centralisent toutes leurs informations et gagnent en efficacité dans leur organisation. Finis les comptes rendus et listes à n’en plus finir ! 

Pour en savoir plus, regardez le replay de notre live disponible sur la chaîne youtube Klaxoon :