Comment Victor et Guillaume digitalisent leurs formations chez L’Oréal grâce au Board Klaxoon

Digitaliser sa formation tout en misant sur la participation et l’interactivité

Victor Laborde est IT Learning Specialist pour la société L’Oréal. Il forme les équipes informatiques (IT) de la société : au total, ce sont 1700 personnes réparties en Europe, en Amérique et en Asie qui bénéficient de ses formations. Il est assisté de Guillaume De Beaucorps, qui l'appuie sur la partie logistique mais aussi dans le développement des formations dispensées.

L’une de leurs formations phares est la “Tech Trends” : cybersécurité, architecture, cloud, data …. Les technologies évoluent vite et il est nécessaire de pouvoir s’adapter en continu. Dispensée à l’ensemble de la population IT chez L’Oréal, cette formation leur donne donc les clés pour appréhender le changement, identifier quelles postures et mentalités il leur faut développer pour pouvoir s’adapter et rester à la pointe. 

Cette formation passe aussi par l’échange, une dynamique essentielle aux yeux de Victor et Guillaume. En effet, faire évoluer les mentalités ne peut se faire qu’avec une certaine interactivité et du dialogue : une formation constituée d’un simple envoi de slides, c’est l’opposé de ce que proposent Guillaume et Victor !

C’est pourquoi jusqu’à maintenant, les deux IT Learning Specialists ont toujours privilégié les formations en présentiel et les ont dispensées dans le monde entier.  

Mais le confinement de mars 2020 stoppe net leur activité. Pourtant, les demandes de formation ne s’arrêtent pas, loin de là : de plus en plus de collaborateurs métiers (hors IT) la plébiscitent. 

Ils imaginent donc ensemble une solution. Ils connaissent déjà bien Teams, que L’Oréal utilise tous les jours pour toutes les réunions, mais cet outil seul n’est pas suffisant pour offrir le même degré d’interaction, d’échange et de participation que lors de leurs formations en présentiel.

Ils se tournent donc vers Klaxoon et son outil Board pour digitaliser leurs formations agiles, avec comme  objectifs :

●   passer l’intégralité des formations au format online, pour bien entendu s’adapter au fait que les équipes sont en télétravail et pour éviter également aux équipes françaises des aller-retours très chronophages sur le lieu de la formation

●    réduire la durée des formations de trois heures en présentiel à deux heures, pour les mêmes résultats !

Vont-ils y arriver ?

Comment Victor et Guillaume créent-ils leur Board de formation ?

Afin de parvenir à digitaliser leurs formations efficacement, ils utilisent le template Digitaliser sa formation : il permet de se poser les bonnes questions et de construire un déroulé de formation adéquat pour chaque équipe, de la manière la plus efficace en ligne !

Ensuite, avec l’aide de Klaxoon et à partir d’un simple whiteboard infini, Victor et Guillaume mettent sur pied un template personnalisé qui leur permet de procéder de la même manière pour toutes leurs formations. Ce template est à voir comme un tronc commun, qu’ils adaptent ensuite dans le détail selon la thématique de la formation. En effet, leurs formations en ligne s’articulent autour de plusieurs thématiques, par exemple :

●     User Experience & Design Thinking

●     Cybersécurité

●     Data IA et Machine Learning

●     Agilité et DevOps

●     Blockchain

Ce board en commun sert donc de base sur laquelle toutes les formations sont construites.

Concrètement, à quoi ressemble le Board construit par Victor et Guillaume ?

Pour faciliter la prise en main et l’utilisation par les équipes, Victor et Guillaume misent sur un board très simple d’apparence : grâce aux fonctionnalités de Board, ils ont dessiné des espaces de travail, comme des blocs, qui se suivent et qui représentent les différentes étapes de la formation en ligne.

On retrouve donc, tour à tour :

●    Un bloc d’introduction : cet espace permet à Guillaume et Victor de se présenter rapidement et de procéder à un tour de table pour que tous les participants s’expriment quant aux attentes qu’ils ont vis-à-vis de la formation à distance : c’est un point très important pour les formateurs, car c’est une étape qui prendrait trop de temps si elle était faite uniquement oralement.
Concrètement, en haut de l’espace, ils ont inscrit un titre : “Pour moi, la formation sera un succès si…” En moins de 2 minutes, chaque apprenant poste son idée. Comme tout est visible pour tous sur le Board, chacun peut regarder les idées des autres, pendant que l’un des formateurs fait une courte synthèse ou qu’une ou deux personnes apportent des compléments d’informations à leurs idées. Ainsi, dès le début, les participants comprennent qu’ils peuvent facilement s’exprimer et participer même à distance.  

●    Le second bloc héberge un premier exercice permettant d’initier les apprenants à la méthode enseignée. Par exemple, dans la formation en ligne User eXperience et Design Thinking, il s’agit pour les apprenants de donner leur avis sur une situation donnée autour de 4 éléments : observation, interprétations, besoins et solutions.
Sur le Board, cela prend la forme d’un tableau de 4 colonnes qui sont remplies au fur et à mesure que les apprenants proposent leurs idées.
Pour Victor et Guillaume, il s’agissait là aussi d’une interaction impossible à reproduire sur Teams seul et le support visuel interactif et mis à jour en temps réel de Board est très efficace sur ce point !

●    Le troisième bloc héberge lui aussi un exercice, qui s’appuie cette fois sur une ressource externe. En effet, Victor partage une vidéo que chacun peut lire à son rythme: ensuite les apprenants font part de leurs retours et observations dans l’espace prévu. Ils échangent ensuite en grand groupe. 

●    Enfin, un 4ème espace est dédié aux feedbacks. Du point de vue de Victor et Guillaume, c’est le bloc le plus important car c’est ici que les apprenants partagent leur ressenti sur la formation et déterminent ainsi si oui ou non elle leur a été utile. 

L’intérêt de procéder ainsi pour les feedbacks est multiple :

○    Plus de réponses : auparavant, les formateurs envoyaient automatiquement un formulaire par e-mail aux apprenants. Mais avec des boîtes mails souvent surchargées, les réponses ne sont pas nombreuses. En demandant directement aux apprenants leurs avis sur la formation à la fin de celle-ci, tout le monde peut exprimer les points positifs et les axes d'amélioration de la formation : elle s’améliore donc significativement à chaque session !

○    Plus de détails dans les réponses : utiliser le Board Klaxoon pour récolter des avis est plus naturel que de passer par un formulaire. Les apprenants écrivent ce qu’ils veulent sur les idées, sans aucune restriction. Les formateurs obtiennent des avis plus diversifiés et les apprenants s’expriment plus naturellement.

○    Plus de rapidité dans le traitement des réponses grâce à la fonctionnalité Catégories : celle-ci permet de taguer chaque idée d’une information ou thématique complémentaire. Ici par exemple : interactivité, temps de la formation, etc … Ainsi, chaque apprenant peut indiquer pour chaque idée, que son retour concerne tel sujet. Cela permet d’aider à classer et trier les idées très rapidement. 

Tout au long de la formation, les codes couleurs peuvent être utilisés pour mieux ranger les idées et pour ordonner visuellement le Board afin de rendre l’information plus lisible et plus facile à retenir. Le management visuel est réellement un avantage en formation, quand l’information est parfois très dense : tout le monde s’y retrouve !

Victor et Guillaume utilisent aussi très souvent la fonctionnalité Synchronisation. Lorsqu’elle est désactivée, chacun peut se déplacer comme bon lui semble pour, par exemple, ajouter des idées dans un tableau. C’est donc le mode de prédilection pendant les ateliers où chacun doit s’exprimer et donner ses idées.

En revanche, lorsqu’il est activé, c’est la personne qui l’active, ici souvent le  formateur, qui dirige le Board : sa vision du Board devient celle de tout le monde, quand il se déplace sur le Board, la vision du Board se déplace également sur tous les écrans des participants. C’est donc le mode parfait lorsque l’organisateur doit présenter quelque chose à tous les apprenants . 

Le changement entre les deux se fait en 1 clic et surtout un participant peut également prendre la main pour montrer quelque chose sur le Board : comme toujours, la simplicité et la réactivité sont mises en avant !

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Les avantages d’utiliser Board de Klaxoon pour digitaliser sa formation

Après ce tour d'horizon du brainstorm de formation des deux IT Learning Specialists de chez L’Oréal, une question se pose : quels sont les avantages qu’ils ressentent et qu’ils attribuent au Board Klaxoon ?

On peut dire que pour Victor et Guillaume, les avantages sont nombreux !

Une meilleure interaction et plus de participation

En premier lieu, ils évoquent une meilleure interaction avec les apprenants. C’était leur objectif n°1 car c’est par l’interaction et la participation que l’apprentissage se fait pour les participants : leurs formations ne consistent pas seulement en une montée des compétences, mais bien à un changement profond des méthodes utilisées et des habitudes des apprenants.

Avec un outil de visioconférence seul, une telle interaction aurait été tout bonnement impossible.

Mais plus que cela, ils considèrent aussi que le Board Klaxoon leur a permis de faire mieux qu’en présentiel ! En effet, en présentiel, les débats et discussions sont bien souvent monopolisés par certaines personnes qui s’expriment plus que d’autres : en résulte un débat inégal, ou finalement assez peu de personnes prennent la parole.

Avec les fonctionnalités du Board Klaxoon, tout le monde s’exprime en même temps en postant des idées !

De plus, le management visuel du Board et le fait qu’il soit très facile de s’y connecter attire de plus en plus de monde : Victor et Guillaume dispensent aujourd’hui des formations en ligne qui dépassent largement ce qu’il était possible de faire auparavant en présentiel et même sur Teams. 

Des formations enrichies et qui s’adaptent en temps réel

Les différentes fonctionnalités du Board Klaxoon permettent d’améliorer grandement la qualité des formations dispensées par Victor et Guillaume.

A chaque session, les feedbacks qu’ils récoltent à chaud sont vraiment orientés vers l’amélioration continue de leurs formations, ce qui leur permet de s’adapter sans cesse.

Elles sont aussi bien plus riches depuis qu’elles sont dispensées via le Board Klaxoon. Questions, sondages, idées, partage d’image, de vidéos et même outils de dessins : tout est possible sur le Board et il est très facile d’adapter son Board à tous les usages.

C’est aussi une opération très rapide : en quelques clics, le Board se transforme : ça permet à Victor et son équipe de s’adapter en temps réel et de mettre en place des modifications à la volée.

Par ailleurs, l’ensemble du Board est très ludique, ce qui facilite grandement l’onboarding des équipes : même des profils moins axés IT n’ont eu aucun mal à s’adapter à Klaxoon là où d’autres outils ont nécessité un certain temps d’adaptation. En réalité, c’est le Board Klaxoon qui s’adapte, et pas l’inverse !

Plus de facilité pour gérer les formations à l’international et pour mieux travailler en équipe

Un autre avantage que Victor et Guillaume citent est la gestion des formations à distance à l’international : elle est grandement facilitée. Même les équipes les plus distantes sont parfaitement intégrées à la formation là où auparavant, il fallait se déplacer, ce qui rendait les formations sur place beaucoup plus rares. Le partage facilité du Board permet même à toutes les équipes de profiter du template personnalisé créé par Victor et Guillaume pour leurs formations en présentiel. Au final, ils ont pu faire bénéficier de cette formation à beaucoup plus de personnes qu’initialement prévu tout en la déployant plus rapidement. 

Vous aussi, passez vos formations en mode digital !

Finalement, Victor et Guillaume continuent d’utiliser leur template personnalisé pour toutes leurs formations en ligne … mais aussi en présentiel ! Le Board Klaxoon leur sert dans ce cas de support visuel. Aujourd’hui, les formations Tech Trends n’ont jamais connu autant de succès et de plus en plus de collaborateurs, y compris hors IT, y participent. Le tout en 2h au lieu de 3 auparavant : c’est donc une réussite pour eux !

Au-delà des formations, le Board Klaxoon est réellement un outil qui vous accompagne pour travailler de manière hybride dans tous les moments de collaboration d’équipe : en réunion comme en formation, à distance comme en présentiel via n’importe quel écran ou le Meeting Board, il assure une structuration simple et agréable de l’information, ses fonctionnalités incitent les collaborateurs à participer et ses tableaux et idées mis à jour automatiquement lui permettent même de servir d’outil de gestion de projet qui permet de travailler en équipe plus efficacement.

Comme Victor et Guillaume, faites confiance au Board Klaxoon et à ses templates qui vous accompagnent dans tous vos projets. Vous souhaitez transformer une de vos formations et réussir sa digitalisation ? Retrouvez ici 7 astuces pour digitaliser votre formation : abordez tous les points cruciaux pour bien réussir votre projet et ne rien oublier !