Weekly : tout ce que vous devez savoir pour organiser la réunion hebdomadaire idéale

Comment préparer et animer des réunions hebdomadaires efficaces ?

Comment travailler en équipe à distance simplement ? Comment organiser et animer une réunion d’équipe efficace et productive ? Quel est le rythme et le type de réunion le plus adapté à son équipe ? Quels sont les rituels clés à instaurer pour maintenir soudée l’équipe quand celle-ci est à distance ? Dans cet article, nous allons répondre à ces questions plus que jamais pertinentes dans un contexte de généralisation du télétravail et du mode de travail multi-sites, multi-équipes, multi-projets… Bonne nouvelle, il existe des solutions faciles à mettre en place pour travailler efficacement en équipe au bureau comme à distance !

Pourquoi faire une réunion d’équipe hebdomadaire ?

La réunion d’équipe est la clé pour manager efficacement l’équipe, même à distance. En tant que manager, responsable ou chef de projet, il est indispensable de trouver la bonne formule pour réunir les membres de l’équipe, garder le lien, notamment avec ceux qui sont à distance et coordonner les actions pour mettre en place les meilleures conditions pour avancer sur les projets. Animer une réunion n’est pas si simple : souvent, les réunions hebdo “classiques” sont introduites par une présentation de slides par le manager et un tour de table est lancé pour que chacun puisse faire remonter différents sujets. Parfois, l’ordre du jour n’est pas déterminé en amont et on passe du temps à revenir sur certains points, à interpeller les membres de l’équipe pour qu’ils s’expriment sur le sujet, à faire répéter pour pouvoir prendre correctement en note les éléments, etc. Pour couronner le tout, si des membres sont en télétravail, on peine à se connecter aux outils de visioconférence et de travail, ce qui empêche un démarrage serein et efficace de la réunion. Pourtant, faire régulièrement des réunions d’équipe est essentiel pour renforcer la cohésion, permettre à chacun de s’exprimer et être aligné sur les objectifs communs.

Comment organiser une réunion hebdomadaire avec des collaborateurs en télétravail ?

De plus en plus d’équipes se retrouvent à travailler à distance et doivent trouver les solutions pour garder la fluidité dans les échanges. D’après l’étude réalisée par Klaxoon et Propeller Insights sur le sujet des réunions aux Etats-Unis, 82% des travailleurs américains déclarent que réfléchir en équipe stimule la créativité, mais 63% des employés qui travaillent à distance déclarent se sentir moins informés que leurs collègues au bureau. Dans un monde où les équipes sont distribuées et où le télétravail se généralise, il est temps de répondre à ces enjeux majeurs qui gangrènent le travail en équipe. L’objectif est de permettre à chacun d’interagir de manière fluide, même à distance, bref : de se synchroniser. C’est pourquoi Board, le whiteboard de Klaxoon qui permet de travailler de manière visuelle en équipe, intègre une bibliothèque de modèles de réunion prêts à l’emploi qui permettent en un clic de démarrer une réunion avec tous les membres de l’équipe, qu’ils soient sur place ou à distance. Ces modèles sont enrichis de conseils et d’astuces simples pour faire des réunions efficaces. Avec Board, tout ce dont vous avez besoin pour préparer, animer et conclure une réunion d’équipe hebdomadaire est concentré en un seul et même endroit, géré avec un seul et même outil. Vous pouvez travailler en équipe exactement comme si vous étiez réunis physiquement à un endroit !

Board, l’outil idéal pour préparer, animer et conclure une réunion d’équipe

Concrètement, comment ça se passe ? Avec le template Weekly, démarrez en un clic, invitez les participants et lancez un Live, l’outil de visioconférence directement intégré dans Board. Les participants rejoignent l’activité à partir de n’importe quel appareil numérique (smartphone, tablette, ordinateur…). C’est parti : tous ensemble, faites le point de la semaine, partagez des bonnes pratiques, mettez en avant des réussites individuelles et collectives… Chaque semaine, l’équipe se réunit dans le Board Weekly sur un créneau défini au préalable selon les rythmes de l’équipe, et la réunion se déroule aussi bien en salle qu’à distance. Finies les contraintes de lieu et d’espace de travail, organiser une réunion professionnelle est simple avec Board !

Comment organiser une réunion avec Microsoft Teams et Klaxoon ?

Si votre environnement de travail s’intègre dans Microsoft Teams, utiliser le template Weekly est très simple : il vous suffit de lancer le template et de le partager dans le canal de votre équipe. Christophe Trapani, Responsable du Support Accueil National de la CNAF, anime avec ses collaborateurs des réunions hebdomadaires dans lesquelles l’équipe est engagée à 100% ! Directement dans Teams, Christophe partage un Board Weekly dans son canal "Points hebdo". Chacun y poste ses idées en amont pour gagner en efficacité et partager sur davantage de sujets pendant la réunion. En activant la Synchro Board lors de la réunion, chaque membre de l'équipe vit la même expérience, où qu'il soit. “Ce qui est intéressant dans ces outils et ce qui me plaît dans les Weekly, c’est la notion de prise de recul. Klaxoon me permet de prendre le pouls de l'équipe par rapport à une décision, et derrière, de faire le meilleur choix.” Vous connaissez maintenant les bons outils pour faire des réunions efficaces, il ne reste donc qu’à appliquer les règles simples pour organiser, préparer et animer vos réunions d’équipe hebdomadaires.

Se préparer avant la réunion d'équipe hebdomadaire

Selon une étude réalisée par OpinionWay en avril 2017 auprès d'un panel de 1012 salariés, seulement la moitié estime que les réunions sont productives et 18% des salariés déplorent qu'il n'y ait pas d'objectif précis pour ces réunions ! La réunion hebdomadaire nouvelle génération est collaborative et laisse libre court à la créativité des équipes. Klaxoon travaille sur ces sujets depuis sa création et a conçu Board dans cette optique. Ce tableau blanc à la taille infinie est accessible à tous les membres de l’équipe : texte, dessin, image, vidéo, lien web, partage de documents… chacun peut exprimer ses idées avant, pendant et après la réunion via tous les formats. Toutefois, pour gagner du temps et permettre à chacun de structurer sa réflexion avant de s’exprimer, il est essentiel que tous les participants prennent le temps de préparer la réunion en amont. 3 minutes suffisent : chaque jour de la semaine ou juste avant le début de la réunion weekly, à son rythme, chacun indique dans son espace :

• les faits marquants de sa semaine
• les actions réalisées
• les actions à venir

Pendant la réunion, les membres de l’équipe expliquent tour-à-tour succinctement leurs idées affichées à l’écran. Chacun a voix au chapitre et a le temps de prendre la parole à sa manière durant ce tour de table. Ce sont des informations utiles à tout l’auditoire qui se retrouvent ainsi partagées au sein d’un même espace de travail numérique et collaboratif, Board.

Faire le point sur l’avancée des projets

La réunion hebdomadaire est le rendez-vous dédié à l’équipe. L’objectif de la réunion et l’ordre du jour sont simples : partager efficacement les points clés de la semaine ! Faire le point sur la semaine passée permet en effet de préparer en équipe la semaine à venir. Il peut s’agir d’aborder l’avancement d’un projet en cours, de partager les bonnes pratiques, les feedbacks mais aussi les irritants, les doutes et les obstacles… On ne reste pas bloqué et on peut prendre des décisions rapidement, en équipe. Bien sûr, l’idée n’est pas d’être exhaustif, de partager tout ce qu’on a fait dans la semaine et de transformer la réunion d’équipe en point projet, mais d’indiquer ce qu’on pense utile de partager avec l’équipe afin d’avancer ensemble dans la même direction. Cette réunion hebdo peut également permettre de repérer des points à creuser et de décider de planifier une réunion ultérieure dédiée à ce sujet.

Partager des informations

Ce moment d’équipe est également l’occasion pour chacun d’évoquer les coups de cœur de la semaine ou bien encore des chiffres clés de son périmètre d’activité. Des informations plus générales peuvent également être partagées pendant la réunion hebdomadaires, par exemple une information liée aux ressources humaines ou à l’actualité de l’entreprise.

La réunion idéale dure 30 minutes

C’est ce que nous disent les enquêtes menées sur la réunion : l’enquête menée par Cadreo auprès de 630 cadres en 2017 a permis de montrer que la réunion devrait durer entre 30 minutes et une heure (pour la moitié des personnes interrogées) voire moins de 30 minutes (pour 30%). Avec le template Weekly, c’est possible : en 30 minutes maximum, l’équipe entière s’est synchronisée et tout le monde est aligné sur les informations importantes à retenir, même les personnes en télétravail ! Le temps passé en réunion est efficace et constructif, on prend des décisions et tout le monde participe. Mais d’autres bénéfices sont aussi à relever.

Réduire le temps de préparation et de conclusion

Si la réunion hebdomadaire se doit d’être rapide et efficace, le temps de conclusion et de préparation doit aussi être réduit au maximum pour l’animateur de la réunion. Avec Board :

• Finie la prise de note par l’animateur de la réunion, le compte-rendu de la réunion est directement sous vos yeux en fin de la réunion et reste accessible à tous, à tout moment.
• La prochaine réunion se déroulera sur le même Board la semaine suivante pour conserver les informations en un seul endroit.
• Les absents du jour peuvent facilement savoir où en est l’équipe car l’information est centralisée et partagée sur le tableau blanc virtuel.

Avec Klaxoon, passez moins de temps à préparer la réunion et à l’animer et gagnez du temps pour mener des projets en équipe !

Continuer les échanges en toute simplicité

Avec le template Weekly, vous avez à disposition un modèle de réunion prêt à l’emploi pour vous lancer sur Klaxoon et animer vos réunions très simplement. Fini l’ordre du jour préparé en dernière minute et le le tour de table pendant lequel personne n’ose parler. Place à l’expression, au dynamisme, à la créativité et à l’inclusion. Les questions peuvent être posées à l’oral pendant la réunion et les réponses posées à l’écrit dans des idées. Si on a des questions à poser une fois la réunion terminée, on peut tout simplement utiliser Questions : en un clic, on interpelle la ou les personnes concernée(s) et celles-ci peuvent répondre en asynchrone. Le flux de discussion reste accessible dans le Board, ce qui permet de retrouver des éléments si on a besoin d’historique sur un sujet. Tout est centralisé sur le Board de l’équipe, on retrouve mieux l’information et on évite les mails !Avec le template Weekly en ligne, faites chaque semaine une réunion efficace, productive et participative pour repartir avec une vision exhaustive de la direction prise par le groupe !