Qu’est-ce que le management visuel ?

Il n'est donc pas étonnant que le management visuel, dont nous avons donné la définition, soit un outil efficace pour améliorer le travail d'équipe. Il peut être utile pour permettre aux gens de visualiser comment leur travail avance, ainsi que pour leur donner une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités qui leur incombent, à eux et aux autres. Il peut offrir plus de transparence et de responsabilisation, ce qui aide souvent les équipes à travailler mieux et plus efficacement ensemble.

Imaginons deux organisations qui produisent la même chose. L'une a une culture basée sur la transparence et la responsabilisation, qui encourage le partage d'informations visibles par tous. L'autre a une culture où la visibilité est moindre, ce qui amène les gens à dissimuler plus facilement des problèmes latents. À votre avis, quelle organisation aurait les meilleures performances, la meilleure collaboration et les meilleurs résultats ?

Le management visuel est un outil qui peut aider à encourager les gens à être ouverts et honnêtes, et à travailler ensemble pour résoudre les problèmes et améliorer les performances. En outre, plus vous êtes conscients d'une situation, plus vous avez la possibilité de réagir rapidement.

Qui a défini le concept de management visuel ?

Le management visuel trouve son origine dans le système de production Toyota (TPS), développé entre 1948 et 1975 par le constructeur automobile pour rendre ses lignes de production plus efficaces. Il s'agit de l'un des éléments fondamentaux d'un système né de la nécessité de faire face à un manque de ressources après la Seconde Guerre mondiale. Il était alors essentiel de réduire le gaspillage en termes de tâches, et ce système s’axait également sur l'amélioration continue.

Que signifie le management visuel pour le travail d'équipe ?

Le travail d'équipe est l'un des principes sous-jacents du management visuel et du système de production Toyota : sans lui, le processus s'effondre. Le TPS "vise à créer le meilleur environnement possible pour promouvoir les idées et maximiser les valeurs humaines". Il est considéré comme une méthodologie et un état d'esprit qui a de multiples applications business.

Où le management visuel est-il utilisé pour accroître la productivité et la créativité ?

Les systèmes de management visuel sont principalement utilisés pour communiquer des informations d'une manière immédiatement compréhensible, avec peu ou pas d'instructions préalables. Ils ont été développés pour être utilisés sur les chaînes de production dans les usines, mais leurs applications sont bien plus larges. De nombreuses organisations utilisent la gestion visuelle pour partager des informations, et s'assurer que les normes sont respectées, que les anomalies sont repérées immédiatement,...

Ainsi, dans l'exemple du système de production Toyota, le management visuel est utilisé pour mettre en évidence les problèmes, les résoudre et examiner les objectifs à atteindre. Il peut prendre la forme d'un tableau ou d'un diagramme - selon les circonstances - mais il est conçu pour être visuel et donc beaucoup plus rapide et facile à appréhender.

Dans une usine automobile, par exemple, le tableau d'avancement peut prendre la forme d'un affichage électronique montrant ce qui a été produit par rapport aux attentes, ou à quelle étape du processus une pièce particulière est parvenue. De cette manière, il est immédiatement évident si la chaîne de production est en retard ou que quelque chose est bloqué. À ce stade, il est possible d'agir de manière proactive, plutôt que d'attendre et d'espérer que tout se passe bien.

Un code couleur peut aussi indiquer l'état des différents produits ou composants, de sorte que les employés puissent rapidement et facilement identifier ce qui est prêt ou ce qui est en rupture de stock et doit être commandé à nouveau, par exemple. Dans d'autres circonstances, des tableaux et des graphiques pourraient être utilisés pour suivre les résultats ou les performances des employés, afin que les tendances soient faciles à identifier. Des décisions fondées sur des données peuvent alors être prises, et mises en œuvre plus rapidement.

Bien entendu, le management visuel n'est pas réservé aux chaînes de production et peut être extrêmement utile dans tout travail d'équipe ou tour projet. Les outils de gestion visuelle tels que les tableaux blancs en ligne sont très utiles aux équipes qui travaillent en collaboration. Ils possèdent de nombreuses fonctionnalités qui peuvent contribuer à améliorer le travail d'équipe, favoriser la créativité et la collaboration.

Comment le management visuel aide-t-il les équipes à mieux travailler ensemble ?

Une représentation visuelle d’une tâche à accomplir ou de l'état d'avancement de chacun peut aider les équipes à comprendre ce que l'on attend d'elles, et comment le reste de l'équipe se comporte par rapport à ces attentes. Les membres de l'équipe ont ainsi la possibilité de faire évoluer leur mode de fonctionnement ou celui des autres, afin d'accroître leur productivité et leur créativité.

Imaginez que vous travaillez sur un projet où il est essentiel que tous les membres de l'équipe produisent quelque chose dans un certain délai. Vous savez ce que vous avez à faire, mais vous ne savez pas qui est responsable des autres éléments du projet, ce qu'ils sont, ou qui a fait quoi jusqu'à présent. Vous savez que vous parviendrez à terminer votre travail dans les délais, mais qu'en est-il des autres membres de l'équipe ? Et comment ce qu'ils font va-t-il s'intégrer dans ce que vous, vous devez faire ? C'est bien de fonctionner entièrement par email, mais il faut compter du temps et de la matière grise pour les passer en revue de manière structurée. Un flow chart, une carte mentale ou tout autre élément visuel montrant qui fait quoi et comment tout cela s'articule rendrait toutes ces choses immédiatement plus évidentes. Cela signifie que le management visuel peut également être très bénéfique pour la gestion de projet.

Tout problème ou question est susceptible d’être détecté bien plus tôt : par exemple, au lieu d'attendre qu'une date limite soit passée pour la livraison d'un élément pour se demander pourquoi cela n'a pas été fait, vous pouvez décomposer les tâches en étapes visuelles. Si vous pouvez voir quand chaque étape a été réalisée, il deviendra vite évident si quelqu'un prend du retard, et qu'il soit peu probable qu'il puisse respecter le délai. Les membres de l'équipe peuvent alors intervenir plus rapidement pour l’aider, ou déterminer le problème et la manière de le résoudre.

En management visuel, les tableaux blancs en ligne ne sont pas seulement à utiliser pour le suivi de projets. Ils peuvent également être utiles pour s'assurer que les employés savent qu'ils sont valorisés : ils peuvent présenter leurs progrès et leurs réalisations, ce qui contribue à renforcer le moral de l'équipe et à encourager un engagement en continu.

Pourquoi les outils virtuels comme les tableaux blancs en ligne sont-ils utiles en management visuel ?

Les tableaux blancs virtuels sont des versions numériques des tableaux blancs traditionnels. Ils permettent aux équipes de collaborer et de partager des idées en temps réel, qu'elles soient dans la même pièce ou qu'elles participent à distance à un atelier ou à une réunion. Ces tableaux ont de nombreuses applications, mais sont particulièrement bien adaptés au management visuel.

Les tableaux blancs en ligne permettent aux équipes de créer, d'organiser et de partager des informations de manière visuelle. Contrairement à un tableau blanc traditionnel, les tableaux blancs virtuels permettent d'ajouter et de réorganiser facilement leur contenu. Le contenu peut même inclure des images, des vidéos et d'autres médias interactifs. Ces tableaux ou whiteboards permettent aux équipes de voir et de s'adapter facilement à l'évolution de leur contexte. Ils peuvent aider à réaffecter les tâches ou à les classer par ordre de priorité si nécessaire.  

Les tableaux blancs en ligne permettent de communiquer des idées et des concepts complexes de manière plus simple et plus efficace. Par exemple, un parcours client peut être schématisé visuellement, et ses pain points ou les problèmes potentiels peuvent être mis en évidence.

Les sessions de brainstorming - précieuses parce qu'elles se prêtent si bien à la créativité et à la pensée innovante hors des sentiers battus - peuvent être facilement organisées à l'aide d'un tableau blanc virtuel. Là encore, il est facile pour tout le monde de voir ce qui est partagé en temps réel, et chaque membre de l'équipe peut apporter sa contribution, où qu'il se trouve et qui que ce soit.

Quand les outils de collaboration virtuels peuvent-ils contribuer au management visuel ?

Divers outils virtuels peuvent être utilisés par les équipes lors de réunions et d'ateliers, ainsi que lors de sessions de formation professionnelle, afin de contribuer au management visuel. Ils peuvent également favoriser la créativité et l'innovation. La série d'outils typiquement liés au processus de design thinking est très visuelle et peut aider à la collaboration et au travail d'équipe.

Lorsque les équipes ont besoin d'élaborer des plans de projet, de lancer des idées ou de suivre les progrès réalisés, il est judicieux d'utiliser le management visuel. Ainsi, des modèles prêts à l'emploi pour diverses activités sont disponibles, et peuvent être testés sur des tableaux blancs virtuels. Ils peuvent aussi être partagés avec les membres de l'équipe à distance, ce qui en fait un outil idéal pour les travailleurs hybrides.

Les outils de création de diagrammes en ligne disponibles dans les tableaux blancs virtuels peuvent être utilisés pour créer des organigrammes, des diagrammes et d'autres supports visuels. Cela peut être utile pour les processus et les workflows plus complexes, et aussi pour communiquer sur les exigences et les attentes du projet. Les outils de gestion de projet et de documentation virtuelle peuvent aider les équipes à facilement gérer leurs tâches et leurs ressources.

Comment les outils de management visuel peuvent-ils être utilisés par les équipes ?

Les équipes disposent de nombreux outils virtuels qui peuvent être utilisés pour la collaboration par le biais du management visuel. Ces outils sont utiles à différents moments, mais en voici quelques-uns parmi les plus populaires, et la façon dont les équipes peuvent les utiliser :

1. Tableaux Kanban

Il s'agit de supports visuels qui utilisent des marqueurs pour représenter les tâches d'un projet et en suivre l'avancement. Ils sont généralement utilisés dans l’industrie et le développement de logiciels, mais ils sont facilement adaptables à d’autres secteurs. Ils donnent une représentation visuelle du travail à effectuer dans le cadre d'un projet, de ce qui est en cours et de ce qui est fait - et de la personne en charge de chaque sujet. Des templates de la méthode Kanban peuvent être utilisés via des tableaux blancs virtuels.

2. Tableaux de suivi des performances

Il s'agit d'écrans interactifs permettant de visualiser les indicateurs-clés de performance (KPIs) en temps réel. Ils sont généralement utilisés dans des endroits tels que les centres d'appel et d’opérations logistiques : des environnements en constante évolution où il est nécessaire d'avoir accès à des données en temps réel, afin de pouvoir procéder à des adaptations rapides si nécessaire.

3. Documentation de processus

Les équipes peuvent créer une documentation visuelle de leurs processus au lieu ou en plus des versions écrites. Cela devrait permettre à chacun de se faire une idée plus précise et plus immédiate de ce qu'il fait et de la manière dont il le fait. Cela est souvent nécessaire dans le domaine de la fabrication et de la santé, mais peut être aussi bien adapté à n'importe quel type de travail.

4. Outils de collaboration visuelle

Ils peuvent prendre de nombreuses formes, depuis les mind maps et les personas clients jusqu'aux matrices créatives et aux flowcharts.

Aider les équipes avec des outils de collaboration et de management visuel

Le management visuel contribue à améliorer le travail d'équipe en créant une compréhension commune des objectifs et des attentes. Lorsque les personnes peuvent voir le travail qu'elles-mêmes et les autres membres de l'équipe doivent accomplir, et comprendre comment tout cela s'inscrit dans une vue d'ensemble, elles peuvent prioriser leurs tâches plus efficacement et travailler ensemble à la réalisation d'un objectif commun.

Les outils de management visuel tels que les tableaux Kanban et d’autres types de tableaux de suivi peuvent contribuer à créer cette compréhension commune. Ils fournissent une représentation visuelle claire du travail à accomplir et des progrès réalisés. La culture de la transparence et de la responsabilisation qui découle du management visuel est essentielle au bon fonctionnement des équipes. Et elle peut conduire à une plus grande créativité.

La collaboration et le travail d'équipe peuvent s'améliorer grâce au management visuel, qui facilite la communication et favorise un environnement dans lequel chacun peut travailler séparément sur sa partie d'un projet, tout en sachant comment l'ensemble s'articule. Si tous les membres de l'équipe ont accès aux mêmes informations, il peut être plus facile de collaborer et de partager des idées.

Tableaux blancs virtuels et autres outils collaboratifs pour le management visuel

La plateforme collaborative Klaxoon propose également un tableau blanc en ligne complet, qui aidera vos équipes à mieux gérer leur travail, à stimuler leur créativité et à innover en utilisant les outils de management visuel de manière plus efficace. Que vos équipes soient réunies en personne, qu'elles travaillent à distance ou qu'elles collaborent dans un format hybride, un tableau blanc numérique et des outils de management visuel contribuent à créer des moyens engageants, interactifs et efficaces pour travailler ensemble et apprendre et développer de nouvelles compétences, ainsi que de nouveaux produits et services.

Chez Klaxoon, nous disposons de nombreux outils et ressources qui vous aideront à mettre en place un travail d'équipe et une collaboration efficaces, en faisant appel aux techniques de management visuel et à la définition même de ce concept. Pourquoi ne pas consulter notre page de ressources pour plus d'idées ?