Pourquoi est-il essentiel de se synchroniser, même à distance ?

Se coordonner et prendre des décisions

Comment partager l’information et prendre des décisions ensemble de manière efficace ? La synchronisation, c'est l'art de créer les conditions propices à la réalisation d'une oeuvre collective. C'est se donner des repères communs, définir un cap, l'ajuster et le rappeler dès que nécessaire pour que l’équipe reste en phase.La synchronisation des informations et des actions a montré son efficacité à de nombreuses reprises dans l’Histoire. Le cabinet secret du premier ministre britannique Winston Churchill (War Rooms) en est un exemple : 115 réunions de grands ministres et généraux s’y déroulent entre 1940 et 1945. Contenant des cartes géantes accrochées aux murs, ce lieu unique sert aussi de centre d’information. Toutes les conditions y sont réunies pour prendre des décisions collectivement, définir des stratégies et piloter les opérations de l’armée anglaise.

Favoriser l’intelligence collective

Progressivement, la synchronisation s’affirme dans le monde de l’entreprise comme vecteur de l’intelligence collective, de la créativité et de la performance. Dans les années 1990, pour concevoir le premier modèle de Prius, Toyota créé la méthode Obeya (“grande salle” en japonais) : dans l’Obeya, une équipe pluridisciplinaire se synchronise régulièrement et suit le projet de façon visuelle grâce à des panneaux de pilotage. Les tableaux statiques présentent le contexte et les enjeux, les panneaux dynamiques indiquent le calendrier, les étapes de livraison du produit et les actions à mener. L’équipe est en charge de faire vivre ces tableaux de management visuel pour garder la trace des actions menées, suivre l’avancée du projet et partager un cadre commun, accessible à tous.Au-delà du pilotage de projet, l’instauration de rituels de synchronisation permet également de rompre la logique de silo et de réunir plusieurs métiers pour résoudre des problématiques en faisant appel à l’intelligence collective : les décisions sont prises en tenant compte de toutes les dimensions du projet, les problèmes sont anticipés et le plan d’actions est adapté en continu pour garantir l’atteinte des objectifs.

Les défis de la synchronisation à distance

Depuis 2005, le nombre de personnes qui télétravaillent a augmenté de 173 %.Cette tendance de fond se confirme et s'accélère, la situation actuelle conduisant les équipes qui le peuvent à adopter le travail à domicile.Dans un contexte où le cadre du lieu de travail s'estompe et les échanges en 1 to 1 sont favorisés, les rituels d’équipe et les temps de synchronisation sont mis à l'épreuve.Les risques de négliger la synchronisation : un manque d’organisation et de communication qui provoque une perte de sens dans le travail, des incompréhensions et la perte de vue de l’objectif commun. L’enjeu réside dans la nécessité d’instaurer :

• des rituels adaptés pour se synchroniser à distance
• autour de supports communs clairs : chacun doit pouvoir se reconnecter facilement à l’équipe et au projet, où qu’il soit et à n’importe quel moment.

Alors que 82% des américains déclarent être plus créatifs en équipe, les équipes sont de plus en plus distribuées et travaillent sur plusieurs projets à la fois. Dans ce contexte, la synchronisation des équipes représente un véritable défi à relever pour continuer à avancer dans la même direction.

Travail à distance, temps partagé, équipes à géométrie variable, prise de décision en groupe…  Face à l'émergence de ces nouveaux enjeux, quelles sont les solutions à disposition des équipes pour se synchroniser efficacement ?Chez Klaxoon, c’est tout le défi qui nous anime. Pour y répondre, nous proposons des outils collaboratifs pour se synchroniser pendant tous les temps de travail en équipe, même à distance : réunions, ateliers de travail, gestion de projet, workshops et méthodes agiles, formation...