Parmi les nombreux nouveaux mots entrés dans le quotidien des équipes depuis quelques années, la notion de travail asynchrone prend une place de plus en importante. Vraie nouveauté ou simple expression à la mode, voici tout ce que vous devez savoir sur le travail asynchrone.
Mais qu’est ce donc que le travail asynchrone ? On peut le définir comme une façon différente de travailler en équipe. Les membres du groupe n’ont pas besoin de travailler simultanément sur un projet pour avancer dans une seule et même direction.
Comme le travail hybride ou le télétravail, l’émergence de la notion de travail asynchrone est directement liée aux bouleversements du monde du travail induit par la crise sanitaire. La preuve en un coup d’œil.
Sur le graphique ci-dessus, en bleu, la tendance de recherche de l’expression asynchronous work sur un célèbre moteur de recherche en 2019. En rouge, la même recherche mais en 2022. C’est net, la tendance a doublé en l’espace de 3 ans.
Si le travail asynchrone commence à réellement entrer dans notre vocabulaire, de quoi s’agit-il ? D’une nouvelle façon de travailler en autonomie ? D’un changement de paradigme dans le monde du travail ?
Synchrone et asynchrone, quelles différences ?
L’existence même du travail synchrone était ignorée jusqu’à ce qu’apparaisse la notion de travail asynchrone. Un peu comme le présentiel, par rapport au télétravail. Pendant des décennies, l’organisation du travail s’est faite pour beaucoup à un bureau de 9h à 18h (choisissez l’horaire qui vous convient) chaque jour de la semaine.
Tout le monde au même rythme, tout le monde aux mêmes horaires. Vos réunions, vos points d’équipes, vos conversations instantanées et même vos pauses cafés. Autrement dit, vous travaillez avec vos collègues en même temps qu’eux. C’est la définition du travail synchrone.
Dans un travail purement synchrone, les équipes doivent interrompre l'avancement des projets lorsque l'un des membres de l'équipe n'est pas disponible en raison d'horaires de travail différents ou de congés.
La réunion constitue l’exemple type du moment synchrone dans la journée de travail. De même, l’organisation du travail selon le “3x8”, à savoir trois équipes qui se relaient toutes les huit heures pour maintenir une production continue, est un exemple du travail asynchrone.
Par opposition au travail synchrone, l’asynchrone se caractérise surtout par le temps redonné aux collaborateurs et collaboratrices :
- Pour développer leur réflexion sur le temps long.
- Pour continuer d’interagir même en dehors des moments des réunions.
- Pour faire avancer les projets à leur propre rythme.
Le principal défi repose sur la capacité des personnes à bien communiquer et se coordonner pour garder le fil des projets et des conversations et continuer à avancer ensemble.
Quand privilégier le travail asynchrone ?
Vous n’imaginez pas le nombre d’activités que vous pourriez faire de manière asynchrone. Pensez à vos réunions. Combien de réunions faites-vous pour « partager de l’information » ? Si elles ne vous servent qu’à ça, non seulement vous vous privez du vrai pouvoir des réunions mais, en plus, vous perdez votre temps. Pourquoi ? Parce que 9 réunions sur 10 se font alors qu’au moins une personne attendue manque à l’appel.
Le partage d’information, c’est l’activité numéro 1 que vous devriez faire de manière asynchrone.
Réfléchissez- y sérieusement. Combien d’informations sont tellement importantes et/ou urgentes que vous devez organiser une réunion pour les communiquer en temps réel. Et combien d’entre elles pourraient être transmises par un autre biais ? La moitié ? Les deux-tiers ? Pour ce faire, un espace de travail partagé sur lequel poster vos informations serait une bonne façon de commencer.
Si vous souhaitez seulement communiquer quelques infos, faites-le en asynchrone.
De même, vous savez peut-être que vos réunions sont beaucoup plus participatives si vous les faites démarrer avant leur début officiel.
Par exemple, vous organisez ou participez certainement à une réunion d’équipe régulière, pour faire le point sur vos sujets ou débloquer les situations complexes en équipe. C’est d’ailleurs un incontournable de la performance collective. En amont de vos réunions, lister les sujets, préparer des questions, c’est l’exemple même de la collaboration asynchrone. Le travail asynchrone de toutes et tous va contribuer à l’efficacité de votre réunion. Votre temps de synchronisation pourra être consacré aux problèmes à résoudre et à la prise de décision, qui sont les actions prioritaires à mener en réunion. Et en cas d’absence, les personnes présentes sauront où vous en êtes dans votre avancement et vous pourrez rattraper les informations en temps voulu.
Enfin, le travail asynchrone est également la norme pour toutes les équipes qui travaillent à cheval sur plusieurs continents et plusieurs fuseaux horaires. Comme les équipes en 3x8, lorsqu’une personne termine sa journée de travail, une autre la démarre et peut poursuivre le travail entamé. Il suffit de mettre les bonnes informations à disposition.
Travail asynchrone et travail hybride sont deux notions qui vont de pair
Le travail asynchrone repose notamment sur trois piliers importants :
- La responsabilisation des individus
- La transparence des informations et des relations
- Une bonne communication et coordination.
Trois piliers que l’on retrouve également dans l’organisation du travail en mode hybride. Il n’est donc pas surprenant de voir que ces deux notions deviennent de plus en plus importantes dans l’organisation du travail à des moments concomitants.
Bastien Le Lann est directeur au sein du cabinet de conseil Lecko. Une entreprise spécialiste de la transformation des organisations. En complément de leur activité de conseils, ils établissent chaque année une enquête de terrain pour comprendre la réalité du monde du travail. L’enquête publiée courant 2021 a révélé que, face au télétravail imposé partout, l’e-mail est resté l’outil privilégié de la collaboration, en compagnie de la visioconférence. Pourtant, des analyses poussées révèlent que les équipes n’en sont pas satisfaites, comme l’expose Bastien : « On a eu une explosion d’e-mails et de visioconférences pendant cette période de confinements successifs, avec une tendance à l’accélération. On a vu émerger les réunions jointives, celles qui s'enchaînent sans pause, toute la journée. »
Face à l’absence physique de leurs collaborateurs et collaboratrices, les entreprises se sont massivement tournées vers les outils de visioconférence pour maintenir le contact. Mais de la façon la plus maladroite qui soit, en imposant des modes de travail synchrone, ce que regrette Steve Glaveski, P-DG et cofondateur de Collective Campus, un accélérateur d'innovation pour les entreprises et les start-up, dans une chronique pour la Harvard Business Review.
Affirmant que le télétravail devrait être majoritairement fait de manière asynchrone, il a constaté que les entreprises n’ont pas profité du télétravail massif pour changer leurs manières de fonctionner. « Si les normes toxiques de contrôle qui privent les salariés d’autonomie restent en place, le télétravail restera une solution de fortune. Nous pouvons aider les personnes qui travaillent à domicile à maîtriser leur charge de travail et à atténuer les conflits liés à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. À condition d’abandonner la communication en temps réel et l’hyperréactivité au profit d’une communication plus asynchrone. Un type de communication qui donne réellement aux gens la liberté de décider où et quand travailler. »
L’émergence de plus de travail asynchrone ne signifie pas la fin du travail synchrone
Si l’organisation du travail en mode asynchrone a ses atouts, il ne faut cependant pas abandonner, de manière unilatérale, les temps de synchronisation, bien au contraire. À l’image du travail hybride qui réunit le meilleur des deux mondes, le distanciel et le présentiel, les entreprises ont l’occasion de créer leur propre culture de travail tout à la fois synchrone et asynchrone, selon les situations et les besoins.
Interrogé par la BBC sur le sujet, Jen Rhymer, chercheur à l’université de Stanford, explique que les salariés doivent se poser une question clé : « Quelles sont les choses que nous devons vraiment faire de manière synchrone ? ».
Dans le même article, Erica Brescia, COO de Github, une entreprise de développement et services logiciels, fait le constat suivant : « Les équipes voudront toujours communiquer en temps réel pour prendre des décisions, faire du brainstorming créatif et établir des relations avec leurs collègues et leurs clients. Et elles utiliseront les communications asynchrones pour documenter ces décisions, recueillir les commentaires et les réactions, suivre les progrès et travailler efficacement avec les membres de l'équipe malgré le décalage horaire. »
Le travail asynchrone devient progressivement une nouvelle manière d’organiser le travail, comme l’est devenu progressivement le télétravail. Plus qu’une expression à la mode, c’est une possibilité laissée à chacun et chacune de décider du rythme de chaque journée. Une nouvelle façon de générer de l’engagement au travail.
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