Co-concevoir à distance une plateforme et une application d’activités en plein air en 18 mois

Le challenge : développer un projet web en cross-équipe à distance

Le besoin : créer de A à Z une plateforme en ligne autour des loisirs et du tourisme

Le Département doit créer une plateforme numérique pour permettre à ses touristes et à ses habitants de découvrir les activités sport et nature à pratiquer en plein air aux quatre coins du territoire. Le cahier des charges est riche : il s’agit notamment de créer une expérience interactive pour l’usager, tout en travaillant aussi avec l’Angleterre sur l’aspect touristique, dans le cadre du projet européen Interreg.

Le contexte : travailler à distance avec plusieurs partenaires

Le projet démarre en février 2021, en co-construction avec les cinq directions de la collectivité (le département Pas-de-Calais) et trois partenaires externes tels que le comité départemental olympique, à raison de sessions d’ateliers comptant 10 à 15 personnes à chaque fois.

Dans un contexte de crise sanitaire, il était impossible de se réunir en présentiel dans une salle de avec les différents protagonistes impliqués dans la conception du projet. Il fallait donc impérativement trouver un support en ligne favorisant la participation de chaque acteur, pour travailler et avancer ensemble malgré les restrictions.

La solution : associer les fonctionnalités du Board de Klaxoon à des méthodes comme le persona

Le choix de la plateforme Klaxoon

Habitué à animer des ateliers avec les post-it et les tableaux traditionnels des salles de réunion, Sébastien, comme beaucoup, s’est tourné vers les outils numériques au moment de la crise Covid en 2020. Avec son équipe, il a étudié plusieurs solutions et leur choix s’est porté sur Klaxoon.

Pourquoi ? “Premièrement, parce que c'est plus qu'un tableau blanc numérique. Ça permet aussi de faire des Quiz, des Aventures, des Sondages, des Sessions qui globalisent tout un tas d'activités. Et aussi parce que c'est une solution française, qui est déjà employée par la plupart des conseils départementaux (plus de 40, ndlr), donc qui a quand même un peu pignon sur rue. Et puis, on était nous-mêmes convaincu que c'était l'outil le plus adapté en comparaison aux autres outils qu'on avait pu tester auparavant.”

Sébastien choisit l’outil Board pour mener à bien le projet en question. Il organise différents ateliers à distance, avec à chaque fois une quinzaine de participants, issus du département et des organismes partenaires. En partant de zéro, il faudra tout juste 18 mois au projet pour aboutir à la mise en production de la plateforme finalisée !

La méthodologie pour développer la plateforme

Pour construire Escapade62.fr, l’équipe conceptrice a besoin de bien comprendre les besoins des utilisateurs, de se projeter dans la peau des futurs usagers pour leur offrir la meilleure expérience quand ils se connecteront.

• L’équipe a donc commencé par définir ses personae : “On a dressé tous ensemble une liste de personnalités, par exemple, Jérémie qui est vététiste, Véronique qui est sportive débutante,etc.” Ils obtiennent ainsi une série de personae avec tout une liste de données.
• “L'étape suivante, poursuit Sébastien, ça a été de se demander quelle est la cible de notre produit et de bien se mettre d'accord sur cette cible, et ensuite de rentrer dans le détail pour chacun des personae.” Pour chaque persona, l’équipe identifie alors ses frustrations et ses motivations, et se pose la question “Comment va-t-on répondre à ses besoins ?”. Sébastien explique : “On a réalisé ce travail sur une dizaine de personae types qui nous semblaient importants par rapport aux objectifs qu'on visait dans les cibles qu’on avait définies auparavant.”
• Vient ensuite le parcours utilisateur (ou user journey) : l’équipe s’interroge, pour chacun des utilisateurs types, quel va être son “voyage” au travers de l'application ? Elle imagine la meilleure expérience utilisateur pour chaque persona, depuis la page d’accueil, en passant par ses recherches, les filtres, l’affichage des résultats, etc. 
• L’équipe a également utilisé la méthode Remember the future (ou Rétro vers le Futur), qui permet de se projeter sur les succès de l'application, pour trouver des axes d’amélioration avant la mise en production. La combinaison des différentes méthodes utilisées en workshop leur a ainsi permis d’avoir la vision la plus complète et détaillée possible.

Le choix de l’éditeur de la plateforme se fait aussi avec Board

Ce n’est pas anodin quand Sébastien Ramon explique que le projet a été mené de A à Z sur Board. Ça ne s’est pas arrêté aux workshops de co-construction du projet :

La particularité de ce qu'on a réalisé avec l'équipe de travail sur Klaxoon, c'est que c'est ce qu'on a utilisé pour contacter ensuite les éditeurs.

Sébastien et son équipe ont partagé le Board aux deux éditeurs en compétition pour qu’ils prennent connaissance du projet complet.

Une fois que les éditeurs leur ont répondu, l’équipe a créé un nouveau Board avec les critères d'évaluation de ces éditeurs. Cela s’est fait en asynchrone. “On les a pondérés ensemble, poursuit Sébastien, on y a mis tout un tas d'informations sur ce que les éditeurs avaient réalisé auparavant, sur ce sur quoi ils étaient capables de s'engager, et ce sans quoi ils n'étaient pas capables de s'engager. Et puis, on a tous voté.” 

Sur le Board, des Questions de vote ont été créées afin de permettre à l’équipe de trancher en faveur d’un éditeur. Avoir tous ces critères à plat sous les yeux, directement sur le Board, a aidé l’équipe dans son vote. Ça lui a permis de choisir l’éditeur qui remplissait le plus de critères, tout en anticipant sur les critères manquants pour être certaine de couvrir tous les besoins du projet.

On ne se serait pas rendu compte de ces choses-là si on n'avait pas animé cet atelier.

Le résultat : un projet mené à bien avec succès, aux côtés d’autres rituels d’équipe qui perdurent

Les bénéfices retirés de l’utilisation de Board dans le projet Escapde62.fr

Les principaux bénéfices constatés par Sébastien Ramon dans cette utilisation de Klaxoon sont de “réussir à réunir les gens, les fédérer, les faire travailler ensemble, les faire se poser des questions, c'est-à-dire les rendre créatifs au travers de l'outil.” 

Et le consultant poursuit :

Klaxoon permet aussi de conserver la valeur qui a été produite et de pouvoir la réutiliser à l'atelier suivant. On ne perd pas le contenu, on peut s'inspirer de ce qui existe déjà. Et ça, c'est vraiment intéressant.

Autre bénéfice non négligeable : la facilité de travailler à distance avec Board. “L'intégralité de l'équipe ne s'est jamais vue une seule fois jusqu'à la livraison de l'application et, pour autant, ça n'a pas du tout été une contrainte. Au contraire, ça a permis de réduire les temps de trajet pour certains de nos collègues qui viennent d'autres directions, ou les partenaires extérieurs.”

Sébastien utilise Klaxoon au quotidien, à travers des méthodes qu’il a vite adoptées sur Board

Au-delà de la gestion de projet, Sébastien s’est très vite emparé de Klaxoon pour la dimension du management d'équipe. En effet, son équipe a comme rôle de créer de la cohésion, de la synchronisation et de pouvoir faire des bilans. Voilà les 3 méthodes qu’il apprécie le plus pour le management d’équipe (trois méthodes que vous pouvez retrouver dans notre bibliothèque de templates) :

• Le calendrier Niko-Niko : “Ça permet aux équipes, chaque matin, lorsqu'elles se synchronisent, de donner leur état d'humeur, dire s'ils vont bien, ou moins bien, s'ils ont quelque chose à partager à l'équipe. Ça vient du Japon et ça permet d'avoir au final l'état moral de l'équipe. C'est important dans notre équipe.” 

• La rétrospective : “Les équipes se questionnent sur leurs activités et leurs missions, identifient les freins et les moteurs pour trouver les actions qui vont leur permettre d’évoluer.” 
• La réunion matinale d’équipe ou daily meeting : “Ça permet de gérer les tâches au quotidien, les priorités, (...) ça permet de se synchroniser en équipe sur ce qu'on réalise pour avoir une vue d'ensemble des sujets qu'on est en train de traiter chacun, et bien identifier les difficultés que les uns et les autres peuvent rencontrer pour pouvoir agir sur ce qu’on peut.”