Basic Flowchart : dessiner un process sous forme de diagramme de flux

Un diagramme de flux en ligne simple et efficace

Le Template Basic Flowchart vous permet de représenter graphiquement un process. Il s'inspire de la méthode Basic Flowchart, issue du domaine de l'ingénierie, dont l'objectif est d'exploiter le management visuel pour simplifier la compréhension d'actions complexes.

En équipe, séquencez les étapes du début jusqu’à la fin. Vous matérialisez le début et la fin du process, les décisions prises, les actions menées ainsi que les données ou documents à intégrer ; ce qui crée un diagramme de flux de processus clair et visuel, autrement appelé workflow diagram. 

Grâce aux formes, aux couleurs, aux symboles et aux connecteurs, les processus et les liens entre ces derniers apparaissent d’eux-mêmes. Cette représentation graphique vous permet ensuite de prendre du recul pour définir des pistes d’amélioration et faciliter votre gestion de projet. Grâce à Board, le whiteboard de Klaxoon, vous pouvez réaliser ce workshop en présentiel, en hybride ou totalement à distance si tout ou partie de l’équipe est en télétravail.

Clarifiez la vision de vos process grâce au whiteboard

Schématiser un processus est le meilleur moyen de l’analyser pour ensuite l’améliorer. Pour ce faire, Board, le whiteboard Klaxoon, offre une grande variété de symboles, d’illustrations et de connecteurs simplifiés et schématisés qui permettent de visualiser aisément une très grande quantité d’informations. Ces symboles, simples, faciles à comprendre et mémorisables, vous permettent de travailler en équipe efficacement tout en jonglant avec de nombreuses données.

Malgré son apparente simplicité, un diagramme de flux de processus contient de nombreuses informations détaillées telles que les désignations des tâches, les délais, les quantités, les sources d’approvisionnement, les acteurs, etc. Il fournit une représentation visuelle des étapes d'un processus, ce qui en offre à chacun une compréhension claire.

Il aide à identifier les opérations à faible valeur ajoutée, facilite le télétravail et la communication d’équipe et permet à tous ses membres de rester sur la même longueur d’onde tout au long de la gestion de projet ou dans le cadre d’un process spécifique lié au projet.

Dessiner des diagrammes de flux avec Klaxoon

Une fois que vous avez invité les membres de votre équipe et les autres acteurs possiblement impliqués dans le processus sur Board, commencez par définir le process à schématiser. Indiquez le nom du projet, la date et le nom du process. Avant de vous lancer dans le séquençage des différentes étapes du processus en question, assurez-vous que l’équipe est alignée sur les objectifs. Comment ? En lui posant justement la question des objectifs, tout simplement ! 

À gauche se trouve la boîte à outils qui va permettre de construire le workflow diagram. Utilisez la légende de couleurs proposée pour envoyer vos idées :

• En bleu, les étapes ;
• En vert, les décisions ;
• En rouge, les débuts/fins ;
• En jaune, les documents.

Vous pouvez copier et coller chaque élément autant de fois que vous en avez besoin.

Pour chaque nouvelle idée, indiquez le nom de l’étape, du document ou de la décision dans l’encart « dimension » situé en bas de l’idée et, au besoin, modifiez sa couleur. Pour les idées jaunes, n’hésitez pas à poster directement les documents ou les liens que vous souhaitez partager, ainsi, ils seront intégrés dans le diagramme. Connectez ensuite les idées entre elles grâce aux connecteurs et aux flèches proposés dans la barre d’outils. Vous voyez le sens du flux se dessiner naturellement.

Si vous souhaitez modifier la présentation du diagramme pour avoir une autre vision de votre process, utilisez les outils d’organisation pour aligner, distribuer et arranger les différents types d’idées à votre guise.

Une fois le diagramme constitué, demandez un feedback à l’équipe en lançant une Question de vote. Les résultats apparaissent consolidés en temps réel, si bien que vous pouvez en tenir compte avec flexibilité.

Et, dans une démarche d’amélioration continue, même en télétravail, vous pouvez clôturer votre workshop en lui demandant quels sont les points à améliorer pour le prochain atelier en lançant une Question Storm.