¿Por qué las pizarras digitales son ideales para el trabajo asíncrono?

¿Qué es el trabajo asíncrono?

El trabajo asíncrono es el realizado de forma independiente por los miembros de un equipo, sin comunicación ni colaboración en tiempo real con los demás. Así, los miembros del equipo pueden completar sus tareas a su propio ritmo y cuando mejor les convenga. Esto significa que puede ser útil cuando no es prioritario recibir información inmediata de otros compañeros. Les permite avanzar a su aire.

Los proyectos pueden implicar grandes equipos y complicados calendarios y plazos, pero las personas no tienen por qué trabajar en colaboración con otras todo el tiempo. Los individuos seguirán teniendo oportunidades de llevar a cabo elementos de su trabajo según su propio horario. Esto es especialmente importante para los equipos que se encuentran en distintas ubicaciones geográficas o que trabajan en un entorno de trabajo híbrido. El equipo sigue necesitando un eje centralizado donde alojar toda la información pertinente.

Por qué el trabajo asíncrono es cada vez más popular

La pandemia de Covid-19 y el movimiento inesperado y sin precedentes hacia el trabajo a distancia, combinados con los rápidos avances de las tecnologías digitales, nos mostraron que era posible establecer modalidades de trabajo más flexibles y a distancia y que, de hecho, podían ser beneficiosas tanto para las empresas como para sus empleados.

Muchos empleados consideraban que trabajar a distancia les permitía buscar un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada, o les ahorraba tiempo y dinero. Ha habido cierta reticencia por parte de los empleados a volver a las condiciones de trabajo anteriores a Covid y las empresas están teniendo que lidiar con ello. En el Reino Unido, por ejemplo, a principios de 2020, el 5,7% de la gente trabajaba desde casa. En marzo de 2023, el 37% de los trabajadores británicos encuestados afirmó haber trabajado desde casa al menos un día de los siete anteriores.

Aunque trabajar a distancia o de forma híbrida ofrece muchas ventajas tanto para el individuo como para la empresa, también puede presentar ciertos retos. La comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo pueden ser más difíciles, y puede resultar más complicado saber exactamente quién está haciendo qué y cuándo. Es vital que los equipos puedan encontrar un equilibrio entre la productividad individual y la colaboración en equipo.

Sin los medios para hacerlo con eficacia, los equipos corren el riesgo de quedarse rezagados y fracasar. Una pizarra digital es la opción obvia cuando los equipos necesitan trabajar en colaboración y en equipo. También es la opción no tan obvia para garantizar que el trabajo asíncrono se lleva a cabo de la mejor manera posible.

¿Cómo y cuándo trabajan los equipos de forma asíncrona?

Los equipos pueden trabajar juntos de muchas maneras diferentes y por distintos motivos. Algunos equipos se reúnen para proyectos específicos, otros trabajan siempre en el mismo equipo. Algunos pueden trabajar juntos en el mismo espacio de trabajo, otros pueden estar dispersos geográficamente o tener que navegar por un entorno de trabajo híbrido. Hay varias formas en las que los equipos pueden acabar trabajando de forma asíncrona y vamos a echarles un vistazo aquí.

Equipos que trabajan en proyectos específicos

Puede que forme parte de un equipo para un proyecto y de otro para otro. Puede que trabajes con personas con las que ya has trabajado en el pasado, o puede que tengas que enfrentarte a un nuevo grupo de personas. Cuando se trabaja en un proyecto juntos, tiene que haber cierto grado de colaboración y entendimiento. Sin embargo, esto no significa que todos estén necesariamente en la misma fase de trabajo al mismo tiempo. Y esto hay que gestionarlo adecuadamente.

Habrá momentos en la gestión de proyectos en los que todos trabajen con un plazo fijo, pero no todos tengan que hacer lo mismo al mismo tiempo. Tal vez sea necesario terminar una tarea antes de poder hacer otra, o viceversa. Pero también hay otras ocasiones en las que puedes terminar tu trabajo independientemente de lo que estén haciendo los demás. O tal vez puedas adelantarte en algo para un proyecto de otro equipo si has llegado a un cuello de botella en otro lugar. Tal vez dispongas de tiempo adicional que no esperabas.

Trabajar de forma asíncrona para realizar tus tareas cuando tienes la oportunidad puede reportar grandes beneficios si el resto del equipo ha conseguido hacer lo mismo: entonces, de repente, todos estáis adelantados. Gestionar el proceso es clave.

Equipos que trabajan a distancia

Puede que trabaje a distancia pero en el mismo lugar, o que forme parte de un equipo disperso por todo el mundo. En cualquier caso, puede haber muchas razones por las que no trabajes o no puedas trabajar al mismo tiempo. Puede deberse a compromisos y preferencias personales. También puede deberse a diferencias horarias o a días de la semana diferentes por motivos culturales o religiosos. Aun así, los equipos deben ser capaces de trabajar bien juntos cuando están separados y cuando trabajan de forma asíncrona.

Equipos que trabajan 24 horas al día

Puede que no se espere que trabaje en turnos de 24 horas, pero eso no significa que su equipo cierre nunca. Por ejemplo, los equipos de atención al cliente pueden necesitar la capacidad de responder a consultas o quejas las 24 horas del día. Para ello, sus equipos deben ser capaces de trabajar bien de forma asíncrona.

Equipos de investigación y desarrollo

Es probable que los equipos de investigación y desarrollo tengan periodos en los que trabajen de forma asíncrona en los proyectos y vuelvan a reunirse para ponerse al día sobre sus progresos, revisar sus hallazgos, etcétera. Es fundamental poder trabajar juntos pero por separado en el marco de un proyecto.

¿Qué tienen en común el trabajo asíncrono y las pizarras digitales?

Los miembros de un equipo que trabajan a veces de forma asíncrona pueden obtener muchas de las ventajas que ofrecen las pizarras digitales: ¡una combinación ganadora!

Por ejemplo, utilizar una pizarra digital con fines colaborativos ofrece a los miembros de tu equipo la oportunidad de encontrar mejores formas de trabajar. En este artículo no profundizaremos demasiado en las ventajas de utilizar una pizarra digital, pero, entre otras cosas, pueden ayudar a los equipos a mejorar su rendimiento y a ser más eficientes.

El trabajo asíncrono -y las pizarras digitales- permiten flexibilidad y accesibilidad, y pueden mejorar el compromiso, la colaboración, el trabajo en equipo y los resultados del equipo.

¿Qué cualidades tiene una pizarra en línea para complementar el trabajo asíncrono?

Los miembros de un equipo necesitan poder colaborar y compartir ideas, aunque no lo hagan en tiempo real. Como las pizarras digitales ofrecen una ubicación centralizada para guardar archivos, calendarios, ideas, documentos, etc., también pueden utilizarse con este fin. Esto puede ayudar a mejorar el trabajo en equipo y aumentar el compromiso entre sus miembros.

Un proyecto puede necesitar que los miembros de un equipo realicen tareas sólo cuando reciban información de otro equipo. Si sabes lo que se espera de ti y puedes irte y hacerlo en tu tiempo libre, sin dejar de poder aportar tus ideas y pensamientos al equipo sin tener que esperar a una reunión o a un canal oficial, es probable que el resultado sea mejor. Es menos probable que las ideas se pierdan o que la persona que las tuvo las descarte por no ser válidas o viables, por ejemplo. Las opiniones pueden recogerse de forma continua y utilizarse para la siguiente fase del proyecto.

Como sabemos, no todos los equipos trabajan en el mismo espacio de trabajo, ni siquiera en la misma zona horaria. Las pizarras en línea son accesibles independientemente de dónde se encuentren los miembros de su equipo y siempre que deseen acceder a ellas. Dependiendo de dónde te encuentres en el mundo y de tus circunstancias personales, esto puede ser preferible. Al fin y al cabo, el fin de semana varía en todo el mundo, al igual que los días festivos. Así, todos los miembros del equipo pueden acceder a una pizarra en línea y contribuir a ella a su propio ritmo y desde el lugar que prefieran, independientemente de la zona horaria o del horario de trabajo especificado.

Toda la información relativa a un proyecto concreto puede guardarse en una pizarra online, porque no están limitadas por su tamaño o alcance. Esto facilita el seguimiento del progreso de las tareas, independientemente de quién sea el encargado de realizarlas o de dónde se encuentre. Esto también significa que los demás miembros del equipo pueden saber en qué fase se encuentra cada uno y cómo encaja lo que están haciendo.

No todos los equipos son iguales, ni tampoco todos los proyectos. Las pizarras en línea pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades del equipo y del proyecto, facilitando la gestión y contabilización del trabajo asíncrono. Y como cada persona aprende y asimila la información de forma diferente, las pizarras en línea benefician a quienes aprenden y comprenden mejor la información si pueden ver una representación de la misma, utilizando el poder de la gestión visual.

Si trabajas de forma asíncrona, es posible que no siempre puedas acudir a otro miembro del equipo para pedirle consejo o una aclaración en ese momento. Al mantener todos los archivos en el mismo lugar y permitir que los miembros del equipo vean la información de forma más visual, es más fácil para todos mantenerse al día de lo que ocurre con sus tareas personales y las de los demás miembros del equipo.

¿Cómo pueden los miembros de un equipo trabajar solos en una pizarra digital?

Dado que las pizarras digitales son conocidas como una gran herramienta de colaboración, a menudo se asume que sólo son útiles para el trabajo en equipo. Pero no es así. Hay muchas cosas para las que puedes utilizar la pizarra digital de tu equipo cuando estás trabajando en el proyecto por tu cuenta.

Brainstorming es una técnica popular, especialmente utilizada en el procesodesign thinking para crear ideas nuevas, innovadoras y emocionantes. Suele considerarse un proceso de equipo. Sin embargo, también funciona a nivel individual. Puedes empezar con un lienzo en blanco o utilizar un template para que te ayude a tener nuevas ideas. Lo mismo ocurre con mapas mentales.

A veces puede resultar abrumador pensar en todas las tareas que hay que hacer para un proyecto. Las pizarras digitales pueden ser útiles para planificar proyectos, y no sólo el proyecto en su conjunto. Puedes crear una representación visual de tu sección de un proyecto e incluir toda la información relevante que desees. Por ejemplo, si trazas plazos, hitos y tareas, es fácil dividir proyectos complejos en piezas más manejables. También podrá seguir su progreso más fácilmente.

Utilizar la pizarra digital para el trabajo en equipo asíncrono

Las pizarras en línea son una herramienta poderosa, y sería una pena descuidarlas sólo porque sus equipos trabajan de forma asíncrona. Utilizándolas, el equipo trabajará más eficazmente de forma conjunta, aunque cada uno de sus miembros trabaje por separado. El trabajo en equipo no consiste únicamente en trabajar en un mismo lugar sobre lo mismo al mismo tiempo.

En Klaxoon hemos creado todas las herramientas y plantillas que necesita para ayudar a sus equipos a ser más eficientes, incluso cuando trabajan de forma asíncrona. Las pizarras online ayudan a impulsar la creatividad y la innovación, así como a aumentar el compromiso y la productividad, independientemente de dónde se encuentren los miembros de tu equipo o en qué estén trabajando.

Eche un vistazo a nuestra página de recursos para ver cómo nuestras herramientas y plantillas pueden ayudar a que su empresa funcione mejor.