Comment organiser des sessions de brainstorming efficaces avec un tableau blanc en ligne ?

Il est essentiel que vous et vos équipes tiriez le meilleur parti de vos séances de brainstorming. Il n’y a pas si longtemps, tout le travail était effectué dans le même espace de travail physique. Si vous organisiez une réunion, tout le monde y assistait en présentiel et les moyens de sauvegarde et de diffusion de l'information étaient limités. Aujourd'hui, tout cela a changé. 

Il existe une multitude d'applications, de réseaux, de canaux, de plateformes,... Trouver la bonne information dans le bon format et au bon moment peut s'avérer extrêmement difficile. Et gérer les personnes et les systèmes pour s'assurer que le travail qu'ils effectuent est efficace et qu'il continue à faire avancer l'entreprise de la manière la plus productive possible peut s'avérer difficile.

Il est alors important de trouver un outil qui offre un espace de travail idéal pour un brainstorming d'équipe engageant et efficace - et qui offre également de multiples autres applications.

Travailler en présentiel ou à distance avec un seul espace de travail numérique

Pour éviter les problèmes constants posés par la multitude d’applications et de plateformes avec lesquelles tant d'entreprises travaillent aujourd'hui, les équipes peuvent travailler dans un seul espace de travail numérique. Cela crée un environnement de travail cohérent et efficace, et permet aux équipes d'atteindre leurs objectifs plus rapidement.

Un espace de travail digital unique offre un point central auquel les membres de l'équipe peuvent accéder et partager des informations et toutes les ressources pertinentes relatives à un projet. Cela permet aux équipes de gagner du temps, de réduire la confusion et de s'assurer que tout le monde a facilement accès aux dernières évolutions des discussions et aux documents les plus récents. 

La collaboration en est ainsi simplifiée, car une plateforme commune facilite la communication en temps réel, le partage de fichiers et l'édition par plusieurs participants en parallèle. Qu'une équipe soit basée dans le même espace de travail, qu'elle travaille à distance ou de manière hybride, la collaboration devient transparente. Les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux documents partagés, aux espaces de brainstorming, aux plans de projet, aux listes des tâches, etc. Cela favorise un environnement de travail plus productif.

Lorsqu'une équipe travaille ensemble, il est utile qu'elle puisse établir des flux de travail et des processus rationalisés. Avec un espace de travail numérique unique, une équipe peut suivre des pratiques cohérentes. Cela favorise l'efficacité, réduit les erreurs et améliore la productivité globale. Le travail de l'équipe sera mieux organisé et structuré, car les fichiers et les documents se trouvent tous dans le même espace et peuvent être classés, catégorisés ou archivés. 

Les membres de l'équipe peuvent aussi rapidement localiser et récupérer les informations pertinentes, ce qui réduit le temps passé à chercher des ressources importantes ou à trouver des moyens de s'assurer qu'elles sont toutes facilement accessibles. Le suivi des versions permet également de réduire le risque que des personnes travaillent sur la mauvaise version d'un document, et de garder une trace de toutes les modifications apportées. Il permet également de revenir à des versions antérieures si nécessaire.

Il y aura toujours des applications ou d'autres logiciels que votre équipe jugera utile d’intégrer avec son espace de travail, et il est donc logique d'en utiliser un qui le permette. Vous pouvez ainsi avoir besoin d’une fonctionnalité de visioconférence intégrée directement dans l’espace où se trouvent vos documents et vos échanges. Cela permet de réduire la nécessité de dupliquer des tâches en passant d'une application à l'autre. 

C'est également plus sécurisé, car les administrateurs de l'équipe peuvent définir des autorisations et des restrictions afin que les informations sensibles soient protégées et ne soient accessibles qu'aux personnes autorisées.

Le tableau blanc en ligne, ou l'espace de travail numérique centralisé dont vos équipes ont besoin

Un tableau blanc en ligne possède de multiples fonctionnalités qui profitent aux équipes travaillant ensemble sur tous types de projets. Il fait tout ce que vous attendez d'un espace de travail numérique. En tant qu'outil de collaboration polyvalent, il améliore la productivité et l'efficacité, et rend le travail d'équipe plus gratifiant.

Un tableau blanc virtuel fournit une plateforme centralisée pour le partage d'informations avec une collaboration en temps réel. Il peut être flexible et s'adapter à différents flux de travail, et des modèles prêts à l'emploi sont également disponibles pour rendre vos sessions plus cohérentes et plus productives. 

Le tableau blanc en ligne étant accessible de n'importe où et n’importe quand, les équipes peuvent facilement travailler ensemble à distance comme en présentiel. Il est aussi possible de l'intégrer avec d'autres outils, ce qui renforce son utilité et en fait un élément polyvalent et essentiel d'un espace de travail d’aujourd’hui.

Comment un tableau blanc en ligne rend les séances de brainstorming efficaces ?

Le brainstorming est une composante essentielle de toute gestion de projet, ainsi qu'un outil utile dans de nombreux scénarios professionnels lorsqu'une solution innovante est recherchée. Les bases du brainstorming sont très simples, mais il existe de nombreuses façons d'aborder une session, en fonction des circonstances et de ce que l'on souhaite en retirer. 

Cependant, quel que soit le type de séance de brainstorming dont votre équipe pourrait bénéficier, l'utilisation d'un tableau blanc virtuel peut améliorer sa productivité et sa créativité. Cela vaut pour les séances de brainstorming à distance comme pour celles qui se déroulent en présentiel.

Avec un tableau blanc en ligne, vous disposez de toutes les fonctionnalités d'un tableau blanc traditionnel, et de bien d'autres encore. Avec un tableau blanc en ligne, vous pourrez facilement retirer les bénéfices suivants.

Une collaboration en temps réel 

Un tableau blanc en ligne permet une collaboration en temps réel entre les membres d'une équipe, qu'ils se trouvent dans le même espace de travail ou qu'ils soient dispersés à travers le monde. Les participants peuvent apporter simultanément des idées lors de séances de brainstorming, créant ainsi une expérience dynamique et interactive. Les idées peuvent être rapidement générées et affinées, ce qui permet de gagner du temps et de l’énergie à tous.

Plus d’accessibilité et d’inclusivité 

L'un des ingrédients clés d'une séance de brainstorming réussie est la diversité. Plus les membres de l'équipe sont nombreux à avoir des expériences et des points de vue variés, plus vous avez de chances d'obtenir des idées créatives et novatrices. 

Un tableau blanc en ligne rend les sessions accessibles à tous, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Vous pouvez donc inclure de nombreux membres de l'équipe ayant des points de vue variés, sans vous soucier du coût de leur venue à une réunion ou du fait que cela leur prenne trop de temps.

Des pratiques de management visuel 

Un tableau blanc en ligne permet d'organiser visuellement les idées. Les membres de l'équipe peuvent utiliser des post-its virtuels et des outils de dessin pour structurer et relier visuellement les concepts. Il est ainsi plus facile de comprendre des idées complexes, et de voir les liens qui existent entre elles. L'utilisation d'un outil de management visuel permet d'identifier plus rapidement et plus facilement les tendances, et de réorganiser ou de regrouper les idées en fonction des besoins.

Une meilleure transmission de l’information 

Au lieu de terminer une séance de brainstorming et de devoir ensuite faire circuler différents documents à différentes personnes tout en s'assurant d'avoir la bonne version de chaque document, vos équipes disposeront d'un espace numérique facilement accessible, avec tout le contenu partagé lors de la séance. 

Toutes les idées, discussions et annotations faites sur le tableau blanc peuvent être capturées et sauvegardées pour référence ultérieure. Cela signifie qu'aucune idée n'est perdue et que les membres de l'équipe peuvent revenir à la session à tout moment. De plus, si des membres de l'équipe n'ont pas pu assister à la session le jour J, ils pourront également y accéder quand ils le souhaiteront.

Faire du brainstorming en asynchrone 

Toutes les séances de brainstorming ne doivent pas nécessairement se dérouler en temps réel sous la forme d'un exercice de collaboration en simultané. Les membres de l'équipe à distance ou ceux qui travaillent dans des fuseaux horaires différents peuvent également apporter leurs idées et leurs retours au moment qui leur convient, de manière asynchrone. Cela permet d'élargir l'éventail des points de vue, et de réduire les contraintes liées aux disponibilités de chacun.

Bénéficier des intégrations 

Si de nombreux outils, tels que la visioconférence et les outils de gestion du temps et de projet, font déjà partie intégrante d'un bon tableau blanc en ligne, d'autres outils collaboratifs peuvent s'avérer utiles à une équipe de brainstorming. La capacité d'intégrer d'autres outils et fonctionnalités qui vous important au quotidien permet une communication et un partage d'informations sans faille, ce qui est vital.

En exploitant les fonctionnalités d'un tableau blanc en ligne, les équipes peuvent rationaliser leur processus de brainstorming. Cela contribuera à renforcer l'engagement de l'équipe et à améliorer son travail, ce qui se traduira par des sessions plus productives, plus efficaces et plus fructueuses.

Comment les équipes à distance peuvent-elles bénéficier du brainstorming avec un tableau blanc en ligne ?

Auparavant, il était extrêmement difficile pour les équipes en télétravail de collaborer et de partager des idées en temps réel. Les mails allaient et venaient, tandis que de multiples versions des mêmes documents circulaient. Tout le monde était vite perdu dans ces flux d’emails sans fin... Avec un tableau blanc en ligne, non seulement les équipes à distance peuvent travailler ensemble plus efficacement, mais un grand nombre de personnes peuvent également contribuer au même support simultanément, depuis n’importe où. Cela offre toutes sortes de possibilités.

Organiser une séance de brainstorming efficace en grand groupe et à distance, avec un tableau blanc en ligne

Prenons un exemple : L'Oréal, la plus grande entreprise de cosmétiques au monde, avait pour mission d’organiser une session de brainstorming dans un contexte de confinement durant la pandémie de Covid, avec plus de 250 participants répartis dans le monde entier. Ce n'était pas une mince affaire, mais un tableau blanc en ligne et tous les outils adéquats leur ont permis d'y parvenir.

Vincent Arcin, le responsable de l'organisation de cette session de brainstorming d’envergure, a pu la mettre en place en seulement cinq jours. En utilisant le tableau blanc Klaxoon et ses modèles de brainstorming prêts à l'emploi, conçus d’après différentes méthodes qui répondaient aux attentes de la session, il a pu en créer deux avec le même tableau blanc : une le matin et une l'après-midi. Il a ainsi pu bénéficier d'une certaine flexibilité dans le choix du créneau, tout en veillant à ce que toutes les informations recueillies aboutissent au même endroit.

Ce fut un grand succès. Les ateliers de travail ont abouti à pas moins de 700 idées uniques, soit bien plus que ce que des réunions similaires organisées par L'Oréal avaient permis d'obtenir par le passé. Après avoir rassemblé toutes les idées, l'équipe de L'Oréal les a ramenées à cinq, puis à l’idée finale qui allait servir de base à la phase suivante de leur projet.

Des séances de brainstorming facilitées en équipe hybride

Les équipes hybrides peuvent représenter le meilleur comme le pire des deux mondes. Avec une séance de brainstorming en équipe hybride, vous bénéficiez de tous les avantages d'une équipe à distance et d'une équipe travaillant ensemble en présentiel. Mais comment les réunir et créer quelque chose qui fonctionne pour tous ? 

Les membres de l'équipe en télétravail peuvent être basés n'importe où. Cela signifie que vous pouvez avoir une plus grande diversité d’idées, car vous n'êtes plus limités par la distance géographique. Cela a un impact significatif sur le temps et les coûts nécessaires pour faire venir les équipes sur place. D’un autre côté, lorsque les membres d'une équipe se trouvent dans un même espace de travail physique, il y a une interaction en face-à-face et tous les bénéfices qui en découlent, comme la communication non verbale, qui peuvent contribuer à créer des liens et à susciter l'engagement.

SIG, une entreprise de distribution de services de proximité basée à Genève, en Suisse, devait ainsi organiser une session de brainstorming à laquelle participeraient 200 personnes, dont certaines étaient basées au bureau et d'autres à distance. L'utilisation d'un tableau blanc virtuel a permis à chaque participant de vivre la même expérience, quel que soit l'endroit où il se trouvait. Toutes les informations ont été rassemblées dans le même espace central, et les idées générées ont pu être évaluées et approfondies par les chefs d'équipe dès la fin de la session.

Cette session hybride a produit plus de 300 idées. Elles ont été classées par thème, à l'aide des fonctionnalités appropriées du tableau blanc en ligne, plutôt que d'avoir à les examiner individuellement et à leur attribuer une catégorie. Des données chiffrées ont également pu être extraites et représentées visuellement, ce qui les a rendues plus faciles à comprendre. 

Un tableau blanc en ligne offre une interface qui permet aux participants de rester anonymes s'ils le souhaitent. Cela permet d'obtenir des réponses plus franches pour éclairer les stratégies futures.

Brainstormer avec une équipes en présentiel

La méthode traditionnelle de brainstorming est là encore améliorée par l'utilisation d'un tableau blanc en ligne, pour toutes les raisons que nous venons d'évoquer. Et si vous avez le choix entre un tableau blanc interactif et un tableau blanc virtuel, pourquoi ne pas utiliser ce dernier avec toutes ses fonctionnalités supplémentaires ?

Tout ce dont vous avez besoin pour un brainstorming efficace avec un tableau blanc virtuel

Le tableau blanc en ligne Klaxoon propose de nombreux modèles de brainstorming prêts à l'emploi pour améliorer vos ateliers ou vos réunions. 

Les bons outils de collaboration peuvent aider les équipes à améliorer leur efficacité, qu'elles se trouvent dans le même espace de travail ou à distance. Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour voir comment nous pouvons vous aider dans ce but ?