Le jukebox
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Feuille d'émargement
Avec le template Feuille d’émargement, lors d’une formation professionnelle, tout le monde signe en début de session pour attester de sa présence. Faites signer la feuille de présence de vos formations, même à distance !La signature de la feuille d’émargement, ou feuille de présence, est incontournable lors d'une formation. Inscrite dans le code du travail, cette obligation légale a une valeur juridique à la fois pour le stagiaire, le formateur, l’entreprise et l’organisme chargé du financement.Le formateur s'assure du taux de complétion du module qu'il dispense, et l'entreprise peut prétendre au remboursement si elle a fait appel à un organisme de formation accrédité.Avec le Template Feuille d'émargement, soyez serein pour la signature des stagiaires même à distance ! Et récupérez facilement le document en format image pour le transmettre à qui de droit.
Pas de formation sans signature de feuille de présence ! Et la formation à distance ne dispense pas de l'émargement. Plus qu’une simple formalité, cette étape obligatoire est inscrite dans le code du travail, et le document s’avère très utile à plusieurs titres.
Appelée aussi feuille de présence, la feuille d’émargement est un document que tous les participants doivent signer lors d’une formation professionnelle, pour prouver qu’ils ont bien suivi ladite formation. C’est tout simplement une feuille sur laquelle on inscrit le nom, la date, et on atteste d’avoir bien assisté à la formation en la signant !Ce document fait foi auprès des différentes instances concernées :
Quels éléments apparaissent sur la feuille d’émargement ? Voici la liste des champs qui doivent apparaître sur le document afin que celui-ci soit recevable :
Le but de la feuille d’émargement est d’avoir un document qui prouve la présence des stagiaires à la formation. Présence qui peut se faire même à distance ! Avec une feuille d’émargement signée, en un clin d'œil, vous pouvez suivre précisément la présence ou l’absence de vos stagiaires, mais aussi en fonction des différents créneaux, leur assiduité et leur ponctualité. Cela pourra servir à expliquer par la suite les résultats obtenus et le taux de satisfaction à l’issue de la formation, en fonction d'absences ou de retards, de toute irrégularité dans les signatures.Le formateur peut être un indépendant qui dispense des formations ponctuellement pour le compte d’un organisme de formation, à la mission : la feuille d’émargement est alors aussi un justificatif pour sa propre rémunération. Pour solliciter les financements d’une formation notamment, il faut attester que le salarié a bien suivi la formation, où et quand, avec qui, et quelle en a été la durée. Les justificatifs sont indispensables pour prétendre au remboursement. Les financements alloués ne seront débloqués qu’à réception de la feuille d’émargement dûment remplie et signée. Au-delà de sa valeur probante, elle constitue une obligation légale au regard de l’article R6332-26 du code du Travail, qui régit la prise en charge des demandes des employeurs et du paiement des bénéficiaires dans le cadre de la formation professionnelle.
Les opérateurs de compétences, ou OPCO, sont les organismes agréés par l’État pour jouer un rôle clé dans l’apprentissage, les contrats de professionnalisation, la certification ou encore l’information autour de la formation professionnelle. L’une de leurs missions est d’assurer le financement de la formation professionnelle, et pour cela il est évidemment nécessaire de fournir des attestations. Les OPCO ont remplacé les OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés) depuis le 1er avril 2019. Ce changement est intervenu dans le cadre de réforme de la formation professionnelle.Il existe 11 OPCO, celui qui intervient est déterminé dans la convention collective de chaque entreprise en fonction de son secteur d’activité.
Ce template Klaxoon s’adresse aux formateurs et aux organismes de formation, à toutes les personnes qui dispensent des formations, que ce soit en salle ou à distance. Le télétravail se généralise, et les formations à distance suivent le même chemin. Une feuille de présence peut également être utile en dehors de la formation, pour l’organisation d’un atelier ou d’un workshop, pour tout animateur souhaitant garder une preuve attestant de la présence des participants à la session. Vous pouvez donc bien sûr utiliser ce template dans les circonstances de votre choix, dans le cadre de sessions dispensées à distance ou pas.Le template Feuille d’émargement a été pensé pour répondre aux besoins des formations puisque c’est l’utilisation première, mais le principe de tous les templates présents dans la bibliothèque Klaxoon, c’est d’être personnalisables et adaptables à souhait. À vous de vous les approprier et de les faire évoluer !
Préparez votre document en le personnalisant en fonction de la formation concernée. Remplissez les champs : nom du formateur, date et thème de la formation, durée et horaires des modules, vous pouvez également ajouter le logo de l’organisme, le nom de l’entreprise. En début de formation, invitez les participants à se connecter très simplement à votre Board : en effet, quand vous l'avez ouvert, un code d'accès unique s'est généré automatiquement. Soit ils scannent le Qr-code, soit ils vont sur Klaxoon.com et renseignent le code.Ensuite, chaque apprenant remplit ses coordonnées et signe. Comment ? Grâce à l’outil pinceau disponible directement dans les idées de couleur. Le principe est très simple à expliquer, que les personnes connaissent déjà Klaxoon ou non. Qui signe ? Les participants à la formation bien sûr, mais aussi le formateur. Nous suggérons de toujours faire signer à la demi-journée de formation. C’est une preuve juridique pour les OPCO notamment, les opérateurs de compétences. Le formateur peut prendre une capture d'écran instantanée une fois que tout le monde a signé pour la récupérer ensuite.La fonctionnalité “Pause” sur le Board, permet de donner l’accès pendant un temps limité pour les signatures, comme ça c’est rapide et efficace et cela limite le risque de fraude. Au-delà de la durée déterminée, l’accès à la feuille d’émargement est verrouillé. Vous êtes alors le seul à pouvoir y apporter des modifications. Faire signer la feuille en début de module permet de contrôler aussi les retards, on vérifie que la personne est bien là dès le début. Après la pause déjeuner par exemple, en début de module suivant, on recommence, on signe de nouveau.
Comme beaucoup d’autres, ce template est issu de la communauté d’utilisateurs Klaxoon ! Un formateur adepte de Klaxoon a partagé sur Linkedin une feuille de présence, réalisée sur Board Klaxoon. Contraint d’adapter ses formations en distanciel, ce formateur a cherché la solution la plus simple et intuitive pour faire facilement à distance ce qu’il faisait en salle. C’est avec Klaxoon qu’il a trouvé la parade en créant son propre template de feuille d’émargement en ligne. La suite d’outils collaboratifs Klaxoon est très utilisée en formation (l’activité Quiz, les templates Ice Breakers… et plein d’autres !) donc nous sommes particulièrement attentifs aux attentes et besoins des formateurs. Nous essayons de les anticiper, mais il arrive aussi que ce soit eux qui nous inspirent, c’est ça la force du travail collaboratif ! Vous êtes formateur ? Retrouvez tout ce qui concerne la formation, et notamment plusieurs modèles prêts à l’emploi à votre disposition pour digitaliser une formation, pour réaliser un plan de formation ou un bilan de compétences, pour construire un déroulé pédagogique ou encore pour animer un cours en ligne. Vous serez certainement inspirés par les usages d’utilisateurs Klaxoon comme Juliane, enseignant-chercheur à Agrocampus, Victor et Guillaume, des spécialistes de l’IT Learning chez L’oréal, l’Université de Rennes 1, Sergio, responsable qualité et formateur chez Alstom, parmi d’autres témoignages à retrouver dans la bibliothèque Klaxoon !
Avec les Templates, innovez dans la gestion de vos projets, gérez-les de façon visuelle et avancez en équipe en vous synchronisant.