Matrice des risques : anticiper pour mieux gérer

Faites le point sur les risques liés à votre projet

Vous démarrez un nouveau projet ? Pour vous lancer sur de bonnes bases, il est primordial de prendre connaissance de tous les risques qu’il pourrait impliquer. En les identifiant en amont, votre équipe peut trouver plus facilement les moyens d’y faire face s’ils surviennent, ou même de les éviter en mettant en place les bonnes actions dès à présent.  

Et la solution pour cela, c’est la Matrice des risques ! Cette méthode vous permet de cartographier les risques remontés par toutes les parties prenantes du projet, quels que soient leur expertise et leur emplacement géographique. Peu importe que vous soyez ensemble en salle ou à distance, ou même en asynchrone, centralisez votre réflexion et hiérarchisez facilement les risques, suivant leur probabilité et leur degré de criticité.

Une fois les risques potentiels analysés et classés, vous pouvez travailler en équipe afin d’identifier les actions à mener pour les réduire au maximum. Et comme en gestion de projet, tout évolue constamment, vous pouvez tout aussi facilement relancer une réflexion pour repositionner un risque sur la matrice suivant votre nouveau contexte.

Pourquoi utiliser cette matrice des risques avant de lancer un projet ?

La Matrice des risques vous offre l’avantage certain de sécuriser votre gestion de projet. Elle couvre tous les risques identifiés par les contributeurs les plus légitimes, et sert de support de référence à toute l’équipe pour retrouver rapidement une vue d’ensemble, et la faire évoluer instantanément si besoin.

Ce qui fait la force de cette méthode, c’est son potentiel collaboratif. Tout le monde peut apporter sa contribution, s’exprimer et échanger en toute transparence sur la gravité d’un risque ou d’une action à appliquer. Vous pouvez soit vous réunir en synchrone grâce à l’outil de visioconférence intégré au Board de Klaxoon, soit ajouter vos idées en asynchrone lorsque vous avez quelques minutes. Le tableau blanc en ligne reste toujours accessible aux participants, qui peuvent à tout moment venir ajouter, modifier ou vérifier une information.

Pour votre gestion de projet, la Matrice des risques représente ainsi un gain de temps considérable. Elle peut même vous aider à réduire vos coûts, en agissant en amont sur certains des risques identifiés. Enfin, c’est aussi l’occasion de vous rassurer, de rassurer votre équipe, et pouvoir aborder votre travail sans stress. Ainsi, vous êtes plus inventifs, plus efficaces, et prenez donc davantage d’initiatives. Tout simplement car vous savez précisément dans quelle mesure vous pouvez prendre des risques… et les limites à ne pas franchir !

Comment construire une bonne analyse des risques projet avec la matrice de Klaxoon ?

Commencez par inviter tous les membres participant à votre projet sur votre whiteboard Klaxoon. Pour organiser une session en synchrone, lancez ensuite une visioconférence Live directement sur le Board.

Identifiez et priorisez les risques en équipe

Pour commencer, lancez un timer de 15 minutes pour dresser collectivement une liste des risques que vous devez prendre en considération. Chacun place d’abord simplement ses idées dans la matrice par zone, en respectant le code couleur : 

• Vert pour les risques acceptables
• Jaune pour les risques medium
• Rouge pour les risques non acceptables

Ensuite, utilisez les axes des abcisses et des ordonnées sur la matrice pour repositionner vos idées de manière encore plus précise, suivant : 

• La probabilité d’occurrence du risque : de très peu probable à presque certain
• Sa gravité potentielle : de mineure à catastrophique

Si vous avez un doute sur l’un de ces deux aspects, vous pouvez attacher une Question d’Évaluation à votre idée pour demander un retour à l’équipe. Le nombre d’étoiles attribué par le collectif correspondra alors à son emplacement sur un axe ou sur l’autre.

Définissez un plan d’action pour contrer les risques

En partant du coin en haut à droite, dupliquez ensuite chaque risque identifié dans le tableau “Plan d’action” suivant sa couleur.

Avec votre équipe, listez dans les colonnes suivantes les conséquences des risques, et définissez les actions ou les solutions pouvant permettre de les minimiser. 

Une fois cela fait, revenez sur l’idée décrivant le risque et ajoutez-y deux dimensions :

• Une dimension “Qui ?” pour définir la ou les personnes en charge d’appliquer les actions ;
• Une dimension “Date” pour cadrer les actions dans le temps.

Ainsi, l’équipe garde une vue d’ensemble et peut facilement suivre la résolution du risque une fois la réunion terminée. Lorsqu’un risque est traité, il suffit à la personne en charge de l’indiquer dans la colonne “résolus” du plan d’action, en dupliquant simplement le symbole vert pour ce risque. Et le reste de l’équipe pourra se connecter au Board pour en prendre connaissance à tout moment !