La Matinale : la réunion quotidienne pour démarrer la journée en équipe, même en télétravail

Le top 10 des bonnes pratiques pour une réunion matinale efficace, même en télétravail

Travailler à la maison peut altérer la coordination d’une équipe. C’est pourquoi, en télétravail, il est vital de maintenir le lien entre ses membres, autant pour le suivi et l’avancement efficace des projets que pour entretenir la cohésion. C'est pourquoi Klaxoon propose des modèles prêts à l’emploi : avec “La Matinale", vous démarrez votre journée en équipe du bon pied. Un point de lancement quotidien au cours duquel chacun partage le plan de sa journée de travail, de manière claire et concise.

1. Partagez de l'information utile à tous

Une réunion matinale quotidienne, à quoi ça sert ? C’est important de lancer la journée d’une équipe avec un moment de synchronisation, notamment lorsque l’on travaille à distance. Ce temps tous ensemble, que l’on appelle aussi “morning brief”, présente plusieurs objectifs pour chacun des membres de l’équipe :

• Commencer la journée au clair avec ses tâches du jour ;
• Demander si l'équipe a besoin d’aide ;
• Être au courant des sujets des autres car certaines actions peuvent être liées ;
• Avancer ensemble de manière coordonnée.

Globalement, on va droit à l’essentiel, en étant clair et concis. Chacun partage les tâches qu’il a à faire pour la journée, celles qu’il a terminées la veille, et remonte les points de blocage éventuels. Ce n’est pas le moment de débattre, en revanche on peut profiter de cette réunion matinale pour soulever un point à creuser plus tard dans la journée, entre les protagonistes concernés, sans mobiliser le reste de l’équipe.

Ce temps d’échange permet aussi de faire preuve de solidarité entre collègues pour renforcer le collectif : c’est l’occasion, par exemple, de demander ou de proposer un coup de main, afin de rééquilibrer la répartition de la charge de travail si quelqu’un a besoin d’être soulagé alors que d’autres ont de la bande passante dans leur agenda du jour.  

Avec cette mise en commun des informations, tout le monde sait ce qu’il a à faire mais aussi ce sur quoi les autres travaillent. Cela permet donc d’éviter les quiproquos, incompréhensions, et autres ambiguïtés puisque tout le monde entend la même chose au même moment. De plus, cela peut créer des ponts entre les tâches de différents collaborateurs. C’est une excellente manière d’anticiper des problèmes d’organisation, de simplifier la coordination entre les postes, de relier les actions qui peuvent l’être, ou encore de mutualiser les compétences… Bref, en se synchronisant chaque matin, l’équipe gagne en efficacité ! Découvrez ici l’exemple du Crédit Agricole des Côtes-d’Armor, qui a adopté ce rituel quotidien et y a trouvé de réels bénéfices.

2. Commencez systématiquement la journée par cette réunion

La Matinale est un rituel d’équipe et un rendez-vous prioritaire. Pour bien fonctionner, elle joue forcément un rôle important dans le planning de tous les membres de l’équipe. Comme son nom l’indique, la Matinale a bien évidemment toujours lieu le matin, on commence par ça ! De la même façon que l’on prend un bon petit-déjeuner vitaminé pour bien démarrer sa journée, on tient une courte réunion matinale en équipe pour lancer sa journée de travail, et notamment de télétravail !

Juste après ce rendez-vous quotidien, les collaborateurs vont s’engouffrer dans le tunnel de leur agenda souvent bien chargé, happés par leur liste de choses à faire, de réunions et de rendez-vous… Le principe d’un rituel, c’est d’être récurrent et ancré dans le planning. Chacun sait donc que le créneau de La Matinale est occupé d’office, alors, sans se poser de question, fixe ses autres obligations après ce rituel d’équipe quotidien - sauf cas de force majeure, de manière tout à fait exceptionnelle bien sûr.

3. Réunissez l'équipe au complet, qu'elle soit au bureau ou en télétravail

La réunion d’équipe quotidienne n’est pas en option ! Elle concerne toute l’équipe sans exception et sans distinction hiérarchique.

La Matinale perdrait tout son sens si c’était une réunion facultative, puisque c’est justement l’occasion de coordonner les actions de tous les membres de l’équipe, même ceux qui n’interagissent pas sur les mêmes projets en cours.

Alors, sauf cas de force majeure, chaque matin, l’équipe est réunie au grand complet, c’est un des facteurs de réussite de ce rendez-vous quotidien. Si l’on est exceptionnellement absent, on ajoute une idée en amont sur le tableau blanc en ligne pour prévenir ses collaborateurs. Et bien sûr, on peut consulter le Board ensuite, en asynchrone, pour avoir un aperçu de ce qui s’est dit.

4. Gérez la durée de la réunion quotidienne, 15 minutes montre en main

Cadrer la durée de ce rendez-vous matinal récurrent est essentiel pour en préserver les bénéfices. La durée idéale d’une réunion quotidienne est d’un quart d’heure, plus ou moins 5 minutes selon la taille de votre équipe.

Le “morning brief” ne doit pas excéder 20 minutes, il s’agit en effet d’un point de lancement plutôt que d’une réunion classique. Il faut donc qu’il soit court pour rester dynamique et efficace, et ainsi donner le ton de la journée. Bien sûr, on a le droit de partager ponctuellement quelque chose qui sort du cadre, une anecdote personnelle ou une blague, mais cela doit s’inscrire dans le rythme de la réunion.

Si quelqu’un divague ou rentre trop dans le détail sur un sujet, il ne faut pas hésiter à recentrer gentiment le sujet pour tenir le délai. Si la réunion matinale a tendance à déborder souvent et bouscule les agendas des uns et des autres, le résultat sera contre-productif : l’équipe commencera sa journée contrariée et en retard !

Pour développer certains points, il existe différents formats de réunion d’équipe. La réunion hebdomadaire est plus propice à approfondir des sujets en cours, pour en savoir plus, testez notre template Weekly !

En utilisant le template La Matinale, vous disposez de fonctionnalités très pratiques sur votre Board Klaxoon pour cadrer la durée de la réunion. Avec Live, l’outil de visioconférence intégré, vous pouvez automatiquement lancer une durée de 15 minutes ! Une petite alerte vous indique que le Live touche à sa fin, vous pouvez alors ajouter les 5 minutes de bonus lorsque cela est nécessaire seulement.

5. Préparez la réunion en amont du rendez-vous en équipe

Qui dit arriver à l’heure dit aussi arriver prêts pour la réunion !

Chacun prend donc ses dispositions pour remplir sa case avant de démarrer, et s’assure du bon fonctionnement de sa caméra et de son micro s’il est en télétravail. Bien évidemment, que l’on soit en salle ou en train de travailler à la maison, il est important d’être présentable et de ne pas avoir l’air de tomber du lit.

6. Respectez la ponctualité

Une règle d’or pour toutes les réunions, encore plus cruciale pour les équipes distribuées, s’applique évidemment à La Matinale : on commence à l’heure !

Oubliez le “on n’est pas à 5 minutes près…”, d’autant plus pour une réunion de 15 minutes. Alors, chaque matin, on s’impose la discipline de la ponctualité. Et même si 100% des participants ne sont pas encore réunis à l’heure fixée, on démarre la réunion sans les retardataires. Après avoir raté plusieurs fois le début, les coutumiers du fait finiront par être ponctuels.

À noter qu’un retard peut arriver à n’importe qui bien sûr, et avec Board, comme tout est écrit, visuel et tracé, les retardataires occasionnels ne sont pas lésés et rattrapent facilement ce qu’ils ont raté.

7. Exploitez les outils de management visuel

Sur le whiteboard de la Matinale, lorsque chacun envoie ses idées, il se réfère à la légende et respecte le code couleur relatif à la nature de l’idée :

• Les tâches à effectuer dans la journée sont envoyées dans des idées jaunes ;
• Les actions en cours sont recensées dans des idées bleues ;
• Ce qui a été terminé la veille est inscrit dans des idées vertes ;
• Les points de blocage s’affichent en rouge pour alerter immédiatement en un coup d’œil.

C'est le management visuel, qui a fait ses preuves et qui est une caractéristique phare des différentes activités Klaxoon, et notamment Board.

8. Complétez vos propos avec du contenu média

Sur le Board, tout le monde peut lire les idées en même temps qu’il suit la réunion en direct à l’oral. Avoir le contenu sous les yeux accentue la compréhension, mais Board permet aussi de compléter ses propos.

En effet, les idées colorées contiennent du texte mais pas que ! Sur le tableau blanc virtuel, on peut aussi partager des images, des liens vers des documents ou des pages web, des vidéos, des musiques… Cette diversité de médias permet à vos collègues d’aller plus loin, de regarder ce qui les concerne ou les intéresse en particulier. Ils sauront où retrouver le contenu, et ce, à tout moment de la journée puisque le Board reste accessible à tous les participants en permanence, et pas seulement à l’heure du rendez-vous matinal.

9. Utilisez ce rituel comme un outil de management d'équipe

Le fait d'être en télétravail peut conduire à un certain isolement vis-à-vis du reste de l’équipe. En instaurant un rituel chaque matin, le manager permet à ses collaborateurs de maintenir le lien entre eux.

L’ambiance de travail est un facteur-clé de l’efficacité et de la réussite d’une équipe. Pour prendre soin du collectif, il faut rester attentif à tous et maintenir la convivialité.

Pour cela, avec des équipes distribuées, que ce soit en télétravail, au bureau ou ailleurs à distance, il est vivement recommandé de garder la caméra allumée. Se voir favorise le lien social, permet d’être plus attentifs les uns aux autres, et humanise la réunion quotidienne. Alors, pour La Matinale en équipe, on lance Live, la visioconférence intégrée à Board, à portée de clic.

Dans ce même esprit de bonnes pratiques pour dynamiser les réunions à distance, on commence par se dire bonjour ! La Matinale est le premier rendez-vous de la journée, et la distance ne doit en aucun cas être une raison de passer outre les formules de politesse ! Nos collègues de travail sont avant tout des personnes, et tout le monde a des matins avec et des matins sans… Toujours compter sur le même collègue “boute-en-train” pour insuffler de l’énergie et de la bonne humeur dans la réunion, c’est la facilité. C’est plus sympa si tout le monde y met du sien, avec le sourire et un minimum d’enthousiasme même si on n’est pas du matin !

Si une partie de l’équipe est en télétravail tandis que l’autre est au bureau, n’hésitez pas à réunir les participants présents debout. Ce format, désigné en anglais par les termes “stand-up meeting”, permet de dynamiser l’échange. Si l’on est  équipé d’un MeetingBoard Klaxoon, c’est la configuration idéale pour La Matinale en salle. Que vous soyez debout au bureau ou derrière votre webcam à distance, c’est aussi le moment pour prendre son café (ou thé) tous ensemble. Prévoyez votre tasse avant de démarrer !

10. Cassez la routine en vous renouvelant !

Un rituel, par sa nature récurrente, peut entraîner une certaine routine. Mais évidemment, on ne veut pas lasser son équipe décrocher ! Surtout que le matin, certains ne sont pas forcément encore bien réveillés, notamment en télétravail où l’on n’a pas la transition dans les transports : il faut donc casser la routine pour maintenir l’attention.

Comment ? Par exemple, en changeant d’animateur de la réunion chaque matin. Avec Board, c’est très simple, puisque chacun peut prendre la main pour synchroniser l’écran et se déplacer sur les cases des uns et des autres. Alterner chaque matin la personne qui prend la synchro est une bonne idée pour que ce ne soit pas toujours le même qui s’y colle, pendant que les autres sont passifs en attendant leur tour de parole.

Celui qui prend la synchro est par la même occasion responsable de tenir les délais de la réunion matinale. Autre astuce pour casser la routine, c'est changer régulièrement l’ordre de passage pour prendre la parole. Quand vous renouvelez votre Board de Matinale, chaque semaine ou chaque mois par exemple, n’hésitez pas à définir un nouvel ordre de passage !