Quels avantages à utiliser un tableau blanc en ligne ?

Comment un tableau blanc en ligne peut-il aider les équipes à devenir plus efficaces ?

Tout d'abord, dans une plateforme collaborative, un tableau blanc virtuel peut servir de point de centralisation de toutes les informations dont votre équipe peut avoir besoin pour un projet. Contrairement aux tableaux blancs traditionnels, les tableaux blancs en ligne ne sont pas limités en termes de taille ou d’espace, permettant ainsi de stocker tous vos suivis de projet, de tâches et d'échéances. Il est donc plus facile pour les membres de l'équipe de s'assurer qu'ils sont et restent sur la même longueur d'onde, avec un accès immédiat aux informations les plus à jour.

1. Travailler en collaboration de manière efficace

Cela vous est-il déjà arrivé de passer un temps fou à chercher une version d’un livrable ou d’un document à travers tous vos fichiers et échanges, en trouvant toutes les autres sauf précisément celle que vous souhaitiez ? Et puis ensuite, de découvrir que vous n’aviez en fait même pas la version la plus à jour, parce que votre collègue avait apporté des évolutions entre-temps et oublié de les partager ? Heureusement, les tableaux blancs virtuels peuvent être utilisés pour gérer ces problèmes d’organisation de documents et de fichiers.

Travailler ensemble en temps réel permet de gagner du temps et des efforts. Vous éviterez ainsi que de nombreuses versions de documents soient relayées dans tous les sens. Il se peut que vous ayez besoin d'une personne pour effectuer une tâche ou une modification, avant de transmettre le fichier à la personne suivante pour qu'elle y contribue à son tour. Il se peut que vos délais changent, ce qui ait aussi un impact sur d’autres aspects de votre livrable. Dans ces conditions, si vous pouvez travailler en temps réel ensemble et collaborer efficacement, c'est inestimable.

2. Le travail hybride collaboratif

Peu de chances que 100% des équipes avec lesquelles vous travaillez puissent désormais se réunir pour travailler dans une même pièce quand bon leur semble, en particulier après la pandémie de Covid-19. Aujourd'hui, de nombreuses personnes choisissent de travailler à distance ou de travailler en mode hybride, et ne sont pas toujours au bureau. Elles ne sont peut-être même pas dans le même fuseau horaire ! L'utilisation d'un tableau blanc en ligne crée alors des conditions équitables : peu importe l'endroit où l'on se trouve, tout le monde peut travailler ensemble sur le même projet.

L'utilisation de repères visuels peut aussi rendre les choses plus rapides et plus faciles à comprendre pour les membres de l'équipe. Un tableau blanc en ligne peut être utilisé avec des repères visuels, ce qui peut faciliter la compréhension des flux de travail ou de lignes de production complexes, par exemple. Grâce aux outils de dessin, aux diagrammes, aux tableaux, aux post-its virtuels et à la possibilité d'importer des templates de méthodes, des images et même des vidéos, les équipes peuvent communiquer et assimiler des informations de manière beaucoup plus efficace.

Comment les tableaux blancs virtuels peuvent-ils contribuer à améliorer les performances ?

L'utilisation d'un tableau blanc en ligne peut s'avérer précieuse pour améliorer les performances, tant dans votre organisation personnelle que professionnelle. Par exemple, vous pouvez créer une représentation visuelle de vos objectifs, que ce soit pour votre équipe et le projet sur lequel elle travaille, ou pour vous en tant qu'individu. Cela peut aider les membres de l'équipe à rester motivés et concentrés, et les responsabiliser sur leurs contributions à un projet. Quant aux individus, ils sont plus susceptibles de produire dans les délais impartis. Les tableaux blancs virtuels peuvent ainsi être utilisés pour la gestion du temps, afin de hiérarchiser le travail et de s'assurer que les délais sont respectés.

Utiliser les tableaux blancs virtuels pour le design thinking

Les tableaux blancs virtuels font partie intégrante du processus de design thinking. Ils peuvent être utilisés dans chacune de ses 5 étapes (compréhension, définition, idéation, prototypage et test) pour créer des produits et des services innovants.

1. Le brainstorming en équipe

Par exemple, le brainstorming est un élément-clé du design thinking. Vous obtiendrez probablement de bien meilleurs résultats en utilisant le bon template de brainstorming et un tableau blanc virtuel plutôt qu'un tableau blanc traditionnel ou interactif. Vous pouvez y ajouter de nombreux supports visuels si cela s'avère utile, et tout le monde peut contribuer, quel que soit son rôle ou son lieu de travail. Plus les membres de l'équipe seront créatifs et collaboreront, plus les idées qui sortiront de la session seront innovantes et utiles.

2. La gestion de projet par étapes

Les équipes qui planifient et organisent bien leur travail sont susceptibles d'être plus performantes à long terme. Que vous ayez besoin de planifier différents sous-projets au sein d'un même projet, ou simplement de rester organisés au niveau individuel, votre tableau blanc vous offrira de nombreuses possibilités pour que vous et votre équipe restiez au courant de ce qui se passe.

3. La formation et l’apprentissage

Les tableaux blancs sont souvent utilisés dans des contextes éducatifs et pour la formation et la montée en compétences professionnelle. Les tableaux blancs virtuels facilitent la création de supports de formation dynamiques et de contenu engageant. L'investissement dans la formation professionnelle continue est payant pour les organisations : il permet à la fois d’améliorer les performances et d’engager les employés.

Comment utiliser les tableaux blancs en ligne pour favoriser l'engagement ?

Les réunions et les temps en équipe sont une partie essentielle de la vie professionnelle quotidienne, mais combien de fois avez-vous assisté à une réunion ennuyeuse en vous demandant comment vous alliez rester éveillés ? Les réunions ennuyeuses et peu engageantes peuvent entraîner une participation minimale et une baisse de la productivité. L'utilisation d'un tableau blanc en ligne peut vous aider à y remédier.

Un meilleur engagement, de meilleurs résultats

Les présentations interactives permettent de maintenir l'engagement et l'intérêt des participants plus longtemps qu'une personne qui parle pendant des heures. Vous pouvez ajouter des éléments multimédias tels que des vidéos, des images et des fichiers son pour les rendre plus engageantes et plus dynamiques. Vous pouvez également utiliser votre tableau blanc en ligne pour permettre une collaboration en temps réel, par exemple avec des tâches de groupe ou un exercice conçu pour démontrer quelque chose dont vous avez discuté lors d’un atelier.

Les participants peuvent apporter leurs idées et leurs retours, et vous pouvez permettre à chacun d’en voir les résultats en temps réel, le cas échéant. Cela peut contribuer à promouvoir le travail d'équipe, et permettre aux membres de l’équipe de s’approprier les conclusions de la réunion, ce qui, une fois de plus, renforce leur engagement.

Le management visuel peut être utilisé pour faire passer des idées complexes d'une manière qui les rend plus faciles à comprendre. Il n'y a rien de pire que de ne pas pouvoir visualiser quelque chose que quelqu'un essaie de vous expliquer. Il est facile de perdre votre public s'il se sent frustré et déconnecté de vous. Un tableau blanc en ligne vous donnera les outils nécessaires pour fournir des informations d'une manière que les membres de l'équipe pourront facilement comprendre, ce qui favorisera l'engagement.

Des activités engageantes peuvent ensuite être facilement incluses dans les réunions d'équipe et les ateliers afin de promouvoir la participation et l'interaction. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau blanc pour créer des quiz, des jeux ou des sondages qui encouragent la participation active. Les icebreakers peuvent aussi être utiles pour s'assurer que les gens apprennent à se connaître de manière détendue. Ils seront alors plus enclins à s'engager, à interagir et à partager leurs idées et leurs points de vue.

Manager des équipes avec un tableau blanc en ligne

Dans une plateforme collaborative, un tableau blanc en ligne peut être un outil efficace pour gérer les équipes, en particulier si certains d’entre vous travaillent à distance, ou si vous pratiquez le travail hybride.

La gestion des tâches peut être rendue beaucoup plus efficace. Vous pouvez utiliser un tableau blanc visuel pour assigner des tâches, suivre la progression, mettre à jour les délais, etc. Vos workflows et vos processus peuvent être gérés et rationalisés, et l'ensemble de l'équipe peut les voir.

Les équipes qui collaborent bien obtiennent des résultats

Les outils collaboratifs peuvent aider les équipes à mieux travailler ensemble. Les équipes peuvent partager des idées, réfléchir à des solutions et travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs. Cela peut contribuer à améliorer le sentiment d'appartenance à une équipe, et la fédérer de manière à la fois plus efficace et plus facile à gérer.

Une planification efficace des projets est un élément essentiel de la réussite d'une équipe, et un tableau blanc en ligne peut vous aider à planifier et à gérer les projets. L'utilisation d'un tableau blanc virtuel pour créer des plannings de projet, allouer des ressources et suivre les progrès effectués peut aider à mieux gérer le fonctionnement en équipe.

Les équipes qui ont des objectifs individuels et communs et qui responsabilisent leurs membres ont plus de chances de réussir. Un tableau blanc en ligne peut être utilisé pour fixer et suivre ces objectifs, ce qui contribue à la motivation et à la création d'un sentiment d'utilité et d'orientation. Il permet également de suivre les objectifs de performance.

Comment les tableaux blancs virtuels peuvent-ils aider à prioriser les tâches et les projets ?

La nature visuelle des tableaux blancs en ligne signifie qu'ils sont utiles pour bien visualiser les tâches et les projets. Il est ainsi plus facile de classer et de prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Grâce à la collaboration et à la contribution de plusieurs membres de l'équipe, vous pouvez obtenir de nouvelles perspectives et vous assurer que les tâches sont correctement évaluées en termes de priorités. Un modèle prêt à l’emploi de matrice des priorités vous sera utile à cet égard. La gestion du temps est également essentielle : la fixation de délais pour les tâches et les projets et le suivi des progrès réalisés permettent de s'assurer qu'ils seront achevés à temps.

Le système de production Toyota (TPS) est un système de gestion qui communique les informations de manière visuelle, et permet de réduire le gaspillage et de travailler sur l'amélioration continue. En utilisant un tableau blanc en ligne pour examiner les tâches qui vous incombent et en les classant par ordre de priorité, vous pouvez gagner en efficacité.

Management visuel et amélioration continue

Le concept d'amélioration continue est au cœur du système de production Toyota. Un tableau blanc en ligne est un outil précieux pour promouvoir ce concept. En créant un espace virtuel pour suivre l'évolution des processus et des initiatives d'amélioration, vous pouvez surveiller votre progression, et identifier les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Vous pouvez alors ajuster votre approche si nécessaire. Les tableaux blancs en ligne peuvent être utilisés pour collaborer facilement avec les membres de l'équipe ou d'autres personnes sur des initiatives d'amélioration.

Vous pouvez importer des données dans un tableau blanc en ligne, et les utiliser pour créer des diagrammes, des graphiques et d'autres supports visuels afin d'illustrer vos progrès. Vous pouvez également cartographier les causes sous-jacentes des problèmes ou des questions, dans le but d'identifier les domaines à améliorer et de développer des solutions. Il existe différentes méthodologies d'amélioration continue et vous pouvez utiliser des modèles spécialement conçus à cet effet, notamment ceux basés sur les principes Kanban et Lean Six Sigma.

Vous pouvez également utiliser des tableaux blancs virtuels pour élaborer des plans d'action pour les initiatives d'amélioration et les opportunités d'apprentissage continu.

Recueillir des retours et mener des analyses stratégiques à l'aide d'un tableau blanc virtuel

Vous pouvez utiliser un tableau blanc virtuel de différentes manières pour recueillir des retours de votre équipe, puis analyser ces données afin de prendre des décisions stratégiques. Qu'il s'agisse d'un brainstorming ou d'une demande de retour d'information sur des projets ou des initiatives spécifiques via un tableau blanc, les membres de l'équipe peuvent s'assurer que le retour d'information est opportun, spécifique et exploitable.

Le retour d'information visuel est également une possibilité des tableaux blancs en ligne, et peut être utile pour des conceptions spécifiques. Cette méthode fonctionne que les personnes soient réunies ou à distance, et permet d'assurer un retour d'information complet et inclusif.

Lorsque vous avez recueilli vos données, vous pouvez les analyser de différentes manières, et l'un des avantages d'un tableau blanc en ligne est qu'il prend en charge à la fois les méthodes traditionnelles et les méthodes plus créatives. Que vous envisagiez d'appliquer une analyse SWOT ou l'une des méthodologies vérifiées qui peuvent vous aider dans votre analyse stratégique, il existe un template pour vous.

La cartographie visuelle peut vous aider à organiser vos pensées, vos idées et vos données afin d'obtenir une meilleure vue d'ensemble et d'identifier des modèles et faire des liens qui n'étaient peut-être pas si évidents auparavant. La visualisation de vos données vous permet de créer des diagrammes, des graphiques et d'autres outils pour vous aider à analyser et à communiquer vos résultats.

Passez au tableau blanc en ligne avec vos équipes

L'utilisation d'un tableau blanc virtuel présente de nombreux avantages. Chez Klaxoon, nous disposons des outils et des templates dont vous avez besoin pour aider vos équipes à devenir plus efficaces. Les tableaux blancs en ligne favorisent la créativité et l'innovation, tout en augmentant l'engagement et la productivité.

Les outils de management visuel en général sont utiles à toutes les équipes, et contribuent à promouvoir le travail d'équipe et une collaboration plus efficace, quel que soit le secteur, l'industrie ou les exigences de l'entreprise. Pourquoi ne pas consulter notre page de ressources pour voir comment nos outils et modèles peuvent aider votre entreprise à mieux travailler ?