Les Entrants de l'équipe : un seul support commun pour piloter au fil de l'eau les demandes d'actions

Le template pour travailler en équipe de façon fluide et agréable

Comment s’organiser efficacement en équipe quand on reçoit des demandes de toute part pour produire des visuels, livrer des documents ou simplement répondre à des sollicitations ? En utilisant le Board Klaxoon avec le template Les entrants de l’équipe !

Grâce à ce template de gestion de projet, chacun peut envoyer ses demandes à une ou plusieurs personnes, à son rythme, sans s’interrompre les uns les autres. Toutes les questions sont centralisées, et toutes les tâches entrantes de l’équipe sont reçues et traitées en un seul endroit, de la demande à la livraison finale.

Avec l’outil Questions, vous vous interpellez et, grâce aux notifications, chacun est prévenu des actions qui lui ont été demandées, mais aussi du flux d’échange qui suit. Vous pouvez travailler en groupe, y compris de grande taille, et où que vous soyez, même en télétravail.

Sur le Board du template Les entrants de l’équipe, vous recevez aussi les besoins des autres équipes, vous vous les attribuez, vous échangez et partagez votre avancement et vos réalisations au jour le jour.

Toute la puissance et l’efficacité du travail asynchrone se matérialise dans ce template.

Facilitez votre gestion de projet et votre management d’équipe avec Les entrants de l’équipe

Grâce à ce template, peu importe votre position dans l’entreprise ou en tant que partie prenante du projet, vous pouvez travailler en équipe de façon fluide. En effet, le Board de Klaxoon, partageable et modulable à l’envi, vous évite l’envoi d’un grand nombre d’emails en centralisant tout au même endroit : 

• Demandes initiales, 
• Échanges, 
• Décisions 
• Documents (liens vers des documents, vidéos, etc.), 
• Visuels ou autres éléments livrés. 

En un clin d’œil, chacun voit ce qu’il doit faire ou à quoi il doit répondre. C’est toute l’équipe qui a une vue d’ensemble sur la charge de travail de tous à caler sur le planning, ce qui réduit les surcharges, les doublons et les erreurs d’attribution des tâches.

De plus, vous redécouvrez le plaisir de travailler en collaboration, à votre rythme et sans gêner vos collaborateurs. Vous n’avez plus forcément besoin de réunions quotidiennes pour vous tenir au courant de l’avancée de vos projets ou des dernières demandes venant de l’extérieur ; vous ne manquez aucune information mais les traitez quand vous êtes prêt et disponible. C’est le template pour prendre soin du collectif.

Construire et faire vivre le template Les entrants de l’équipe

Commencez par préparer votre Board en remplissant les dates du calendrier et en saisissant les prénoms des membres de l’équipe en catégorie, dans le menu Options. Invitez toute votre équipe et les autres personnes susceptibles de vous envoyer des demandes ou des tâches. 

Pour traiter les nouvelles demandes, envoyez-les dans la zone dédiée en jaune, ou en rouge si c’est urgent. Dans les dimensions, indiquez votre nom, le projet concerné et le délai du traitement souhaité. Pour assurer le suivi de votre demande, lancez une Question sous votre idée, et profitez-en pour la détailler si besoin. Si vous indiquez des destinataires précis dans votre question, ces derniers seront notifiés de la question, autrement tout le monde la verra en se connectant au template. N’oubliez pas que vous pouvez aussi mettre des personnes extérieures au Board dans les destinataires.

Pour le suivi, faites le tour des nouvelles demandes à la fréquence qui vous convient le mieux (mensuelle, hebdomadaire, quotidienne), et priorisez-les selon les délais demandés et la charge de travail actuelle de votre équipe. Vous pouvez passer en vue liste et les trier par date pour y voir plus clair ! Les membres de l’équipe se positionnent sur les tâches qu’ils souhaitent effectuer en saisissant leur nom en catégorie de l’idée et/ou en posant une question pour éclaircir la demande.

Au fur et à mesure, déplacez les idées dans le planning et changez-les de couleur selon leur état d’avancement. Si vous avez envie d’avoir une vue de la charge de travail par membre de l’équipe, passez en vue colonne !

Une tâche effectuée sera passée en vert, et vous pouvez vérifier avec le demandeur si elle est validée, et même ajouter un document ou un lien vers tout type de document. Au besoin, ajoutez une deuxième question dans l’idée de base afin d’être sûr de votre rendu !

Une fois les échanges terminés sur une tâche ou un projet, et ce dernier validé, passez-le dans la zone Validées et livrées. Et si une demande ou un projet est abandonné, mettez-le dans la zone Projets abandonnés ; il pourrait peut-être vous servir plus tard dans votre gestion de projet.