Le jukebox
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Sébastien Ramon est consultant en transformation numérique au conseil départemental du Pas-de-Calais. Il fait partie de l’équipe Accompagnement au Développement Numérique (ADN). Ses trois principales missions sont les suivantes : faire en sorte que les 6000 agents du département équipés d’un PC soient à l’aise avec les outils numériques, les accompagner sur la création de nouvelles solutions numériques qui vont les aider au quotidien dans leur métier, et enfin communiquer sur tous les services que la direction des services numériques propose aux agents du département.
Sébastien a participé au développement d’une plateforme ayant pour objectif de valoriser les activités de sport et nature en Pas-de-Calais, Escapade62.fr. Tout a été fait en utilisant le Board de Klaxoon. Cela a nécessité de la collaboration en mode hybride, et également en asynchrone. Découvrez les étapes de cette co-conception, rendue possible grâce à Klaxoon.
Le Département doit créer une plateforme numérique pour permettre à ses touristes et à ses habitants de découvrir les activités sport et nature à pratiquer en plein air aux quatre coins du territoire. Le cahier des charges est riche : il s’agit notamment de créer une expérience interactive pour l’usager, tout en travaillant aussi avec l’Angleterre sur l’aspect touristique, dans le cadre du projet européen Interreg.
Le projet démarre en février 2021, en co-construction avec les cinq directions de la collectivité (le département Pas-de-Calais) et trois partenaires externes tels que le comité départemental olympique, à raison de sessions d’ateliers comptant 10 à 15 personnes à chaque fois.
Dans un contexte de crise sanitaire, il était impossible de se réunir en présentiel dans une salle de avec les différents protagonistes impliqués dans la conception du projet. Il fallait donc impérativement trouver un support en ligne favorisant la participation de chaque acteur, pour travailler et avancer ensemble malgré les restrictions.
Habitué à animer des ateliers avec les post-it et les tableaux traditionnels des salles de réunion, Sébastien, comme beaucoup, s’est tourné vers les outils numériques au moment de la crise Covid en 2020. Avec son équipe, il a étudié plusieurs solutions et leur choix s’est porté sur Klaxoon.
Pourquoi ? “Premièrement, parce que c'est plus qu'un tableau blanc numérique. Ça permet aussi de faire des Quiz, des Aventures, des Sondages, des Sessions qui globalisent tout un tas d'activités. Et aussi parce que c'est une solution française, qui est déjà employée par la plupart des conseils départementaux (plus de 40, ndlr), donc qui a quand même un peu pignon sur rue. Et puis, on était nous-mêmes convaincu que c'était l'outil le plus adapté en comparaison aux autres outils qu'on avait pu tester auparavant.”
Sébastien choisit l’outil Board pour mener à bien le projet en question. Il organise différents ateliers à distance, avec à chaque fois une quinzaine de participants, issus du département et des organismes partenaires. En partant de zéro, il faudra tout juste 18 mois au projet pour aboutir à la mise en production de la plateforme finalisée !
Pour construire Escapade62.fr, l’équipe conceptrice a besoin de bien comprendre les besoins des utilisateurs, de se projeter dans la peau des futurs usagers pour leur offrir la meilleure expérience quand ils se connecteront.
Ce n’est pas anodin quand Sébastien Ramon explique que le projet a été mené de A à Z sur Board. Ça ne s’est pas arrêté aux workshops de co-construction du projet :
La particularité de ce qu'on a réalisé avec l'équipe de travail sur Klaxoon, c'est que c'est ce qu'on a utilisé pour contacter ensuite les éditeurs.
Sébastien et son équipe ont partagé le Board aux deux éditeurs en compétition pour qu’ils prennent connaissance du projet complet.
Une fois que les éditeurs leur ont répondu, l’équipe a créé un nouveau Board avec les critères d'évaluation de ces éditeurs. Cela s’est fait en asynchrone. “On les a pondérés ensemble, poursuit Sébastien, on y a mis tout un tas d'informations sur ce que les éditeurs avaient réalisé auparavant, sur ce sur quoi ils étaient capables de s'engager, et ce sans quoi ils n'étaient pas capables de s'engager. Et puis, on a tous voté.”
Sur le Board, des Questions de vote ont été créées afin de permettre à l’équipe de trancher en faveur d’un éditeur. Avoir tous ces critères à plat sous les yeux, directement sur le Board, a aidé l’équipe dans son vote. Ça lui a permis de choisir l’éditeur qui remplissait le plus de critères, tout en anticipant sur les critères manquants pour être certaine de couvrir tous les besoins du projet.
On ne se serait pas rendu compte de ces choses-là si on n'avait pas animé cet atelier.
Les principaux bénéfices constatés par Sébastien Ramon dans cette utilisation de Klaxoon sont de “réussir à réunir les gens, les fédérer, les faire travailler ensemble, les faire se poser des questions, c'est-à-dire les rendre créatifs au travers de l'outil.”
Et le consultant poursuit :
Klaxoon permet aussi de conserver la valeur qui a été produite et de pouvoir la réutiliser à l'atelier suivant. On ne perd pas le contenu, on peut s'inspirer de ce qui existe déjà. Et ça, c'est vraiment intéressant.
Autre bénéfice non négligeable : la facilité de travailler à distance avec Board. “L'intégralité de l'équipe ne s'est jamais vue une seule fois jusqu'à la livraison de l'application et, pour autant, ça n'a pas du tout été une contrainte. Au contraire, ça a permis de réduire les temps de trajet pour certains de nos collègues qui viennent d'autres directions, ou les partenaires extérieurs.”
Au-delà de la gestion de projet, Sébastien s’est très vite emparé de Klaxoon pour la dimension du management d'équipe. En effet, son équipe a comme rôle de créer de la cohésion, de la synchronisation et de pouvoir faire des bilans. Voilà les 3 méthodes qu’il apprécie le plus pour le management d’équipe (trois méthodes que vous pouvez retrouver dans notre bibliothèque de templates) :
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