Feuille d'émargement : récolter les signatures des participants à une formation même à distance

En formation, faites signer l’incontournable feuille d’émargement

Pas de formation sans signature de feuille de présence ! Et la formation à distance ne dispense pas de l'émargement. Plus qu’une simple formalité, cette étape obligatoire est inscrite dans le code du travail, et le document s’avère très utile à plusieurs titres.

Qu’est-ce qu’une feuille d’émargement ?

Appelée aussi feuille de présence, la feuille d’émargement est un document que tous les participants doivent signer lors d’une formation professionnelle, pour prouver qu’ils ont bien suivi ladite formation. C’est tout simplement une feuille sur laquelle on inscrit le nom, la date, et on atteste d’avoir bien assisté à la formation en la signant !Ce document fait foi auprès des différentes instances concernées :

• L’organisme de formation ou le formateur indépendant
• L’entreprise du stagiaire
• L’organisme financeur

Quels éléments apparaissent sur la feuille d’émargement ? Voici la liste des champs qui doivent apparaître sur le document afin que celui-ci soit recevable :

• La date
• Le nom de la formation
• Le nom de l’organisme
• Le nom du formateur
• L’objet de la formation - vous pouvez préciser les objectifs pédagogiques
• Le nom et les horaires des modules
• Le nom et prénom des apprenants
• La signature du formateur
• La signature des participants
• Les logos de l’entreprise et de l’organisme de formation sont facultatifs mais rajoutés

Pourquoi faire signer une feuille d’émargement en formation ?

Le but de la feuille d’émargement est d’avoir un document qui prouve la présence des stagiaires à la formation. Présence qui peut se faire même à distance !

Avec une feuille d’émargement signée, en un clin d'œil, vous pouvez suivre précisément la présence ou l’absence de vos apprenants, mais aussi en fonction des différents créneaux, leur assiduité et leur ponctualité. Cela pourra servir à expliquer par la suite les résultats obtenus et le taux de satisfaction à l’issue de la formation, en fonction d'absences ou de retards, de toute irrégularité dans les signatures.

Le formateur peut être un indépendant qui dispense des formations ponctuellement pour le compte d’un organisme de formation, à la mission : la feuille d’émargement est alors aussi un justificatif pour sa propre rémunération.

Pour solliciter les financements d’une formation notamment, il faut attester que le salarié a bien suivi la formation, où et quand, avec qui, et quelle en a été la durée. Les justificatifs sont indispensables pour prétendre au remboursement. Les financements alloués ne seront débloqués qu’à réception de la feuille d’émargement dûment remplie et signée. Au-delà de sa valeur probante, elle constitue une obligation légale au regard de l’article R6332-26 du code du Travail, qui régit la prise en charge des demandes des employeurs et du paiement des bénéficiaires dans le cadre de la formation professionnelle.

Qui sont ces organismes de financement de la formation professionnelle qui demandent une feuille d’émargement ?

Les opérateurs de compétences, ou OPCO, sont les organismes agréés par l’État pour jouer un rôle clé dans l’apprentissage, les contrats de professionnalisation, la certification ou encore l’information autour de la formation professionnelle. L’une de leurs missions est d’assurer le financement de la formation professionnelle, et pour cela il est évidemment nécessaire de fournir des attestations. Les OPCO ont remplacé les OPCA (organismes paritaires collecteurs agréés) depuis le 1er avril 2019. Ce changement est intervenu dans le cadre de réforme de la formation professionnelle.Il existe 11 OPCO, celui qui intervient est déterminé dans la convention collective de chaque entreprise en fonction de son secteur d’activité.

• L’AFDAS : culture, médias, loisirs et sport
• L'ATLAS : services financiers, conseil
• Uniformation : cohésion sociale
• L’AKTO : 27 secteurs ayant une main-d’oeuvre très importante
• L’OCAPIAT : agriculture, pêche, agroalimentaire
• L’OPCO 2I : secteur industriel
• L’OPCO Construction
• L’OPCO Mobilités
• L’OPCO Entreprises de proximité
• L’OPCO Santé
• L’OPCO Commerce

À qui s’adresse le template Feuille d’émargement ?

Ce template Klaxoon s’adresse aux formateurs et aux organismes de formation, à toutes les personnes qui dispensent des formations, que ce soit en salle ou à distance. Le télétravail se généralise, et les formations à distance suivent le même chemin. Une feuille de présence peut également être utile en dehors de la formation, pour l’organisation d’un atelier ou d’un workshop, pour tout animateur souhaitant garder une preuve attestant de la présence des participants à la session. Vous pouvez donc bien sûr utiliser ce template dans les circonstances de votre choix, dans le cadre de sessions dispensées à distance ou pas.

Le template Feuille d’émargement a été pensé pour répondre aux besoins des formations puisque c’est l’utilisation première, mais le principe de tous les templates présents dans la bibliothèque Klaxoon, c’est d’être personnalisables et adaptables à souhait. À vous de vous les approprier et de les faire évoluer !

Comment signer cette Feuille d’émargement dématérialisée ?

Préparez votre document en le personnalisant en fonction de la formation concernée. Remplissez les champs : nom du formateur, date et thème de la formation, durée et horaires des modules, vous pouvez également ajouter le logo de l’organisme, le nom de l’entreprise. En début de formation, invitez les participants à se connecter très simplement à votre Board : en effet, quand vous l'avez ouvert, un code d'accès unique s'est généré automatiquement. Soit ils scannent le QR-code, soit ils vont sur Klaxoon.com et renseignent le code.

Ensuite, chaque apprenant remplit ses coordonnées et signe. Comment ? Grâce à l’outil pinceau disponible directement dans les idées de couleur. Le principe est très simple à expliquer, que les personnes connaissent déjà Klaxoon ou non. Qui signe ? Les participants à la formation bien sûr, mais aussi le formateur. Nous suggérons de toujours faire signer à la demi-journée de formation. C’est une preuve juridique pour les OPCO notamment, les opérateurs de compétences. Le formateur peut prendre une capture d'écran instantanée une fois que tout le monde a signé pour la récupérer ensuite.La fonctionnalité “Pause” sur le Board, permet de donner l’accès pendant un temps limité pour les signatures, comme ça c’est rapide et efficace et cela limite le risque de fraude.

Au-delà de la durée déterminée, l’accès à la feuille d’émargement est verrouillé. Le propriétaire du Board alors le seul à pouvoir y apporter des modifications. Faire signer la feuille en début de module permet de contrôler aussi les retards, on vérifie que la personne est bien là dès le début. Après la pause déjeuner par exemple, en début de module suivant, on recommence, on signe de nouveau.

7 bonnes raisons d’utiliser le template Feuille d’émargement pour vos formations

1. Même pour une formation à distance, vous avez -facilement- une feuille d’émargement complétée et signée. Un outil simple à préparer et à partager avec les stagiaires, et à utiliser par tous pour les signatures.
2. Besoin de récupérer la feuille d’émargement sous forme de document à transférer par mail ou par courrier ? Rien de plus simple ! Vous pouvez utiliser la fonctionnalité “capturer” accessible directement sur le Board ! Un clic suffit.
3. Vous pouvez aussi constater la présence effective des participants visuellement même à distance, via Live, l’outil de visioconférence intégré à Board de Klaxoon.
4. Grâce aux options d’animation et notamment la “pause”, limitez la durée de l’accessibilité au document. Vous pouvez contrôler son utilisation en toute confiance
5. Avec le template Feuille d’émargement de Klaxoon, votre feuille de présence est dématérialisée ! Vous ne pouvez pas perdre la feuille ! Pas de document volant, comme avec le reste de vos Boards Klaxoon, tout est rangé, centralisé et sécurisé.
6. C’est plus rapide, notre modèle de feuille d'émargement est un vrai gain de temps. Tout le monde peut signer en simultané,  on ne perd pas de temps à faire tourner un support papier, on n’empiète pas sur le temps de travail de la formation.
7. Même en présentiel, la dématérialisation des feuilles d’émargement est plus hygiénique pour les signataires notamment en  période de crise sanitaire, où l’on redouble de précautions et de gestes barrières. Une signature électronique entraîne de fait moins de contacts qu'une signature manuscrite. À remplir depuis son ordinateur, un écran tactile, ou encore smartphones et tablettes.

La communauté d’utilisateurs, et notamment les formateurs, acteurs dans la conception de nos templates

Comme beaucoup d’autres, ce template est issu de la communauté d’utilisateurs Klaxoon ! Un formateur adepte de Klaxoon a partagé sur Linkedin une feuille de présence, réalisée sur Board Klaxoon. Contraint d’adapter ses formations en distanciel, ce formateur a cherché la solution la plus simple et intuitive pour faire facilement à distance ce qu’il faisait en salle.

C’est avec Klaxoon qu’il a trouvé la parade en créant son propre template de feuille d’émargement en ligne. La suite d’outils collaboratifs Klaxoon est très utilisée en formation (l’activité Quiz, les templates Icebreakers… et plein d’autres !) donc nous sommes particulièrement attentifs aux attentes et besoins des formateurs. Nous essayons de les anticiper, mais il arrive aussi que ce soit eux qui nous inspirent, c’est ça la force du travail collaboratif !

Vous êtes formateur ? Retrouvez tout ce qui concerne la formation, et notamment plusieurs modèles prêts à l’emploi à votre disposition pour digitaliser une formation, pour réaliser un plan de formation ou un bilan de compétences, pour construire un déroulé pédagogique ou encore pour animer un cours en ligne. Vous serez certainement inspirés par les usages d’utilisateurs Klaxoon comme Juliane, enseignant-chercheur à Agrocampus, Victor et Guillaume, des spécialistes de l’IT Learning chez L’oréal, l’Université de Rennes 1, Sergio, responsable qualité et formateur chez Alstom, parmi d’autres témoignages à retrouver dans la bibliothèque Klaxoon !