5 façons d'assurer un problem solving efficace en gestion de projet

Gestion de projet et problem solving

La gestion de projet est compliquée par nature. Vous pouvez soit coordonner une équipe projet pour atteindre vos objectifs communs, soit travailler dans l’opérationnel avec les autres membres de l'équipe. Mais quel que soit votre rôle dans la gestion de votre projet, il est probable qu'il implique une grande part de problem solving. Ces problèmes se situent à la fois au niveau micro et macro, qu'il s'agisse de questions quotidiennes ou de problèmes plus importants qui pourraient menacer la viabilité de l'ensemble du projet.  

De meilleures stratégies de problem solving pour les chefs de projet

La façon dont vous abordez les problèmes, les stratégies et les procédures que vous mettez en œuvre, ainsi que les méthodologies que vous appliquez, auront toutes une incidence directe sur la réussite du projet, et celle de l'équipe elle-même. Nous allons examiner les meilleures pratiques de problem solving que les équipes et les dirigeants peuvent garder à l'esprit lorsqu'ils mettent en œuvre et travaillent sur un projet. Nous étudierons comment les approches structurées et la pensée créative - ainsi que le processus de conception-réflexion - peuvent alors être utiles.

Les individus et la résolution de problèmes

Lorsque des problèmes, des préoccupations ou des conflits surviennent au cours d'un projet, il peut être très stressant et difficile pour les membres de l'équipe de les résoudre efficacement et en temps voulu. De nombreuses personnes chercheront à éviter les conflits et, les problèmes exigeant des solutions, il peut également être difficile de savoir dans quel contexte celle-ci peut se manifester.

Dans un environnement professionnel, le fait de ne pas connaître une réponse peut être une situation déconcertante pour un employé. Il arrive aussi souvent que la résolution de problèmes ne soit pas une compétence qui leur ait été enseignée de manière formelle. Alors, quelles sont les 5 stratégies les plus importantes que vous pouvez mettre en œuvre avec les individus, les équipes et vos projets pour garantir les meilleures pratiques et une résolution efficace des problèmes ?

Problem solving efficace en gestion de projet : 5 pratiques pour le mener à bien

1. Mettez en place des bases solides

Avec de bonnes fondations, les entreprises peuvent à la fois prévenir et résoudre les problèmes lors des phases initiales de mise en place de nouveaux projets. Faites alors en sorte de partir en position de force. Avant de vous lancer, assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont des rôles clairement définis et connaissent leurs responsabilités, leurs objectifs et leurs priorités. Ils doivent également pouvoir visualiser le projet une fois achevé, et avoir un objectif à atteindre collectivement.

Avec un tel état d’esprit, si (quand !) quelque chose ne se passe pas comme prévu, un individu, un chef d'équipe et/ou l'équipe sont tous plus susceptibles de s'en apercevoir rapidement. De plus, ils auront à la fois la volonté et la capacité d'y remédier.

L'utilisation d’outils et technologies de management d'équipe peut permettre aux membres de l'équipe de voir en temps réel où ils en sont, et leur impact sur les autres parties du projet. Et l'attribution de responsabilités équitables, discutées et convenues à l'avance contribue à réduire le risque d'une culture du blâme. Au contraire, cela va donner du pouvoir aux individus, et favoriser l'appropriation des tâches et des résultats.

À l’opposé, une surcharge de travail ou des attentes irréalistes sont susceptibles d'entraîner des erreurs et des problèmes à la chaîne. La détection d'un grand nombre de ces problèmes avant qu'ils ne surviennent permettra de réduire leur quantité problèmes en aval, au moment où ils risquent de s’enraciner ou de s'aggraver.

2. Résolvez les problèmes par la coopération et la communication

Une bonne communication est essentielle dès le départ, comme nous l'avons déjà mentionné. Elle est également indispensable à toutes les étapes suivantes de la gestion de votre projet. Chaque fois que vous attribuez ou réattribuez des rôles et des responsabilités et que vous définissez de nouvelles attentes et de nouveaux objectifs, la communication doit être claire et concise. Les canaux de communication doivent être ouverts tout au long du processus. Les projets doivent démarrer dans l’esprit où vous voudriez les voir se dérouler.

Les membres de l'équipe doivent sentir qu'ils se trouvent dans un environnement favorable, où ils peuvent soulever un problème dès qu'il se présente sans crainte de blâme ou de représailles. Les problèmes qui ne sont pas traités de manière appropriée sur le moment ne feront que revenir hanter l'équipe plus tard dans le projet. Veillez à ce que votre équipe ait aussi des occasions de communiquer de manière plus informelle et de prendre des moments de pause.  

N’hésitez pas à encourager votre équipe à prendre le temps de s’arrêter pour mieux se concentrer sur un problème, pour ensuite l’aborder de manière plus efficace. Donnez la parole à tous les membres de l'équipe pour qu'ils puissent contribuer à une solution, indépendamment de leur position ou de leur ancienneté, et l’équipe en sortira alors renforcée. Cela peut également contribuer à réduire tout sentiment d'isolement, de blâme ou de responsabilités écrasantes. Cela devrait contribuer à la réussite de l'équipe dans son ensemble.

De nombreux projets, en particulier les grands projets et ceux entrepris dans les grandes organisations, couvrent différents domaines d'activité. Dans ce cas, il est judicieux d'éliminer les cloisonnements ou les obstacles à l'engagement entre les départements, et encourager le cross-équipe. Une "mentalité de silo" peut nuire à l'avancement et à la réussite finale d'un projet.

Enfin, le pouvoir de l'intelligence collective ne doit pas être sous-estimé. La NASA a compris depuis longtemps l'intérêt de maximiser l'intelligence collective pour stimuler l'innovation, et utilise pour cela toutes les ressources à sa disposition. Ses équipes trouvent alors souvent la réponse à une question dans une source inattendue. Encourager les membres de votre équipe à communiquer et à collaborer avec les autres dans un esprit de partage des connaissances portera ses fruits.

3. Structurez votre projet avec le design thinking

Le design thinking a été décrit comme une "technologie sociale". Il s'agit d'une approche plus globale de la gestion de projet et de problem solving. Elle se concentre sur les moyens créatifs de trouver des solutions, plutôt que sur le problème en question. Un article de la Harvard Business School Online résume bien le principe : "elle se concentre sur la solution à un problème plutôt que sur le problème lui-même".

Il est utile ici de considérer un problème davantage comme l’opportunité d'améliorer un processus qui ne fonctionne pas correctement. Si le résultat est une amélioration par rapport à ce que vous avez actuellement, un problème vous offre la possibilité de faire de grandes choses.

Plus votre équipe et vos contributions sont diversifiées, plus vous avez de matière pour travailler. Et l'utilisation de la diversité en même temps que d'autres techniques de design thinking devrait permettre à votre équipe de résoudre les problèmes avec plus de succès et d'innovation.

La mise en œuvre du design thinking peut aussi vous aider dans de nombreux aspects de votre business model, et pas seulement dans la résolution de problèmes liés à la gestion de projet.

4. Soyez créatifs

Nous avons déjà parlé du design thinking qui, parmi les concepts qu'il propose, recadre les problèmes et remet en question les hypothèses. Il y a beaucoup de vérité dans le principe selon lequel vos meilleures idées surviennent toujours sous la douche ou pendant une longue marche : lorsque vous ne cherchez pas activement une réponse à quelque chose, vos idées sont libres de s’associer à leur guise. Une étude réalisée en 2012 par Benjamin Baird a même démontré à quel point c’était bien le cas. Le fait de donner au cerveau quelque chose à faire tout en permettant à l’esprit de “vagabonder” lui permet d'être plus créatif.

Et, comme le disait Einstein : "La folie, c'est de faire la même chose encore et encore et de s'attendre à des résultats différents". Assurez-vous que vous et votre équipe êtes prêts et disposés à penser de manière créative.

5. Utilisez des méthodes de problem solving qui ont fait leurs preuves

Il existe de nombreuses façons plus ou moins créatives d'aborder les problèmes lorsqu'ils se présentent. En fonction du problème, de la taille de votre équipe, du mode de fonctionnement de votre entreprise et de nombreuses autres variables, il y aura des moments où certaines stratégies de problem solving fonctionneront mieux que d'autres.

Assurez-vous de connaître les plus efficaces d'entre elles, et n'oubliez pas qu'elles peuvent être utilisées séparément ou de manière combinée. Voici quelques-unes des méthodes les plus utiles que vous pouvez employer lorsque vous résolvez des problèmes en équipe.

Le brainstorming

Il y a bien des choses à dire sur cette approche plutôt simple. Le brainstorming, qui fait également partie du processus de design thinking, permet de produire beaucoup d’idées en peu de temps. Là encore, plus votre équipe est diversifiée, plus vous avez de chances d'obtenir un large éventail d'idées et de suggestions qui vous aideront à résoudre un problème.

Les 5 Pourquoi

La méthode des 5 Pourquoi est une technique d'interrogation itérative, qui consiste à poser une série de questions basées sur le "pourquoi" pour aller à la racine d'un problème. Elle a vu le jour chez Toyota dans les années 1930. Voici un exemple qui permet de l’illustrer :

• Problème : Ma voiture ne démarre pas.
• Question 1 - Pourquoi la voiture ne démarre-t-elle pas ?
• Réponse - Parce que la batterie est à plat.
• Question 2 - Pourquoi la batterie est-elle à plat ?
• Réponse - Parce que l'alternateur ne fonctionne pas correctement.
• Question 3 - Pourquoi l'alternateur ne fonctionne-t-il pas correctement ?
• Réponse - Parce que j'ai oublié de prendre rendez-vous pour une révision.
• Question 4 - Pourquoi ai-je oublié de la faire réviser ?
• Réponse - Je n'ai pas reçu de rappel de la part du garage.
• Question 5 - Pourquoi n'avez-vous pas reçu de rappel ?
• Réponse - Parce que ce garage a fermé récemment.
• Solution : Trouver un nouveau garage et prendre rendez-vous pour une révision.

Cette méthode peut bien sûr s’appliquer avec plus ou moins de 5 questions. Vous pouvez continuer à itérer jusqu'à ce que vous arriviez à la réponse que vous recherchiez. Elle va au-delà des faits pour remonter à la cause d'un problème, dans des situations où les réponses peuvent ne pas être immédiatement perceptibles.

L’analyse SWOT

L'analyse SWOT examine les solutions potentielles aux problèmes en fonction de l'évaluation de leurs forces, faiblesses, opportunités et menaces (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats). C'est une façon d'évaluer une solution pour voir si elle est efficace ou appropriée.

En établissant 4 quadrants/listes identifiant toutes les forces, faiblesses, opportunités et menaces en rapport avec un sujet donné, vous aurez une bonne vue d'ensemble. Vous pouvez ensuite chercher à faire correspondre vos forces avec les opportunités identifiées. La connaissance de vos faiblesses peut vous aider à les convertir en forces, et vous pouvez également travailler à atténuer les menaces connues.

La méthode de problem solving des 8D

La méthode des 8D est également issue de l'industrie automobile, et a été mise en œuvre pour la première fois par Ford dans les années 1980. “D” est ici l'abréviation de Discipline. Les 8D sont les suivants :

• D0 : Établir un plan
• D1 : Constituer une équipe
• D2 : Définir le problème
• D3 : Élaborer un plan provisoire
• D4 : Identifier la racine du problème et une solution
• D5 : Confirmer que la solution fonctionne
• D6 : Définir et mettre en œuvre les changements nécessaires
• D7 : Prévenir la réapparition du problème
• D8 : Féliciter l'équipe

Problem solving : conclusion sur les bonnes pratiques

Laisser un problème dans l'espoir qu'il disparaîtra comme par magie ou que quelqu'un d'autre le résoudra a peu de chances d'aboutir à un résultat positif. La résolution de problèmes fait partie intégrante du monde des affaires comme du quotidien. Seuls les individus, les équipes et les entreprises capables de faire face aux problèmes et de les traiter avec succès verront leurs performances décuplées.

Les problèmes peuvent varier d'une équipe à l'autre, d'une entreprise à l'autre et d'un secteur à l'autre. Cependant, adopter une approche proactive et recadrer un problème pour le considérer comme une occasion d'apprendre et de se développer vous sera très bénéfique. La théorie du chaos suggère que l'effet papillon peut conduire les plus petits problèmes à avoir d'immenses implications à terme.  

Avez-vous une stratégie de problem solving déjà en place ? Il est peut-être temps d'adopter une approche plus globale. Chez Klaxoon, nous disposons de nombreux outils et ressources pour vous aider dans la gestion de projet et la résolution de problèmes : pourquoi ne pas consulter nos ressources pour en savoir plus ?