¿Por qué debería utilizar una pizarra digital con sus clientes?
Las pizarras digitales son una herramienta extremadamente versátil. Probablemente ya las utilice en sus reuniones internas o en workshops. Y si no es así, ¿por qué no? Ayudan a mejorar la productividad, el compromiso y la eficiencia, por nombrar sólo algunos de los beneficios en su entorno de trabajo diario.
Pero, ¿sabía que una pizarra digital también puede utilizarse con sus clientes? Adoptar una pizarra virtual como principal herramienta de colaboración con personas ajenas a su organización puede reportarle múltiples beneficios. Si se pregunta cómo y por qué debería introducir el uso de una pizarra digital entre sus clientes, tenemos las respuestas para usted.
Trabajar con clientes plantea diversos retos
Trabajar con clientes puede ser difícil. Comunicarse con los clientes a veces puede ser un poco pesado. Todos hemos jugado alguna vez al ping-pong por teléfono o correo electrónico. No hay nada más frustrante que la constante falta de disponibilidad de ambas partes, sobre todo cuando se busca información sencilla.
A veces, algo sin importancia puede provocar grandes retrasos. Por no hablar de que, cuando por fin consigues hablar con alguien, a menudo resulta que, sin saberlo, has pedido la información que necesitabas a la persona equivocada. Así que hay que empezar de nuevo. A la gente no siempre se le da bien escuchar los mensajes de voz o responder a tiempo.
Existen, por supuesto, varias aplicaciones de mensajería y colaboración que tú y tus clientes podéis utilizar, y sin duda utilizáis, pero esto puede llevarte a tener que comprobar constantemente todas las plataformas que utilizan tus clientes. Y no hay duda de que cada uno de ellos utiliza una para una cosa. Esto significa que tienes que estar en la plataforma adecuada para el cliente adecuado en el momento adecuado para mantenerte al día. A veces hay tantas notificaciones que resulta abrumador.
Compartir archivos y documentos
Colaborar en documentos o archivos y asegurarse de que todas las personas adecuadas tienen acceso a la versión correcta de cada cosa, y de que saben cómo y dónde encontrarlas, tiene varias limitaciones. Si se envían diferentes versiones por correo electrónico, se puede acabar con una versión incorrecta de un documento o tener que esperar a que alguien se lo reenvíe a otra persona para comprobarlo, etc. Puede ser muy frustrante. Puede ser muy frustrante.
Los clientes no siempre pueden responder en el momento exacto en que se les necesita, aunque sea en su propio interés. Además, es probable que tengas que explicarles por qué te has retrasado. Es probable que ellos también estén gestionando diferentes plataformas con varios clientes, y experimentando los mismos problemas que tú con la gestión del tiempo y la información.
Un eje centralizado para todo lo relacionado con un cliente y un proyecto puede ayudar a todos en este sentido.
Una pizarra digital para interactuar de forma fluida y atractiva con sus clientes
¿Qué dirían tus clientes si pudieras decirles que todo lo relacionado con su proyecto está contenido en un único espacio de trabajo? ¿Que el trabajo en equipo y la colaboración son más fáciles si se utiliza una herramienta de colaboración que cubre todas las bases? ¿Que no hay necesidad de múltiples plataformas, diferentes aplicaciones de las que preocuparse, o que la persona adecuada tiene que estar disponible para acceder a un documento?
Utilizar una pizarra en línea con sus clientes como principal herramienta de colaboración no sólo le ayuda a usted y a sus clientes, sino que también le diferencia de todas las demás empresas con las que tratan. Muchas siguen utilizando medios anticuados y lentos para colaborar y comunicarse. Todos salimos ganando.
Se puede acceder a las pizarras digitales en cualquier momento y lugar
Una pizarra virtual puede ayudarle a trabajar con sus clientes y avanzar con mayor rapidez y eficacia. Con una pizarra virtual sólo es necesario un punto de acceso. No está limitada por el tiempo o el espacio porque es virtual. Así que, a diferencia de una pizarra tradicional, no tiene un alcance limitado y está disponible las 24 horas del día desde cualquier lugar con conexión a Internet.
A las pizarras virtuales puede acceder cualquiera de los miembros de un equipo, independientemente del lugar del mundo en que se encuentre. Pueden estar trabajando a distancia o practicando el trabajo híbrido. Pueden estar en un país o zona horaria diferentes y trabajando de forma asíncronapero aún así podrán colaborar y participar puntualmente.
Esto hace que las interacciones con sus clientes sean mucho más rápidas y eficaces. Pueden acceder a la información que necesitan y responder más rápidamente a las solicitudes de información. Esto también significa que pueden dar su opinión al instante, lo que potencialmente le ahorra tiempo y ayuda a impulsar un proyecto con mayor rapidez.
Las pizarras digitales son una herramienta atractiva que puede utilizarse de muchas maneras
Puede que estés organizando una sesión de workshop o brainstorming con tus clientes. Entonces, una pizarra virtual puede ofrecer una experiencia mucho más interactiva e interesante que una simple videollamada. Una pizarra virtual puede hacer que el proceso sea más atractivo y un mayor compromiso conduce a mejores resultados. Esto, a su vez, favorece la creatividad y puede ayudar a que surjan ideas más innovadoras. Un mayor grado de participación y disposición a compartir puede hacer que las reuniones y workshops sean más productivas y lleven menos tiempo. Por eso siempre es una buena idea maximizar el compromiso siempre que sea posible.
Visualizar conceptos e ideas con una pizarra digital
Con una pizarra online tienes más posibilidades a la hora de representar visualmente ideas, procesos, conceptos y diseños. Es una forma estupenda de ayudar a tus clientes a comprender mejor temas complejos y a tomar decisiones con mayor conocimiento de causa.
Por ejemplo, pueden imaginar más fácilmente si una solución propuesta es una opción viable. Del mismo modo, a algunas personas les resulta más fácil expresarse visualmente, por lo que se sentirán más cómodas y atendidas si pueden utilizar la gestión visual para transmitir un punto de vista. Esto también puede ayudar a superar las barreras lingüísticas y la jerga técnica que usted o ellos puedan utilizar. Los diagramas, las imágenes y los vídeos pueden ser útiles para explicar conceptos. Si consigues que tus clientes lo entiendan más fácilmente y luego te den su opinión, sin duda repercutirá positivamente en la satisfacción del cliente y en vuestra futura colaboración.
Las pizarras visuales permiten añadir en ellas vídeos, archivos de audio o imágenes, así como documentos y notas adhesivas virtuales. No sólo sirven para escribir, como una pizarra tradicional. Y si utilizas tu pizarra en una reunión o workshop para una sesión de brainstorming , por ejemplo, puedes, por supuesto, guardar todo lo que hayas hecho (y cualquier versión anterior que desees conservar como referencia). La versión guardada puede compartirse con el equipo e incluso modificarse cuando sea necesario.
Las mejores formas de informar a sus clientes sobre las pizarras digitales
Explique a sus clientes por qué les ayudaría utilizar una pizarra digital: puede crear tutoriales o compartir casos prácticos, por ejemplo. Explique las ventajas que el uso de una pizarra digital aportará a su capacidad de colaboración y cómo el proyecto debería avanzar más rápidamente. Comparta sus historias de éxito, ya sea en relación con sus equipos internos o con otros clientes que le hayan dado su permiso. Incluso podría plantearse ofrecer un incentivo para animar a sus clientes a utilizar una pizarra en línea.
Ofrézcales una formación específica: aunque las pizarras virtuales son intuitivas y necesitan muy poca formación, muchas personas pueden mostrarse aprensivas cuando se les pide que utilicen nuevas herramientas digitales. A menudo pueden pensar que les llevarán mucho tiempo, que son innecesarias y demasiado complicadas. Dar a sus clientes formación y apoyo para utilizar una pizarra virtual debería ayudar a superar cualquier resistencia o confusión inicial y es probable que aumente las posibilidades de adopción.
Si adopta un enfoque estratégico para impulsar la adopción de una pizarra digital como principal herramienta de colaboración con sus clientes, podrá diferenciar su empresa además de aumentar el compromiso y la eficacia.
1. Utilizar las funcionalidades de una pizarra en línea
Una de las mejores formas de animar a tus clientes a utilizar una pizarra online es utilizarlas en tus reuniones o workshops con ellos. Y no sólo para garabatear alguna nota. Una vez que sus clientes hayan visto lo útiles que pueden ser en un entorno real, es más probable que estén interesados en ver una demostración o en hablar de cómo pueden utilizarlas para un proyecto concreto o de forma más general.
2. Los rompehielos son una buena forma de empezar una reunión o workshop
Puede empezar las reuniones con su cliente con un icebreakerpor ejemplo. Los rompehielos son una forma útil de asegurarse de que todos los participantes se sienten cómodos participando, sobre todo si no todos se conocen desde el principio. Ayuda a fomentar la participación desde el principio y a establecer un tono positivo para el resto de la reunión. Si se empieza con una actividad divertida y atractiva, es más probable que se cree un ambiente productivo y agradable, lo que contribuirá a la creatividad y la apertura.
Con una pizarra en línea ni siquiera tienes que preocuparte de crear algo: puedes utilizar un template ya preparado para lo que quieras hacer. Los rompehielos son sólo una de las muchas plantillas disponibles.
3. Plantillas listas para usar que aumentan la productividad, la innovación y la creatividad
Brainstorming es un método de eficacia probada para despertar la creatividad de los miembros de su equipo. Hay varias plantillas que pueden utilizarse, dependiendo de las circunstancias y de lo que se quiera conseguir. Brainstorming es una de las fases del design thinking proceso y puede ser útil para ayudar a las personas a tener ideas más creativas e innovadoras.
Es fundamental que sus equipos internos trabajen bien con el equipo de su cliente para lograr juntos un resultado satisfactorio. Utilizar plantillas para determinados procesos que emprenda con su cliente puede facilitar mejores resultados. Hay muchas plantillas listas para usar con sus clientes que pueden ayudarles a todos a llegar antes al resultado final. Ya sean mapas mentalesgestión de proyectos o reuniones con clientespor ejemplo, habrá un template disponible que se adapte a sus necesidades.
Utilizar plantillas listas para usar con su pizarra en línea puede ahorrarle tiempo, ya que elimina la necesidad de crear un diseño personalizado cada vez que tenga trabajo que hacer, lo que le hace a usted y a su equipo más productivos. Para reuniones que de otro modo podrían carecer de estructura, pueden ayudar a mantener a los miembros del equipo centrados y productivos. También pueden ayudar a garantizar que se traten todos los temas necesarios y que todo el mundo se mantenga en el buen camino.
Templates son también una buena forma de fomentar la colaboración y el trabajo en equipo. Pueden ayudar a todos a contribuir al debate de forma estructurada y organizada. Muchas plantillas son muy visuales, y esto puede agilizar y facilitar a muchas personas la comprensión de los temas de debate y su relación entre sí.
Utilizar una pizarra digital con sus clientes y consumidores
Utilizar una pizarra en línea como principal herramienta de colaboración con sus clientes es una excelente forma de aumentar la eficacia y la productividad, y de diferenciarse de sus competidores. De hecho, está juntando dos equipos y formando uno solo. Si utilizas una pizarra online internamente en estas circunstancias, ¿por qué no hacerlo también con tus clientes?
En Klaxoon hemos creado una plataforma de colaboración con todas las herramientas y plantillas que necesitas para ayudarte a trabajar de forma más eficiente con tus clientes. Una pizarra online te ayudará a conseguir una mayor productividad y una mejor experiencia tanto para ti como para tus clientes. Ayudan a impulsar la creatividad y la innovación, además de aumentar el compromiso.
Eche un vistazo a nuestra página de recursos para ver cómo nuestras herramientas y plantillas pueden ayudarle a trabajar de forma más fluida con sus clientes.