Ordre du jour : un modèle pour mieux préparer et structurer vos réunions

Préparer l’ordre du jour, une étape-clé de vos réunions

Dans le contexte où le travail hybride et transversal gagnent en puissance, vous devez vous assurer que tous les participants à vos réunions soient alignés, quels que soient leur équipe et l’endroit d’où ils travaillent. Pour rester engagés et efficaces, vos échanges doivent donc rester clairs et ciblés en toutes circonstances.

Avec un ordre du jour bien défini, vous donnez le ton de la réunion, en clarifiant son objectif et ce qui doit être accompli. L’ordre du jour aide aussi les participants à se préparer à l'avance, et à s’assurer qu’ils aient une bonne connaissance du contexte, voire même des idées prêtes à être partagées, en arrivant à la réunion. 

Ainsi, un ordre du jour structuré vous permet de gagner un temps précieux en donnant une ligne directrice à vos échanges, et en réduisant le risque de digression.

Pourquoi utiliser ce modèle de l'ordre du jour dans vos réunions ?

Ce template ”Ordre du jour” vous aide à mieux cibler les discussions, à vous assurer que tous les points pertinents sont couverts, et à maximiser la productivité de l’équipe en lui proposant une roadmap claire de la réunion à venir.

Dans ce Mémo, vous retrouverez plusieurs étapes-clés pour bien définir votre ordre du jour :

• Objectifs de la réunion : établir clairement l’objectif de la réunion permet aux participants de comprendre concrètement ce qui est attendu d'eux. Il peut s’agir de communiquer les mises à jour d’un projet, d’une décision à prendre, d’un problème à résoudre ou d’idées à générer. Tous les participants peuvent mieux contribuer à la discussion et rester alignés sur les résultats souhaités lorsqu'ils connaissent les objectifs de la réunion.
• L’agenda des échanges : identifier spécifiquement vos sujets de discussion permet de maintenir l'attention et de garder le cap tout au long de la réunion. Chaque point doit se voir attribuer un temps dédié, afin de garantir que tous les sujets soient abordés sans précipitation ou sans s'y attarder trop longtemps. En divisant la réunion en étapes distinctes, l'ordre du jour vous aide à maintenir des discussions fluides et à faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Rôles et participants-clés : identifier les bonnes parties prenantes et le rôle qu’elles vont jouer est crucial pour la réussite d'une réunion. Il s'agit notamment de savoir qui doit être présent et quelles sont les responsabilités de chacun, que ce soit avant, pendant ou après la session. En impliquant les bonnes personnes, vos réunions deviennent plus efficaces et cohérentes, car les participants ont l’expertise qui est attendue pour apporter des connaissances et des idées pertinentes.
• Date et lieu : il est essentiel de fixer la date, l'heure et le lieu de la réunion (ou le lien de connexion pour les réunions à distance) afin d'assurer une présence et une participation maximales. 
• Plan d’action : des premières idées sur les actions à mettre en place peuvent être amenées pour maintenir la dynamique et assurer un suivi. Ces actions sont des tâches spécifiques assignées à des participants, avec des échéances et des responsabilités claires. Elles guident les participants sur ce qui doit être fait ensuite, garantissant ainsi leur responsabilisation et permettant au projet d'avancer.

Voici donc pourquoi ce template “Ordre du jour” est un outil indispensable pour vos réunions :

1. Plus d’efficacité : un ordre du jour clair permet de garder vos réunions ciblées, et d'éviter de perdre du temps dans des discussions hors-sujet.
2. Une meilleure préparation : les participants peuvent préparer la réunion à l'avance, ce qui leur permet d'apporter des informations et des points de vue plus approfondis.
3. Une responsabilisation des équipes : l'identification des actions à mettre en place et l'attribution des responsabilités garantissent un suivi limpide après la réunion.
4. Une collaboration fluide : une réunion structurée permet une participation équilibrée, ce qui permet à toutes les voix d'être entendues et prises en compte.
5. Moins de confusion : une réunion bien organisée avec un ordre du jour clair minimise les malentendus, et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Comment utiliser le template “Ordre du jour” avec Klaxoon

Klaxoon est une plateforme de collaboration visuelle qui simplifie la création de l’ordre du jour de vos réunions. En utilisant ce modèle de Mémo prêt à l’emploi, vous pouvez rationaliser vos réunions et améliorer votre productivité. Voici comment vous lancer :

1. Créez votre template : vous pouvez créer votre version de ce template soit directement à partir de cette page, soit en vous connectant à votre compte Klaxoon. Pour cette dernière option, recherchez le modèle “Ordre du jour” dans la section des templates de Mémo. Vous pouvez personnaliser ce modèle en fonction de vos besoins spécifiques et ainsi créer le template qui correspond à votre contexte. 
2. Renseignez les informations d’introduction : commencez par saisir les détails de la réunion, notamment le sujet, la date, l'heure et le lieu (ou le lien de connexion). Ces informations permettent de replacer concrètement votre réunion dans son contexte.
3. Définissez l'ordre du jour : dans la section Co-construction, dressez la liste des sujets que vous prévoyez d'aborder au cours de la réunion. Attribuez une durée spécifique à chaque point, afin de vous assurer que la réunion se déroule dans les temps. Vous pouvez également ajouter des notes ou des liens pour apporter plus d’éléments de contexte ou des documents de référence.
4. Identifiez les participants et les rôles : précisez les participants qui doivent assister à la réunion et leurs rôles respectifs. Cela permet de clarifier les attentes, et de s'assurer que chacun connaît ses responsabilités.
5. Fixez les objectifs de la réunion : énoncez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre au cours de la réunion. Cela permet d'orienter les discussions et de s'assurer que ces objectifs sont bien atteints en fin de session.

Pendant votre réunion, n'hésitez pas à combiner ce Mémo avec d'autres outils interactifs de Klaxoon, comme des Sondages, des Quiz ou des Questions pour recueillir du feedback. Cela vous aidera à susciter l'intérêt des participants et à faciliter la collaboration. Grâce à cette approche structurée, chacun peut s'impliquer pleinement dans le bon déroulement de la réunion.

Enfin, à la fin de votre réunion, résumez vos principales conclusions, décisions et actions à mettre en place. Attribuez des tâches à des personnes spécifiques, et fixez des échéances pour faciliter le suivi. Vous pouvez également utiliser notre template de Mémo dédié pour faciliter l’étape de compte-rendu.