Comment utiliser un tableau blanc en ligne pour plus de créativité et d'efficacité

Qu'est-ce qu'un tableau blanc en ligne, et comment ça marche ?

Un tableau blanc en ligne est un outil virtuel qui permet aux gens de collaborer et d'être efficaces, à tout moment et depuis n'importe où. C'est comme un tableau blanc ordinaire, mais vous pouvez le créer en ligne et le sauvegarder dans le cloud.

Vous pouvez l'utiliser pour trouver des idées, faire des présentations, travailler visuellement en équipe sur des projets complexes en un seul endroit, ou simplement échanger avec d'autres personnes ou parties prenantes.

Un tableau blanc est un espace illimité, où plusieurs utilisateurs peuvent interagir en écrivant, en dessinant, en affichant des liens et tout type de ressources et, bien sûr, en ajoutant des idées à l'aide de post-its virtuels.

Les usages d'un tableau blanc en ligne pour plus d'efficacité

Il existe de nombreuses façons d'utiliser un tableau blanc en ligne pour décupler l'efficacité de votre collaboration. Et le mieux, c'est que vous n'êtes pas limités à une seule façon de l'utiliser. Vous pouvez l'utiliser pour des séances de brainstorming, pour collaborer sur des projets, pour prendre des notes de réunion, pour dessiner des organigrammes et des diagrammes, pour annoter des PDF ou des images, et même pour créer du lien entre les membres de votre équipe.

1. Brainstormer à distance ou en mode hybride

En matière de brainstorming, rien ne vaut un tableau blanc. Il y a quelque chose dans l'acte physique d'écrire des idées qui aide à faire circuler le flow créatif.

Cependant, le brainstorming avec des membres d'une équipe à distance peut être un peu difficile. Heureusement, les tableaux blancs en ligne peuvent vous aider à combler ce fossé. Ces outils collaboratifs permettent aux membres de l'équipe de travailler en temps réel ou en asynchrone, qu'ils se trouvent dans la même pièce ou à l'autre bout du monde.

De plus, ils offrent des fonctionnalités que les tableaux blancs traditionnels ne peuvent tout simplement pas égaler, comme la possibilité d'exporter automatiquement les résultats de votre séance de brainstorming. Ainsi, si vous cherchez un moyen de faire du brainstorming avec les membres de votre équipe à distance, un tableau blanc numérique pourrait bien être la solution.

2. Optimiser votre gestion de projet

Les projets, petits et grands, nécessitent toujours un certain niveau de collaboration. Même si c'est vous qui êtes à l'origine du projet, vous devez compter les uns sur les autres pour que les choses avancent de manière fluide. C'est là qu'un tableau blanc en ligne peut vous aider à faire passer votre efficacité à un tout autre niveau.

Cet outil vous permet de centraliser toutes les informations relatives à votre projet, et de les partager facilement avec les autres parties prenantes. Vous pouvez l'utiliser pour trouver des idées, prendre des notes et suivre l'évolution du projet. Comme il est numérique, vous pouvez y accéder de n'importe où et à tout moment, ce qui est bien pratique si vous devez collaborer avec des personnes basées à des endroits différents.

3. Prendre des notes en réunion

Imaginez que vous êtes en réunion, que vous essayez de prêter attention à la discussion et de prendre des notes en même temps. Toutes les quelques minutes, vous devez arrêter d'écrire et regarder le tableau blanc pour voir ce qui a été écrit. À la fin de la réunion, vos notes sont en désordre et vous avez du mal à voir ressortir clairement les points-clés des échanges.

Là encore, un tableau blanc en ligne peut vous aider.

Avec cet outil collaboratif, tout ce qui est écrit est automatiquement sauvegardé, et les participants peuvent ainsi co-construire leurs échanges. Vous pouvez donc vous concentrer sur ce qui est abordé pendant la réunion, sans craindre de manquer quoi que ce soit. Vous pouvez également créer un compte-rendu de réunion structuré en quelques minutes seulement, et le partager dans un format adapté.

En bref, un tableau blanc en ligne peut aider l'ensemble de l'équipe à avoir une bonne visibilité des sujets traités en réunion, ce qui vous permet de ne plus jamais manquer une information importante.

4. Structurer vos processus de travail

Si vous avez déjà essayé de dessiner un diagramme ou un organigramme à la main, vous savez que cela peut être une expérience frustrante. Les lignes ne sont jamais tout à fait droites, et effacer les erreurs peut prendre beaucoup de temps.

Un tableau blanc en ligne peut vous aider à surmonter ces difficultés, et donner à vos diagrammes un rendu professionnel. Avec cet outil collaboratif, vous pouvez facilement ajouter et supprimer des éléments, expérimenter différentes mises en forme, et sauvegarder votre travail pour le consulter ultérieurement.

5. Co-éditer des fichiers ou des projets

Un tableau blanc en ligne peut aussi améliorer votre efficacité en vous permettant d'ajouter facilement des notes à des PDF, des images ou tout autre type de fichier. Qu'il s'agisse d'annoter un document pour le réviser ou d'ajouter des commentaires à une image, le processus est simple et visuel. Il suffit d'ouvrir le fichier sur votre tableau blanc, et de commencer à ajouter des notes sous forme d'idées.

En quelques clics, vous pouvez sélectionner le texte ou la zone que vous souhaitez mettre en évidence, puis définir un code couleurs pour les idées avec vos notes, afin de garder un suivi clair avec votre équipe. Cela peut s'avérer utile lors de la révision d'un document ou de la préparation d'une présentation.

Vous pouvez également utiliser un tableau blanc numérique pour ajouter des annotations à la main avec l'outil de dessin, directement sur des PDF et des images, ce qui peut s'avérer pratique pour le brainstorming ou pour des schémas rapides.

6. Créer du lien entre les participants

Si vous disposez d'un tableau blanc en ligne, vous pouvez le structurer pour simplifier et améliorer les interactions entre les participants, même quand il sont à distance.

Les icebreakers sont un excellent moyen de briser la glace en début de réunion, et d'apprendre à connaître les membres de votre équipe. Mais parfois, il peut être difficile de savoir par où commencer. C'est là qu'un tableau blanc en ligne peut vous aider. Avec cet outil, vous pouvez facilement créer des activités à réaliser ensemble, auxquelles tout le monde peut participer.

Par exemple, vous pouvez créer un jeu de questions-réponses sur l'histoire de votre entreprise, ou imaginer des façons créatives d'utiliser vos produits. Vous pouvez même utiliser le tableau blanc en ligne pour créer des chasses au trésor personnalisées. Quel que soit le type de jeu que vous recherchez, un tableau blanc numérique peut vous aider à créer rapidement un climat de confiance entre les participants.

Et plus encore

Bien sûr, ce n'est qu'un début. En fait, n'importe quel groupe peut se réunir autour d'un tableau blanc en ligne pour plus d'efficacité, que ce soit en formation, en entretien de recrutement, ou encore pour l'onboarding d'un nouvel employé. Il ne tient qu'à vous d'essayer !

Quels bénéfices à utiliser un tableau blanc en ligne dans votre collaboration ?

1. L'accessibilité et la simplicité d'utilisation

Avec un tableau blanc en ligne, vous n'avez pas à vous encombrer de cadres lourds ou à attendre qu'une salle de réunion se libère. Au contraire, il est accessible dès que vous en avez besoin, et vous n'avez même pas à vous soucier de faire de la place d'une réunion à l'autre !

2. L'enregistrement automatique de votre progression

Vous vous souvenez de l'époque où vous deviez vous assurer d'avoir un tableau blanc à portée de main pour chaque réunion, présentation ou formation ? De devoir ensuite tout recopier minutieusement tout sur un ordinateur ? Heureusement, cette époque est désormais révolue, grâce au tableau blanc en ligne.

Grâce à cet outil, vos avancées sont automatiquement sauvegardées et à jour dans le cloud, de sorte que vous pouvez y accéder de n'importe où et à tout moment, ou les exporter si nécessaire !

De plus, vous pouvez facilement le partager avec les personnes impliquées dans vos échanges. Si vous avez besoin d'apporter des modifications, tout le monde les voit en direct, et dispose ainsi d'informations à jour.

Ainsi, un tableau blanc en ligne change véritablement la donne en matière d'efficacité. Fini les pertes de temps et d'énergie, vous pouvez désormais vous concentrer sur l'essentiel.

3. Des méthodes prêtes à l'emploi pour structurer vos échanges

Certains tableaux blancs numériques proposent des modèles prêts à l'emploi pour vous aider à être encore plus efficaces dans votre collaboration.

Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle de roadmap projet, de one-to-one ou de revue des performances, et bien d'autres ! Selon le niveau de détail que vous souhaitez afficher, vous pouvez également disposer d'un modèle qui vous permet de visualiser simultanément plusieurs niveaux d'information.

Sans oublier que si vous souhaitez réutiliser un modèle de tableau blanc en ligne qui vous convient, vous n'avez qu'à le dupliquer dans votre plateforme collaborative pour pouvoir vous y référer plus tard.

4. Une collaboration fluide, n'importe quand et depuis n'importe où

Les tableaux blancs numériques offrent aux équipes distribuées un espace de travail partagé pour collaborer sur leurs projets. Ils permettent aux membres de l'équipe d'apporter leurs idées depuis n'importe où dans le monde, ce qui facilite le suivi de leur progression au fil du temps.

Mieux encore, les tableaux blancs numériques peuvent être enregistrés et partagés en ligne, de sorte que les membres de l'équipe peuvent toujours s'y référer ultérieurement et continuer à échanger autour d'un projet de manière asynchrone.

5. L'appui du management visuel

Avec un tableau blanc en ligne, fini le temps perdu à naviguer entre plusieurs applications pour partager visuellement différents formats et médias à votre équipe. Il vous suffit d'insérer des images ou des fichiers instantanément dans votre espace de travail collaboratif pour que tous puissent le voir.

Outre l'affichage d'images, grâce aux fonctionnalités de management visuel d'un tableau blanc en ligne, vous pouvez aussi y intégrer des éléments interactifs. Les gens peuvent dessiner, connecter des éléments entre eux, ajouter des idées et les commenter en même temps.

4 conseils d'utilisation d'un tableau blanc en ligne pour gagner en efficacité

L'adoption de tout nouvel outil digital peut être un défi et prendre beaucoup de temps. Même pour les plus intuitifs d'entre eux, il y a toujours une courbe d'apprentissage. Voici quelques conseils pour faciliter la prise en main par votre équipe de votre tableau blanc en ligne.

1. Accompagnez votre équipe dans l'adoption de l'outil

Lorsque vous commencez à utiliser un tableau blanc en ligne, il existe de nombreuses ressources pour vous aider à faire monter votre équipe en compétences dans son utilisation. Par exemple, vous pouvez lui partager des tutoriels rapides avant d'utiliser votre tableau blanc en réunion ou lors d'un atelier.

Certains outils proposent également des sessions découverte gratuites, où vous êtes guidés de manière personnalisée pour vous assurer une prise en main efficace de l'outil.

2. Profitez des avantages du management visuel

Grâce aux fonctionnalités de management visuel de votre tableau blanc en ligne, vous êtes plus efficaces et créatifs à tout moment, et où que vous soyez. Assurez-vous de bien exploiter ce potentiel dans votre collaboration, et rappelez-vous que le cerveau humain retient bien plus facilement une image qu'un texte !

3. Gardez le contrôle du temps

Parfois, il peut être plus efficace de partager rapidement un maximum d'idées, plutôt que de prendre le temps de considérer chacune d'elles sous tous les angles. Pour stimuler la créativité de vos équipes sur votre tableau blanc en ligne, vous pouvez vous aider d'une fonctionnalité de minuteur pour garder la maîtrise de votre temps de réflexion.

L'idée est également d'inviter chacun à manipuler l'outil avec plus de rapidité, si bien que l'équipe sera plus vite à l'aise dans son utilisation.

4. Partagez vos idées sans modération

Montrez ce que vous avez accompli en partageant le tableau blanc après la réunion. Votre équipe peut même avoir d'autres idées à ajouter plus tard, en asynchrone.

Pour bien conclure une réunion ou un atelier réalisé à l'aide de votre tableau blanc en ligne, n'oubliez pas de demander également du feedback à votre équipe, afin d'ajuster vos actions pour la prochaine fois.

Conclusion

Les tableaux blancs numériques sont un outil polyvalent qui peut être utilisé dans de nombreux domaines différents pour travailler en équipe. Ils permettent aux équipes d'être plus créatives en utilisant le management visuel, et de décupler leur participation et leur efficacité grâce à de nouvelles méthodes de travail.

Dans un contexte où la technologie se retrouve à tous les niveaux, et surtout dans le travail et la collaboration, il est essentiel de trouver des moyens de l'utiliser efficacement. Un tableau blanc en ligne est un outil qui peut favoriser la créativité et l'efficacité dans le travail des équipes au quotidien. Il peut même nous aider à surmonter les défis posés par une collaboration de plus en plus hybride et distribuée. C'est le moment de l'essayer !