Comment évaluer les compétences en problem solving en tant que chef de projet ?

Pouvoir évaluer précisément la maîtrise d’une compétence telle que résolution de problèmes (ou problem solving) en gestion de projet est un sujet d'actualité. Toute entreprise souhaite assurer l'avenir de ses activités, et la résolution de problèmes est généralement considérée comme une compétence incontournable à cet égard.

Mais qu'entend-on réellement par compétence en résolution de problèmes, et comment pouvez-vous en évaluer efficacement la maîtrise dans votre équipe ?

La question de savoir si la résolution de problèmes est ou non un soft skill (ou compétence non-technique) a fait couler beaucoup d'encre, et c'est pourquoi il est si difficile de l’évaluer précisément. En général, la résolution de problèmes fait appel à de nombreuses autres compétences non-techniques, telles que la prise de décision, l'analyse, les compétences en leadership, la communication et la créativité. Donc oui, en plus d'être une grande force personnelle, elle est considérée dans la plupart des cas comme une compétence non-technique, plutôt que comme quelque chose qui s'apprend par l'éducation ou la formation. Cela dit, les méthodes et process que les chefs de projet utilisent pour résoudre les problèmes sont considérés comme des hard skills.

Pour les chefs et les équipes de projet, la résolution de problèmes est omniprésente dans leur quotidien, et repose sur une grande variété de techniques et de compétences que les personnes qui réussissent à résoudre des problèmes maîtrisent toutes. Il n'est donc pas étonnant que les organisations tiennent à évaluer précisément ces compétences, afin de pouvoir travailler ensemble de manière encore plus efficace.

Pourquoi la résolution de problèmes est-elle une compétence essentielle ?

Les compétences en problem solving sont indispensables aux managers et à presque tous les postes en gestion de projet. En fait, elles peuvent être considérées comme un atout dans n’importe quelle équipe. Il ne serait pas totalement irréaliste de dire que les personnes qui savent résoudre des problèmes sont aussi celles qui proposent le plus souvent de meilleures façons de faire les choses, des idées nouvelles, et que leurs compétences en communication sont souvent excellentes. Et en ce qui concerne les compétences liées à l'employabilité, les personnes qui excellent en problem solving sont en tête de liste.

L’application de la compétence sur le terrain

Imaginez que vous ayez une équipe très efficace, mais que vous souhaitez être encore meilleurs, notamment en accueillant de nouveaux membres avec leur set de compétences. Sur le papier, tout le monde possède d'excellentes compétences en matière de résolution de problèmes, mais vous souhaitez approfondir la question, et identifier les moyens de travailler encore plus efficacement en équipe.

Il est important de savoir (surtout si vous souhaitez intégrer de nouvelles personnes) que selon des recherches récentes, jusqu'à 85 % des CV contiennent des informations pouvant prêter à confusion, et les entretiens à eux seuls ne sont pas toujours suffisants en tant qu’indicateurs de l'adéquation entre un candidat et les performances recherchées pour un poste. Dans un monde idéal, vous devriez commencer à évaluer ces compétences dès le début du processus de recrutement. Peut-on les mesurer par des chiffres, ou est-ce plus complexe que cela ?

L'approche traditionnelle consiste à évaluer les compétences en matière de problem solving de 2 manières.  Premièrement, vous pouvez demander aux candidats de vous donner des exemples de situations où ils ont déjà résolu des problèmes professionnels complexes avec succès. Cette approche présente de nombreux avantages : elle vous permet de savoir si les candidats sont à l'aise pour parler de résolution de problèmes, si une idée leur vient immédiatement à l'esprit et s'ils possèdent les connaissances nécessaires pour étayer ce qu'ils ont indiqué dans leur CV.

Une autre façon de tester leur capacité à résoudre des problèmes serait de leur proposer un scénario hypothétique et de leur demander leur avis. Tout comme l'approche précédente, cela vous permettra d'évaluer leur réponse, et de vous faire une idée de leur façon de travailler.

Selon l'organisation pour laquelle vous travaillez et vos missions, vous pourriez rechercher des choses très différentes de celles d’une personne travaillant au même poste dans un secteur différent. Mais dans l'ensemble, vérifier les compétences de quelqu'un en matière de problem solving peut être un excellent moyen de découvrir comment cette personne utilise sa créativité, sa logique et ses compétences analytiques pour aller au fond des problèmes et des situations vraiment complexes.

Dans le cas d'équipes déjà établies, vous pourriez utiliser ces mêmes techniques dans le cadre d'un workshop en cross-équipe.

Pourquoi le problem solving est-il si important ?

Parce que, tout simplement, il s'agit de surmonter des obstacles. En fait, c'est souvent ce qui est décrit comme le but ultime d’un mode de fonctionnement efficace en gestion de projet.  Et si la solution la plus adaptée pour une situation peut ne pas l'être pour une autre, il est difficile de réfuter le fait que parvenir à trouver systématiquement la meilleure solution pour résoudre un problème est une compétence très recherchée. Le problem solving implique un mode de pensée complexe, qui englobe la découverte, l'analyse et la résolution.

Bien sûr, tout le monde n’a pas le même bagage en matière de résolution de problèmes. Ce n’est pas une compétence innée et, comme elle dépend de nombreux facteurs, tout le monde n'a pas nécessairement la disposition à faire carrière dans la résolution des problèmes des autres. D'où l'importance d'utiliser un moyen objectif de recueillir des informations sur votre équipe et évaluer ses compétences. Les données recueillies peuvent et doivent être utilisées pour vous aider à prendre des décisions éclairées sur les tâches à accomplir au sein de votre équipe, et sur les mesures d'amélioration continue qui peuvent s'avérer nécessaires.

Existe-t-il une stratégie gagnante pour évaluer les compétences en résolution de problèmes ?

La réponse est oui, et non ! Il est souvent possible de quantifier des éléments tels que le taux de réussite d'une personne lorsqu'il s'agit de trouver des solutions, ou de créer une approche numérique basée sur un scoring des compétences requises pour une résolution efficace des problèmes. Il existe également un certain nombre de cadres et de méthodes qui peuvent aider une équipe à évaluer et à améliorer ses compétences en matière de problem solving.

Les tests de personnalité sont souvent utilisés dans ce cadre. Ce type de tests peut vous aider à repérer des schémas et des caractéristiques pertinents pour un poste, tout en mettant en lumière la façon dont les candidats réagiront dans certaines situations. 

D'autres employeurs préfèrent utiliser des tests d'aptitudes cognitives. Ceux-ci peuvent être utilisés pour évaluer les compétences dans les domaines du raisonnement verbal, de la pensée critique et d'autres capacités qui contribuent toutes à la résolution de problèmes. Ce type de tests fournit un score que vous pouvez utiliser à des fins de comparaison et d'évaluation.

Lorsque vous utilisez ces tests et évaluez vos compétences en matière de problem solving, il est utile de garder à l'esprit votre manière de travailler. Après tout, si vous avez mis en place un modèle de travail hybride ou même à distance, cela peut être plus adapté à certains types de personnalité ou à des compétences plus spécifiques. 

Le point en chiffres

L'analyse de données et le problem solving vont souvent de pair. Selon l'article de HRForecast mentionné ci-dessus, il y a 3 raisons principales pour lesquelles l'analyse de données est importante lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes, et voici comment elle peut être utilisée pour mesurer les améliorations dans votre organisation.

  • D'abord, parce qu'elle peut aider à découvrir des détails et des tendances moins visibles au premier abord. 
  • Ensuite, vous avez plus de chances de pouvoir créer des modèles automatisés si vous disposez d'une grande quantité de données, et ces données peuvent être utilisées pour vous aider à prévoir des solutions pertinentes. 
  • Enfin, avec une analyse pertinente des données, vous pouvez les stocker efficacement et les utiliser ultérieurement pour résoudre d'autres problèmes, dans des contextes plus ou moins similaires. 

Un cadre complexe

Dans l'ensemble, un membre d'une équipe performante, doté d'une grande patience, d'une bonne communication et de compétences cognitives solides, a effectivement plus de chances d'aborder le problem solving de manière à obtenir un résultat positif. Cependant, de très nombreux facteurs peuvent affecter la compétence d'une personne en matière de résolution de problèmes, ce qui en complexifie d’autant l’analyse. Pour être vraiment compétents en matière de résolution de problèmes, vous devez comprendre sous tous les angles le problème auquel vous êtes confrontés. Sans cela, il est très peu probable que vous puissiez trouver une solution à votre problème, quelle que soit la qualité de vos compétences !

Pour comprendre le problème auquel vous êtes confrontés, il est important d'avoir une vue d'ensemble de ce qui l'entoure, des problèmes annexes qui peuvent faire obstacle, des principales parties prenantes, et de ce que vous identifiez comme les causes profondes du problème.

En tant que manager, vous voudrez alors rechercher les membres de l'équipe qui présentent des compétences qui se prêtent plus facilement à la résolution de ce type de problèmes. Bien que la personnalité joue aussi un rôle dans ce domaine, la communication, la capacité à travailler en équipe et les compétences cognitives devraient toutes figurer sur votre liste en tant qu'attributs susceptibles de conduire à une bonne résolution des problèmes.

En outre, il convient de noter que l’évaluation des ressources et souvent laissée de côté lorsqu'il s'agit de problem solving. Après tout, vous pouvez avoir les capacités de résoudre des problèmes, mais si vous n'avez pas les bonnes ressources à portée de main, le processus de résolution de votre problème s’en trouvera considérablement ralenti.

Pensez hors de votre organisation

Une autre pièce essentielle du puzzle du problem solving concerne les facteurs externes. Qu'entendons-nous par facteurs externes ? Il s'agit des concurrents, du contexte économique, géopolitique ou environnemental de manière plus large. Ces éléments n'ont peut-être pas d'impact direct sur le problème que vous essayez de résoudre, mais ils auront une influence sur le processus global, ce qui signifie qu'ils ne doivent pas être négligés.

Quelles certitudes sur l’évaluation de compétences en problem solving ?

La résolution efficace de problèmes nécessite un ensemble de compétences qui sont à la fois globales et spécifiques, et qui permettent aux équipes et aux organisations d'aller de l'avant pour atteindre leurs objectifs stratégiques et opérationnels. 

Ce n'est peut-être pas tout noir ou tout blanc, mais les personnes expérimentées en matière de problem solving comprennent la nécessité d'approfondir un problème donné, afin de pouvoir l'aborder “par morceaux " et d'augmenter la probabilité de trouver une solution viable.

Nous sommes depuis longtemps fascinés par la résolution de problèmes, et en particulier par la question de savoir comment évaluer les compétences de quelqu’un en la matière. On pourrait nous pardonner de penser que cela devrait être simple (après tout, à chaque problème sa solution), mais la réalité est que la résolution de problèmes est un processus toujours complexe.

Cependant, dans ce qui est peut-être l'un des exemples les plus surprenants de l'importance de ces compétences, la pandémie de 2020 a obligé les organisations de toutes formes et de toutes tailles à résoudre des problèmes à une échelle presque sans précédent. La capacité à pouvoir transformer rapidement leurs méthodes de travail, à apprendre à utiliser de nouvelles technologies à distance et, d'une manière générale, à trouver des solutions de contournement pour des processus inchangés depuis des années, a été un élément essentiel de succès ou d’échec pour les organisations du monde entier.  

Maintenant que le travail en mode hybride est accepté comme faisant partie de la "nouvelle normalité", nous observons l'émergence de méthodes de design thinking et de stratégies de résolution de problèmes dans les entreprises. Au cours de ces dernières années, ces méthodes se sont bel et bien ancrées dans la routine quotidienne de nombreuses organisations, qui juraient autrefois que les réunions traditionnelles et les discussions en présentiel étaient le seul moyen efficace de résoudre un problème en équipe.

Essayons de considérer les compétences en matière de problem solving comme une sorte de super-pouvoir. Tout comme les capacités de réflexion, elles permettent aux gens de développer des stratégies qui éclaireront leurs questions, et conduiront finalement à des réponses.

Pour approfondir sur les compétences en problem solving

Si vous envisagez d'évaluer les compétences en résolution de problèmes au sein de votre équipe, ou si vous cherchez des moyens d'évaluer ces compétences dans le cadre d'un recrutement, il est important de mettre en place un plan. Réfléchissez à l'objectif final de votre évaluation, puis choisissez une approche qui le soutienne.

Assurez-vous que vous disposez des outils nécessaires pour permettre à vos équipes de résoudre les problèmes au mieux de leurs capacités. Il peut s'agir d'utiliser de nouvelles méthodes d'organisation de workshops, ou de passer à une approche design thinking, et de collaborer avec une équipe efficacement depuis n’importe où. Il peut aussi s'agir de trouver un moyen pour que chaque collaborateur se sente impliqué et qu’il puisse facilement exprimer son point de vue.

Quoi qu'il en soit, rappelez-vous qu'à une époque où l’espace de travail est en constante évolution, et où le contexte économique sera fluctuant pour un certain temps, le fait de fédérer des équipes capables de résoudre les problèmes à un niveau élevé de complexité, tout en étant armées des outils et de l’expérience nécessaires, peut vraiment faire la différence pour votre entreprise.

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