Comment transformer simplement une formation classique en sessions 100% à distance ?

Sergio est instructeur qualifié pour différents modules (hard skills, soft skills, compétences liées à la qualité, etc.) chez Alstom. Auparavant, il avait l’habitude d’animer des formations en présentiel dans une salle pendant 8 heures. Pour stimuler les expériences d’apprentissage, et en accord avec la volonté de digitalisation de la direction, il transforme ses sessions de formation en 100% à distance grâce à Klaxoon.

Découvrez comment il réinvente ses formations à distance avec Klaxoon :

Préparer et organiser très simplement une formation avec Klaxoon

Préparer la formation, réserver des salles, du matériel, installer le groupe… Les formations en présentiel comportent leur lot d’actions à mettre en place qui prennent parfois le pas sur le travail de contenu. En dispensant ses sessions en ligne sur Klaxoon, Sergio propose aux participants de se connecter d’où ils le souhaitent : chez eux en télétravail ou à partir de leur bureau. Cela lui a permis d’animer des modules avec jusqu’à 105 personnes connectées et en interaction ! Il crée un Network Klaxoon directement depuis Microsoft Teams et y invite les participants via un simple lien. Le groupe peut alors accéder très facilement aux différents contenus qui seront partagés par Sergio en amont, pendant ou après la formation.

Auparavant, Sergio utilisait PowerPoint®. Aujourd’hui, Sergio fait de sa session une expérience 100% Klaxoon en utilisant l'outil Session pour préparer et animer ses sessions : en amont de la formation, il crée une Session et y insère ses slides de présentation qu’il peut relier en un clic à n’importe quelle activité Klaxoon. Pendant la formation, il n’a plus qu’à activer la fonctionnalité Synchro Prez pour que tous les participants voient défiler sur leur écran les slides et les activités lancées au cours de la session par Sergio sur son propre ordinateur.

Susciter l’engagement des participants avec Questions et Sondages

Comment savoir qui est présent et qui participe quand on anime une formation à distance ? Pour relever ce challenge, Sergio met en place une action très simple : dès le début de sa formation, il lance un Sondage qu’il a préparé en amont de la session et inséré dans la Session.

Sergio lance des Questions Live pour compléter la théorie, susciter l’interaction mais aussi ponctuer les passages très techniques qui risquent de faire décrocher les participants. Il utilise également les Questions Livepour créer l’échange pendant les sessions de formation et dynamiser la session. Avec des Nuages de mots ou des questions de vote, il peut mesurer instantanément l’engagement de son auditoire et réagir en direct aux réponses proposées par les participants. En présentiel, Sergio n’avait pas d’équivalent : c’est pour lui une nouvelle démarche permise par Klaxoon.

En tant que formateur, l’enjeu est de garder l’attention des participants tout au long de la formation. Le secret : les faire participer ! Les notions seront de cette façon acquises plus facilement (c’est en faisant qu’on apprend !) et les personnes formées garderont un bon souvenir de leur formation.

Avec Klaxoon, Sergio a transformé une formation de 8h en présentiel en plusieurs sessions en ligne, tout en conservant le contenu.

Suite à ces sessions de formation réussies, Sergio a partagé son format avec l’équipe centrale d’Alstom University. D’autres sessions de formation classiques ont alors été transformées en sessions 100% en ligne sur le même modèle. L’équipe envisage de continuer sur le long terme à enseigner ces modules de formation de cette manière.

Créer l’expérience pour ancrer les acquis avec une Aventure en fin de session

Sergio défend le principe selon lequel il est essentiel de trouver l’équilibre entre le temps passé à présenter le contenu et l’expérience réelle vécue par les participants pour capter durablement leur attention tout au long de la formation. Par exemple, lancer une Aventure Klaxoon à la fin de la session de formation pour que les participants puissent revoir rapidement et de manière interactive l’ensemble des notions abordées !

Sergio s’appuie sur la littérature et sur son expérience personnelle pour affirmer que Klaxoon permet aux participants de retenir 90% du contenu de la formation après 2 semaines grâce à l’expérience en situation réelle offerte aux participants.

Conserver une trace de la session de formation en ligne en exportant très simplement le compte-rendu

À l’issue de chaque session de formation, les formateurs Alstom réalisaient auparavant leur compte-rendu en convertissant leurs présentations en fichiers PDF qu’ils partageaient ensuite par mail. Avec Klaxoon, Sergio exporte automatiquement un rapport qui va au-delà de la présentation : celui-ci génère des statistiques mais mesure également l’engagement et la quantité de connaissances acquises. En un clic, le rapport est automatiquement exporté en PDF, Sergio n’a plus qu’à le transmettre à ses collègues. Ceux-ci apprécient le format du rapport car celui-ci contient davantage de détails tels que les messages postés sur le flux de la Session, les questions posées et les réponses qui ont été apportées par les participants au cours de la session. Chez Alstom, ces rapports sont devenus les comptes-rendus officiels des modules de formation.

Partager du contenu en dehors des sessions de formation avec Mémo

Au-delà des sessions de formation, Alstom University diffuse du contenu en asynchrone aux groupes de collaborateurs formés via Mémo. Mémo est également utilisé dans le cadre de la formation des auditeurs qualité internes. Ce Mémo comprend du contenu mais aussi des questions de Quiz spécifiques liées aux normes qualité. Le lien vers ce Mémo est envoyé au candidat à la qualification, celui-ci répond au questionnaire et le jury est instantanément en mesure de voir si la personne a atteint le niveau requis pour passer au test suivant. En un clic, le questionnaire peut être réutilisé pour la préparation d’une session de formation.

Sergio invite les formateurs, les enseignants, les conférenciers à utiliser Klaxoon pour booster l’engagement pendant leurs sessions. Pour Sergio, utiliser Klaxoon ne nécessite presque aucune formation : c’est un outil facile et intuitif, tant pour l'animateur que pour le facilitateur. Klaxoon est la solution idéale pour résoudre des problématiques de logistique et pour les groupes qui ne peuvent pas se retrouver en présentiel.

Comme Sergio, réalisez vos sessions de formation en ligne de manière simple et efficace avec Klaxoon !