Plan de formation : le tableau de bord de la formation pour vos équipes

À une époque où le travail à distance est roi, élaborer un plan de formation qui prenne en compte les besoins de chacun et qui puisse être utile tout au long des actions pédagogiques peut s’avérer compliqué. Avec ce template accessible à tout moment, même en dehors des réunions, chacun peut apporter sa contribution et prévenir ses collègues qui sont notifiés directement. Idéal, surtout lorsque l’on parle d’un projet qui concerne tout le monde au sein d’une entreprise : la formation!

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Le saviez-vous ? Ce qu’on appelle encore aujourd’hui « plan de formation », a en réalité  changé de nom pour devenir : le plan de développement des compétences. Et cette nouvelle appellation n'est pas anodine.

Au sein d’un groupe – quelle que soit sa taille –, faire grandir ses collaborateurs est un point crucial pour faire évoluer son entreprise correctement. Et dans le cadre professionnel, la croissance de chacun passe, certes, par l’apprentissage sur le terrain au quotidien, mais aussi par des formations qui participent au développement des compétences de chacun. Celles-ci sont théoriquement mises à disposition des équipes par la direction. Il est important de savoir que le plan de formation, obligatoire pour la plupart des entreprises, est réglementé par le Code du Travail.  Il est surtout indispensable, comme prouvé maintes fois par le succès de grands groupes ayant mis la formation de leurs employés au cœur de leur stratégie de croissance.

Lorsque l’on a compris l’importance d’un plan de formation, il est temps de le mettre en place. C’est à ce moment-là que les Ressources Humaines entrent en scène : à l’aide des informations qu’elles ont accumulées dans l’année écoulée, elles peuvent établir un plan de développement des compétences complet et, surtout, basé sur les besoins des collaborateurs. Il ne reste plus qu’à mettre en place les actions de formation nécessaires. 

Il existe deux types de formations principales en entreprise :

• La formation d’adaptation au poste de travail va permettre au collaborateur d’acquérir des compétences qui sont soit directement liées à sa fonction actuelle, soit à une évolution prochaine de son poste de travail.
• La formation de développement des compétences a pour objectif d’élever le collaborateur en lui permettant d’obtenir des compétences indispensables pour son évolution professionnelle.

S’il est obligatoire pour une entreprise de proposer des formations à ses équipes, il est cependant possible que la direction sélectionne des collaborateurs précis et leur propose des formations en adéquation avec les objectifs stratégiques d’évolution de l’entreprise. Il s’agit là d’un autre aspect primordial à définir lors de l’élaboration du plan de formation de l’entreprise.

À propos des bénéficiaires du plan de développement des compétences au sein d’un groupe, ils sont nombreux : salariés en CDD et en CDI peuvent en profiter, bien sûr, mais également les collaborateurs étant en contrat d’apprentissage, de professionnalisation ou encore d’accompagnement au retour à l’emploi.

Pourquoi créer un plan de formation pour mon entreprise ?

Participer au développement et à la croissance professionnelle de chacun de ses employés, c’est la meilleure stratégie pour améliorer la performance globale de son entreprise. Que l’on forme chacun à acquérir de nouveaux hard skills (compétences techniques, comme la maîtrise de logiciels, par exemple) ou à des soft skills (compétences plus comportementales, comme la communication en équipe ou le management), on le sait bien : c’est la somme des compétences de chacun qui va élever le groupe tout entier.

Un autre avantage précieux de la notion de pédagogie en entreprise, c’est la motivation et la satisfaction des collaborateurs. La formation professionnelle est un pilier du bien-être au travail. Grâce à celle-ci, les individus se sentent valorisés et considérés.

Mettre en place un plan de formation, c’est non seulement le point de départ idéal pour lancer de nouvelles démarches pédagogiques au sein d’un groupe, mais aussi (et surtout !) le tableau de bord visuel parfait pour venir et revenir sur les points abordés lors de la réunion d’élaboration du plan de formation.

Tout centraliser dans un même document, du constat aux problèmes en passant par les possibles solutions de formation, c’est permettre d’établir un bilan clair et accessible à tous de l’état des ressources humaines au sein de votre entreprise. C’est ce que vous permet le template Plan de formation.

Comment élaborer un bon plan de développement de compétences en 4 étapes

En amont de la réunion, à distance ou en salle, durant laquelle vous pourrez utiliser le Template Plan de formation ci-dessus, familiarisez-vous avec les étapes du plan de formation et préparez le mieux possible votre rencontre avec les autres collaborateurs sur ce projet d’importance.

Étape 1 : état des lieux

Afin de s’assurer que le plan de formation du personnel soit un document au service de la stratégie globale de l’entreprise et des employés désirant améliorer leurs compétences, il est important que ce document soit un cliché fidèle de l’entreprise au jour de la réunion mise en place. Un état des lieux de l’organisation s’impose donc !

Celui-ci peut nécessiter la consultation de plusieurs documents liés à la vie d’entreprise, alors n’oubliez pas de les intégrer à votre whiteboard : accords d’entreprise, plan stratégique de l’entreprise, documents GPEC, engagements RSE… Rendez-les facilement accessibles à tous, en quelques instants. Ils seront utiles pour définir le cadre et les limites du plan de formation.

Par ailleurs, le début de la réunion est également l’occasion de faire le point sur les formations suivies dans l’année passée par les collaborateurs, au sein de l’organisation. À partir de ce bilan-là, il est plus aisé de construire le plan de formation.

Étape 2 : diagnostic des compétences

À la jonction entre synthèse des bilans annuels de chaque collaborateur et axes stratégiques de l’entreprise, on pourra établir un diagnostic précis des compétences qui manquent à l’organisation ou qui mériteraient d’être développées chez les équipes. Bien souvent, l’orientation stratégique de l’organisation peut être véritablement incarnée par le développement des compétences des collaborateurs en son sein. C’est pourquoi il est important que les objectifs stratégiques du groupe soient clairs afin qu’ils puissent servir de base de réflexion à la construction du plan de formation.

Étape 3 : besoins en formation

Enfin, on arrive au cœur du plan de formation : la définition des besoins en formation de l’organisation. Ensemble, il faut d’abord définir la temporalité de ces besoins : sont-ils nécessaires à court terme (1/2 mois) ? À moyen terme (6 mois) ? Ou à long terme (1 an / 2 ans) ? Plus on prend de l’avance dans la préparation de ses collaborateurs aux futurs enjeux stratégiques du marché dans lequel on évolue, mieux c’est.

Il faut également réfléchir à l’échelle du développement de compétences : souhaite-t-on faire évoluer un seul individu, dont l’évolution dans son emploi va vite devenir indispensable ? Ou bien s’agit-il d’un besoin collectif, pour faire face à une évolution soudaine des outils opérationnels du marché, par exemple ?

Autant de questions qu’il faut se poser, afin d’y répondre tous ensemble lors de la réunion de construction du plan de développement des compétences.

Étape 4 : planification des formations

Il est maintenant temps de préciser le cadre de chaque formation qui sera ensuite proposée aux collaborateurs. C’est là que la notion de tableau de bord pour plan de formation va prendre tout son sens. Budget à allouer, sujets à aborder, public à former, durée de chaque formation… Tout cela est renseigné, de façon précise et détaillée, dans la partie « planification des formations » du template. On peut aussi renseigner les informations concernant l’opérateur de chaque module pédagogique.

Avec un modèle de plan de formation hybride qui se repose sur les atouts du management visuel, accessible durant une réunion mais aussi en dehors des rencontres de l’équipe, n’importe quel collaborateur peut venir poser une question sur le document lorsqu’il le souhaite, et voir ses collègues lui répondre rapidement et en toute simplicité, grâce à l’outil Questions inclus dans ce Board.

Qui doit être impliqué dans la création d’un plan de formation ?

• La direction des ressources humaines est au centre du projet. C’est notamment au sein de ce département que peut être sélectionné le référent formation : celui qui veillera au bon déploiement du plan de formation, continue ou ponctuelle, décidé ensemble lors de la réunion.

• Il faut également impliquer des représentants du personnel : ce sont eux qui pourront, notamment faire remonter des besoins en compétences émis par les collaborateurs, réunis lors d’entretiens professionnels ou individuels, par exemple.

Enfin, il est crucial que la direction financière soit également présente. C’est elle qui pourra donner le feu vert à l’investissement du groupe tout entier dans le plan de formation.

Comment assurer le succès du plan de formation ?

Ça y est, le plan de développement des compétences est finalisé, et tout le monde est prêt à le déployer au sein de l’entreprise. Seulement, une étape cruciale manque à l’appel : la présentation du plan de formation au CE (ou comité d’entreprise). Cette étape concerne principalement les organisations de plus de 50 salariés, et permet de confirmer que le plan construit tous ensemble reflète bien l’orientation stratégique de l’entreprise. Ce n’est qu’avec l’aval du comité d’entreprise que l’on va pouvoir, enfin, proposer notre plan de formation fraîchement construit au reste de l’organisation.

On peut ainsi considérer la communication auprès des salariés au sujet des formations proposées comme l’un des facteurs principaux de réussite du plan de développement des compétences de chacun.  

Ensuite, il sera important de veiller au bon suivi du plan de formation. Sur ce template, vous avez accès à tout un espace dédié à l’observation du bon déroulé du plan de formation. Entre la ligne de temps avec des deadlines prédéfinies tous ensemble et la partie évaluation en itération, le management visuel du projet est clair et compréhensible en un clin d’œil.

Afin de mesurer le succès de votre plan de formation, il faudra enfin passer à l’évaluation de ces retombées. Bonnes pratiques et points d’alerte, partage d’expérience : tout feedback est bon à prendre, afin d’améliorer le prochain plan de formation salarié.

Travailler en équipe sur un même document, qui deviendra vite le tableau de bord de suivi de formation dans votre organisation : voilà la promesse du Template Plan de formation. Testez-le sans attendre !