Quand et pourquoi utiliser un tableau blanc collaboratif ?
Si vous n'avez jamais utilisé de tableau blanc collaboratif dans le cadre de votre travail, vous ratez quelque chose ! Vous pensiez peut-être qu'ils étaient réservés à la formation et à l’enseignement, ou plus adaptés à certains domaines. Pourtant, leurs applications sont multiples, dans de nombreux domaines où ils deviennent indispensables. Si bien qu'il serait dommage que les équipes passent à côté des opportunités et des possibilités qu'offrent les tableaux blancs virtuels.
Nous allons examiner quelques exemples qui montrent quand et pourquoi les équipes peuvent utiliser un tableau blanc collaboratif pour améliorer leur efficacité et leur engagement. Si vous n'en utilisez pas dans votre entreprise ou votre espace de travail, c'est peut-être tout simplement parce que vous souhaiteriez comprendre comment il pourrait vous être utile, et quand vous pourriez l'utiliser.
Que peut-on faire avec un tableau blanc collaboratif ?
Qu'il soit utilisé en autonomie ou qu'il fasse partie d'une plateforme collaborative, un tableau blanc collaboratif peut favoriser la communication, la créativité et l'innovation, et aider les équipes à mieux travailler ensemble. Voici quelques-uns des aspects qu'un tableau blanc en ligne peut vous aider à améliorer, parmi bien d'autres bénéfices.
1. La collaboration
Travailler avec d'autres personnes est bien plus facile avec un tableau blanc numérique. Que les équipes soient basées à distance ou qu'elles partagent le même espace de travail physique, un tableau blanc en ligne facilite leur collaboration à tous points de vue. Vos équipes peuvent afficher leur écrans et apporter des évolutions en temps réel sur un tableau blanc, de sorte que tout le monde peut voir et contribuer au même espace partagé. Cela permet de réduire le nombre de versions de vos livrables que vous transmettez par mail, et qu’on a souvent du mal à retrouver.
2. Le brainstorming et l’idéation
Tout comme les tableaux blancs traditionnels, les tableaux blancs en ligne peuvent être utilisés pour des séances de brainstorming, et pour aider à générer de nouvelles idées. Toutefois, les tableaux blancs virtuels offrent des fonctionnalités supplémentaires. Non seulement tout le monde peut y accéder et y ajouter des éléments en même temps, mais vous pouvez également y ajouter des éléments multimédia tels que des images, des vidéos et des hyperliens. Les tableaux blancs virtuels peuvent également être automatiquement sauvegardés et partagés, et il est possible d'accéder à d'anciennes versions à tout moment.
3. Les présentations
L'utilisation d'un tableau blanc collaboratif comme support visuel lors de vos présentations vous permet de partager des informations avec votre audience d'une manière bien plus engageante et plus dynamique.
4. La communication
Tout le monde n'apprend pas de la même manière, et nous assimilons en général les images 60 000 fois plus vite que le texte. Les tableaux blancs en ligne sont un puissant outil de management visuel, et constituent donc un excellent moyen de communiquer des informations rapidement et facilement.
5. La gestion de projet
Un espace sous forme de tableau blanc partagé peut vous aider à planifier et à organiser vos projets, en gardant tous les éléments en un seul endroit. Chacun sait ce qu'il doit faire, quand il doit le faire et comment cela s'inscrit dans l'ensemble du projet.
6. La formation et l’apprentissage
Traditionnellement utilisés dans le domaine de l'éducation, les tableaux blancs en ligne offrent bien plus de possibilités que les tableaux traditionnels, dont beaucoup se souviennent encore depuis leurs années d'école. Les animateurs de formation aussi bien que les enseignants peuvent les utiliser pour créer un apprentissage interactif et engageant à l'aide du management visuel.
Dans quels secteurs un tableau blanc collaboratif est-il utile ?
Les tableaux blancs virtuels sont utiles dans tous les contextes d'équipe, mais nous examinerons ici quelques-uns des principaux secteurs d’activité dans lesquels ils peuvent être particulièrement bénéfiques.
Utilisation d'un tableau blanc collaboratif dans la fabrication et l'industrie
Les usines peuvent utiliser des tableaux blancs collaboratifs pour gérer les processus de production, entre autres, et ils constituent également un outil essentiel pour améliorer la communication et la productivité. Les fabricants ont besoin d'une productivité optimale, et les tableaux blancs virtuels peuvent y contribuer grandement.
Ils peuvent être utilisés pour la planification de la production et de la maintenance, en donnant aux directeurs d'usine une vue d'ensemble des processus afin d'identifier plus facilement les points de blocage, et de visualiser les plannings et les délais de production et de maintenance. Vous pouvez utiliser un tableau blanc collaboratif pour créer des aides visuelles telles que des listes de contrôle et des registres d'inspection, afin que les travailleurs puissent voir si les produits répondent aux normes de qualité en temps réel. Le célèbre système de production Toyota (TPS), par exemple, utilise le management visuel pour réduire le gaspillage en termes de tâches, et se concentrer sur l'amélioration continue.
En usine, la communication et la collaboration peuvent être difficiles, que ce soit à cause du bruit, des conditions de travail ou de la répartition des équipes dans différents types d’espaces. Vous avez besoin d'un outil qui vous permette de vous affranchir du bruit et de ces différences entre les espaces de travail. Les tableaux blancs en ligne peuvent afficher des informations qui sont plus faciles à communiquer visuellement que par mail ou en personne, par exemple. Cela peut contribuer à améliorer les relations entre la direction et les employés. Les tableaux blancs digitaux peuvent aider les équipes à partager efficacement les mises à jour de projets, à assigner des tâches, à suivre les progrès, à contacter les fournisseurs, etc.
La formation et l'intégration de nouveaux arrivants peuvent également être des processus complexes dans les secteurs de la fabrication et de l'industrie. Les tableaux blancs virtuels peuvent être utilisés pour créer des repères visuels telles que des flowcharts et des diagrammes qui expliquent des processus de production complexes. Les nouveaux employés peuvent également être ajoutés à des tableaux blancs d'équipe, ce qui leur permet de collaborer avec les membres de leur équipe et d'apprendre à connaître leurs collègues et leurs processus de travail plus rapidement et plus facilement.
Les responsables peuvent utiliser les tableaux blancs en ligne pour suivre les indicateurs de performance, et identifier les domaines à améliorer. L'amélioration continue est bien plus efficace que d’évaluer simplement un projet de temps à autre de manière arbitraire pour identifier les axes d’amélioration.
Comment un tableau blanc collaboratif peut-il être utilisé pour la formation et l’apprentissage ?
Les tableaux blancs sont devenus un outil essentiel pour la formation et l’apprentissage, et de nombreux établissements d'enseignement les utilisent aujourd'hui. Les tableaux blancs en ligne sont un moyen rentable et efficace pour les enseignants de créer, de partager et de collaborer. Les apprenants, qu'ils suivent un enseignement à temps plein ou à temps partiel, ou qu'ils entreprennent une formation professionnelle, peuvent utiliser les tableaux blancs virtuels de diverses manières.
Les formateurs et les animateurs de cours peuvent créer des programmes en utilisant le management visuel et différents médias pour illustrer des concepts complexes. Les informations et les ressources peuvent être partagées directement pour faciliter les discussions, et le feedback peut être donné et reçu en temps réel. Les sessions peuvent également être sauvegardées, et mises à disposition de ceux qui n’ont pas pu y assister.
Accroître l'engagement en formation
Les apprenants peuvent collaborer et travailler en équipe, tout en bénéficiant des aspects visuels et interactifs de l'utilisation des tableaux blancs en ligne. Cela peut améliorer l'expérience d'apprentissage et la rétention de l’information. Dans notre vie, nous avons tous eu affaire à des professeurs ennuyeux. Et il est difficile de se concentrer et d'accorder toute son attention à un sujet si l'on n'est pas engagé ou investi dans ce que l'on apprend. Un plus grand engagement conduit à de meilleurs résultats d'apprentissage.
McKinsey a constaté dans un rapport sur la "grande démission", où les employés quittent leur travail à la suite de la pandémie de Covid-19, que "l'absence d’évolution de carrière et d'avancement" était la principale raison de quitter un emploi entre avril 2021 et avril 2022. Offrir des possibilités d'apprentissage pertinentes et utiles sur le lieu de travail est l'un des meilleurs moyens de retenir et d'attirer les talents.
Les tableaux blancs en ligne peuvent être utilisés pour l'évaluation, par le biais de sessions gamifiées et de quiz, ainsi que pour l'enseignement. Il est facile de créer des sondages ou des enquêtes, par exemple, qui peuvent être utilisés pour évaluer la progression des apprenants ou d'évaluer le succès d'un programme.
Tout cela peut s'appliquer à l'environnement de travail quotidien en entreprise et, en particulier, à la formation et à l'enseignement en interne. Supposons, par exemple, que vous souhaitiez présenter un nouvel outil ou service à votre personnel ou à votre équipe de vente : vous pourriez envoyer des mails ou informer vos équipes via l’intranet, mais l'information ne sera pas nécessairement facile à trouver, à comprendre ou à consulter. En revanche, un tableau blanc collaboratif est un espace facilement accessible en toute situation, pour que l'équipe puisse obtenir les informations dont elle a besoin.
Les tableaux blancs en ligne, un outil utilisé dans le retail
On pourrait penser qu'un tableau blanc virtuel n'a pas grand-chose à offrir aux espaces de vente dans le retail, mais il s'agit d'un outil utile. Ils peuvent être utilisés pour rationaliser les opérations, améliorer le travail d'équipe et l'expérience client. Par exemple, vous pouvez concevoir des plans de merchandising visuel, des agencements de magasins, des présentations de produits et des campagnes de marketing à l'aide d'un tableau blanc collaboratif. À l'instar des chaînes de production dans les usines, les détaillants peuvent les utiliser pour gérer les stocks, qu'il s'agisse de suivre les niveaux de stock, de passer des commandes ou de planifier les livraisons.
Les tableaux blancs virtuels peuvent aussi être utiles pour planifier le travail des employés et communiquer des informations telles que les objectifs de vente, les promotions et les avis des clients. Ils peuvent également servir à réaliser des enquêtes et des sondages auprès des clients et à promouvoir leur engagement.
Gestion de projet et tableaux blancs en ligne
Les outils de gestion de projet efficaces sont de plus en plus importants avec les nouvelles méthodes de travail qui ont suivi la pandémie. Comme nous sommes nombreux à travailler désormais désormais à distance ou en mode hybride, il peut être plus difficile de suivre nos tâches, les délais et l'avancement des projets. Un tableau blanc collaboratif permet de s'assurer que tout le monde est aligné. Il permet de réduire les erreurs de communication et les dépassements de délais. De plus, tous les employés peuvent accéder au même espace de travail, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Les tableaux blancs virtuels sont aussi un élément essentiel du processus de design thinking, qui aide les équipes à innover et à trouver des idées créatives. Les séances de brainstorming peuvent être rendues encore plus productives avec l'aide d'un tableau blanc visuel. Ils favorisent la collaboration et le travail d'équipe. Les tableaux blancs peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques d'une séance de brainstorming, et sont également utiles pour visualiser des idées et des concepts complexes.
L’évolution des projets, des croquis et des schémas peuvent également être partagés avec les clients, ce qui leur donne l'occasion de faire des suggestions et de donner leur avis en amont, et permet de s'assurer que le produit final répond à leurs attentes. Cela permet de gagner du temps et de l'argent, et d'augmenter les chances de créer rapidement un produit répondant aux attentes du client. Les tableaux blancs en ligne peuvent également être utilisés pour créer des présentations engageantes et interactives, que ce soit pour les membres de l'équipe ou leurs clients.
Le développement de produits et de services
Le développement de produits et de services est un élément essentiel de l'activité économique. En l'absence d'idées et de méthodes de travail innovantes, les entreprises risquent de stagner. Le processus de design thinking est un moyen très utilisé par les équipes pour cibler des solutions et se concentrer sur la résolution de problèmes. Il prend en compte le rôle qu'un produit ou un service doit remplir pour l’utilisateur, et adopte une approche en 5 phases pour trouver des réponses. Un tableau blanc collaboratif est un outil puissant pour toutes les étapes de cette méthode de développement de produits et de services.
Les 5 phases du design thinking - comprégension, définition, idéation, prototypage, test - sont toutes rendues plus efficaces grâce à un tableau blanc collaboratif. Ils peuvent être utilisés avec différents templates prêts à l’emploi pour aider les équipes à collaborer plus efficacement, et à tirer le meilleur parti de leurs sessions. Qu'il s'agisse de créer des personas clients pour mieux comprendre les besoins, les objectifs et les pain points de vos utilisateurs, de cartographier le parcours client pour identifier les problèmes ou les domaines à améliorer, de lancer des idées, de concevoir des prototypes, de recueillir des retours ou quelle que soi la manière dont vous pouvez utiliser un tableau blanc virtuel, tout cela fera partie intégrante d'un travail d'équipe efficace.
L’utilisation d'un tableau blanc dans le travail au quotidien
Par où commencer ? Nous avons abordé de nombreuses façons dont les tableaux blancs en ligne peuvent aider votre entreprise ou votre organisation, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez ou l'aspect de votre activité. Mais les tableaux blancs virtuels ne sont pas réservés aux grands projets ou aux chaînes de production des usines. Ils sont également très utiles dans votre vie professionnelle au quotidien. Ils contribuent à améliorer le travail d'équipe, et à accroître leur efficacité et leur engagement.
En réunion, vous pouvez y faire appel pour établir des comptes-rendus, par exemple. Utilisez-les pour expliquer les workflows et les concepts. Si vous devez faire une présentation, pourquoi là aussi ne pas utiliser un tableau blanc visuel ? Vous pouvez utiliser des templates, ajouter des fichiers multimédias, annoter et créer en temps réel.
Il est facile d'ajouter des notes sous forme de post-its virtuels à vos documents en ligne, comme vous le feriez pour des exemplaires papier. Utilisez votre tableau blanc collaboratif pour créer des feuilles de route et des plannings indiquant qui doit faire quoi et quand pour votre projet. Vous pouvez sauvegarder les versions antérieures, et toutes les informations sont regroupées en un seul endroit pour que toute l'équipe puisse y accéder.
Les tableaux blancs virtuels peuvent être utilisés pour renforcer l’esprit d'équipe et la collaboration. Par exemple, avant un atelier ou une session de formation, il peut être difficile pour les participants de se détendre, surtout s'ils ne se connaissent pas très bien. C'est d'autant plus vrai aujourd'hui que de nombreuses équipes sont dispersées, soit parce que tous ou une partie de leurs membres travaillent à distance, soit parce qu'ils n'ont pas travaillé ensemble depuis longtemps. Ou peut-être n'ont-ils simplement pas travaillé ensemble en présentiel depuis longtemps. L'introduction d'un icebreaker au début d'une session peut donc la rendre plus productive.
Utilisez toute la puissance d’un tableau blanc collaboratif
Le tableau blanc collaboratif de Klaxoon aidera vos équipes à mieux gérer leur travail, à stimuler leur créativité et l'esprit d’innovation, et à utiliser les outils de management visuel de manière plus efficace, quel que soit le secteur, l'industrie ou les objectifs business. Pourquoi ne pas consulter notre page de ressources pour voir comment notre plateforme collaborative peut vous aider ?