Tableau blanc en ligne : tout ce qu'il faut savoir sur son utilisation en formation

Le tableau blanc en ligne, un outil dans une nouvelle ère de collaboration

Si le tableau blanc dans son état standard est probablement celui que connaissent la plupart des étudiants et des travailleurs, certains seront peut-être surpris d'apprendre que le tableau blanc évolue depuis des années. C'est dans les années 1990 que Xerox a développé sa propre version du tableau blanc interactif, capable de combiner différentes technologies émergentes dans une activité qui semble naturelle pour beaucoup. La première itération de ce tableau était connue sous le nom de Xerox PARC, qui avait quelques applications limitées dans les discussions en petits groupes et les réunions collaboratives. En 1991, SMART technologies a suivi Xerox avec sa propre version d'un tableau interactif, qui s'intitulait pareillement "SMART Board".

Les technologies des tableaux blancs n'ont cessé d'évoluer au fil des ans, utilisant différentes technologies et capteurs qui permettaient aux apprenants et aux formateurs de combiner différentes fonctions médias, systèmes d'enregistrement et compléments collaboratifs. Parallèlement à ce développement, on a assisté à l'évolution des plateformes collaboratives, que l'on retrouve couramment dans les différents produits SaaS (Software-as-a-Service) disponibles sur le marché aujourd'hui.

Grâce à l'accès facile à des systèmes logiciels à part entière, hébergés et maintenus dans leurs propres écosystèmes, il est devenu plus facile pour les équipes et les formateurs d'accéder à des outils qui nécessitaient autrefois un développement complet pour être utilisés dans la structure actuelle de votre programme. Nombre de ces services logiciels comprennent un tableau blanc en ligne intégré, qui transforme la réflexion et la formation à l'aide de tableaux blancs standard et l'interactivité des SMART Boards en un support entièrement virtuel.

Quels sont les avantages d'un tableau blanc en ligne ?

Alors que le tableau blanc physique est aussi intuitif que les croquis ou les notes griffonnées lors de réunions ou de séances de brainstorming, le tableau blanc en ligne est parfois négligé car il est perçu comme plus complexe à utiliser.

Cependant, un tableau blanc en ligne permet de rendre une formation bien plus interactive et engageante, pour l'animateur comme pour les apprenants. Grâce à l'évolution constante de la technologie, il est désormais facile d'imiter l'expérience de l'utilisation d'un tableau blanc traditionnel dans un espace entièrement virtuel. En outre, un tableau blanc en ligne propose d'autres avantages qui peuvent rehausser l'intérêt pour vos réunions et vos sessions de formation.

1. La gestion des contenus multimédia

Comme pour les SMART Boards, l'un des principaux avantages des tableaux blancs en ligne est la possibilité d'utiliser différents supports dans un seul espace centralisé, celui du tableau blanc. Vous n'êtes plus limités aux dessins et aux notes autocollantes, car vous pouvez facilement copier et coller des photos, insérer des vidéos et même des fichiers audio dans votre tableau blanc en ligne pour favoriser l'engagement et l'adhésion de votre équipe au cours d'une session de formation.

Mais ce n'est pas seulement l'ajout de médias qui rend les tableaux blancs en ligne si intéressants, mais la possibilité de les enrichir de différentes manières. Les collaborateurs d'un document peuvent le modifier en direct sur leur tableau blanc, tandis que les animateurs d'une formation peuvent annoter des modules ou des idées pendant leur session, afin de mieux illustrer certains des points les plus pertinents.

Essentiellement, le tableau blanc en ligne est devenu un espace de travail centralisé pour la formation, la collaboration et toute autre utilisation que vous auriez faite d'un tableau blanc standard. Cet outil vous permet d'être plus créatifs dans la façon dont vous abordez vos réunions, et donne à vos équipes plus d'opportunités de s'exprimer de la manière qui leur convient le mieux.

2. La flexibilité à distance et en mode hybride

L'inconvénient du tableau blanc traditionnel est assez évident : il est en grande partie immobile. Le tableau blanc de votre bureau ou de votre salle de formation est probablement boulonné et surplombé pour offrir un espace d'écriture beaucoup plus grand, et pour permettre à toutes les personnes présentes dans la pièce de le voir. Cela fonctionnait bien à l'époque où nous nous attendions à une cadence régulière de personnes entrant et sortant de ces lieux, mais les pratiques de travail hybride qui continuent de croître aujourd'hui ont changé la dynamique de l'utilisation de nos bureaux...

C'est là que les tableaux blancs en ligne montrent vraiment leur force, car leur utilisation est largement virtuelle par nature. Toute personne disposant d'un appareil connecté à Internet, qu'il s'agisse d'un téléphone mobile, d'une tablette, d'un ordinateur portable ou fixe, peut accéder au tableau blanc en ligne, quelle que soit la plateforme collaborative utilisée par votre entreprise. Vos efforts de collaboration ne sont plus limités géographiquement à vos bureaux, vous pouvez désormais faire appel à la puissance de l'intelligence collective, où que vous soyez.

Les tableaux blancs numériques ont également cette caractéristique très utile qui est la flexibilité qui leur permet d'être accessibles et utilisés de nombreuses manières différentes. Comme nous l'avons mentionné, vous pouvez accéder au tableau blanc par le biais de nombreux appareils différents, mais vous pouvez également en créer un dès que vous en avez le besoin. Les nouveaux tableaux blancs numériques sont accessibles d'un simple clic, de sorte qu'un appel de 15 minutes peut rapidement devenir un échange visuel très efficace avec un tableau blanc numérique correctement paramétré.

3. Une co-édition et un partage plus fluides

Lorsque vous travaillez avec de nombreuses parties prenantes, les choses sont forcément plus spontanées. Sur un tableau blanc en ligne, les séances de brainstorming ou de formation peuvent déboucher sur une tonne d'idées partagées par tous les participants sur le tableau, mais cela rend aussi un peu difficile l'identification claire des points de discussion essentiels à l'objectif de votre réunion, et de ceux qui peuvent être remis à une autre date.

Comme la plupart des outils numériques, le tableau blanc en ligne n'est pas limité par les difficultés d'édition. Copier, coller, annuler une action, la rétablir, la réajuster et d'autres fonctionnalités d'édition standard sont devenues un pilier de presque toutes les solutions de management visuel, il était donc naturel qu'elles soient également présentes sur les tableaux blancs numériques. Vous pouvez facilement réorganiser les entrées sur un tableau blanc en les faisant glisser, vous pouvez annuler et refaire certaines actions, et vous pouvez même ajuster le design du tableau blanc en un clin d'œil.

Il est vrai que les choses sont beaucoup plus faciles avec un tableau blanc en ligne, non seulement en termes d'utilisation mais aussi de partage. Nous avons brièvement évoqué la flexibilité de l'outil dans différents scénarios, quel que soit le lieu, mais les tableaux blancs numériques peuvent aussi facilement être exportés dans une variété de formats numériques, afin que vous puissiez partager vos informations et vos fichiers comme bon vous semble.

Par exemple, cela est incroyablement utile pour ceux qui n'ont pas pu être présents à une réunion, mais qui veulent tout de même consulter en asynchrone les sujets qui ont été abordés. Vous pouvez facilement réarranger le fichier en le modifiant légèrement et le partager directement avec d'autres personnes afin qu'elles puissent avoir accès aux échanges. C'est rapide à mettre en forme, et encore plus rapide à partager avec des apprenants juste après une session de formation, par exemple.

Les 3 bonnes pratiques pour utiliser un tableau blanc en ligne dans le cadre d'une formation

Nous avons évoqué les différents avantages de l'utilisation des tableaux blancs numériques, mais certains d'entre vous, qui sont plus à l'aise avec la configuration classique des tableaux blancs, peuvent être réticents et ne pas être convaincus de leur utilité dans un contexte de formation. Cependant, il existe des moyens d'améliorer votre approche de l'utilisation des tableaux blancs numériques, qui pourraient trouver un écho auprès de ceux à qui vous enseignez dans un cadre hybride ou à distance.

1. Collaborer et s'engager

L'une des premières choses à faire lorsque vous utilisez un tableau blanc en ligne dans votre formation est de toujours essayer de trouver un moyen de générer un effort de collaboration et de rechercher l'engagement des apprenants. Les cours descendants n'ont plus leur place dans le contexte d'apprentissage que nous connaissons, et la norme actuelle indique que l'engagement des apprenants est un aspect essentiel à prendre en compte pour que ces derniers restent impliqués dans leur propre processus d'apprentissage.

Les formateurs peuvent utiliser différentes ressources de tableau blanc numérique dans le cadre d'activités plus vastes, afin de faire travailler les apprenants sur un ensemble de notions spécifiques, de faire une séance de brainstorming sur un sujet, ou même de leur demander de présenter eux-mêmes un sujet sur le tableau blanc. L'université d'État de Washington a noté que, quelle que soit l'activité menée, la création d'un environnement engageant et collaboratif peut contribuer à accroître la pensée critique des apprenants, et à renforcer leur attention et leur concentration sur le sujet.

2. Conserver des ressources et des notes de séance

Dans la plupart des formations, il est probable que vous abordiez des sujets aussi complexes que variés. L'avantage de travailler avec un tableau blanc en ligne est que vous pouvez tirer parti de sa nature virtuelle, en cherchant des moyens de rendre votre formation plus visuelle, et donc de simplifier la rétention de l'information.

Vous pouvez même enregistrer entièrement un module pour un apprentissage en asynchrone, afin que vos apprenants puissent prendre connaissance de sujets auxiliaires qui n'ont peut-être pas besoin de prendre du temps d'enseignement en direct mais qui, selon vous, peuvent aider à soutenir certains sujets qui auront besoin d'un peu plus de contexte et d'instruction. Le Brown College considère même que cette tactique permet de pratiquer des méthodes d'enseignement plus inclusives, en comprenant que chaque apprenant a des façons différentes de se former, et que certains contextes peuvent entraver sa capacité à participer à une session en direct.

3. Rester concentrés tout en étant créatifs

Lorsque vous utilisez un tableau blanc en ligne, vous pouvez facilement être submergés par la quantité de fonctionnalités qui s'offrent à vous. Réduisez votre champ d'action en veillant à ce que votre tableau blanc présente un ordre du jour clair et des objectifs pour la session. Choisissez un modèle prêt à l'emploi pour mieux structurer vos projets de formation, les révisions de concepts et les activités d'apprentissage. Concevez votre tableau à partir d'éléments visuels tels que des grilles, des lignes, des codes couleur ou même des images qui, selon vous, peuvent aider vos apprenants à mieux s'impliquer dans votre formation.

Pour les séances de brainstorming, il est important de créer un lieu propice aux idées, que vous travailliez avec un nouveau groupe pour déterminer leurs principaux intérêts en termes de résultats d'apprentissage, ou que vous essayiez simplement de voir où en est leur compréhension d'un sujet spécifique. Commencez par une zone blanche ou par quelques images pour vous inspirer, puis notez vos suggestions. Comme il s'agit d'un tableau blanc en ligne, vous ne manquerez jamais de place.

De plus, même si vous vous sentez vraiment bloqués, vous pouvez toujours tirer parti de l'expertise des autres grâce à de nombreux modèles de tableaux blancs inspirés de méthodes reconnues. Les tableaux blancs numériques sont facilement partageables, ce qui a donné naissance à un espace entier où les gens ont commencé à partager ce qu'ils considèrent comme de bons modèles à utiliser pour aborder des sujets spécifiques. Vous pouvez ensuite modifier ces modèles comme bon vous semble, afin qu'ils fonctionnent mieux dans votre propre contexte de formation.