Digitaliser une formation : réalisez, seul ou en équipe, le diagnostic de votre formation, et trouvez la formule idéale

La crise du covid a mis en lumière de nouvelles pratiques professionnelles qui étaient jusque-là plutôt marginales, en tout cas en France. Le développement des technologies de collaboration de pointe a aussi contribué à l’explosion du télétravail. Management visuel, réunions en visioconférence, appels groupés, whiteboards et espaces de stockage partagés, formations en ligne… Le monde de l’entreprise a dû s’adapter à ces nouvelles conditions de vie et de travail. Alors que 8 travailleurs sur 10 expriment le souhait de continuer à alterner travail à distance et présentiel, notre template Digitaliser une formation vous guide à travers des étapes simples de création d’une formation en ligne : analyser l’état de votre contenu actuel, puis le transformer pour pouvoir l’utiliser à distance.

Les bénéfices de la digitalisation de la formation

Est-il possible et souhaitable de digitaliser vos formations afin d’en faire profiter vos salariés à tout moment et en tous lieux ?

Qu’en est-il du volet pédagogique de votre travail ?

Suffit-il de passer des modules ou des sessions de formation sur des supports en ligne pour concevoir et animer une formation de façon efficace ? Les outils d’apprentissage à distance sont-ils toujours utiles ? Grâce à ce template Klaxoon, vous allez pouvoir répondre à toutes ces questions.

De même que les horaires de travail souples, au choix, ou le télétravail à temps partiel, sont plébiscités par les salariés depuis plusieurs années, pouvoir choisir son espace et les moments propices pour se former s’avère être extrêmement efficace, en plus d’être beaucoup plus agréable, pour les travailleurs. Le nombre de formations professionnelles suivies en ligne a explosé pendant les confinements de 2020 et 2021.

Les nouveaux enjeux sociaux, environnementaux et sanitaires qui ont imposé le télétravail, les réunions et sessions de formation à distance et le partage d’informations en ligne, voire de projets entiers, obligent les industries de toutes sortes à s’adapter. Heureusement, le développement ultra-rapide des nouvelles technologies et des réseaux de données internet permettent de mettre en place des solutions high-tech innovantes et efficaces pour le travail asynchrone et le management visuel.

Des formes hybrides ont même commencé à apparaître avec des modes de travail naviguant entre présence au bureau, en équipe, et collaboration à distance via des outils comme le Board de Klaxoon et, depuis peu, le nouveau Board Hybrid™, qui permet une expression et une modélisation de la réflexion encore plus poussée qu’auparavant.

En outre, l’étude du « future of work » montre également à quel point les travailleurs actuels, et ceux de demain, souhaitent sortir de l’ancienne relation travail-vie personnelle afin de créer eux-mêmes leur propre équilibre entre loisirs, famille et activités professionnelles. Cette nouvelle génération, à la fois plus exigeante et plus flexible, n’attend qu’une chose : apprendre à utiliser tout nouvel outil qui lui permettra d’atteindre cet équilibre.

Du point de vue des managers et des formateurs, cette analyse et cette transformation de vos parcours et modules de formation vous donneront l’occasion d’évaluer en même temps les points faibles ou les manques dans votre programme de formation. C’est à la fois l’occasion de sauter dans l’avenir du travail, et l’opportunité d’améliorer et de capitaliser sur tout votre travail passé.

Pourquoi digitaliser une formation ?

Que vous soyez formateur et ayez un projet de cours à distance, ou que vous souhaitiez, en équipe, réviser votre programme de formation, ce template Digitaliser une formation vous permet de réaliser tout d’abord un diagnostic précis de votre formation, avant de la digitaliser.

Vous avez besoin de rationaliser votre catalogue pour optimiser vos budgets et améliorer votre alignement avec la stratégie de votre structure ? Ou tout simplement d’accélérer l’apprentissage en proposant des parcours de formation hybrides, entre digital et physique, avec une pédagogie qui sert au maximum l’apprentissage ?

Cette matrice prête à l’emploi, que vous soyez en salle ou à distance, vous permet d’analyser un catalogue, un parcours ou une simple formation. Séquence par séquence, posez-vous quatre questions simples, seul ou en équipe, pour analyser le format existant, et commencez à dégager des pistes d’amélioration.

Reconstituez le nouveau parcours autour d’un séquençage « avant, pendant, après » : capitalisez sur tous les temps de la formation, transformez vos activités et trouvez la formule la plus adaptée.

Vous saurez ainsi si votre programme de formation est prêt à passer au format numérique, et quelles séquences pédagogiques passer en digital ou garder en présentiel. Cette analyse vous permettra aussi d’identifier pour chaque séquence digitale s’il est pertinent de développer une visio-formation, un e-learning ou micro-learning.

Réaliser l’analyse d’une formation

Tour d’horizon du template Digitaliser une formation

Sur la plateforme Klaxoon, en utilisant le template, vous lancez un Board, puis invitez vos collaborateurs si vous le souhaitez, en suivant les instructions simples. Pour ce faire, vous disposez de plusieurs possibilités :

1. Vous avez organisé une réunion pour l’occasion et des personnes sont en salle avec vous ou à distance. Cliquez en bas à gauche de votre écran pour obtenir le code correspondant au whiteboard. Les participants peuvent soit scanner le QR code généré, soit se connecter via le lien d’accès à l’application et saisir ensuite le code numérique manuellement.
2. Les membres de l’équipe ne sont pas avec vous : envoyez-leur l’URL de connexion par email ou tout autre type de messagerie que vous utilisez. Sinon, il vous suffit de cliquer sur la fonction d’invitation dans votre espace de travail, puis sur le nom des personnes choisies, ou bien saisir leur adresse email.

Notez que vous pouvez bien sûr réaliser ce travail d’analyse tout seul.

Votre whiteboard se présente sous la forme de deux tableaux.

Le premier contient les différents temps de formation sur une ligne, un espace de diagnostic contenant les quatre questions-clés de l’analyse sur une autre ligne, et un espace de brainstorm pour vous et/ou toute votre équipe sur la dernière ligne. Il est surmonté d’une petite zone de texte servant à décrire rapidement le déroulé global de votre formation.

Le deuxième tableau est consacré à votre nouveau programme pédagogique. Il vous offre de très nombreuses ressources pour vous aider dans votre réflexion, vos recherches et vos partages d’informations, et présente un tableau récapitulant les attentes de la formation aux trois étapes-clés : avant, pendant et après.

Comment utiliser le template Digitaliser une formation

Une fois familiarisé avec le board, et tous les membres participant connectés, munissez-vous de vos cours en ligne ou de votre itinéraire pédagogique existant. Peu importe qu’il soit au format traitement de texte, présentation, tableur, vidéos d’apprentissage, etc. car le board de Klaxoon peut accueillir toutes sortes de formats de contenus.

Pensez à rappeler à tous les utilisateurs que le board de Klaxoon peut être nourri de manière simultanée comme asynchrone ; les informations restant toujours au même endroit. De plus, il offre une grande variété de formats de participation : dessin, photo, vidéos, liens vers des documents ou pages en ligne, etc. N’hésitez pas à vous en servir pour dynamiser votre séance de travail en équipe ! Même lorsqu’il y a un chef de projet, chaque participant peut positionner lui-même ses idées. Afin que cette fonctionnalité reste efficace, n’oubliez pas d’utiliser les différentes variantes de l’option Déplacer : « uniquement mes idées » ; « les dessins, images et formes », etc.

Lancer l’analyse de votre formation

Ça y est, vous avez tous les éléments en place, il ne vous reste plus qu’à vous lancer dans le vif du sujet !

À cette étape, le but est de mettre à plat le déroulé pédagogique de votre formation ou parcours de formation. C’est ce qui vous donnera ensuite une vision globale des éventuels nouveaux formats à développer : apprentissage autonome (e-learning, micro-learning, etc.), classes virtuelles ou cours en ligne, cours en présentiel ou tout autre idée visant à digitaliser votre séquence de formation.

Parcourez votre contenu puis, seul ou en équipe, analysez chaque séquence au regard des quatre questions posées sur le board :

1. Comment se découvre le contenu ?
2. Quelle est la nature du contenu ?
3. Comment le contenu est-il partagé ?
4. Quel est le niveau de complexité du contenu ?

Un baromètre de réponse contenant cinq points à cocher propose une évaluation prête à l’emploi de chaque critère :

1. De « seul » à « à plusieurs »
2. De « stable » à « volatile »
3. De « descendant » à « apprentissage collectif »
4. De « simple » à « complexe »

Pour travailler en équipe sur ces questions, le formateur ou chef de projet peut poser une question d’évaluation en utilisant l’outil Questions développé par Klaxoon. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l’icône du point d’interrogation apparaissant sur chaque idée. La question d’évaluation offre cinq étoiles pour évaluer le critère posé. Par exemple, pour la question numéro 1, une étoile signifie que la nature du contenu se découvre plutôt seul, et cinq étoiles signifient qu’il doit se découvrir à plusieurs.

Une fois les réponses obtenues de toute l’équipe, il vous suffit de reporter la moyenne sur le baromètre à points de chaque critère. Vous avez ainsi une analyse objective et claire de chaque étape de votre programme de formation.

La digitalisation, ou l’optimisation de votre formation

Savoir comment digitaliser votre formation

Suite à votre analyse, vous et votre équipe pouvez passer à l’étape de diagnostic. Sous chaque diagramme de temps de formation se trouve un curseur fléché allant de « apprentissage autonome » à « apprentissage collectif », en passant par « blended learning » ou apprentissage mixte.

En fonction des réponses aux questions précédentes, vous pouvez alors positionner votre contenu de formation sur cette échelle. Prenez le temps d’échanger si vous êtes en équipe sur le whiteboard pour évaluer chaque critère.

Vous évitez ainsi, par exemple, de perdre du temps à digitaliser une séquence contenant des informations descendantes et nécessitant peu de mises à jour car elle reste parfaitement adaptée à un apprentissage autonome avec des ressources mises à disposition. A contrario, plus les contenus sont complexes et nécessitent des interactions, plus vous aurez envie d’aller vers un apprentissage collectif, qu’il se déroule en salle ou via des cours à distance.

Votre diagnostic effectué, passez en revue les contenus de chaque séquence, et proposez des modalités pédagogiques adaptées. Pensez à préciser si les contenus devraient être étudiés en groupe ou seul, à distance ou en présentiel, évaluez la durée et donnez des indications sur les objectifs de chaque étape. Vous pouvez ensuite positionner vos différents modules dans les cases de la partie Préconisation du whiteboard.

Créer une véritable formation digitalisée

Il est temps d’utiliser la dernière partie du board, qui résumera votre nouveau programme pédagogique.

En équipe, détaillez vos préconisations et objectifs pour les temps « avant », « pendant » et « après ». Vous allez ainsi pouvoir recréer un nouvel itinéraire pédagogique pour votre formation. En fonction des objectifs établis, servez-vous de la boîte à outils à disposition pour définir les modalités de formation de chaque étape. Besoin d’un brainstorm individuel, d’un jeu collectif ou d’une réunion pour une étape de votre parcours ? Piochez dans les nombreuses ressources proposées par la boîte à outils Klaxoon ; vous pouvez les copier-coller et les déplacer autant de fois que vous le souhaitez. Amusez-vous à tester les tutoriels pour vérifier ce qui correspondra le mieux à chaque type de connaissances à acquérir !

Utilisez l’espace réservé pour y insérer les contenus de votre formation, et nommez les compétences que vous souhaitez faire acquérir aux personnes qui la suivent. Vous allez ainsi instantanément procéder à un réalignement de vos objectifs pédagogiques avec leurs modalités d’apprentissage.

En conservant vos contenus et en trouvant l’équilibre entre e-learning et apprentissage en présentiel, vous pouvez ainsi créer la formation idéale, adaptée à votre public et à votre époque. Il ne vous reste plus qu’à tester les différentes séquences ou les proposer directement pour valider vos choix de digitalisation de votre formation !