Engagement collaborateur dans vos séances de brainstorming : les 6 pièges à éviter

Nous avons probablement tous participé à une séance de brainstorming au moins une fois. Et le moins qu’on puisse dire, c'est que d'une session de brainstorming à l'autre, tout peut changer. 

Le contexte, la problématique à traiter, le nombre de participants,... De nombreux paramètres entrent en compte, et peuvent impacter le résultat final. Cependant, l'objectif demeure le même : générer un maximum d'idées innovantes le plus rapidement et efficacement possible.

Le brainstorming est une méthode d’idéation développée dans les années 1940, initialement pour trouver de nouvelles idées dans le domaine de la publicité. Généralement pratiqué en équipe (bien qu’il soit aussi possible de le faire en solo), le brainstorming comprend un certain nombre de biais propres aux interactions de groupe. Or, un article publié dans Capital estime que le cerveau humain fonctionne au quotidien sur la base de plus de 70 biais cognitifs !

Dans cet article, découvrez comment identifier ces biais afin d'en déjouer les pièges, et vous assurer que l'engagement dans vos séances de brainstorming reste maintenu et que tous les participants parviennent à s’exprimer.

1. Brainstormer uniquement à l’oral

Après tout, pourquoi pas ? Le groupe discute, en visio ou réuni dans une salle, on écoute chacun, évidemment on n’oublie pas de prendre des notes pour bien capturer toutes les idées… Qu’est-ce qui pourrait rater là-dedans ?

Et pourtant, il est important de rappeler que l’oral n’est pas un moyen d’expression aussi inclusif qu’on pourrait le penser.

S’il s’agit du seul canal disponible pour proposer des idées lors d’un brainstorming, de nombreuses personnes dans votre équipe risquent de s’auto-censurer ou de se conformer aux idées exprimées par la majorité, par effet d’entraînement ou bandwagon effect. 

Ce biais cognitif se retrouve facilement en politique et en finance, mais aussi dans le comportement des consommateurs par rapport à l’adoption d’une marque. Nous sommes beaucoup plus susceptibles d’acheter un produit ou un service s’il nous a été recommandé par notre entourage. Et plus on perçoit d’avis favorables (parfois juste en voyant tout le monde autour de nous avec le dernier IPhone Pro), plus nous sommes susceptibles d’y accorder du crédit.

En brainstorming, le bandwagon effect survient lorsqu’une idée est tout de suite mise en avant par plusieurs personnes du groupe. En particulier lorsque les personnes en question sont extraverties et convaincantes, elles ont rapidement tendance à structurer tout l’échange autour de leur idée, et à laisser le reste du groupe plus en retrait. Dès lors, c’est le terrain idéal pour amener les participants restants à s’auto-censurer et à perdre foi en leurs idées.

Pour éviter cela, une bonne approche est de proposer différents temps d’idéation, à l’écrit puis à l’oral. Par exemple, la méthode Crazy 8 permet au groupe de lister dans un premier temps leurs idées à l’écrit uniquement, puis donne à chacun un temps imparti pour présenter sa réflexion à l’oral. Ainsi, vous êtes sûrs qu’aucune idée n’est laissée à l’écart au profit d’une autre, et que chacun a l’opportunité de s’exprimer, à l’oral ou à l’écrit selon ce qui lui convient le mieux.

2. Sous-estimer le biais de confirmation

Le biais de confirmation est la tendance de l’être humain à valoriser davantage les informations qui confirment ses croyances préétablies. 

Par exemple, imaginons que vous ayez eu une mauvaise expérience avec un logiciel de CRM il y a plusieurs années. Si vous recherchez aujourd’hui un nouveau logiciel pour les besoins de votre équipe, vous aurez sûrement tendance à écarter d’emblée celui qui a été la source de vos déboires par le passé, même s’il est probable qu’il ait été amélioré depuis.

Et même si plusieurs sites de comparateurs vous indiquent que c’est maintenant le logiciel du marché qui obtient le plus de retours positifs, il y a des chances que vous vous focalisiez sur les quelques retours négatifs existants pour vous convaincre que cela ne vaut pas le coup.

Lors d’une séance de brainstorming en groupe, le biais de confirmation joue un rôle crucial au moment de la prise de décision. Une fois toutes les idées rassemblées, il faut trancher de manière objective en équipe pour sélectionner le top 5 ou top 10 des idées à approfondir lors des prochaines étapes. Or, les raisons pour lesquelles telle ou telle idée peut remporter l’adhésion du groupe dépendent aussi du vécu et des croyances propres à chacun, même inconsciemment. 

Ce biais tout à fait naturel vient alors à l’encontre du besoin d’un cadre objectif pour prendre des décisions efficaces à la suite d’un brainstorming.

Comment y remédier ? Une façon de faire serait, par exemple, de recourir à la méthode de la pensée inversée (encore appelé Reversed brainstorming ou Worst Case Scenario). Cette méthode consiste à rassembler dans un premier temps vos idées autour de l’objectif opposé au vôtre (par exemple, “comment dégrader notre satisfaction client” à la place de “comment améliorer notre satisfaction client”), pour ensuite simplement les inverser (“être impoli avec les clients” devient “être respectueux envers les clients”). 

Le brainstorming inversé peut vous permettre de déconstruire des croyances préconçues, et vous donner une nouvelle approche avec des idées qui n’auraient pas paru aussi évidentes autrement.

Une autre technique de brainstorming efficace pour contrer le biais de confirmation est la méthode 1-2-4-Tous. Elle permet de confronter ses idées en 4 temps avec l’équipe, pour minimiser l’impact de la subjectivité personnelle : 

• D’abord, un moment d’idéation en solo ;
• Puis un temps d’échange en binôme avec un autre participant ;
• Ensuite, une nouvelle discussion en groupe de 4 ;
• Et enfin tout le groupe se retrouve pour un valider les idées ensemble..

3. Laisser la cohésion de groupe se faire d’elle-même

L’engagement collaborateur et la cohésion de l’équipe dans les séances de brainstorming ont un impact considérable sur la qualité des idées générées. Un groupe où tous les participants sont motivés, concentrés et parfois même challengés pour donner le meilleur d’eux-mêmes est plus à même d’interagir naturellement, et de rebondir avec pertinence sur les idées de chacun.

Pour développer cette intelligence collective, il est primordial de bien préparer le terrain avant de lancer votre brainstorming. Le groupe doit être à l’aise, et chaque participant doit se sentir en confiance pour s'exprimer sans jugement, et être sûr que ses idées seront valorisées. Toutefois, ce climat de confiance ne s’instaurera pas naturellement, surtout entre des personnes qui ne se connaissent pas.

Quel est alors le meilleur moyen de réveiller la créativité de votre équipe, et de lancer votre séance de brainstorming dans des conditions optimales ? Rien de tel qu’un icebreaker ! En quelques minutes à peine, ces activités sont parfaites pour identifier tous les interlocuteurs et apprendre à les connaître par le jeu ou par le partage, tout et s’adaptent à vous quel que soit votre contexte : 

• En grand comme en petit groupe (c’est même possible avec 200 personnes !) ;
• En présentiel comme en télétravail ou en mode hybride, avec des équipes réparties sur tous les continents ;
• Avec des participants qui se connaissent déjà ou non.

Si vous cherchez des idées d’icebreakers qui correspondent à votre besoin, vous trouverez forcément celui qui vous correspond dans la bibliothèque de templates de Klaxoon : 

• Pour des icebreakers créatifs, vous pouvez par exemple essayer Si j’étais… ou bien Le bobard et les 2 vérités. 
• Dans un format plus classique, le Team Mood et la Météo d’équipe vous permettent de prendre rapidement le pouls de l’équipe et la mettre à l’aise. 
• Pas encore sûrs de l’icebreaker à choisir ? Testez-en plusieurs d’un coup avec notre kit de 10 activités pour dynamiser l'engagement et le travail d’équipe pendant vos séances de brainstorming.

4. Improviser votre séance de brainstorming

Le brainstorming a beau être une méthode de réflexion misant sur la spontanéité, il n’en est pas moins qu’il doit être structuré pour être efficace ! Si vous vous retrouvez dans un espace de travail, physique ou virtuel, dans lequel le groupe manque de repères, le premier réflexe des participants sera de chercher à s’en créer, quitte à multiplier les digressions.

Qui plus est, selon une étude publiée par l’IFOP en 2018, 42% des cadres interrogés ont estimé que leurs réunions ou ateliers de travail n’étaient pas préparés en amont correctement.

Pour garder le groupe concentré et avec les idées claires, veillez donc à leur préparer un espace de réflexion visuel et intuitif. Les participants doivent se sentir guidés à chaque étape du brainstorming, afin de comprendre en quelques secondes ce qui est attendu d’eux. 

Dans ce contexte, des outils et méthodes s’appuyant sur le management visuel peuvent vous aider à apporter un véritable cadre à vos sessions. 

Le management visuel repose sur un ensemble de principes et de techniques s’appuyant sur la capacité de notre cerveau à assimiler et retenir plus facilement ce que l’on voit. Il a beaucoup d’applications, notamment en UX, mais aussi dans le travail en équipe au sens large.

Par exemple, les plateformes collaboratives et les tableaux blancs en ligne sont des outils associés directement au management visuel. Et dans le cadre du brainstorming, vous pouvez facilement préparer votre espace de réflexion en amont sur un tableau blanc en ligne. 

Bonne nouvelle, tableau blanc ne signifie pas que vous partez d’une page blanche ! Nous l’avons déjà vu, de nombreuses méthodes prêtes à l’emploi directement inspirées du brainstorming (mind mapping, World Café et bien d’autres) vous donnent directement une structure prédéfinie pour votre session. Il n’y a alors plus qu’à inviter vos participants et lancer la séance grâce à l’outil de visioconférence intégré (ou directement en présentiel) !

5. Mettre tous vos efforts dans la génération d’idées

En brainstorming, il peut être tentant de concentrer toute l’énergie de l’équipe sur la phase d’idéation. Car oui, c’est bien le but de l’exercice, et vous chercherez d’abord à réunir le plus d’idées possible pour alimenter votre réflexion. 

À ce moment-là, quel que soit le format de la séance et la taille du groupe, il existe un risque de perdre en efficacité dans la phase suivante du passage à l’action, du fait d’un trop grand nombre d’idées éparpillées.

Cela est dû au fait que notre cerveau s’évertue à simplifier au maximum le monde qui nous entoure. Lui laisser un trop grand nombre d’options (généralement 7 choix - plus ou moins 2 - d’après la loi de Miller) aura tendance à générer de la confusion. 

Ainsi, si vous ne commencez pas à classer rapidement vos idées générées en brainstorming, l’équipe peut se sentir découragée face à tant de possibilités en arrivant à la phase de sélection. Il deviendra alors plus difficile de planifier des actions concrètes à l’issue de la séance, sans perdre d’idée en cours de route.

En travaillant depuis la plateforme visuelle de Klaxoon, vous pouvez facilement remédier à cette situation, et structurer vos idées pour les rendre immédiatement actionnables : 

• Board, notre tableau blanc en ligne, permet de réorganiser vos idées en un clic par catégorie, sous forme de liste ou de colonne. 
• Vous pouvez également mettre en place un système de dot-voting pour faciliter la sélection des idées. Lors d’un dot-voting, chaque participant dispose de plusieurs jetons, qu’il distribue selon ses préférences sur les idées proposées pour les appuyer.

• Des méthodes de gestion de projet sont à votre disposition pour rendre encore plus efficaces les phases suivant l’idéation : RACI pour définir les rôles de chacun dans les étapes à venir, Les Entrants de l’équipe pour visualiser l’ensemble de vos actions, etc.

6. Limiter l'engagement de vos séances de brainstorming au temps de réunion

Qui d’entre nous ne s’est jamais dit “Ah mais c’est ça que j’aurais dû dire !” trois heures après une conversation ? Comme pour une bonne répartie, une bonne idée peut parfois arriver au moment où on ne s’y attend pas. Mais comment faire si la séance de brainstorming est déjà terminée, et que l’espace de travail a été clôturé au profit d’un mail récapitulatif ?

Pour que toute l’équipe puisse continuer à contribuer même au-delà de la réunion de brainstorming si elle en ressent le besoin, il existe des moyens de rendre votre espace de travail commun plus flexible. Par exemple, une plateforme collaborative peut vous permettre de continuer facilement vos échanges en asynchrone :

• Avec un tableau blanc en ligne tel que Board, qui reste ouvert et accessible à tous, même après la réunion. 
• Avec des notifications en temps réel lorsqu’un membre de l’équipe ajoute une nouvelle idée en asynchrone dans l’espace de réflexion.
• Avec des outils comme Question, qui vous permet d’interpeller l’équipe simplement en asynchrone sur un sujet précis : une idée partagée en séance de brainstorming, ou bien une nouvelle idée à proposer.

Ainsi, l’équipe peut aborder vos sessions de brainstorming en toute sérénité. Les participants savent que, même si la bonne idée ne vient pas sur le moment, ils auront une chance de la partager par la suite. Cela vous permet de mener une réflexion encore plus complète et approfondie, depuis n’importe où et n’importe quand !

Afin d’ancrer ce principe dans un cadre structuré, nous vous recommandons toutefois de donner à votre équipe des indications claires sur les étapes à venir de votre processus de brainstorming. De cette façon, chaque participant sait de combien de temps l’équipe dispose pour ajouter des idées en asynchrone, avant de passer ensemble à la suite de la réflexion.  

Amenez vos séances de brainstorming au niveau supérieur

Un brainstorming réussi est avant tout un échange avec un cadre défini, où chaque participant se sent écouté et en confiance avec le groupe pour partager ses idées, pendant comme après la séance. En tendant vers cet objectif, vous allez rapidement gagner en puissance, et maximiser l'engagement dans toutes les séances de brainstorming que vous organisez.

Ces clés vous permettront d’augmenter dès à présent la productivité de vos sessions de brainstorming, en déjouant tous les biais qui nuisent à l'innovation. Si vous souhaitez approfondir le sujet en testant la plateforme visuelle Klaxoon, n’hésitez pas à vous lancer avec nos templates dédiés au brainstorming !