7 astuces pour digitaliser une formation avec Klaxoon

Le challenge : maintenir une formation interactive à distance

Une semaine avant le début de la formation, Juliane apprend qu’il sera impossible de la dispenser en présentiel à cause du confinement. En urgence, elle doit mettre en place une solution alternative : un outil collaboratif en ligne pour maintenir le contact et partager du contenu. L’enseignante utilise déjà Klaxoon depuis plusieurs mois pour des séances de créativité avec son équipe de recherche, mais pas encore avec ses étudiants. Découvrez en vidéo comment Juliane a digitalisé l’ensemble de sa formation avec Klaxoon :

Ce qui m’a beaucoup plu, c’est la facilité d’implémentation de l’ensemble du contenu, de pouvoir vraiment synthétiser du contenu théorique, avoir du feedback à chaque étape et suivre l’avancée des étudiants.

La solution : partager le contenu de formation via Klaxoon

1. (Re)créer un espace virtuel commun

Pour regrouper tous les protagonistes de la formation, Juliane crée simplement un Network Klaxoon, un espace privé de travail en ligne. Elle y invite ses 50 étudiants en agroalimentaire et les formateurs qui l’accompagnent sur le module, qu’ils soient enseignants ou professionnels. Au fil de la formation, le Network s’enrichit avec les activités Klaxoon proposées par Juliane. Les participants suivent à leur rythme les contenus. Mémo (anciennement Capsule) pour diffuser du contenu et recueillir du feedback, pour partager des idées, Session pour se synchroniser… chacun retrouve toutes les informations de la formation dans un espace de travail commun.

2. Bien démarrer sa formation avec une réunion de lancement

Un bon départ est toujours essentiel pour réussir : on avance plus efficacement quand tout le monde est aligné avec les mêmes informations. Au démarrage des 2 semaines du module, Juliane invite l’ensemble des participants à la formation à se connecter simultanément à une Session Klaxoon.

J’ai réalisé une Session de lancement en parallèle d’une visioconférence pour introduire les différents intervenants, les objectifs pédagogiques et le programme, en leur expliquant l’utilisation de Klaxoon et l’arrivée des contenus au fur et à mesure de l’avancée dans le module.

L’activité Session peut tout-à-fait être de nouveau utilisée à un autre moment de la formation s’il est nécessaire de faire un point de synchronisation.

3. Repenser ses cours pour les adapter au digital

En présentiel, les sessions de cours durent plusieurs heures, au cours desquelles chaque formateur présente jusqu’à une centaine de diapositives. À distance, pour faciliter l’assimilation du programme, il est nécessaire de synthétiser les contenus et de les présenter différemment. L’activité Mémo de Klaxoon est idéale pour ça : un format dynamique et concis qui permet de faire passer des messages via des textes explicatifs, des visuels et de la vidéo. La mise en page est automatique et aérée. Il est aussi possible de récolter du feedback.

Les Mémos sont implémentés au fur et à mesure du programme du module, de manière à respecter la démarche pédagogique et logique, et ne pas avoir tous les Mémos à explorer d’un coup. C’est pourquoi j’ai numéroté tous les Mémos dans l’ordre initial du programme.

Autre avantage pour les étudiants, c’est aussi facile à consulter depuis un smartphone, à tout moment.

Ce qui est sympa, c’est qu’on accompagne les Mémos d’un petit mot d’encouragement adressé aux étudiants comme s’ils allaient en salle de classe, on les motive pour la journée d’enseignement à distance. On peut aussi leur donner la durée du cours habituel pour qu’ils sachent à peu près combien de temps passer sur ce cours.

4. Tester l’acquisition des connaissances avec des Quiz

Des questions de Quiz intégrées dans Mémo permettent aux étudiants de s’auto-évaluer, et aux formateurs de s’assurer que les messages sont assimilés. Faciles à mettre en place, les différents formats de questions de Quiz permettent à Juliane et ses collègues de varier les contenus pour plus d’interactivité.

Un point très apprécié côté formateurs, c’est que l’on sait quand les Mémos sont lus ! L’auteur reçoit une notification quand une personne a terminé de parcourir son Mémo. C’est très important à distance, puisqu’on ne voit pas ses élèves. Et ainsi, quand Juliane remarque qu’un élève a pris du retard sur le programme du module, elle peut s’adresser à lui directement, ça permet de relancer de manière personnelle.

5. Créer un espace d’échange pour libérer la parole

Juliane a ouvert un Board Klaxoon pour faire office de forum entre étudiants et intervenants. Sur le tableau blanc digital, elle a structuré plusieurs parties sur chaque thème du cours. Pour l’enseignant-chercheur, ce Board est “le coeur du module de formation”, puisqu’il permet un réel échange sous forme de questions spontanées et de réponses détaillées.Le principe est très simple : dans les rectangles correspondant aux différentes thématiques abordées, les étudiants posent leurs questions via des idées jaunes, et les formateurs répondent dans des idées bleues.

Les étudiants peuvent également se répondre entre eux, l’échange est libre et collectif. Ils peuvent ainsi questionner sur des notions moins bien comprises, aller plus loin, approfondir certains points, demander des exemples concrets… Et ça profite à tous, puisque chacun a accès aux questions et aux réponses des uns et des autres ! D’ailleurs, Juliane a constaté un échange plus riche entre les intervenants eux-mêmes.

D’habitude, chacun vient faire son intervention et il n’y a pas forcément d’échange entre enseignants. Donc j’ai trouvé intéressant que tous aient été lire les Mémos des autres, et on a tous participé au forum de questions des étudiants. Ça a été très riche pour nous, intervenants, pour acquérir plus de compétences et de connaissances sur des domaines qui n’étaient pas forcément notre spécialité.

6. Entretenir régulièrement la motivation des étudiants

Pour évaluer quotidiennement l’humeur des étudiants et maintenir un esprit d’équipe, tous les matins durant le module de formation, Juliane leur envoie une Question de type “Storm” (nuage de mots) avec Klaxoon. Toujours dans un souci de rythmer et dynamiser cette formation à distance, Juliane propose des Articles. Pour cette première formation digitale, certains étudiants qui n’avaient pas l’habitude se sentaient seuls et un peu perdus. Leur enseignante a souhaité les booster en leur donnant des astuces et des conseils, des clins d’oeil à l’actualité… Ces Articles Klaxoon sont ajoutés au fur et à mesure dans le Network dédié à la formation. Ce contenu diversifié à lire, autre que du cours, aide les étudiants à s’organiser. Ça permet de varier les formats, susciter l’intérêt, maintenir l’attention.

7. Prendre un temps tous ensemble pour faire le bilan

Juliane a décidé de terminer le module de formation par une réunion à distance de brainstorming en ligne. L’idée, c’était de prendre du recul sur les deux semaines de formation afin de mettre en lumière ce qui s’était bien passé et les points à améliorer. Exactement ce que propose le Template Rétrospective ! Il s’agit d’un modèle de Board Klaxoon prêt à l’emploi. L’enseignante s’est donc naturellement tournée vers ce Template pour mener sa rétrospective.

C’est agréable, tout est prêt et il y a un mode opératoire très pratique. Pour moi, ça a été un gain de temps très appréciable de pouvoir utiliser ce Template. J’ai fait quelques adaptations par rapport à mon contexte. J’ai utilisé le Timer comme suggéré. Ce qui est bien, c’est que tous les étudiants ont participé.

De leur côté, les élèves ont beaucoup apprécié le module de formation en version digitale avec Klaxoon. Leurs retours sont unanimes :

• "Échange facile et rapide, très pratique et instructif”
• “J’apprécie beaucoup ce travail en ligne qui nous permet de ne pas décrocher et de rester motivé”
• “Klaxoon, un site simple d’utilisation”
• “Tout a été mis en place pour que nous ayons un bon suivi du cours ! C’est super !”
• “Les supports de cours ont été adaptés pour être travaillés à la maison, très bel effort de nos enseignants et intervenants.”
• “C’était très efficace et ludique, (...) des supports de cours de qualité !”
• “Un cours le plus complet possible et compatible avec le travail à distance”
• “Tout cela est bien organisé, bravo !”
• “C’est interactif, la communication est très facile.”

Le résultat : une formation à distance interactive et dynamique

Pour sa première formation dispensée avec Klaxoon, Juliane a été séduite, notamment par l’interactivité, le suivi personnalisé des étudiants, et la richesse des échanges entre tous les protagonistes. Et après avoir utilisé Network, Board, Article, Quiz, Questions… Juliane ne compte pas s’arrêter là puisqu’elle projette de créer une Mission pour mener un projet d’application en présentiel avec le groupe d’étudiants lorsqu’ils pourront se retrouver.

Depuis, pour chacun de mes cours, même si je n’ai pas encore développé tous mes modules de formation sur Klaxoon, j’ai ouvert un Board d’échange avec questions-réponses. C’est vraiment top !

Et Juliane a fait des émules puisque plusieurs de ses collègues ont ouvert un compte Klaxoon à l’issue de la formation !

Pour en savoir plus sur l'usage de Juliane, découvrez le replay de ce webinar Klaxoon, également disponible sur notre chaîne Youtube.