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RACI : la matrice des rôles et responsabilités pour bien gérer un projet

Publié le
29/6/2020
Live le
29/6/2020
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Klaxoon

Avec le Template RACI, clarifiez en équipe qui est responsable de quoi et quels sont les rôles de chacun sur un projet ou au sein d’un processus.

Pour toutes les grandes actions d'un projet, la méthode RACI permet de définir 4 rôles et responsabilités pour les membres de l'équipe : R - responsible (je réalise), A - accountable (je supervise), C - consulted (je suis consulté.e) et I - informed (je suis informé.e). Tout le monde s'exprime et est au clair sur ce qu'il a à faire.

Vous avez un projet en équipe à lancer ? Vous voulez éviter les erreurs trop fréquentes du type deadlines manquées, responsabilités floues ou manquantes, doublons dans les rôles, perte de temps, ou collaborateurs oubliés dans la boucle de communication ? Parmi les outils proposés par Klaxoon pour une gestion de projet en ligne et une planification des tâches efficaces, c’est probablement la matrice RACI qu’il vous faut ! Cette méthode de gestion de projet simple et visuelle, en provenance directe des États-Unis, permet de clarifier les rôles et responsabilités de chaque partie prenante de votre projet. Suivez le guide !

niveau
présentiel
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Gérez efficacement votre projet en commençant par établir une matrice RACI.

Avec cette méthode simple et visuelle, chacun sait ce qu'il a à faire tout au long du projet. Grâce au Template, impliquez tous les membres de l'équipe pour définir qui réalise (Responsible) les actions, qui rend des comptes (Accountable), qui est contributeur (Consulted) ou encore informé (Informed).

Les avantages de la matrice RACI pour un suivi de projet clair

La matrice RACI est un outil de communication permettant de répondre à la question : « Qui fait quoi ? ». Utilisable pour des projets complexes ou simples, en salle de réunion ou à distance, elle sert à préciser les missions et le rôle de chaque membre de l’équipe dès le départ. Elle offre un management visuel permettant, tout au long du projet, de suivre les actions et de pouvoir se tenir informé du déroulé du projet et des responsabilités de chaque partie prenante.

Lorsque l’on travaille en équipe sur un projet, et tout particulièrement en télétravail, il est facile de se perdre dans le déroulé des actions et de ne plus savoir à qui se référer lorsque l’on a des questions ou lorsque l’on veut lancer une tâche précise. La matrice RACI permet de clarifier tout cela.

Sur des projets complexes, par exemple, il est parfois difficile de savoir qui est responsable d’une étape, d’un jalon ou d’une tâche, ou bien qui doit décider de son lancement. Les chevauchements peuvent être nombreux et faire perdre beaucoup de temps à l’équipe… et de plaisir à travailler ensemble !

De plus, définir dès le départ les rôles de toutes les parties prenantes dans le déroulé du projet permet de s’assurer que chaque activité possède bien un responsable.

La matrice RACI pourra également vous servir à déléguer car vous aurez une vision claire du périmètre d’action et des responsabilités de chacun.

En effet, chaque membre de l’équipe se verra attribuer une lettre qui déterminera son ou ses rôles et responsabilités, le tout dans un tableau intuitif et ludique que vous pourrez faire évoluer ensemble tout au long du projet. Ainsi, fini les trous de responsabilité, les actions oubliées en pensant qu’une autre personne s’en charge ou les oublis d’information ! La planification des tâches et la communication s’en trouvent toutes deux améliorées, et votre projet multiplie ses chances de se réaliser parfaitement, en temps et en heure.

La matrice RACI : un outil de gestion de projet visuel et simple

Les rôles et responsabilités sont classés dans un tableau à double entrée dont les colonnes portent les quatre lettres R-A-C-I.

Le « R », pour « responsible » en anglais, que l’on traduira par « Je réalise ». Tous les membres ou services ayant en charge la réalisation d’une tâche sont indiqués par cette lettre. Ils sont habituellement sous la responsabilité d’un A.

Le « A », pour « accountable » en anglais, signifie « Je supervise ». Elle définit la ou les entités qui approuvent et valident les actions à mener et qui doivent donc rendre des comptes concernant ces tâches. Les membres A ont autorité sur les R. C’est l’entité qui porte le plus de responsabilités.

Le « C », pour « consulted » en anglais, signifie « Je suis consulté.e ». Souvent expertes sur des sujets spécifiques, les personnes C sont uniquement consultées pour leur compétence particulière et doivent donc donner un simple avis ou des conseils. Il peut ne pas y avoir de C dans certains projets.

Le « I », pour « informed » en anglais, signifie « Je suis informé.e ». Ce sont les collaborateurs qui n’interviendront pas dans le projet mais qui doivent être tenus au courant de son avancement car ils peuvent être impactés par son déroulement.

Trucs et astuces pour tirer pleinement profit de la matrice RACI

Tous les intervenants mentionnés ne sont pas forcément des personnes physiques, vous pouvez choisir de mentionner des entités telles que des services, fonctions ou métiers.

De plus, il n’est pas rare qu’une personne tienne plusieurs rôles pour une même tâche. N’hésitez pas à additionner plusieurs lettres lorsque cela est nécessaire. Vous pouvez par exemple avoir un A et un R pour une même étape, ce qui signifie que la personne en charge de cette tâche est son propre responsable.

Comment construire et utiliser la matrice RACI pour planifier et gérer votre projet ?

Grâce à Board, l’outil tout-en-un de Klaxoon qui vous accompagne dans la gestion de projet, vous pourrez planifier et organiser toutes les phases importantes de votre projet avec le template RACI. Simple à prendre en main, il vous permet de :

-          travailler en équipe de manière visuelle grâce au whiteboard,

-          de vous voir grâce à Live, l'outil de visioconférence intégré,

-          de vous interpeller et prendre des décisions avec l’outil Questions.

Préparer votre matrice RACI pour un management visuel

Il s'agit de concevoir un tableau à double entrée avec, en ligne, les activités, les tâches, les actions, les jalons, les livrables, etc. et, en colonne, les intervenants auxquels seront attribuées les lettres R-A-C-I et les couleurs correspondantes.

Le template RACI de Klaxoon vous facilite la tâche car le tableau est déjà en place. Positionnez dans les lignes toutes les étapes et tâches relatives au projet sur lequel vous et votre équipe travaillez. Vous pouvez évidemment ajouter des lignes et des colonnes, si vous n’en avez pas assez. Pour cela, utilisez le symbole « + » dans la barre d’outils ou bien dupliquez les colonnes ou lignes souhaitées. Ajoutez enfin une catégorie par personne. Ça y est, vous êtes prêt à inviter les membres de votre équipe.

Conseil : une fois votre tableau terminé, avec toutes les tâches du projet délimitées, rendez-vous dans les options pour désactiver la possibilité aux participants de déplacer les lignes, ainsi vous êtes sûr de conserver intacte votre matrice de suivi de projet. Bien sûr, chacun pourra continuer à ajouter ses propres idées sur le whiteboard.

Lancer un brainstorm efficace et collaboratif

Que vous organisiez une réunion à distance ou en présentiel, c’est le moment pour vous d’inviter tous les membres de votre équipe. Si certains ou tous les participants sont à distance, lancez un Live, l’outil de visioconférence intégré au whiteboard de Klaxoon.

Une fois tout le monde connecté à la matrice RACI, le brainstorm peut commencer. Pour une réunion en ligne plus dynamique et un travail en équipe plus agréable, n’hésitez pas à pousser vos collaborateurs à illustrer leurs idées avec des images, des dessins et même des liens vers des documents multimédias en ligne. Chacun peut positionner des idées dans le tableau, tout en évitant de déplacer les éléments de dessin, images ou formes. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur Déplacer et de choisir l’option adéquate.

Le cœur de la matrice RACI : le workshop de gestion de projet

Il est temps d’animer le workshop d’organisation de votre projet. Vous pouvez timer votre réunion comme vous l’entendez mais nous avons aussi prévu un chronomètre à cet effet pour vous faciliter la vie.

Toutes les parties prenantes du projet doivent alors passer en revue les différentes étapes et tâches du projet pour se positionner. En fonction des responsabilités et rôles que chacun pense assumer, il ou elle envoie sa photo et saisit son nom dans une catégorie. Afin que le tableau de bord visuel soit limpide pour tout le monde, il faut recopier l’intitulé de la tâche sous la photo, puis ajouter la lettre R, A, C ou I en suivant le code couleur associé à chaque lettre.

Satisfait d’une idée ? Dupliquez-la pour les autres missions auxquelles vous pensez participer en la mettant à jour selon votre nouveau rôle ou responsabilité.

Pour vous aider à déterminer les rôles et responsabilités de chaque partie prenante du projet, vous pouvez vous poser ensemble les questions suivantes :

R : Qui est en charge de cette tâche ?

A : Quel est le décideur ? Qui peut trancher en cas de problème ? Qui valide?

C : Qui peut aider, apporter son expertise ou son avis ? Qui peut apporter son aide par de précieux conseils pour faire avancer la tâche ?

I : Qui est impacté par l'activité ? Qui doit être nécessairement informé ?

Bon à savoir : une variante de la matrice RACI est la RASCI. Dans cette deuxième méthode, le S correspond au « Support », c’est-à-dire la personne qui vient en soutien pour aider à réaliser la tâche.

Il est possible que plusieurs personnes se positionnent sur la même case, c’est pourquoi il est intéressant de faire ce travail ensemble. Remplir la matrice RACI de façon collaborative vous permettra d’être plus juste, plus efficace et aussi d’augmenter le niveau d’implication de chaque participant au projet. Vous expérimentez ainsi un véritable travail d’équipe et un management véritablement agile !

Vérifiez que toutes vos tâches et missions affichent au moins un acteur (R) et un responsable (A). Il peut bien évidemment y avoir plusieurs R sur une même action ; et une même personne peut être R et A de la même tâche !

Une fois tous les acteurs positionnés, faites un peu d’ordre dans la matrice. Pour cela, vous pouvez supprimer les idées superflues ou en double, et passer le whiteboard en vue colonne.

Besoin de faire un tour de table, à distance ou en réunion en salle, pour y voir encore plus clair ? Utilisez le tri par catégorie, il vous affichera toutes les tâches par personne. Vous ne pourrez plus vous tromper lorsque vous aurez besoin de vous adresser à la bonne personne pour la bonne mission !

Utiliser le template RACI au quotidien pour faire le suivi de votre projet

Grâce à la vision claire que vous offre le tableau RACI, vous savez instantanément à qui vous adresser lorsque vous avez une question. Tout le monde s’exprime et est au clair avec ce qu’il a à faire.

De même, si vous n’avez pas la possibilité de communiquer en direct avec la personne concernée ou si vous souhaitez l’aide du groupe entier, utilisez l’outil Questions. Il vous permet d’organiser un vote sur une question ou une idée, en faisant participer tous les membres ayant accès au board. Si vous avez une demande précise et/ou urgente, vous pouvez aussi solliciter directement une personne en saisissant son nom ou son adresse email dans la zone de texte située sous la question.

Le management et la gestion de votre projet s’éclaircissent grâce à la matrice RACI

Grâce au Template RACI, vous vous évitez la multiplication des réunions de suivi de projet en permettant à certains acteurs de communiquer directement entre eux. Les responsabilités et les rôles des parties prenantes sont clairement établis, et ce, en équipe et dès le départ.

Parmi les diverses méthodes modernes et agiles de gestion de projet proposées par Klaxoon, la matrice RACI est l’outil privilégié pour garantir une communication adéquate tout le long du projet et répartir correctement les responsabilités. Elle deviendra vite indispensable à tous vos projets complexes !

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Klaxoon est la suite d'outils collaboratifs conçus pour travailler en équipe plus efficacement, qu'on soit au bureau, en télétravail, en déplacement, partout dans le monde. L'équipe Klaxoon partage des centaines de templates, inspirés des méthodes agiles industrielles et des meilleurs usages de la communauté Klaxoon.
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